Managementul achizițiilor: un ghid cu cele mai bune practici

Gestionarea achizițiilor este esențială pentru a menține o organizație bine aprovizionată. De la comenzile de achiziție până la gestionarea stocurilor, trebuie să existe un proces pentru a menține echipele echipate cu proviziile necesare.

Cum gestionați procesarea comenzii de cumpărare? Să aruncăm o privire la profundele și dezavantajele unui departament de achiziții și la câteva dintre cele mai bune practici de urmat atunci când achiziționați inventar.

Ce este managementul achizițiilor?

Managementul achizițiilor este procesul de achiziție a articolelor de la furnizori externi. Este gestionarea achiziției, primirii, revizuirii și aprobării comenzilor de cumpărare. Managementul achizițiilor include și gestionarea relației cu furnizorul.

Partea relațională a managementului achizițiilor este unul dintre cele mai importante aspecte ale procesului. Deși fiecare pas din procesul de cumpărare este important, fără o relație de lucru bună, vor apărea probleme. Cu cât relația dintre companie și vânzător este mai bună, cu atât achiziția va fi mai fluidă.

Trebuie să privim la managementul achizițiilor mai mult decât doar cumpărarea de bunuri și servicii. Procesul de achiziție a inclus cercetarea materialelor și a surselor, asigurarea faptului că livrabilele sunt la timp, inspectarea calității acestora și gestionarea amănunțită a stocurilor și contabilitate.

ProjectManager este un software de gestionare a muncii bazat pe cloud, care vă permite să vă gestionați achizițiile în mai multe vizualizări, cum ar fi panouri, liste și diagrame Gantt și vă urmărește achizițiile în timp real. Un tablou de bord live captează mai multe valori, cum ar fi timpul și costurile, și calculează automat datele pentru a vă ajuta să vă monitorizați achizițiile. Încercați ProjectManager astăzi!

Beneficiile managementului achizițiilor

Banii sunt rezultatul final, iar neacordarea atenției acestor aspecte ale gestionării achizițiilor va avea un impact negativ asupra rezultatului unei afaceri. Gestionarea achizițiilor vă va ajuta cu gestionarea achizițiilor prin compilarea documentației care să arate că profiturile dvs. sunt mai mari decât cele pe care le cheltuiți.

• Costuri mai mici: costurile mai mici sunt cel mai mare beneficiu pe care o companie îl poate obține din gestionarea achizițiilor. Aceasta include gestionarea departamentului de achiziții mai eficient, obținând cele mai bune prețuri și condiții. Departamentul de achiziții poate profita, de asemenea, de garanții și reduceri care altfel ar putea cădea printre fisuri.
• Risc redus: managementul achizițiilor poate reduce riscul și poate menține lanțul de aprovizionare în siguranță. Riscurile sunt împărtășite cu furnizorii și ați putea muta riscurile către furnizorii care se pot descurca. De asemenea, departamentul de achiziții poate identifica consumabilele cheie și se poate asigura că lanțul de aprovizionare este sigur.
• Software: tehnologia poate contribui în continuare la gestionarea achizițiilor prin utilizarea unui software care identifică problemele lanțului de aprovizionare și adaugă eficiență.
• Managementul lanțului de aprovizionare: lanțul de aprovizionare este fluxul de bunuri și servicii. Managementul lanțului de aprovizionare ajută companiile să își eficientizeze activitățile de aprovizionare pentru a oferi clienților cea mai mare valoare. Acest lucru le permite să obțină un avantaj competitiv pe piață, ceea ce duce la o afacere mai viabilă.
• Gestionarea stocurilor: managementul stocurilor se referă la controlul și supravegherea achizițiilor unei companii. Gestionarea achizițiilor vă ajută să personalizați aprobările pentru a îmbunătăți stocul de stocuri prin eficientizarea proceselor de control al stocurilor. Acest lucru duce la o eficiență mai mare și la costuri mai mici. Gestionarea inventarului Kanban este o modalitate de a prelua controlul asupra acestui lucru.
• Managementul relațiilor cu furnizorii (SRM): relațiile sunt cheia managementului achizițiilor. Este o modalitate de a găsi beneficii atât pentru companie, cât și pentru furnizori. Când furnizorii lucrează cu afaceri și investesc în relații pe termen lung, ambii ies câștigători. Prin urmare, gestionarea acestor relații este esențială. Sistemele de management al achizițiilor îmbunătățesc relațiile cu furnizorii prin urmărirea și conectarea companiei dvs. la datele stocurilor în timp real.
• Managementul calității: calitatea beneficiază și prin stabilirea nivelurilor de performanță țintă pentru calitate și urmărirea acestora pentru a vă asigura că sunt îndeplinite. Valori precum durabilitatea și promptitudinea livrării pot îmbunătăți calitatea generală a produselor.

Înrudit: șablon gratuit de comandă de achiziție

Etapele ciclului de achiziție

Pe tot parcursul ciclului de achiziție, companiile vor determina cerințele, vor cerceta furnizorii, vor face analize de valoare, vor avea un proces de revizuire, vor monitoriza și evalua comanda și multe altele.

Cei șapte pași ai procesului de achiziție includ următorii.

1. Creați o cerere de achiziție

Cererea de achiziție este un document intern utilizat pentru achiziționarea de bunuri sau servicii. Cererea de achiziție poate fi pentru operațiuni comerciale sau de producție. Cererea de achiziție include numele și departamentul persoanei care solicită bunurile sau serviciile, data solicitării, produsele sau serviciile solicitate, descrierea articolului, cantitatea și prețul.

2. Aprobarea bugetului

Bugetul reprezintă banii alocați folosiți pentru achiziționarea de bunuri sau servicii. Bugetul se asigură că există suficienți bani alocați pentru articol. Când s-a stabilit un buget pentru achiziție, acesta trebuie prezentat managerilor cu autoritatea de a aproba achiziția.

3. Creați o cerere de propuneri

Cererea de propunere descrie lucrarea și solicită oferte de la furnizori pentru bunuri sau servicii legate de propunere. Nu toate procesele de gestionare a achizițiilor includ un RFP, dar sunt o modalitate bună de a standardiza relația cu furnizorii și de a obține cel mai bun preț pentru cea mai înaltă calitate.

4. Selectarea furnizorului

După ce primiți RFP-urile, va trebui să selectați un furnizor. A avea un punctaj de selecție a furnizorilor vă poate ajuta să vă reduceți alegerile prin detalierea caracteristicilor, alinierea strategică, politicile de afaceri și orice constrângeri cu care veți lucra sau nu. Odată ce aveți un furnizor potrivit care răspunde cererii dumneavoastră de propuneri cu cost, timp și calitate care îndeplinește criteriile dvs., puteți negocia, ceea ce va duce la pasul următor.

5. Creați o comandă de achiziție

Odată ce aveți un furnizor care este de acord cu termenii dvs., este timpul să creați o comandă de achiziție (PO). Ordinul de cumpărare este un document obligatoriu de la cumpărător la vânzător. Diferența dintre o comandă de achiziție și o cerere de achiziție este că aceasta din urmă este un contract. Compania se angajează să facă o achiziție de la furnizor, așa cum este menționat în comanda de achiziție. PO este creat de companie, făcut înainte de cumpărare, stabilește ceea ce este necesar și include detaliile de plată propuse.

6. Aprobarea facturii

După ce ați verificat comanda de achiziție pentru a vă asigura că se potrivește cu cererea dvs. de propunere și cu orice alte documente legate de achiziție, cum ar fi cereri de achiziție, chitanțe etc. și ați definit orice excepții pentru a vă asigura că nu lipsesc informații vitale, puteți aduce comandă de cumpărare pentru a reuși să obțină toate aprobările necesare.

7. Aprobarea contractului

Un contract cu un furnizor poate fi pe termen lung sau pentru un anumit număr de bunuri. În orice caz, trebuie să revizuiți contractul și să vă asigurați că toate părțile sunt de acord cu termenii. Cel mai bine este să aveți un contract standardizat pentru a simplifica acest proces. Înainte de aprobare, examinați cu atenție, deoarece odată semnat acesta este un document obligatoriu din punct de vedere juridic.

Strategii de achiziție și bune practici

Având o strategie de cumpărare, vă ajută să luați decizii de cumpărare mai eficiente și să livrați bunuri de calitate la timp, în condiții reciproc agreabile. Există o serie de strategii de cumpărare pe care companiile le pot folosi pentru a obține aceste beneficii.

Una este achiziția dintr-o singură sursă, adică atunci când o companie preia o singură sursă pentru achiziții. Acest lucru necesită un furnizor cu servicii excelente, care este dedicat relației. De cele mai multe ori, veți găsi acest tip de strategie atunci când cumpărați rechizite de birou.

Un ciclu de achiziție este atunci când o companie comandă de la un grup de furnizori obișnuiți, dar externalizează achiziții ad-hoc mai mari. Licitațiile de achiziții sunt folosite în proiecte pe termen scurt pentru a obține cel mai bun preț. Cu toate acestea, aveți de-a face cu furnizorii, există câteva strategii de bază care se aplică tuturor celor mai bune practici de achiziție.

În cele din urmă, puteți lucra cu furnizori care vă oferă cele mai bune condiții și prețuri și puteți construi o relație puternică. Metodele de calitate totală (TQM) necesită ca vânzătorii să ofere o calitate din ce în ce mai bună. Dar indiferent de ce alegeți, un program de management al riscului ar trebui aplicat atunci când aveți de-a face cu orice lanț de aprovizionare.

Cum ajută ProjectManager la gestionarea achizițiilor

ProjectManager este un software care ajută la eficientizarea proceselor de management al muncii în timp ce conectează echipe hibride, indiferent de locul în care se află sau de nivelul de calificare pe care îl au. Cumpărătorii își pot monitoriza inventarul și se pot conecta cu vânzătorii în instrumentul pentru a partaja documentele de achiziție și de facturare. Notificările pot fi configurate pentru a menține toată lumea la curent pentru a evita întârzierile costisitoare.

Obțineți transparență în producție cu panourile Kanban

Obțineți transparență în producția dvs. pentru a vă asigura că echipele dvs. au toate resursele de care au nevoie pentru a continua să lucreze la capacitate maximă cu panourile kanban. Acest instrument vizual de flux de lucru permite managerilor vizibilitate asupra procesului de fabricație, astfel încât să poată vedea când stocul este scăzut și să solicite mai multe consumabile de la furnizorii lor.

Generați rapoarte în câteva secunde

Pentru o scufundare mai profundă a procesului, există raportare cu un singur clic. Obțineți rapoarte despre foile de pontaj, stare, timp, cost și multe altele. Aceste rapoarte pot fi partajate cu furnizorii pentru a-i menține la curent și pentru a construi relații mai bune. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a se concentra numai pe datele pe care doriți să le urmăriți.

Stocați fișiere nelimitate într-un singur loc

ProjectManager are stocare nelimitată de fișiere care poate fi un centru central pentru toate documentele dvs. de achiziție. Securitatea poate fi setată pentru a permite furnizorilor accesul doar la acele părți ale software-ului care sunt esențiale pentru munca lor, în timp ce restul datelor dvs. sensibile sunt protejate și securizate.

ProjectManager este un software premiat care simplifică achizițiile pentru producători și orice companie care lucrează cu furnizori externi. Organizați-vă munca, conectați echipele și creați o singură sursă de adevăr pentru a vă asigura că toată lumea lucrează mereu la cele mai actualizate informații. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!