Comenzile de achiziție și procesul de comandă explicate

O mare parte din proiectul dvs. se va desfășura la nivel intern, dar probabil veți contracta și cu furnizorii și alții pentru a furniza materialele sau serviciile necesare. Cum vă asigurați că mărfurile sunt de tipul de care aveți nevoie, cantitatea convenită și pentru prețul care corespunde constrângerilor dumneavoastră financiare?

Toți acești parametri sunt conveniți printr-o comandă de achiziție. Este o modalitate de a ajunge la un acord cu privire la serviciile externe necesare în proiect pentru a vă asigura că le puteți programa în planul dvs. de proiect.

Ce este o comandă de achiziție?

O comandă de cumpărare (PO) este un contract obligatoriu din punct de vedere juridic între un cumpărător și un vânzător care detaliază ceea ce dorește cumpărătorul și ceea ce vânzătorul este de acord să livreze. Aceste detalii includ prețul, cantitatea, data livrării și condițiile de plată.

Comenzile de achiziție includ, de asemenea, un număr de urmărire a PO. În funcție de tipul de sistem pe care îl utilizați, acesta este esențial în urmărirea achiziției - de la momentul plasării până la momentul livrării și plății.

Comenzile de cumpărare au apărut ca documente pe hârtie și sunt încă utilizate în acest fel în multe industrii. Cu toate acestea, pe măsură ce întreprinderile au migrat către computere, PO a urmat exemplul. Există sisteme care simplifică procesul de cumpărare pentru a ajuta la urmărirea inventarului și a plății.

Cine creează o comandă de achiziție?

Companiile mai mari pot avea un departament de achiziții dedicat supravegherii comenzilor de cumpărare. Companiile mai mici se pot baza pe manageri de operațiuni, manageri financiari, manageri de birou sau chiar proprietari de afaceri pentru a crea comanda de cumpărare.

Echipe specifice pot numi persoane desemnate pentru a crea comenzi de cumpărare. De exemplu, companiile de software pot numi manageri de birou pentru a crea comenzi de cumpărare, în timp ce o companie financiară poate numi manageri financiari pentru a crea comenzi de cumpărare. Modul în care o companie își stabilește procesul de achiziție va dicta cine creează comenzile de achiziție.

Cine aprobă comenzile de achiziție?

Cine aprobă comenzile de cumpărare depinde de procesul aplicat într-o anumită companie. Este posibil ca companiile mai mari să fi dezvoltat procese de achiziție constând în aprobări care provin de la anumite locații și departamente. De exemplu, o companie de software poate apela atât la directori, cât și la directorii financiari (CFO) pentru a aproba comenzile de cumpărare.

Companiile mai mici pot apela fie la CFO, fie la CEO pentru aprobarea comenzii de achiziție, ceea ce are potențialul de a încetini procesul în unele cazuri.

De ce să folosiți o comandă de achiziție?

Comanda de cumpărare clarifică exact ceea ce dorește un cumpărător de la un vânzător. Ajută la evitarea oricărei confuzii în ceea ce privește ceea ce dorește un cumpărător, cât de mult, care va fi costul, când și unde va fi livrat și așa mai departe. Comanda de cumpărare are rolul de a proteja atât cumpărătorul, cât și vânzătorul. De exemplu, dacă un cumpărător nu plătește așa cum sa convenit în comandă sau vânzătorul nu îndeplinește detaliile comenzii, acesta poate urmări căile legale pentru a-și obține banii, bunurile sau compensația financiară.

Desigur, un proces nu este ceea ce își dorește orice manager de proiect. Prin urmare, comanda de cumpărare acționează ca un document legal pentru a evita orice astfel de neînțelegeri prin crearea unei comunicări clare între ambele părți. Se asigură că toți cei implicați în proiect sunt de acord cu bunurile sau serviciile achiziționate.

Practic, o comandă de achiziție ajută pur și simplu la urmărirea unei comenzi, ceea ce este esențial deoarece proiectele se modifică și resursele trebuie realocate pentru a reflecta acele schimbări.

Elemente ale unei comenzi de achiziție

O comandă de cumpărare variază în detaliu, dar toate au următoarele elemente:

• Un număr de PO pentru a identifica și urmări comanda
• O dată PO de capturat când comanda a fost convenită
• Informații despre furnizor, inclusiv numele vânzătorului și contactul acestuia
• Informațiile de contact ale cumpărătorului
• O dată de livrare pentru momentul în care bunurile sau serviciile sunt scadente
• Metoda de livrare, dacă mărfurile sunt expediate la un șantier
• Orice cerințe pentru expediere
• Articole care sunt incluse în comandă
• Costul pentru fiecare articol
• Costul total al întregului transport
• Taxe pentru totalul articolelor achiziționate
• Plată data scadenței
• Condiții de plată

Este posibil ca afacerea dvs. să aibă nevoie de detalii suplimentare, ceea ce este în regulă, dar dacă aveți cel puțin informațiile de mai sus în comanda dumneavoastră, proprietarul și vânzătorul sunt protejați prin contract. Prin urmare, pentru a proteja legal toate părțile, este esențial ca toate detaliile tranzacției să fie clar declarate și convenite.

Un exemplu de comandă de achiziție

Să aruncăm o privire la un exemplu teoretic de comandă de achiziție pentru a obține o viziune reală a modului în care funcționează acest proces. Pentru a face acest lucru, vom folosi șablonul de comandă de achiziție al ProjectManager.com, pe care îl puteți descărca gratuit aici. Imaginați-vă o lucrare de construcții, în care Acme Construction își dă seama că au nevoie de mai multe plăci aglomerate.

Ei contactează vânzătorul lor, Joe's Lumber, și discută comanda la telefon. Ajuns la un acord cu privire la preț și livrare, Acme scrie un PO. Acestea includ numele companiei și informațiile de contact, creează un număr de PO, data și ID-ul furnizorului pentru Joe's.

Informații de contact ale vânzătorului

Următoarea parte a comenzii de achiziție este informațiile de contact ale vânzătorului sau de la cine face achiziția Acme. Urmează locul unde vor fi expediate mărfurile, în acest caz, șantierul. Se notează data de livrare aprobată și modalitatea de expediere, care în acest caz este cu camionul.

Detaliile platii

Ceea ce urmează sunt detalii despre plată, când este scadentă și dacă există termeni. În acest caz, plata se datorează la livrare și numai după ce persoana de contact menționată în informațiile de expediere a verificat și a aprobat lemnul.

Informații despre elementul rând

Există o listă a mărfurilor, care arată articolul, îl descrie, cantitatea, indică prețul unitar și apoi o linie totală. Pentru această comandă, există un singur element rând, dar pot fi mai multe. Oricât de multe sunt, acestea sunt totalizate după ce se adaugă taxele pentru achiziție.

Informații suplimentare

Există o casetă în care pot fi adăugate orice informații suplimentare. Acesta ar putea fi cum să ajungeți la locul de muncă, cum trebuie ambalată bunurile etc. Pentru această lucrare nu este nevoie de informații suplimentare, iar caseta poate fi lăsată goală.

Semnătură

În cele din urmă, există un loc pentru semnătura vânzătorului și data la care este semnată comanda de cumpărare. Odată semnat, acesta devine un contract obligatoriu din punct de vedere juridic.

Procesul comenzii de achiziție

Procesul comenzii de achiziție include scrierea acesteia până la livrare. Procesul PO se descompune în următorii pași.

1. Creație

Odată ce a fost făcută o cerere de achiziție, comanda de achiziție este generată, de obicei de către echipa de achiziții sau un administrator al proiectului.

2. Aprobare

Dacă toți cei implicați sunt de acord cu articolele, cantitatea, prețul și cerințele de livrare, documentul este aprobat prin semnătura vânzătorului care acceptă termenii.

3. Expediere

Comanda de cumpărare este trimisă vânzătorului prin orice canal a fost acceptat. Acest lucru se poate face personal, pe hârtie, trimis prin fax sau e-mail etc.

4. Livrare

Vânzătorul livrează mărfurile prezentate în comanda de cumpărare. Aceste mărfuri sunt examinate și aprobate atunci când calitatea este acceptabilă, cum ar fi fără defecte sau articole lipsă. Acest lucru este realizat de obicei de un administrator sau de un manager de achiziții pe șantier.

5. Închidere

Dacă totul este în regulă cu comanda, o factură de aprobare este trimisă la finanțare pentru procesarea plății. Odată plătită, comanda de cumpărare este închisă.

Comanda de cumpărare vs. Factură

S-ar putea să fi auzit comenzile de achiziție și facturile folosite în mod interschimbabil, dar este important să faceți diferența între cele două. Comenzile de achiziție descriu bunurile și serviciile pe care un cumpărător este interesat să le achiziționeze și includ detalii precum data achiziției, detaliile cumpărătorului, informații despre comandă, informații despre livrare, termene de plată și un număr de PO. Cumpărătorii trimit comenzi de cumpărare vânzătorilor pentru a ajuta la urmărirea procesului de cumpărare.

Facturile, pe de altă parte, acționează ca o cerere de plată transmisă de vânzător cumpărătorului de îndată ce comanda este îndeplinită. Pe lângă listarea bunurilor și serviciilor care au fost livrate, ea subliniază și câți bani se datorează. Facturile conțin de obicei un număr de identificare, informații despre furnizor, detalii de plată și suma datorată.

Când încercați să diferențiați comenzile de achiziție de facturi, rețineți aceste diferențe cheie:

• Cumpărătorii trimit OP-uri vânzătorilor pentru a monitoriza și controla procesul de cumpărare
• Furnizorii trimit facturi ca cerere oficială de plată către cumpărători, odată ce comanda este onorată

Atât comenzile de cumpărare, cât și facturile sunt documente importante care prezintă detaliile articolelor achiziționate.

Cum poate ajuta ProjectManager.com cu procesul PO

ProjectManager.com este un instrument de management de proiect premiat care organizează munca pentru o mai mare eficiență. Utilizarea software-ului nostru pentru a eficientiza procesul de comandă vă permite să generați, să urmăriți și să închideți mai ușor comenzile dvs. de achiziție, astfel încât să nu fiți retras de la gestionarea proiectului.

Una dintre vizualizările proiectului nostru este panoul kanban, care vizualizează fluxul de lucru. Tabloul este o serie de coloane cu cărți stivuite dedesubt care pot fi trase și plasate de la o coloană la alta pe măsură ce se deplasează prin procesul de comandă.

Odată ce aveți o nevoie de achiziții, puteți utiliza coloanele personalizabile pentru a sublinia procesul de comandă de achiziție în cinci pași. Creați un card care să reprezinte comanda de cumpărare. Atașați comanda reală de cumpărare la card și mutați-o peste bord pe măsură ce este aprobată, livrată și închisă.

Achiziția dvs. poate fi urmărită dintr-o privire pentru a vă asigura că este livrată la timp, creând o dată scadentă pe card. Adăugați etichete pentru a-l desemna unui departament sau proiect și faceți-l ușor de găsit într-o căutare. Puteți chiar să atribuiți cardul managerului dvs. de achiziții și să comentați pentru a menține deschise liniile de comunicare.

ProjectManager.com este un instrument premiat care vă ajută să rămâneți organizat pentru a îmbunătăți productivitatea. Acesta vă poate gestiona achizițiile, planificarea, monitorizarea și raportarea proiectelor. Alăturați-vă unor organizații precum NASA, care folosesc deja instrumentul nostru pentru a derula proiecte de succes. Încercați astăzi această ofertă de încercare gratuită de 30 de zile.