Colectarea cerințelor: un ghid rapid

Imaginați-vă că preluați conducerea unui nou proiect IT care implică construirea unui call center de la rețea la servere. Centrul de apel în sine va găzdui sute de locuri de muncă și va reduce decalajul dintre client și produs.

Există multe cerințe pentru un proiect mare ca acesta și, în calitate de manager de proiect, le țineți evidența pe toate. Colectarea cerințelor este o etapă în procesul de management al cerințelor, care constă în colectarea, documentarea și analizarea cerințelor proiectului.

Vom începe cu o definiție de colectare a cerințelor și apoi vom analiza procesul și instrumentele pe care le puteți utiliza.

Ce este colectarea cerințelor?

Colectarea cerințelor, sau elicitarea cerințelor, este procesul de determinare a tuturor cerințelor unui proiect. Există două tipuri principale de cerințe de proiect, cerințe de afaceri și cerințe tehnice.

Cerințele de afaceri definesc ce va realiza o organizație cu proiectul, în timp ce cerințele tehnice explică modul în care trebuie executat proiectul. Acestea sunt adunate în timpul fazei de inițiere a ciclului de viață al proiectului, dar managerii de proiect trebuie să le monitorizeze pe toată durata proiectului, deoarece se pot schimba.

Software-ul de management de proiect poate ajuta la colectarea cerințelor. ProjectManager este un software de management de lucru și proiecte bazat pe cloud, care vă organizează cerințele. Utilizați vizualizarea de proiect a listei de sarcini pentru a colecta, prioritiza și atribui cerințele proiectului. În plus, odată în software-ul nostru, acestea sunt urmărite în timp real cu tablouri de bord live și funcții de raportare. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi.

Colectarea și gestionarea cerințelor cu adevărat eficiente începe chiar de la începutul proiectului și trebuie să răspundă la următoarele întrebări:

• Cât de lungă va fi calendarul proiectului?
• Cine va fi implicat în proiect?
• Care sunt riscurile pentru procesul de colectare a cerințelor?
• Care este scopul nostru final în înțelegerea cerințelor proiectului nostru?
• Care sunt cerințele noastre tehnice și de afaceri?

Sună destul de simplu, dar este incredibil de important. Odată ce echipa de proiect a adunat cerințele, acestea ar trebui compilate într-un document de cerințe.

Ce este un document de cerințe?

Un document de cerințe este folosit pentru a explica ceea ce este necesar de la produs. Printre lucrurile pe care le definește se numără viziunea produsului și modul în care aceasta trebuie realizată până la sfârșitul proiectului. Totuși, nu intră în detalii despre modul în care va fi livrat. Este mai mult să punem produsul în context, cum ar fi de ce este necesar produsul sau ce problemă rezolvă. Detaliile despre cum va face acest lucru nu sunt incluse.

Înrudit: șablon gratuit de colectare a cerințelor

De ce este importantă colectarea cerințelor?

Amintiți-vă înapoi la ultimul proiect pe care l-ați gestionat. Care au fost riscurile care au ieșit la iveală? Din ce resurse ai rămas fără? A existat vreo neregulă sau nereguli bugetare? Și, în general, care au fost impactul acestor deficiențe asupra proiectului în ansamblu?

Termenele limită, domeniul de aplicare, depășirea costurilor - fără identificarea corespunzătoare a cerințelor de la început, toate aceste elemente vor fi afectate. Problemele de proiectare ale produsului vor fi afectate și vor apărea întârzieri de dezvoltare. În cele din urmă, produsul dvs. nu va fi configurat pentru un succes optim, deoarece se confruntă cu un buget depășit.

Procesul de colectare a cerințelor

Deci, cum adunați cerințele în cel mai eficient și mai ușor de gestionat posibil? De obicei, colectarea cerințelor este alcătuită din câțiva pași discreti.

1. Numiți și atribuiți

În primul rând: cine va fi persoana care va spune tuturor că ești managerul de proiect? Asigurați-vă că acea persoană înțelege de ce acest rol este atât de important – toată lumea trebuie să vă adreseze toate actualizările de proiect, deoarece veți acționa ca centru de cunoștințe pentru progresul proiectului.

De asemenea, veți dori să identificați cine vor fi părțile interesate cheie. Aceștia vor fi oamenii care fac brainstorming, analizează, aprobă sau refuză actualizările proiectului. De obicei, sunt formați din clienți, lideri de echipă, directori de departamente, membri ai consiliului de administrație, parteneri de afaceri sau producători. Ei vor avea cel mai mult cuvânt de spus în derularea proiectului în ansamblu.

2. Obțineți cerințe și interviu

În continuare, veți dori să intervievezi toate părțile interesate pe care le-ați identificat. Pune-le întrebări precum:

• Ce este pe lista ta de dorințe pentru această actualizare a produsului?
• Care este scopul tău final pentru acest proiect?
• Ce ți-ai dori să facă acest produs și nu face deja?
• Ce v-a făcut interesat de acest produs în primul rând?
• Ce schimbări v-ar convinge să recomandați acest produs altora?
• De ce instrumente ai avea nevoie pentru ca acest proiect să aibă succes?
• Care sunt preocupările pe care le aveți pentru acest proces de proiect?

3. Adunați și documentați

Scrie absolut totul. Scrie până nu mai poți scrie. Înregistrați fiecare răspuns și creați un depozit ușor accesibil unde alții (aprobați) pot accesa dacă au nevoie să facă referire la orice informații care au fost colectate în timpul fazei de colectare a cerințelor.

Această documentație nu numai că va fi utilă la sfârșitul proiectului, atunci când reflectați asupra obiectivelor atinse, actualizărilor realizate, funcțiilor adăugate și erorilor remediate, ci va acționa și pentru a ajuta la gestionarea așteptărilor părților interesate și pentru a menține membrii echipei concentrați și pe drumul cel bun.

4. Listați toate ipotezele și cerințele

Aceasta este carnea procesului. Odată ce ați documentat obiectivele și așteptările tuturor, puteți crea un plan de management al cerințelor care să fie acționabil, măsurabil și cuantificabil.

În această fază veți răspunde:

• Cât de lungă va fi calendarul proiectului? Hartați cronologia dvs. și apoi mapați cerințele dvs. pe acea cronologie. Acest lucru va ajuta în cazul în care unele cerințe sunt condiționate de dependențe.
• Cine va fi implicat în proiect? Vor fi toate echipele de proiectare și dezvoltare sau doar câteva alese din fiecare? Ce membri ai echipei vor fi disponibili? Ce membri ai echipei sunt specializați în tipurile de probleme pe care le va aborda proiectul?
• Care sunt riscurile pentru procesul de colectare a cerințelor? Definiți toate ipotezele și documentați toate riscurile care v-ar putea afecta cerințele. Înțelegeți că ipotezele dvs. sunt de obicei împărțite în trei categorii: timp, buget și domeniu. Acestea pot varia de la asumarea PTO, vacanțe și zile de boală, până la presupunerea că părțile interesate vor oferi feedback în timp util.
• Care este scopul nostru final în înțelegerea cerințelor proiectului nostru? Care este obiectivul bazat pe timp, obiectivul bugetar și scopul scopului? Va fi să concurezi pe piață mai direct cu un concurent? Va fi pentru a rezolva o problemă a clientului sau pentru a remedia o eroare?

Răspunzând la toate întrebările de mai sus într-o manieră clară și concisă, veți avea o hartă completă a cerințelor dumneavoastră pregătită pentru a fi prezentată părților interesate.

5. Monitorizați progresul

Odată ce ați obținut aprobarea părților interesate cu privire la cerințele pe care le-ați prezentat, le veți implementa în calendarul și procesul proiectului. În acest moment, veți dori să vă asigurați că aveți o metodă pentru a vă monitoriza și urmări toate cerințele din toate echipele, pentru a vă asigura că factorii declanșatori ai riscului rămân scăzute.

De asemenea, veți dori să utilizați aceste date pentru a raporta progresul proiectului părților interesate, pentru a oferi feedback managerilor de departament și pentru a vă asigura că proiectul este pe drumul cel bun din punct de vedere al timpului, al domeniului de aplicare și al bugetului.

Tehnici de colectare a cerințelor

Acum că știm ce este colectarea cerințelor și am explorat pașii procesului de colectare a cerințelor, veți dori să aveți surse bune de la care să le obțineți. Sursele primare sunt părțile interesate, cum ar fi clienții, utilizatorii etc. Alte surse ar putea include experți, analiști și informații despre concurenți.

Odată ce sursele au fost identificate, există o serie de tehnici care pot fi aplicate pentru a aduna cerințele. Acesta este un proces iterativ și nicio tehnică de colectare a cerințelor nu va face treaba de la sine. Va trebui să folosiți atâtea câte simțiți că sunt necesare. Iată câteva dintre cele mai importante tehnici de colectare a cerințelor.

Scenarii de caz de utilizare

Un caz de utilizare este un document care explică modul în care utilizatorii vor efectua sarcini pe produsul dvs. Este scris din punctul de vedere al utilizatorului și realizat în pași care includ: cine folosește produsul, ce își doresc de la produs, scopul utilizatorului, pașii pe care îi fac pentru a-și îndeplini sarcina și modul în care produsul răspunde la acțiunea lor.

Brainstorming

Conduceți o sesiune de brainstorming cu un grup de participanți care pot spune orice doresc despre produs, atâta timp cât consideră că este important. Rugați un facilitator să conducă grupul, organizând și prioritizează răspunsurile. Începeți prin a explica obiectivul sesiunii de brainstorming, faceți grupul să ofere cât mai multe idei posibil, nu criticați sau dezbateți și, când ați terminat, adunați toate informațiile.

Înrudit: șablon gratuit pentru elemente de acțiune

Hartă mentală

Harta mentală este o altă modalitate de a aduna idei. Implică crearea unei hărți mentale, care începe prin plasarea ideii centrale în centrul unei pagini. Folosește apoi linii, săgeți, bule de vorbire și diferite culori pentru a arăta legătura dintre tema centrală și ideile care decurg din ea. Permite o dezvoltare organică a ideilor legate de ideea dvs. centrală. Arată cum sunt legate diferite fapte.

Instrumente de colectare a cerințelor

La sfârșitul proiectului, capacitatea de a analiza și înțelege succesul sau eșecul este în întregime condiționată de instrumentele pe care le utilizați pentru a documenta totul.

Deci, așa cum am menționat, înainte de a începe, veți dori un depozit pentru toată documentația dvs. Poate că acesta este un sistem de partajare a fișierelor în care toate documentele pot fi accesate de mai mulți utilizatori de pe același server. Sau instrumentul de care aveți nevoie implică un sistem de urmărire a timpului pe care îl puteți utiliza pentru a analiza timpul petrecut de fiecare membru al echipei în anumite domenii ale proiectelor anterioare pentru a înțelege cât de mult i-ar putea lua pentru acesta.

De asemenea, ar fi benefic să descărcați un șablon de colectare a cerințelor pentru a obține un avans în procesul de proiect. Acest lucru va ajuta pe toată lumea să se alinieze la cerințele de afaceri, cerințele utilizatorilor și cerințele de sistem.

Oricare ar fi instrumentele, asigurați-vă că poate fi accesată din mai multe locații, pe mai multe computere, indiferent de locul unde este staționată fiecare persoană implicată. Veți dori să faceți cât mai ușor posibil pentru toată lumea să comunice, să trimită actualizări și să ofere feedback pe toate canalele.

Șabloane de colectare a cerințelor

Indiferent de tehnica sau combinația acestora pentru colectarea cerințelor, va trebui să le colectați într-un document. Șabloanele sunt un instrument excelent pentru a aduna cerințe și multe altele. ProjectManager este hub-ul online pentru șabloane gratuite legate de orice aspect al unui proiect. Iată câteva care vă pot ajuta cu colectarea cerințelor.

Șablon de colectare a cerințelor

Primul șablon gratuit este șablonul nostru de cerințe pentru Word. Există o pagină de copertă pentru a distinge cerințele colectate de alte proiecte și un loc pentru a urmări orice revizuire a documentului. Apoi puteți descrie proiectul, scopul său, domeniul de aplicare și calendarul. Există chiar și un spațiu pentru părțile interesate pentru a-și surprinde gândurile.

Șablon de analiză a părților interesate

Vorbind despre părțile interesate, șablonul nostru gratuit de analiză a părților interesate pentru Excel vă va ajuta să identificați și să vă gestionați părțile interesate. Puteți folosi acest șablon gratuit pentru a descrie părțile interesate implicate în proiect, care este relația lor cu proiectul și nivelul de angajament, care vă ajută să planificați cum să le gestionați.

Șablon de plan de proiect

În cele din urmă, va trebui să luați toate aceste informații și să le folosiți pentru a vă informa planul. Șablonul nostru gratuit de plan de proiect pentru Word vă ajută să detaliați munca și să o transformați în sarcini ușor de gestionat. Există, de asemenea, spațiu pentru a gestiona volumul de lucru al echipei. Șablonul planului de proiect preia toate cerințele și îl pune în practică.

ProjectManager ajută la cerințe

Cheia oricărui proiect grozav este să aveți toate cerințele adunate de la început. Acest lucru necesită o metodă de comunicare fără întreruperi pe toate canalele și un depozit care poate stoca date pentru o perioadă nesfârșită de timp. ProjectManager are instrumente care fac acest lucru nu numai posibil, ci și ușor. Cu software-ul nostru bazat pe cloud, tu și echipa ta poți găzdui o cantitate nelimitată de documente, astfel încât să poți stoca orice solicitare de la oameni pentru orice perioadă de timp.

Planificați-vă proiectul pe diagrame Gantt interactive

Aveți nevoie de o diagramă Gantt care să fie interfuncțională cu un sistem de urmărire a timpului? Software-ul nostru găzduiește instrumente hibride care se pot adapta pe măsură ce proiectul dumneavoastră avansează. Gantt nostru face tot ceea ce Gantt este cunoscut și mai mult. Puteți filtra după calea critică și puteți stabili o linie de bază pentru a urmări variația dintre efortul planificat și progresul real.

Utilizați mai multe vizualizări ale proiectului

Software-ul nostru are mai multe vizualizări de proiect, astfel încât ceea ce planificați pe Gantt este actualizat în întregul instrument, fie că este panoul kanban, lista de activități, vizualizarea foaie sau calendar. Fiecare poate lucra cum dorește și poate comunica în timp real, indiferent unde se află.

Colaborativ la bază

ProjectManager este excelent pentru echipele care doresc să comunice cu mai multă transparență în mai multe locații. Cu software-ul nostru, puteți colabora eficient și cu ușurință, adăugând comentarii de la părțile interesate cheie sau de la membrii echipei. În plus, persoanele desemnate pot programa sarcini și pot face alerte pentru a se asigura că clienții sunt bine gestionați și cronologia rămâne intactă.

Platforma noastră este singura sursă de adevăr pentru proiectul dumneavoastră. Notificările prin e-mail și alertele în aplicație vă țin la curent cu comentariile și progresul. Tablourile de bord în timp real și rapoartele cu un singur clic oferă datele în timp real de care aveți nevoie pentru a lua decizii profunde pentru a livra un proiect de succes.

Adunarea și gestionarea cerințelor în mai multe echipe nu este o sarcină ușoară. Asigurați-vă că membrii echipei și părțile interesate sunt la zi, indiferent de situație. ProjectManager este un software premiat care ajută echipele să colaboreze eficient pe mai multe canale. Începeți astăzi gratuit.