Cum se creează o politică de lucru la distanță (+ șablon)

Lucrul de acasă este o petrecere gigantică.

Practic, poți face ce vrei. Nu reguli. Fără cerințe. Haos pur – mergeți mai departe și dormiți până la prânz și nu vă faceți griji pentru timpul companiei.

… nu sună bine, nu-i așa?

Deși sunt sigur că există unii oameni care își exploatează situația de lucru la distanță, majoritatea lucrătorilor la distanță lucrează mai mult ca niciodată. Vor să demonstreze că munca de la distanță este eficientă, astfel încât să poată păstra acest privilegiu masiv.

Dar dacă doriți să vă asigurați că lucrătorii dvs. de la distanță fac ceea ce se așteaptă de la ei, va trebui să creați o politică de lucru la distanță sau de lucru hibrid.

Deci, ce este exact o politică de lucru la distanță și cum puteți crea una?

Nu vă faceți griji – până la sfârșitul acestui ghid, veți avea toate răspunsurile.

Ce este o politică de lucru la distanță?

Să începem cu elementele de bază. Ce este o politică de lucru la distanță?

În esență, este un document care conturează regulile și cerințele pentru munca la distanță și aranjamentele flexibile de lucru.

De asemenea, stabilește așteptări cu angajații și îi ține la răspundere pentru acțiunile lor în timp ce lucrează de la distanță.

Există câteva tipuri diferite de politici similare care merită explorate, dar diferențele sunt oarecum superficiale, deoarece toate servesc aceluiași scop:

• Politicile de lucru la distanță. Politicile de lucru la distanță conțin reguli și așteptări pentru situațiile în care angajații vor lucra de la distanță de cele mai multe ori sau tot timpul.
• Politici de muncă flexibile. Politicile de lucru flexibile se concentrează mai mult pe angajații care au un aranjament de lucru flexibil. De exemplu, li se poate permite să lucreze de acasă ocazional sau li se poate permite să-și aleagă propriile ore.
• Politici de lucru hibride. Politicile de lucru hibride sunt concepute pentru angajații care își vor petrece timpul împărțit între lucrul la birou și lucrul de acasă.

Sincer să fiu, îți poți apela polița oricum vrei.

Tot ce contează este să vă conturați toate așteptările pentru angajați cât mai clar și specific posibil.

9 Întrebări importante la care trebuie să răspundeți în Politica dvs. de lucru la distanță

Înainte de a vă scrie politica de lucru la distanță, va trebui să răspundeți la următoarele întrebări.

1. Când pot angajații să lucreze de la distanță?

Aceasta este cea mai mare întrebare la care va trebui să răspunzi.

Ai de gând să-i faci pe angajați să vină la muncă o dată pe săptămână pentru a se vedea și a organiza întâlniri mari? Veți fi o organizație complet la distanță? Pot angajații să-și schimbe statutul de muncă după cum consideră de cuviință? Există anumite zile în care munca de la distanță nu este permisă?

Nu există răspunsuri corecte sau greșite aici; fiecare organizație va fi diferită. Dar trebuie să ai o înțelegere solidă a ceea ce speri să obții.

2. Care sunt cerințele de bază pentru lucrul de la distanță?

Dacă angajații tăi vor lucra de la distanță, care sunt cerințele de bază?

De exemplu, trebuie să respecte anumite bune practici de securitate? Trebuie să vină în birou dacă îi întrebi? Există obiective de productivitate pe care doriți să le atingă?

Nu vă fie teamă să intrați în detalii aici; cu cât ești mai specific, cu atât mai bine.

3. Care sunt așteptările dvs. privind programarea și disponibilitatea?

Cum vă așteptați ca angajații să lucreze, să comunice și, în general, să fie disponibili pentru schimburi legate de muncă?

Aveți nevoie de angajați să fie online și disponibili pentru întâlniri și conversații pe un program tipic de la 9 la 5? Sau le oferiți mai multă flexibilitate în planificare? Există anumite ore din zi în care toată lumea din companie este de așteptat să fie online?

4. Cum sunt distribuite dispozitivele tehnice și alte resurse pentru lucrul la distanță?

Veți oferi angajaților tăi de la distanță toate dispozitivele, tehnologiile și resursele de care au nevoie pentru a avea succes?

De exemplu, veți distribui noi laptop-uri și accesorii pentru computere angajaților dvs. sau vor fi ei responsabili pentru furnizarea propriilor dispozitive? Dacă distribuiți dispozitive, compania va păstra proprietatea asupra acestor dispozitive pe toată durata aranjamentului?

5. Cum ar trebui tratată tehnologia pentru a menține securitatea?

Securitatea cibernetică este și mai importantă într-o era a muncii de la distanță. Dacă chiar și unul dintre angajații tăi este vulnerabil la atac, ar putea distruge întreaga organizație.

Cum vă așteptați ca angajații dvs. să gestioneze securitatea atunci când lucrează pentru organizația dvs.? De exemplu, sunt ei responsabili pentru conectarea la un VPN? Trebuie să urmeze anumite obiceiuri de parole? La ce rețele se pot conecta și ce dispozitive au voie să utilizeze?

5. Va fi disponibil un birou?

Are afacerea dvs. un birou și, dacă da, actualii angajați îl pot folosi la discreția lor?

Există o oarecare valoare în a oferi lucrătorilor de la distanță opțiunea de a reveni la locul de muncă tradițional atunci când au nevoie de o schimbare de peisaj sau de un loc în care să colaboreze cu alți colegi.

Cu toate acestea, este posibil să nu puteți face față acestui lucru. Veți oferi burse pentru spații de coworking sau aranjamente alternative dacă un birou nu este disponibil?

6. Vor fi afectate plata, beneficiile sau taxele?

Cum vor afecta aceste noi aranjamente de lucru la distanță salariile companiei, beneficiile și/sau taxele?

Le veți oferi angajaților un bonus suplimentar pentru a se echipa cu o configurație decentă de lucru de acasă? Veți scădea salariile sau veți reduce beneficiile acum că nu se așteaptă ca angajații să facă naveta la serviciu sau să parcheze în centrul orașului? Care sunt implicațiile fiscale ale acestui nou loc de muncă?

7. Cum se va schimba cultura companiei?

Indiferent dacă vă place sau nu, cultura companiei dumneavoastră se va schimba.

Nu puteți stabili o cultură a companiei pentru un loc de muncă în persoană și păstrați totul intact atunci când treceți la o politică de lucru la distanță sau de lucru hibrid; este prea greu să menții oamenii coordonați și în contact unii cu alții.

Treceți înaintea lucrurilor subliniind modul în care cultura dumneavoastră va evolua de aici (și cum o veți consolida).

8. Cine va gestiona angajații de la distanță?

Vor avea angajații de la distanță un superior direct responsabil să le atribuie sarcini, să le dirijeze munca și să le ofere sfaturi și sprijin? Dacă nu, cum vor fi trași la răspundere angajații de la distanță pentru munca lor?

9. Aceste contururi pot fi modificate?

Pot să-ți răspund la asta. Răspunsul corect este da.

Ar trebui să lăsați întotdeauna loc pentru flexibilitate și îmbunătățiri în viitor; asigurați-vă că declarați în mod specific că toate politicile dvs. de lucru la distanță și de lucru hibrid pot fi modificate.

Cu răspunsurile la aceste întrebări, ar trebui să aveți tot ce aveți nevoie pentru a începe să vă redactați politica de lucru la distanță.

Șablon de politică de lucru la distanță

Iată un șablon de politică de lucru la distanță pe care îl puteți utiliza:

—

Introducere

Începeți prin a scrie o scurtă introducere. Explicați ce este această politică, care sunt intențiile ei și cum ar trebui să citească și să utilizeze angajații acest document. De asemenea, ar trebui să explicați că acest document este supus unor modificări ulterioare și că angajații sunt responsabili pentru examinarea celei mai recente documentații pentru a se asigura că respectă regulile corecte.

Așteptările de bază

Apoi, creați o secțiune de prezentare generală care stabilește așteptările pentru angajații dvs.

Asigurați-vă că includeți subsecțiuni despre următoarele (dintre care majoritatea le-ați acoperit când ați abordat întrebările din secțiunea anterioară):

• Disponibilitate si programare.
• Tehnologii și instrumente.
• Întâlniri și comunicare.
• Instruire și resurse.
• Colaborare și cultură.
• Plată, taxe și beneficii.
• Onboarding și documentare.

Instrumente și securitate

După aceea, concentrează-te pe instrumentele pe care le vei oferi angajaților tăi și pe așteptările tale pentru securitate și confidențialitate.

• Dispozitive și acces la internet.
• Software și alte instrumente tehnologice.
• VPN-uri și măsuri de securitate.
• Compensație pentru accesorii și alte nevoi de birou la domiciliu.
• Spații fizice de întâlnire.

Reguli și consecințe importante

În această secțiune, veți prezenta orice reguli importante pe care angajații trebuie să le respecte pentru a rămâne parte a companiei. Nu vă fie teamă să fiți redundant cu alte secțiuni; aceasta ar trebui să fie o secțiune de referință rapidă care să răspundă la majoritatea întrebărilor angajaților dintr-o privire.

De asemenea, asigurați-vă că subliniați potențialele consecințe pentru nerespectarea regulilor. Va exista un sistem de stil „3 lovituri” în vigoare pentru încălcări? Sunt angajații supuși reclamelor, suspendărilor sau plăților încadrate?

Cultura companiei și colaborare

Dedicați această secțiune culturii companiei și colaborării angajaților. Cum se vor schimba așteptările pentru comunicare și colaborare? Ce vei face pentru a menține cultura companiei cât mai puternică?

Drepturile legale ale angajaților

În cele din urmă, asigurați-vă că descrieți drepturile legale ale angajaților dvs., inclusiv, dar fără a se limita la:

• Monitorizare și confidențialitate.
• Orele și plățile suplimentare.
• Drepturi la beneficii.
• Motive de reziliere.

4 sfaturi pentru crearea și distribuirea unei politici de lucru la distanță

Urmați aceste sfaturi pentru a crea și distribui politica de lucru la distanță.

1. Distribuiți din timp politica de lucru la distanță.

Pune-ți politica de lucru la distanță în mâinile angajaților tăi cât mai curând posibil, mai ales dacă lucrează deja de acasă.

Nu vrei să fii șase luni într-un aranjament de lucru la distanță și să schimbi complet așteptările tuturor din acel moment înainte. De asemenea, doriți să oferiți angajaților dvs. suficient timp pentru a citi, a înțelege și a lua măsuri cu privire la această politică.

2. Obțineți o evaluare juridică.

Lucrați cu un avocat. Oferiți-vă politicii de lucru la distanță o revizuire amănunțită.

Există puncte slabe sau găuri? Există drepturi legale pe care le au angajații dvs. pe care nu le-ați sunat direct? Există pretenții pe care le faceți sau reguli pe care le-ați stabilit care sunt ilegale din punct de vedere tehnic sau care pot fi contestate în instanță?

Rezolvați toate acestea înainte de a trimite politicile.

3. Obțineți semnături și revizuiți informațiile.

Asigurați-vă că fiecare angajat își face timp să citească politica și să semneze un document prin care să se arate că o înțelege.

Pentru redundanță, este, de asemenea, o idee bună să găzduiești o întâlnire în care să analizezi documentul împreună cu angajații tăi și să răspunzi la orice întrebări (pentru că, să recunoaștem, cel puțin unii dintre angajații tăi nu îl vor citi, indiferent cât de mult ai avea cerși).

Păstrați copii semnate ale politicii de lucru la distanță în dosar în cazul în care trebuie să le consultați mai târziu.

4. Reevaluați și actualizați periodic politica.

Politica dvs. de lucru la distanță ar trebui să fie un „document viu”, primind reevaluări și rescrieri în mod regulat.

Cel puțin o dată pe an, revizuiți politica și vedeți dacă există secțiuni care trebuie actualizate sau rescrise; dacă descoperiți noi defecte, asigurați-vă că le abordați și redistribuiți politicile pentru semnăturile noilor angajați.

Gestionarea mai bună a angajaților de la distanță

Gestionarea unei echipe la distanță poate fi dificilă.

Dar este mult mai ușor cu o politică bună de lucru la distanță și cu instrumentele și locul potrivit.

Și dacă ați citit acest ghid, înseamnă că sunteți deja la jumătatea drumului.

Deci ce urmeaza?

Cu EmailAnalytics, veți avea cealaltă jumătate a ecuației – instrumentul perfect pentru a măsura productivitatea, implicarea și eficiența angajaților. Cu acesta, puteți analiza numărul de e-mailuri pe care le trimit angajații dvs., momentele lor cele mai aglomerate din zi și multe, multe altele.

Dar este mult mai ușor să îți arăt, decât să-ți spun. Așa că înscrieți-vă pentru o încercare gratuită astăzi și vedeți-o singur!