Cum se scrie o cerere de propunere (RFP) care generează răspunsuri

Ca marketer, ai o mulțime de lucruri în farfurie și nu poți gestiona totul pe cont propriu. În plus, unele sarcini nu sunt posibile sau practice de gestionat manual. La un moment dat, va trebui să colaborați cu alte companii care oferă instrumente sau servicii care să vă ajute să vă faceți treaba mai eficient. Aici intervine o cerere de propunere, permițându-vă să atrageți potențiali furnizori care vă pot ajuta să vă atingeți obiectivele de afaceri.

Dacă nu ați scris niciodată o cerere de propunere (RFP) înainte, este posibil să nu știți cum să începeți sau ce trebuie să includeți. Vestea bună este că suntem aici pentru a vă ajuta. Acest ghid vă îndrumă prin procesul de scriere a unei cereri de propunere de succes, care generează răspunsuri de la cei mai viabili furnizori. Să ne scufundăm direct.

Cum se scrie o cerere de propunere care generează răspunsuri:

Ce este o cerere de propunere (RFP)?

O cerere de propunere sau RFP este un document care oferă o listă de cerințe pe care furnizorii trebuie să le îndeplinească pentru a finaliza un proiect. De obicei, trimis de companii care trebuie să găsească soluția tehnologică potrivită sau serviciul profesional, servește ca o invitație deschisă pentru furnizori de a-și trimite propunerile. Acest lucru le permite să atragă potențiali furnizori care le pot oferi instrumentele de care au nevoie sau cărora le pot externaliza o parte din munca lor.

Este esențial să obțineți corect cererea de propunere, deoarece detaliază toate criteriile pe care trebuie să le îndeplinească furnizorii pentru a câștiga oferta. Ca atare, vă permite să colectați propuneri de la cei mai relevanți furnizori, ușurând să vă decideți pe cea potrivită pentru afacerea dvs.

8 pași pentru scrierea unei cereri de ofertă

Deci, dacă o cerere de propunere este atât de importantă, cum scrieți una? Consultați pașii de mai jos pentru a începe să vă scrieți propria cerere de propunere.

1: Definiți proiectul, domeniul de aplicare și bugetul

Începeți cu o definiție clară a proiectului și înțelegeți rolul pe care vânzătorul îl va juca în el. Cu alte cuvinte, aveți o idee corectă despre ceea ce aveți nevoie de la furnizor înainte de a vă putea scrie cererea de propunere. Discutați ce trebuie să facă furnizorul, cum ar trebui făcut și cât timp ar trebui să dureze în mod ideal pentru a fi finalizat.

În plus, ar trebui să vorbiți și despre cât sunteți dispus să cheltuiți pentru serviciu sau platformă. Acest lucru vă oferă o bază solidă pentru cererea de propuneri, deoarece știți clar ce căutați.

2: Oferă o introducere

Acum că ai o idee clară despre ceea ce cauți, este timpul să scrii o introducere în care să explici proiectul și așteptările tale. Introducerea ar trebui să poată ajuta potențialii furnizori să înțeleagă scopul cererii dvs. de propuneri și de ce au nevoie pentru a vă ajuta să realizați. Aceasta ar fi, de asemenea, o oportunitate bună de a explica dacă vă confruntați cu provocări și cum vă poate ajuta furnizorul să le depășiți.

Pe lângă aceste elemente de bază, este posibil să doriți să includeți și informații suplimentare despre proiectul dvs. Acestea pot fi detalii precum momentul în care intenționați să începeți proiectul și cât timp va rula. Introducerea ar trebui să-i ajute pe potențialii vânzători să-și facă o idee mai bună asupra nevoilor dvs., astfel încât să poată evalua capacitatea lor de a le îndeplini.

3: Explicați istoria companiei și a proiectului dvs

Apoi, este timpul să vă prezentați compania vânzătorilor. Oferiți-le o scurtă istorie a companiei dvs. și a ceea ce faceți, precum și a proiectului pe care îl întreprindeți. Discutați despre valorile mărcii dvs., istoricul și alte informații importante de fundal. Aceste informații ar trebui să poată ajuta furnizorii să vă înțeleagă piața și unde se află afacerea dvs. în prezent.

Rețineți că mulți dintre potențialii vânzători s-ar putea să nu fi auzit niciodată de compania dvs. înainte. Fă-le ușor să ia o decizie în cunoștință de cauză, oferindu-le un sentiment despre cine ești ca marcă. Apoi pot folosi aceste informații pentru a evalua dacă sunt potrivite pentru nevoile dvs. și dacă ar dori să lucreze cu dvs.

4: Descrieți cerințele dvs

Acum vine partea cea mai importantă în care descrii exact ceea ce ai nevoie la un furnizor. Furnizați detalii specifice despre serviciile sau soluțiile pe care le căutați pentru a vă ajuta să vă atingeți obiectivul. Asigurați-vă că includeți detalii precum nivelul de experiență pe care îl căutați (în cazul soluțiilor de service). Pentru soluțiile software, poate doriți să includeți și detalii precum nivelul de acces de care aveți nevoie, în funcție de dimensiunea echipei.

Este important să fiți cât mai specific în această secțiune, astfel încât potențialii furnizori să știe dacă vă oferă soluția de care aveți nevoie. Acest lucru îi va ajuta să decidă dacă ar trebui să trimită o propunere sau nu, permițându-vă să vă filtrați instantaneu opțiunile pentru a obține propuneri de la cei mai potriviți perspective.

De exemplu, dacă sunteți în căutarea unei agenții de marketing în rețelele sociale , este posibil să aveți nevoie de o agenție care să se ocupe de planificarea, producția și programarea conținutului. În plus, este posibil să aveți nevoie chiar de ei pentru a vă gestiona comunitatea în numele dvs. În acest caz, o agenție care nu oferă gestionarea comunității poate opta pentru a evita trimiterea unei oferte, așa că nu trebuie să vă pierdeți timpul examinând propunerea lor.

Ca alternativă, să presupunem că sunteți în căutarea unui instrument de management al rețelelor sociale pentru o echipă de trei. Și doriți să vă puteți planifica conținutul, să vă programați postările, să vă monitorizați comentariile și să analizați rezultatele într-un singur loc. În acest fel, numai acei furnizori care pot îndeplini cerințele de mai sus vă vor trimite o propunere pe care să o examinați, astfel încât să vă filtrați instantaneu opțiunile.

5: Dați instrucțiuni de depunere

Furnizorii care intenționează să trimită o propunere ar trebui să știe cum să răspundă la cererea dvs. de propunere. Asigurați-vă că oferiți instrucțiuni clare cu privire la structura pe care ar trebui să o urmeze în propunerea lor, precum și ceea ce trebuie să includă. Când toate propunerile sunt formatate într-un mod similar, devine mai ușor să procesați informațiile și să le evaluați.

De exemplu, le puteți solicita să includă un anumit număr de titluri. Sau le puteți cere chiar să furnizeze o listă de puncte sub fiecare titlu. În plus, le puteți cere, de asemenea, să trimită mostre din munca lor anterioară, studii de caz și demonstrații pentru a evalua mai bine calitatea muncii sau capacitățile platformei.

6: Includeți criteriile de selecție

De asemenea, este important să includeți o listă detaliată a criteriilor cu ajutorul cărora veți evalua propunerile. Acest lucru oferă vânzătorilor o idee despre cum vor fi evaluați, astfel încât să își poată înțelege șansele de a câștiga oferta. Ca atare, doar cei mai calificați furnizori vor răspunde la cererea dvs. de propunere, ușurându-vă să sortați opțiunile.

Furnizați detalii despre prioritățile, cerințele de bază și preferințele dvs., astfel încât furnizorii să știe exact ce căutați și cum să-și poziționeze ofertele. De exemplu, puteți acorda prioritate agențiilor care sunt specializate în producția de conținut dincolo de serviciile lor de marketing. Cerințele de bază ar putea fi capacitatea de a planifica și executa campanii de marketing pe rețelele sociale, în timp ce ați putea prefera agenții care au experiență de lucru cu companii dintr-o anumită industrie.

7: Specificați cronologia RFP

În plus, este esențial ca toți cei implicați să cunoască cronologia țintă. Când vă așteptați să primiți răspunsurile? Când va fi anunțat furnizorul selectat? Asigurați-vă că includeți aceste termene-cheie, astfel încât furnizorii să nu fie nevoiți să vă contacteze în continuare pentru actualizări atunci când nu ați făcut selecția.

Pe lângă acestea, ați dori să includeți și ora de începere și ora de încheiere a proiectului. Cunoașterea acestor termene va permite vânzătorilor să-și planifice programele și să-și evalueze disponibilitatea înainte de a alege să răspundă. Acest lucru aduce beneficii ambelor părți, deoarece nu doriți să ajungeți să lucrați cu un furnizor care în cele din urmă nu ar putea să vă ajute să respectați termenul limită. De asemenea, furnizorii vor putea înțelege dacă se pot potrivi cu proiectul dvs. luând în considerare volumul lor de lucru actual.

Acest lucru este deosebit de important pentru cererile de propuneri care caută soluții de servicii. Rețineți că, în funcție de cât de detaliate sunt cerințele dvs., va trebui să vă ajustați cronologia în consecință. Dacă furnizorii trebuie să ofere o propunere foarte detaliată, aceștia pot avea nevoie de mai mult timp pentru a-și planifica răspunsul.

8: Corectează, revizuiește și intră în direct

Acum că ați notat toate informațiile esențiale, este timpul să vă corectați cererea de propunere. Căutați greșelile de ortografie și greșelile gramaticale, precum și propozițiile complicate care pot fi greu de înțeles. Vrei să pari profesionist și de încredere, evitând în același timp orice șansă de comunicare greșită.

Pe lângă elementele de bază, asigurați-vă că sunteți în căutarea unor greșeli care ar putea fi dăunătoare cronologiei proiectului dvs. De exemplu, o greșeală de tipar în termenul limită ar putea duce la pierderea potențialilor furnizori, deoarece aceștia nu l-au putut respecta sau o întârziere uriașă în primirea propunerilor dvs. Ca alternativă, un 0 lipsă din bugetul proiectului ar putea însemna pierderea potențialilor furnizori care au refuzat să liciteze deoarece plata era prea mică.

Faceți toate revizuirile necesare și acordați cererea de propuneri o dată pentru a vă asigura că este profesională și clară. Apoi, veți putea în sfârșit să lansați cererea dvs. de propunere.

Cele mai bune practici pentru redactarea unei cereri de propuneri eficiente

Pe lângă pur și simplu urmați pașii de mai sus, există o anumită modalitate de a vă asigura că cererea dvs. de propuneri primește răspunsurile pe care le merită. Urmați aceste bune practici pentru a scrie o cerere eficientă de propunere.

• Păstrați-l simplu și ușor de înțeles

Pentru a evita șansele de comunicare greșită, asigurați-vă că utilizați un limbaj care este pe înțelesul potențialilor dvs. furnizori. Poate doriți să reduceți jargonul din industrie și să recurgeți la limba engleză simplă, păstrându-l în același timp profesionist. Încercați să evitați propozițiile lungi și, în schimb, tăiați-le în propoziții mai scurte, mai mici, care sunt mai ușor de procesat.

• Profitați la maximum de titluri și marcatori

Titlurile și punctele marcatoare vă fac cererea de propunere mai ușor de digerat în comparație cu blocurile mari de text. Profitați la maximum de ele pentru a vă despărți cererea de propunere și pentru a o face mai ușor de scanat.

• Fii cât mai detaliat posibil

Nu ratați detalii importante care ar putea ajuta potențialii furnizori să vă înțeleagă mai bine proiectul și cerințele. Vânzătorii au mai multe șanse să răspundă cu propunerea potrivită atunci când au o idee clară despre ceea ce cauți și ce fel de rol vor juca.

Exemplu de cerere de ofertă

Încă nu sunteți sigur cum ar trebui să arate cererea dvs. de propunere? Să aruncăm o privire la un exemplu despre cum arată un RFP tipic, astfel încât să vă puteți face o idee mai bună.

Cerere de propunere: Servicii de social media pentru June's Vintage
16 decembrie 2022
Eliberat de: June's Vintage
Persoana de contact: June Phillips
[email protected]
(445)917-3069

Introducere

June's Vintage, un magazin de vânzare cu amănuntul care se ocupă de îmbrăcăminte vintage, acceptă propuneri pentru a găsi o agenție de încredere care să ne gestioneze rețelele sociale în numele nostru.Scopul este de a:

• Creșteți comunitatea noastră de social media.

• Implicați publicul nostru în mod continuu.

• Mențineți o prezență puternică a mărcii pe rețelele sociale de top (Instagram, Facebook și TikTok).

Obiectivul acestei cereri de propunere este de a găsi o agenție de social media care să ofere cea mai bună valoare generală și să ofere rezultate impresionante.Sperăm să derulăm un proiect de testare timp de trei luni, după care putem decide asupra unui parteneriat pe termen lung.

fundal

Afacerea noastră de epocă a fost înființată în 2007 și de atunci și-a stabilit o bază de clienți puternică în toată Philadelphia.Cei mai mulți dintre clienții noștri sunt pasionați de modă locali cu vârsta cuprinsă între 25 și 50 de ani și fac cumpărături în magazin.Cu toate acestea, pe măsură ce ne extindem la canalele de cumpărături online, există posibilitatea de a extinde această acoperire dincolo de zona locală.Acest lucru s-a dovedit a fi o provocare, deoarece prezența noastră în rețelele sociale este destul de limitată și ne lipsește timpul și cunoștințele necesare pentru a ne implica în mod activ publicul pe rețelele sociale.

rezumatul proiectului

Ne-am dori să putem publica în mod constant și să interacționăm cu publicul pe trei platforme cheie de socializare – Instagram, Facebook și TikTok.Ca atare, căutăm o agenție care ne poate ajuta cu următoarele:

• Creați o strategie solidă de social media completă cu un calendar de publicare.

• Dezvoltați idei de conținut proaspete și aveți grijă de crearea de conținut în conformitate cu calendarul de publicare.

• Programați și publicați postări în numele nostru.

• Monitorizați și răspundeți la comentariile clienților.

• Rulați o campanie de publicitate de o săptămână pentru a atrage noi adepți/clienți.

Bugetul nostru este de 2.500 USD pe lună, cu un anumit spațiu pentru flexibilitate, în funcție de nivelul de servicii care poate fi furnizat.În mod ideal, am dori să angajăm o agenție care are experiență de lucru cu magazine mici de vânzare cu amănuntul și afaceri locale.

Ghid de depunere

Toate propunerile trebuie create folosind formatul de mai jos (listele cu marcatori vor fi foarte apreciate):

• Rezumat

• Context de afaceri

• Evidențiați punctul dvs. unic de vânzare

• Oferă experiență relevantă care te face calificat pentru proiect

• Detalii despre livrabile și serviciile propuse

• Rețineți instrumentele de gestionare a rețelelor sociale pe care le veți folosi pentru a finaliza sarcinile necesare

• Nu cum va fi partajat conținutul pentru aprobare

• Includeți tarifele dvs

• Referințe și/sau studii de caz

• Furnizați mostre de conținut de rețele sociale create pentru clienții anteriori

• Termeni și condiții suplimentare pentru a lucra cu agenția dvs

Vă rugăm să trimiteți propunerea în format .pdf la[email protected] până la 30 ianuarie 2023.

Criteriu de evaluare

June's Vintage va folosi următoarele criterii pentru a evalua propunerile și pentru a selecta furnizorul potrivit:

• Experiență în furnizarea de soluții complete de social media timp de minim 24 de luni

• Reactivitate la cerințele evidențiate mai sus

• Competitivitate a tarifelor de servicii

• Mărturii ale clienților trecuti/actuali

• Instrumente și tehnologie utilizate pentru îndeplinirea sarcinilor necesare

Cronologie

June's Vintage se așteaptă să finalizeze cererea de propuneri și proiectul în conformitate cu următorul calendar:

• Emiterea cererii de propunere – 16 decembrie 2022

• Termenul limită pentru depunerea propunerilor – 30 ianuarie 2023

• Data selecției furnizorului – 15 februarie 2023

• Finalizarea contractului și a altor discuții despre proiecte – 20 februarie 2023

• Data începerii proiectului – 1 martie 2023

• Finalizarea inițială a proiectului – 31 mai 2023

Începeți cu prima dvs. cerere de ofertă

Acum că știți exact cum arată o cerere de propunere și ce să includeți în ea, este timpul să o scrieți pe propria dvs. Există o mulțime de șabloane gratuite disponibile online care vă pot ajuta să redactați cererea perfectă de propunere.