Managementul proiectelor de la distanță: un ghid rapid cu cele mai bune practici

La începutul managementului de proiect, toată lumea lucra împreună fizic. Dar managementul muncii nu mai este sub un singur acoperiș. Oamenii lucrează acum de la distanță mai mult ca niciodată.

Echipele de la distanță sunt echipe hibride și lucrează în locații diferite cu instrumente și abilități diferite. Cum îi mențin managerii de proiect să colaboreze și să fie productivi? Software de management de proiect la distanță și management de proiect, așa.

Ce este managementul de proiect la distanță?

Managementul de proiect la distanță este modul în care managerii de proiect conectează echipele de la distanță și hibride și se asigură că toată lumea lucrează împreună pentru a îndeplini obiectivele proiectului. În acest sens, nu este diferit de gestionarea oricărui proiect, cu excepția faptului că executați proiectul de la distanță.

Gestionarea unei echipe la distanță creează provocări unice pe care managerii de proiect tradiționali nu trebuie să le ia în considerare. De aceea, managerii de proiect de la distanță folosesc instrumente de management de proiect online pentru a conecta virtual oamenii care sunt distanțați fizic. Evenimentele recente au demonstrat că multe industrii ar putea supraviețui și chiar să prospere, folosind managementul de proiect de la distanță.

Spre deosebire de alte metodologii, managementul de proiect la distanță este flexibil. Nu urmează un set sau reguli rigide, deși este viabil atât cu abordările tradiționale, cât și cu cele agile. Poate susține chiar și managementul hibrid al muncii, care unește stiluri disparate de lucru și le face compatibile.

ProjectManager are mai multe vizualizări ale proiectelor și date în timp real care fac ca echipele hibride să se simtă ca și cum ar lucra împreună, indiferent unde se află. Listele de activități organizează proiectul și munca dvs. individuală, plus puteți seta prioritatea și puteți vedea starea pentru a afla dacă sunteți conform programului. Echipele pot comenta sarcinile pentru colaborări mai bune. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!

Beneficiile managementului de proiect de la distanță

După cum au arătat evenimentele recente, avantajul managementului de la distanță al proiectelor este că menține luminile aprinse. Adică, multe companii au putut să continue să rămână în afaceri datorită instrumentelor de management de proiect care le țin să lucreze de acasă. Oricât de important este, totuși, există și alte avantaje ale managementului de proiect de la distanță.

Managementul sarcinilor

Instrumentele de management de proiect de la distanță permit echipelor să-și asume munca și oferă managerilor transparența de a le monitoriza munca fără a le sta în cale. Un instrument de planificare le poate atribui lucrări cu descrieri detaliate. Apoi, echipele își pot gestiona întârzierile și își pot planifica sprinturile. Acest lucru duce la echipe mai împuternicite și care creează un moral bun, o mai bună retenție și productivitate.

Cost-Eficient

Dacă aveți o echipă la distanță, atunci veți economisi bani pe spațiu de birou și utilități. Aceste economii pot merge spre creșterea afacerii sau a salariilor echipei tale. Apropo de echipe, beneficiază și ele. Nu mai trebuie să cheltuiască bani pentru navetă, fie că este vorba de transport public sau de benzină și de uzura normală a mașinilor lor.

Echilibru între viață și profesie

Lucrul ca o echipă complet la distanță sau într-un model hibrid poate crește moralul. O echipă fericită este o echipă productivă. Indiferent de ceea ce ai rezolva între conducere și angajați, cu siguranță îi va aduce beneficii pe ambii. Mai puține călătorii înseamnă mai mult timp acasă cu familia. Acest lucru vă poate ajuta, de asemenea, să recrutați talente mai departe decât a fost posibil vreodată.

Raportare și feedback

Managementul proiectelor pentru echipele de la distanță excelează în transparență printr-o mai bună raportare asupra progresului și performanței. Comunicarea este o stradă cu două sensuri, iar feedback-ul echipelor este, de asemenea, o modalitate puternică de a îmbunătăți continuu procesele. Colaborarea de la distanță creează legături mai puternice, iar raportarea permite o mai bună luare a deciziilor.

Provocările managementului de proiect de la distanță

Managementul proiectelor pentru echipele de la distanță nu este un glonț magic. Există provocări de management de proiect și altele dincolo de managementul de proiect. Unele industrii nu pot lucra de la distanță chiar dacă și-ar dori. Dar cei care au luxul de a lucra în afara structurii unui birou încă pot găsi obstacole, indiferent de metoda de management de proiect în care lucrează.

Colaborare

Deși există instrumente de colaborare care conectează oamenii, unii susțin că colaborarea este întotdeauna mai bună atunci când echipele sunt fizic în aceeași cameră. Textul, chatul și alte instrumente de mesagerie sunt lipsite de nuanțe și pot fi adesea confuze. Folosirea unei conferințe vocale sau video este o soluție, dar chiar și acestea nu sunt același lucru cu o echipă care lucrează cot la cot.

Înrudit : Tendințe în managementul proiectelor în 2022: o privire în viitor

Productivitate

După cum probabil ați ghicit, fiecare pozitiv pentru managementul de proiect de la distanță poate fi considerat și un negativ. De exemplu, productivitatea poate avea de suferit atunci când echipele lucrează de acasă. Există distrageri care pur și simplu nu sunt într-un birou, cum ar fi vasele, copiii și așa mai departe.

Constructia unei echipe

Crearea unei echipe este ușoară, dar a avea această legătură de echipă și a dezvolta încrederea este greu, chiar și atunci când lucrează fizic în același spațiu. Acest lucru poate fi exponențial mai dificil cu echipele hibride și clienții atunci când nu sunteți împreună în persoană. Formarea echipei se poate întâmpla, dar poate fi mai greu și poate dura mai mult.

Asamblarea unei echipe de proiect la distanță

Pentru a forma un grup, urmați acești pași:

1. Aflați cu ce tip de structură la distanță lucrați.
2. Găsiți candidații potriviți. Cei ale căror abilități se potrivesc nevoilor tale, desigur, dar îți dorești și oameni buni comunicatori și care răspund rapid la lucruri.
3. Asigurați-vă că liniile directoare și așteptările dvs. sunt clare, de la orele de lucru, frecvența înregistrărilor, urmărirea timpului, obiectivele, cine are autoritatea pentru ce etc.
4. Rămâneți implicat cu echipa prin întâlniri virtuale, chat etc., pentru a menține echipele să se simtă conectate.
5. Asigurați-vă că aveți un canal de încredere pe care toată lumea îl folosește atât pentru chat direct, anunțuri și feedback.
6. Aveți instrumentele de colaborare potrivite pentru ca echipa de proiect să lucreze împreună, indiferent unde se află.
7. Aveți instrumente de gestionare, cum ar fi foile de pontaj, pentru a vă menține echipa responsabilă cu privire la cât timp petrec sarcinilor.

Tipuri de echipe de proiect la distanță

Există diferite tipuri de echipe la distanță. Trebuie să decideți care se potrivește cu cultura companiei dumneavoastră și răspunde nevoilor angajaților dumneavoastră. În general, există trei tipuri de echipe de proiect la distanță. Acestea sunt după cum urmează:

Complet de la distanță

După cum v-ați aștepta de la nume, o echipă complet la distanță este una în care toată lumea lucrează de acasă sau în birouri separate din regiune sau chiar în fusuri orare diferite.

Hibrid

Echipa hibridă este una în care membrii echipei sunt repartizați, unii lucrând împreună într-un birou, iar alții de acasă sau de la birouri diferite.

Flexibil

Echipele flexibile sau flexibile pot lucra de acasă sau la birou, precum și într-un spațiu colocat, așa cum este stabilit printr-un acord între ele și conducere.

Cum să gestionați o echipă de proiect la distanță

Când ți-ai adunat echipa de management de proiect de la distanță și ai definit structura de lucru, începe munca adevărată.

• Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să reuniți echipele de la distanță pentru o întâlnire și să stabiliți așteptări clare pentru ele atunci când planificați proiectul. Sper că ați angajat membri ai echipei care sunt capabili să se gestioneze singuri în timpul lucrului de la distanță, dar oricum, toată lumea trebuie să își cunoască rolurile și responsabilitățile. O matrice RACI poate ajuta.
• Fiecare zi ar trebui să înceapă cu check-in. Oamenii pot explica ce au făcut și ce se așteaptă să facă în cursul zilei următoare. Acesta este un moment bun pentru a vă asigura că toată lumea își înțelege sarcinile. Liniile de comunicare ar trebui să rămână deschise, dar o întâlnire zilnică standup este un loc bun de început.
• Deși doriți să aveți auto-începători, jucători de echipă și membri independenți ai echipei care se pot gestiona singuri, proiectul necesită totuși procese pentru a gestiona munca și a menține productivitatea ridicată. Indiferent de metodologia pe care o preferați sau este potrivită pentru proiect, este bună, dar asigurați-vă că toți membrii echipei știe ce este, cum funcționează și cât de des se așteaptă să-și actualizeze starea.
• Veți dori să vă susțineți echipele de la distanță. Când nu există o interacțiune constantă față în față, ca într-un birou, membrii echipei se pot simți izolați și abandonați. Asta duce la un moral slab și la membrii echipei nefericiți, ceea ce nu îți dorești nimic. Găsiți modalități de a rămâne în contact cu ei, fie că sunt întâlniri individuale săptămânale sau alte modalități de a-i anunța că sunt auziți.
• În cele din urmă, trebuie să aveți un instrument hibrid de gestionare a muncii, care să conecteze echipele, indiferent unde se află, care este nivelul de calificare sau departamentul lor, pentru a le permite să se conecteze cu ceilalți și să lucreze cu instrumentele pe care le doresc pentru a duce treaba la bun sfârșit. Instrumentele de gestionare a muncii bazate pe cloud ajută la înlăturarea barierelor distanței, așa că căutați unul suficient de flexibil pentru a servi managerilor de proiect și membrilor echipei.

Cele mai bune instrumente de management de proiect la distanță

Există o mulțime de instrumente de management de proiect la distanță pe piață. Unii sunt mai buni decât alții la conectarea echipelor hibride și la facilitarea managementului muncii mai productiv. Iată o listă scurtă a unora dintre cele mai bune instrumente de gestionare a proiectelor de la distanță pentru a vă ajuta să conectați echipe hibride pentru un management productiv al muncii.

Manager de proiect

ProjectManager este un instrument bazat pe cloud care facilitează gestionarea de la distanță a proiectelor cu date în timp real, partajare de fișiere, comentarii la nivel de sarcină și capacitatea de a eticheta pe oricine din echipa de proiect și de a-i introduce în conversație. Puteți atribui sarcini și gestiona notificări prin e-mail și, de asemenea, în instrumentul pentru a menține pe toată lumea la curent.

Mai multe moduri de a lucra

Există mai multe vederi de proiect care permit fiecăruia să lucreze cum dorește. Managerii pot crea planuri structurate în avans cu instrumente de planificare a proiectelor, cum ar fi diagrama Gantt online, care filtrează calea critică și stabilește linii de bază, astfel încât atunci când proiectul este executat, efortul planificat față de cel real poate fi urmărit. Planurile Gantt pot fi apoi partajate cu părțile interesate și cu întreaga echipă.

Funcții puternice de colaborare în echipă

Echipele pot lucra pe liste de sarcini care fac mai mult decât colectează munca. Acestea arată prioritatea, starea, pot atașa fișiere la sarcini, pot adăuga comentarii și multe altele. Există, de asemenea, panouri kanban pentru a vizualiza fluxul de lucru și, de asemenea, o vizualizare a calendarului. Toate vizualizările proiectului sunt actualizate simultan, astfel încât nimeni să nu lucreze vreodată cu date vechi.

Date în timp real

Managerii de proiect pot monitoriza progresul și performanța indiferent unde sau când lucrează echipele lor. Tablourile de bord în timp real nu necesită configurare în timp util. Ei adună automat date despre proiect, calculează numerele și afișează diagrame și grafice care arată variația proiectului, costul și multe altele. Raportarea cu un singur clic intră și mai adânc în date și poate fi filtrată și partajată cu părțile interesate.

Slack

Slack este un instrument de comunicare care conectează echipe. Puteți crea canale specifice pentru echipe, departamente etc. Există chat unu-la-unu, precum și conferințe video și vocale. Este un instrument excelent pentru a-i menține pe toți să lucreze pe aceeași pagină, chiar dacă nu s-au întâlnit niciodată în persoană.

Google Workplace

Google Workplace este un instrument care ajută echipele să colaboreze. Există o suită de aplicații care mențin toată lumea conectată, cum ar fi Gmail, Google Calendar, Meet și Drive, care are documente gratuite, foi de calcul și software de prezentare care pot fi partajate și utilizate de echipe.

Trello

Trello este o modalitate de a gestiona proiecte și de a ajuta echipele să colaboreze. Utilizează un model de bord kanban pentru gestionarea sarcinilor și se integrează cu alte aplicații. Dacă sunteți în căutarea unei soluții numai kanban, acesta ar putea fi instrumentul potrivit pentru dvs.

Cele mai bune practici de management de proiect la distanță

Unele sfaturi de management de proiect de reținut sunt că, indiferent dacă mergeți complet la distanță sau hibrid, trebuie să fiți transparent atunci când declarați obiectivele proiectului și procesul pe care îl veți utiliza. Acest lucru menține echipele pe aceeași pagină cu tine și le ajută să le motiveze. Nu strica să începi fiecare zi cu o întâlnire standup, când agenda este clar stabilită pentru ziua de lucru viitoare.

Rapoartele de stare sunt sângele vital al managementului de proiect de la distanță. Echipele trebuie să țină la curent managerii de proiect, iar managerii de proiect trebuie să poată comunica clar cu echipele. Când membrii echipei nu sunt împreună sub același acoperiș, este ușor să pierzi contactul. Menținerea legăturilor de comunicare puternice este ceea ce face ca managementul de proiect la distanță să funcționeze. Vrei ca membrii echipei să știe ce trebuie să facă, iar managerii de proiect trebuie să rămână deschiși la feedback-ul echipei.

A avea o singură sursă de adevăr este esențială pentru a menține managementul echipei de management de proiect de la distanță să avanseze fără întârzieri costisitoare. Dacă echipele lucrează la un set de date, iar managerii de proiect au altul, există probleme la orizont. Având un instrument de management de proiect de la distanță care este bazat pe cloud înseamnă date în timp real care sunt partajate între toate vizualizările de proiect, pentru a menține toată lumea să lucreze la cele mai actuale informații.

ProjectManager este un software de management de proiect la distanță premiat care organizează munca și facilitează echipele hibride din întreaga lume și companie. Vizualizările sale multiple de proiect permit echipelor să lucreze cum doresc, iar managerii obțin instrumentele de raportare de care au nevoie pentru a monitoriza resursele, progresul și performanța pentru a menține proiectul pe drumul cel bun. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!