Managementul cerințelor proiectului: un ghid rapid

Fiecare proiect are cerințe, ceea ce înseamnă că fiecare manager de proiect ar trebui să fie pregătit cu un plan de management al cerințelor. Cum funcţionează asta? Să presupunem că organizația dvs. construiește un nou centru de distribuție care se pare că va aduce sute de noi locuri de muncă. Acesta va include noi angajați, un nou personal de HR și noi echipamente.

Dar fără informații din toate părțile — specialiștii dvs. de asistență pentru clienți, părțile interesate, membrii echipei și baza de clienți⁠—cum veți ști care sunt cerințele proiectului pentru a face din acel centru de distribuție un succes?

De aceea, managementul cerințelor este o fațetă importantă de stăpânit, deoarece este imperativ pentru succesul pe termen lung al unui proiect.

Care sunt cerințele în managementul de proiect?

În managementul de proiect, cerințele sunt un grup de sarcini sau condiții care trebuie îndeplinite pentru a finaliza proiectul cu succes. Acestea pot include caracteristici ale produsului, calitate, servicii sau chiar procese. Scopul acestor cerințe este de a se asigura că resursele și obiectivele pe termen lung ale companiei sunt aliniate la sfârșitul proiectului.

Averea la îndemână a acestor cerințe de management de proiect este esențială pentru gestionarea și executarea proiectelor. ProjectManager este un software cu stocare nelimitată de fișiere și comunicare în timp real, acționând ca un hub central pentru toate cerințele proiectului dumneavoastră. Utilizați vizualizarea noastră listă pentru a revizui rapid toate cerințele proiectului dvs., dar oricare dintre vizualizările noastre multiple de proiect poate accesa fișierele oriunde și oricând. Dacă fișierele sunt actualizate, toată lumea este notificată prin e-mail și alerte în aplicație, astfel încât să existe o singură sursă de adevăr. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Tipuri de cerințe de proiect

În general, cerințele pot fi clasificate în trei moduri: cerințe de afaceri, cerințe de soluție și cerințe ale părților interesate.

Cerințe de afaceri

Cerințele afacerii sunt nevoile generale ale afacerii pentru realizarea proiectului. Cerințele care se încadrează în această categorie sunt nevoi mai fundamentale, pe termen lung, care se aliniază cu obiectivele pe termen lung ale organizației.

Cerințe de soluție

Cerințele soluției sunt mai concentrate pe produs și analizează puțin mai profund. Ele pot fi funcționale sau nefuncționale și asigură că rezultatul final al produsului satisface atât ceea ce trebuie să facă produsul, cât și ceea ce ar trebui să facă produsul.

La fel ca exemplul nostru de mai sus, cerințele soluției pot include o cerință funcțională, cum ar fi implementarea instrumentelor adecvate de care echipa de vânzări are nevoie pentru a-și îndeplini treaba cu noul CRM. O cerință nefuncțională ar fi dacă instrumentul CRM ar include și un calendar de marketing de conținut pentru a ajuta și echipa de marketing, dar nu este neapărat o nevoie.

Cerințe pentru părțile interesate

Cerințele părților interesate descriu personalul cheie care semnează etapele de referință, realizează munca, finalizează livrabile și multe altele. Aceștia pot fi clienți, membri ai echipei, parteneri de afaceri sau conducere cheie. Este nevoie de un manager de proiect tenace pentru a se asigura că cerințele tuturor părților interesate implicate sunt bine echilibrate pe întregul proiect. Este esențial pentru un bun management al părților interesate.

Ce este managementul cerințelor?

Managementul cerințelor este procesul de documentare, analiză, urmărire, prioritizare și validare a cerințelor proiectului. În termeni simpli, managerul de proiect trebuie să adune cerințele de la toate părțile interesate pentru a crea apoi un plan de management al cerințelor. Planul de management al cerințelor va funcționa ca un ghid care enumeră toate cerințele proiectului și definește liniile directoare și procedurile pentru îndeplinirea acestora.

Apoi, odată ce proiectul începe, echipa de management al proiectului trebuie să se asigure că activitățile și livrabilele proiectului sunt aliniate cu cerințele proiectului care au fost definite anterior.

Managementul cerințelor este o activitate continuă în care managerul de proiect trebuie să comunice cu părțile interesate pentru a ține pasul cu orice modificări aduse cerințelor inițiale. Orice modificare a cerințelor proiectului ar trebui să fie controlată corespunzător cu o politică definită de management al schimbărilor.

Planul de management al cerințelor (RMP)

Este important să aveți un plan de management al cerințelor sau RMP. Acest plan include de obicei următoarea listă de verificare:

• Rolurile și responsabilitățile părților interesate : Au fost identificate aceste roluri? Pentru fiecare sarcină, a existat un proprietar desemnat să monitorizeze riscul și să gestioneze zilnic?
• Procesul de management al cerințelor : au fost ele obținute, documentate și înțelese de către toate departamentele și părțile interesate?
• Definiți tipurile de cerințe : Care sunt cerințele funcționale și nefuncționale?
• Hartați artefactele cerințelor dvs .: aceasta poate include documente suplimentare pentru revizuirea părților interesate.
• Prioritizează cerințele : nu toate cerințele sunt de importanță egală. Dacă o cerință are multe dependențe, atunci se deplasează mai sus pe listă pentru a se asigura că nu suportă o serie de alte sarcini. Dar dacă este o nevoie de sine stătătoare? Apoi poate fi deprioritizat.
• Faceți-l trasabil : de departe, una dintre componentele de top ale unui bun management al cerințelor este trasabilitatea. Urmărirea cerințelor dumneavoastră oferă părților interesate și membrilor echipei o perspectivă asupra de ce există cerința, ce modificări au fost făcute și dacă cerința este completă.
• Încorporați un sistem de numerotare sau de versiuni : acesta este pentru a ajuta atât părțile interesate, cât și membrii echipei să obțină o evaluare a câte revizuiri au avut loc la fiecare etapă și să se asigure că cea mai recentă este întotdeauna cea la care se lucrează.
• Elaborați un plan de comunicare : așa cum am menționat anterior, cel mai bine este să fiți cât mai transparent posibil și să documentați totul. Acest lucru va ajuta atunci când va veni timpul să revizuiți unde proiectul a funcționat cel mai bine și unde au fost experimentate sughițuri. Un plan de comunicare poate, de asemenea, să încurajeze acceptarea angajaților, precum și să gestioneze așteptările atât pentru părțile interesate, cât și pentru membrii echipei.

Procesul de management al cerințelor în 5 pași

Listarea din timp a cerințelor dvs. poate distruge un zid de comunicare între utilizator și dezvoltator, părțile interesate și membrul echipei, și companie și client. Să discutăm despre procesul de adunare a acestor cerințe.

1. Elicitarea cerințelor

Ca și în cazul oricărui proiect bine mapat, veți începe procesul de planificare intervievând și investigând cerințele și nevoile de proiect ale altora. Aceasta ar putea fi o descriere a întregii liste de părți interesate, a echipei de asistență pentru clienți, a asociaților de vânzări și a nevoilor acestora sau a clienților dvs. Acest proces se numește elicitare a cerințelor și este primul pas către colectarea cerințelor pentru proiectul dvs. Utilizați șablonul nostru gratuit de colectare a cerințelor pentru a începe.

2. Documentarea și înțelegerea cerințelor

Notați totul și documentați specificațiile produsului, astfel încât ceilalți membri ai echipei să poată înțelege de la început domeniul proiectului. Această parte a procesului se numește documentare și înțelegere a cerințelor. Cu cât poți obține mai multe detalii, cu atât mai bine.

3. Comunicați devreme și des

Faceți documentația privind cerințele dvs. ușor de tradus între departamente. Chiar dacă nu au avut niciodată o întâlnire cu dvs., ar trebui să înțeleagă clar cerințele și domeniul de aplicare al proiectului de la început. Includeți note actualizate de la părțile interesate și de la întâlnirile interne, astfel încât fiecare persoană implicată să simtă că ar fi acceptat de proiect în timp ce urmărește actualizările.

Înțelegeți-vă ipotezele

Dacă înțelegeți ipotezele dvs. în cadrul proiectului dvs., puteți echilibra mai bine cerințele din interior. Ipotezele sunt de obicei cuprinse în jurul a trei lucruri: timp, buget și scop. Ipotezele în timpul gestionării cerințelor dvs. pot arăta astfel:

• Uitând să luați în considerare vacanțele, PTO și concediul medical
• Eșecul de a lua în considerare dacă uneltele sunt sau nu funcționale sau necesită reparații
• Presupunând că părțile interesate vor oferi feedback în timpul etapelor de referință în timp util

4. Monitorizarea și urmărirea cerințelor

Pe parcursul întregului proiect, asigurați-vă că vă monitorizați și urmăriți cerințele la toate nivelurile de echipă, asigurându-vă că riscul rămâne scăzut în fiecare fază. De asemenea, veți putea folosi aceste date pentru a vă asigura că proiectul este pe drumul cel bun din punct de vedere al timpului, al domeniului de aplicare și al bugetului, astfel încât să vă puteți raporta constatările părților interesate cheie atunci când vine timpul să revizuiți etapele de referință.

5. Gestionarea cerințelor în timpul execuției proiectului

Cerințele nu sunt de obicei gestionate de la un departament dintr-o organizație; sunt gestionați de la planificarea strategică la managementul portofoliului, managementul programelor, managementul proiectelor și departamentele de îmbunătățire continuă.

Beneficiile gestionării cerințelor dumneavoastră pe parcursul întregului proiect sunt de cinci ori: ajută la reducerea costurilor, poate îmbunătăți calitatea proiectului, ajută la scăderea timpului necesar pentru finalizarea proiectului, reduce riscurile și poate face planul de management al domeniului de aplicare eficient.

Cum mă asigur că au fost îndeplinite cerințele?

Este important să revizuiți proiectul cu părțile interesate la fiecare etapă și, de asemenea, la sfârșit. Efectuați o analiză post-mortem în care treceți peste întrebările interviului și lista de verificare pentru închiderea proiectului pentru a aduna informațiile finale. De asemenea, puteți pune întrebări suplimentare pentru a obține informații noi. Aceasta poate include:

• Ați simțit că procesul proiectului a decurs fără probleme? Da sau nu?
• Ce ar fi putut fi îmbunătățit în timpul acestui proces de proiect?
• Ce ați învățat din acest proces de proiect?
• Ce recomandati sa includem in proiectele viitoare?

La finalul proiectului, totul este despre trasabilitate. Dacă puteți privi înapoi la o cerință și puteți vedea toate modificările prin care a trecut și cum a fost finalizată, dvs. și echipa dvs. puteți evalua dacă a fost sau nu o soluție autentică. De asemenea, puteți afla dacă are cerințe nefuncționale asociate.

Înțelegerea rezultatului proiectului și a cerințelor acestuia se bazează pe gestionarea trasabilității de-a lungul ciclului de viață al proiectului, astfel încât să îl puteți revizui în detaliu ulterior.

ProjectManager ajută la gestionarea cerințelor

Cheia oricărui proiect grozav este să minimizezi surprizele. Cu managementul cerințelor, scopul este doar acela: să creăm un mediu în care comunicarea este numele jocului și toată lumea este pe aceeași pagină, așa că surprizele sunt limitate. ProjectManager are instrumente care fac acest lucru nu numai posibil, ci și simplu.

Cu diagramele noastre Gantt bazate pe cloud, tu și echipa ta poți vedea întregul plan al proiectului dintr-o singură vedere, inclusiv toate dependențele acestuia. Trebuie să editați o cerință? Diagramele noastre Gantt sunt ușor de editat și pot găzdui orice modificări, făcându-le urmăribile.

ProjectManager este excelent pentru echipele care doresc să comunice cu mai multă transparență la nivel general. Cu mai multe vizualizări, cum ar fi diagrame Gantt, panouri kanban și liste de sarcini, puteți colabora cu ușurință prezentând comentarii de la părțile interesate cheie sau membrii echipei. În plus, atunci când un membru al echipei actualizează o sarcină, notificările sunt trimise persoanelor potrivite la momentul potrivit.

Gestionarea cerințelor în mai multe echipe nu este o sarcină ușoară. Confirmați că toți cei implicați în proiectul dvs. sunt pe aceeași pagină, indiferent de ce. ProjectManager este un software premiat care se angajează să ajute echipele să colaboreze eficient pe mai multe platforme. Înscrieți-vă astăzi pentru încercarea noastră gratuită de 30 de zile.