Managementul resurselor: proces, instrumente și tehnici

Managementul resurselor este unul dintre cele mai importante aspecte ale managementului de proiect. Resursele proiectului includ materiile prime, echipamentele și resursele umane necesare executării sarcinilor proiectului, toate acestea trebuind gestionate în timpul oricărui proiect dat.

Ce este managementul resurselor?

Managementul resurselor este procesul de planificare, programare și alocare a resurselor pentru a finaliza un proiect. Managerii de proiect sunt responsabili de supravegherea procesului de management al resurselor de la început până la sfârșit. Pentru a face acest lucru, ei trebuie să utilizeze instrumente și tehnici de gestionare a resurselor.

Managementul resurselor implică crearea de planuri și procese pentru a gestiona mai eficient resursele și puteți utiliza foi de calcul, documente, software de management de proiect sau o combinație a celor trei.

Pentru a gestiona resursele, trebuie să monitorizați și să urmăriți performanța acestora pe parcursul proiectului. ProjectManager este un software de management al lucrărilor și al proiectelor cu tablouri de bord în timp real pentru a vă ajuta să vă monitorizați resursele proiectului. Nu este necesară configurarea și colectăm automat șase valori ale proiectului și afișăm datele în grafice colorate și intuitive. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Procesul de management al resurselor

După cum sa menționat mai sus, managementul resurselor este un proces continuu care începe în faza de planificare a proiectului și continuă până la închiderea proiectului. Acesta este cunoscut sub numele de ciclul de viață al managementului resurselor, care este alcătuit din patru etape pe care managerii de proiect ar trebui să le înțeleagă pentru a gestiona corect resursele proiectului.

• Planificarea resurselor: Odată ce ați definit domeniul de aplicare al proiectului, trebuie să estimați ce resurse sunt necesare pentru fiecare sarcină. Nu uitați să numărați resursele care ar putea fi necesare pentru gestionarea schimbărilor și implementarea strategiilor de management al riscului.
• Programarea resurselor: Acum că aveți resurse de proiect la dispoziție, trebuie să vă asigurați că aceste resurse sunt ușor disponibile. Pentru a face acest lucru, va trebui să vă aliniați pur și simplu programul de resurse cu programul general al proiectului și să aveți un lanț de aprovizionare solid.
• Alocarea resurselor: Alocarea resurselor este un proces continuu care este definit pur și simplu ca alegerea resurselor potrivite la momentul potrivit pentru realizarea sarcinilor proiectului. De exemplu, există sarcini critice care trebuie prioritizate la crearea programului de resurse.

Înrudit: șablon de planificare a resurselor

Tehnici de management al resurselor

Managerii de proiect implementează următoarele tehnici de management al resurselor pentru a prognoza, planifica, aloca, nivela și optimiza resursele în timpul execuției unui proiect.

1. Prognoza resurselor

Managerii de proiect trebuie să facă tot posibilul pentru a estima ce resurse sunt necesare pentru un proiect și modul în care aceste cerințe de resurse se potrivesc cu planurile curente ale organizației. Pentru a face acest lucru, trebuie să definiți domeniul de aplicare al proiectului pentru a identifica toate sarcinile proiectului și resursele necesare.

2. Alocarea resurselor

Alocarea resurselor constă în evaluarea resurselor disponibile, a capacității, a programului de resurse și a sarcinilor care trebuie îndeplinite pentru a găsi membrii echipei cu cele mai relevante abilități și a se asigura că au toate resursele proiectului de care au nevoie atunci când au nevoie de ele.

3. Nivelarea resurselor

Scopul nivelării resurselor este de a evalua abilitățile membrilor echipei și de a găsi oportunități pentru o mai bună alocare a resurselor. Înțelegând bine ceea ce membrii echipei dumneavoastră vă pot oferi, puteți atribui sarcini pe baza abilităților lor de a maximiza eficiența resurselor.

4. Utilizarea resurselor

Planificarea atentă a resurselor este la fel de importantă ca urmărirea resurselor. Managerii de proiect trebuie să țină evidența utilizării resurselor pentru a identifica orice resurse care nu sunt utilizate eficient. Apoi pot pur și simplu realoca acele resurse sau pot face modificări în planul de management al resurselor.

Instrumente de management al resurselor

Acestea sunt instrumentele pe care managerii de proiect le folosesc pentru a aplica tehnici de management al resurselor pentru a planifica și monitoriza resursele proiectului.

Planul de management al resurselor

La fel ca orice alt aspect al managementului de proiect, atunci când vă programați resursele, doriți să începeți mai întâi cu un plan de resurse. Aceasta este piatra de bază pe care vă veți construi procesul de management. Faceți o listă detaliată a tuturor resurselor pe care le considerați necesare pentru a finaliza proiectul. Cu cât mai detaliat, cu atât mai bine.

Înrudit: Cel mai bun software de gestionare a resurselor din 2022

Deoarece acesta este un plan, veți dori să implicați alții în acest proces, deoarece anumiți membri ai echipei ar putea necesita resurse suplimentare decât cele așteptate. Asigurați-vă că includeți personal și echipamente esențiale și neesențiale. Este mai bine să planificați articolele și să nu le solicitați în cele din urmă decât să vă grăbiți pentru, de exemplu, să achiziționați un echipament scump în ultimul moment și să plătiți un preț premium. Planificarea resurselor, pe scurt, este planificarea financiară.

Structura de defalcare a resurselor (RBS)

Acum că aveți o listă completă a resurselor necesare pentru a vă finaliza proiectul, doriți să le comandați într-un fel. Puteți crea ierarhii de resurse, cunoscute și sub numele de Structura de defalcare a resurselor (sau RBS), în funcție de organizația de angajare (cum ar fi o structură de raportare sau ierarhia de echipă) sau după geografie (cum ar fi toate echipele sau echipamentele necesare în Asia sau Africa).

Aceste ierarhii de bază ar trebui să includă personal și, de preferință, toate resursele pe care vor fi cheltuite fondurile proiectului, dar depinde de tine să definești ce tip de ierarhii sunt relevante pentru proiectul tău. Rețineți că un RBS diferă de o structură de defalcare a muncii dintr-un plan tipic de proiect, care definește sarcinile asociate cu părțile de bază ale unui proiect.

Matricea de atribuire a responsabilităților

Cu resursele listate și organizate, puteți începe să definiți resurse care au diferite niveluri de responsabilitate pentru îndeplinirea sarcinilor proiectului sau a proiectului în ansamblu. Aceasta se numește matrice de atribuire a responsabilității (sau RAM). Aici puteți clarifica rolurile și responsabilitățile întregului proiect.

Puteți împărți acest lucru în cine este responsabil pentru îndeplinirea ce sarcini, cine deține sarcina respectivă, cine poate ajuta dacă există întrebări despre sarcină și cine trebuie să fie informat despre progresul acestei sarcini. Multe RAM-uri sunt diagrame simple cu litere codificate care definesc diferite funcții de responsabilitate, bazate pe metoda RACI. R înseamnă „Responsabil”, A este „Responsabil”, C este „Consultat” și I este „Informat”. Puteți face acest lucru pe individ sau rol în funcție de nevoile organizației.

Histograma resurselor

O histogramă a resurselor poate fi utilizată pentru a oferi o imagine vizuală a resurselor pentru oricine din proiect care trebuie să rămână la curent. Este o modalitate rapidă și ușoară de a vedea alocarea resurselor dvs. și de a observa dacă unele sunt supra- sau sub-alocate. Puteți apoi să vă ocupați rapid de resursa supraalocată și să o realocați, după cum este necesar, unei persoane a cărei volum de muncă este mai ușor. Cu toate acestea, în unele instrumente software de management de proiect, aceasta este mai mult decât o simplă vedere. Acesta este un instrument de programare pentru a realoca munca în funcție de disponibilitate sau supraalocare sau subalocare.

Termeni cheie pentru managementul resurselor

Pentru a înțelege mai bine gestionarea resurselor pentru proiecte și pentru a învăța cum să dezvoltăm un plan eficient de resurse, vom dori mai întâi să defalcăm diferiții termeni și procese care sunt adesea asociate cu gestionarea resurselor. Amintiți-vă, resursele pot fi umane sau non-umane, cum ar fi echipamentele sau spațiul de birou. Este tot ceea ce are un cost necesar pentru finalizarea proiectului.

Supraalocarea resurselor

Supraalocarea înseamnă pur și simplu atunci când unei persoane i se oferă prea multă muncă. Ei nu pot termina lucrarea în timpul pe care l-ați programat sau alocat pentru ca acesta să fie finalizat. Acest lucru poate duce la ore suplimentare, care afectează bugetul sau poate bloca și chiar deraia un proiect. Este esențial ca resursele să fie echilibrate, astfel încât veți avea nevoie de o modalitate de a rămâne la curent cu volumul de muncă al echipei dvs. pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

Pentru a vedea exact cum vă poate ajuta software-ul de management de proiect să vă gestionați resursele, urmăriți scurtul videoclip de mai jos. Funcții precum diagramele Gantt, calendarele volumului de lucru, foile de pontaj și rapoartele de proiect se combină pentru a vă simplifica experiența de gestionare a resurselor. Și când aceste funcții sunt online, atunci toate datele dvs. sunt în timp real, astfel încât actualizările resurselor dvs. sunt mereu actuale. Află mai multe:

Dependența de resurse

Dependența de resurse se referă la o teorie conform căreia o organizație ar trebui să evite să-și pună toate ouăle într-un coș de echipă. Adică, dependența excesivă de o singură echipă pentru a îndeplini munca de bază, mai ales dacă este o echipă externă, poate duce la blocări ale volumului de muncă și lipsă de resurse. Doriți să vă planificați împotriva unei dependențe nesănătoase de o echipă sau de o resursă pentru a realiza munca.

Puteți atenua acest lucru distribuind munca în mai multe resurse sau având planuri de rezervă dacă resursele echipamentelor planificate devin indisponibile. De asemenea, doriți să vă asigurați că resursele dvs. nu sunt blocate de o dependență excesivă sau de o dependență excesivă de una sau mai multe resurse. Dacă un membru al echipei are prea multe sarcini și nu suficient timp pentru a-l îndeplini, ar putea bloca munca altora.

Amintiți-vă că nu orice resursă lucrează doar la proiectul dvs., ar putea avea alte lucrări atribuite lor. Trebuie să puteți vedea în toate proiectele lor dacă veți gestiona eficient resursele, ceea ce este locul în care nivelarea resurselor este utilă.

Cum ajută ProjectManager la gestionarea resurselor

Managementul resurselor a fost dezvoltat pentru a gestiona resursele din proiectul dvs., ceea ce necesită vizibilitate asupra disponibilității resurselor, volumului de lucru și multe altele. ProjectManager este un software de management al muncii și al proiectelor care vă oferă date în timp real pentru a lua decizii mai perspicace atunci când gestionați resursele.

Planificați resursele cu diagrame Gantt interactive

Resursele și costurile pot fi programate cu sarcini în vizualizarea proiectului diagramă Gantt. Odată ce ați stabilit o linie de referință, puteți consulta, de asemenea, progresul planificat versus progresul real al proiectului dvs. general pentru a vă informa dacă există o problemă cu resursele. Bara de progres vă arată progresul realizat într-o anumită sarcină, conform efortului planificat. Dacă nu vă atingeți valoarea de bază, realocați-vă resursele pentru a rămâne pe drumul cel bun.

Gestionați volumul de muncă și mențineți echipele productive

Echipa ta este cea mai valoroasă resursă a ta. Puteți configura disponibilitatea echipei dvs., zilele de lucru, vacanțele și PTO pentru oriunde lucrează echipa dvs. Odată ce încep să funcționeze, nu doriți să le ardeți sau să le lăsați inactiv. Pagina noastră de volum de lucru cu coduri de culori vă permite să vedeți dintr-o privire dacă membrii echipei sunt supraalocați sau subalocați. Un volum de lucru echilibrat duce la o echipă mai productivă și fericită, iar echipele mai fericite sunt mai productive.

Urmăriți-vă resursele cu tablouri de bord și rapoarte în timp real

V-ați planificat gestionarea resurselor, dar pe măsură ce executați proiectul, trebuie să monitorizați acele resurse. Dacă nu urmăriți modul în care utilizați resursele, riscați să depășiți bugetul sau să pierdeți termenele limită. Tabloul nostru de bord în timp real colectează automat date live și le afișează în grafice colorate care prezintă șase valori ale proiectului. Un clic și puteți genera rapoarte care merg mai adânc în volumul de muncă, timp, costuri și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate și partajate cu părțile interesate după cum credeți de cuviință.

Software-ul nostru vă ajută să planificați, să gestionați și să raportați resursele proiectului. Puteți aloca și urmări costurile cu resurse, puteți vedea disponibilitatea echipei dvs. de a face misiuni și puteți monitoriza totul cu tablouri de bord care acționează ca rapoarte instantanee de stare. Obțineți tot ce aveți nevoie pentru a gestiona resursele într-un singur loc.

Când gestionați resursele unui proiect, există o mulțime de bile de păstrat în aer, iar acest proces poate deveni complicat și confuz. Cu toate acestea, cu instrumentul online potrivit, puteți să planificați, să monitorizați și să raportați resursele dvs. cu un control și acuratețe deosebit. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care vă oferă instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă conduce proiectul către finalizarea cu succes. Încearcă pentru tine.