Cum să urmăriți disponibilitatea resurselor în managementul de proiect

Proiectele sunt planificate și programate, dar acesta este doar preambulul lucrării reale. Executarea proiectelor pentru a respecta termenele limită fără a depăși bugetul necesită ca un manager de proiect să înțeleagă disponibilitatea resurselor. Face parte din procesul mai larg de management al resurselor.

Resursele sunt orice lucru folosit pentru a îndeplini sarcinile proiectului, inclusiv materiale, echipamente, forță de muncă și multe altele. Vom vorbi despre diferitele tipuri de resurse de proiect, de ce sunt atât de importante pentru managementul de proiect și despre modul în care software-ul de management al resurselor vă ajută să gestionați disponibilitatea resurselor.

Ce este disponibilitatea resurselor?

Disponibilitatea resurselor înseamnă a înțelege de ce aveți nevoie pentru a executa un proiect, când aveți nevoie de el și în ce circumstanțe. Capacitatea de a coordona resursele de care aveți nevoie pentru a vă livra proiectul este cheia unui proiect de succes care să-și respecte termenul limită și să respecte bugetul său.

Înțelegerea modului de distribuire și alocare a resurselor face parte din orice plan eficient de gestionare a resurselor. În primul rând, un manager de proiect trebuie să știe ce resurse sunt necesare pentru proiect. Acest lucru este mai ușor de spus decât de făcut.

Apoi, trebuie să cunoști toate resursele, de la instrumentele pe care le va folosi echipa ta până la echipa pe care o vei asambla. Odată ce aveți o listă completă de resurse, trebuie să le asamblați ca niște piese de puzzle pentru a se potrivi în programul dvs., astfel încât să fie livrate atunci când aveți nevoie de ele. În caz contrar, vor exista întârzieri costisitoare.

Software-ul de management de proiect cu instrumente de gestionare a resurselor este esențial pentru planificarea și programarea resurselor dumneavoastră. ProjectManager este un software de management de proiect premiat cu diagrame Gantt puternice care vă pot organiza resursele și le pot conecta la sarcinile proiectului. Puteți lega toate cele patru tipuri de dependențe pentru a evita întârzierile și chiar puteți filtra calea critică pentru a ajuta la prioritizarea muncii. Când setați o linie de referință, vă capturați planul de resurse și îl puteți urmări în timp real, comparând efortul planificat cu efortul real. Aflați disponibilitatea resurselor dvs. și respectați programul. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Tipuri de resurse ale proiectului

Lista resurselor proiectului este aproape nesfârșită, dar acestea pot fi împărțite în două categorii, tangibile și intangibile. Resursele tangibile sunt semnificația materială, oamenii, locurile și lucrurile. Resursele intangibile nu sunt materiale, cum ar fi energia, moralul, timpul, informațiile etc.

Asta nu înseamnă că această dihotomie definește toate resursele proiectului. Sunt unele care sunt mai greu de clasificat, de exemplu, banii. Este tangibil prin faptul că îl poți ține în mână și îl poți număra. Dar este și intangibil prin faptul că valoarea sa depinde de statul care l-a emis.

Prin urmare, resursele proiectului necesită puțin mai multe detalii pentru a fi definite în mod adecvat. Atunci când gestionați un proiect, vă ajută să priviți resursele împărțite în aceste șapte categorii: oameni, informații, materiale, instrumente, energie, capital și timp. Să definim fiecare dintre acești termeni și să oferim un exemplu pentru a-l ilustra pentru o mai bună înțelegere.

oameni

Acestea sunt resursele dumneavoastră umane, cum ar fi echipele pe care le adunați pentru a executa proiectul. Oamenii, s-a spus, sunt resursa ta cea mai valoroasă. Există un motiv pentru asta. Fără echipa ta, celelalte șase categorii de resurse sunt inerte. Poți avea toți banii din lume și un set grozav de unelte, dar fără un echipaj, tot ce ai este un șantier steril. Fă-ți timp pentru a forma o echipă cu abilitățile și experiența de care ai nevoie pentru a-ți îndeplini obiectivele.

informație

Cunoștințele pe care dumneavoastră și echipa dumneavoastră le aveți pentru a finaliza proiectul sunt, de asemenea, o resursă. Fie că trebuie să-i antrenezi sau că vin la proiect cu acele seturi de abilități deja învățate, acele informații sunt de neprețuit pentru succesul proiectului. Informația poate fi totul, de la cunoașterea modului de utilizare a instrumentelor necesare pentru a executa sarcinile până la înțelegerea proceselor și metodologiilor proiectului. Informația este flexibilă, iar echipele trebuie să fie și ele. Pe măsură ce lucrurile se schimbă, toată lumea trebuie să se adapteze rapid.

Materiale

Materialele sunt ușor de înțeles deoarece sunt tangibile. Aceste obiecte sunt folosite în execuția proiectului și pot fi orice, de la cărămizi și mortar dacă sunteți în construcții până la hârtie și creioane dacă lucrați într-un mediu mai abstract. Dar, în general, materialele sunt legate de mai multe proiecte concrete, cum ar fi construcții sau producție. Aceste industrii trebuie să se ocupe de managementul lanțului de aprovizionare și de aprovizionarea cu materiale, ceea ce adaugă un alt strat disponibilității resurselor.

Instrumente

Instrumentele sunt o altă resursă tangibilă. Totuși, acestea sunt utilizate pe tot parcursul ciclului de viață al unui proiect și nu strict în timpul fazei de execuție. Uneltele acoperă o gamă variată de la instrumente de construcție și producție, cum ar fi ciocanele și mașinile grele, până la hardware și software. Calculatoarele sunt folosite pentru aproape orice proiect, în timp ce software-ul folosit este mai adaptat tipului de proiect care este. Oricare ar fi cazul, instrumentele sunt resurse necesare pentru orice proiect, iar disponibilitatea lor este cheia pentru succesul proiectului.

Energie

Este posibil ca mulți să nu includă energia într-o listă de resurse necesare, dar este esențială. Energia ar putea însemna energia care rulează uneltele și utilajele utilizate în proiect către o unealtă sau un software care face echipa ta productivă. Pentru majoritatea proiectelor, energia este electricitate. Acesta rulează computerul dvs., care este locul de lucru pentru dezvoltarea de software și multe altele. Dar construcțiile și chiar unele proiecte de producție necesită alte tipuri de energie, fie că este benzină sau motorină. Este esențial să vă asigurați că aveți o sursă neîntreruptă de energie și ar trebui să facă parte din orice planificare a disponibilității resurselor.

Înrudit: 10 șabloane Excel gratuite pentru producție

Bani

Toată lumea știe că proiectele sunt moarte în apă dacă nu sunt finanțate și totuși atât de des banii nu sunt incluși în planurile de disponibilitate a resurselor. Dar, desigur, înainte ca un proiect să poată merge mai departe, aveți nevoie de sprijin financiar din partea părților interesate. Dacă nu sunteți finanțat corespunzător sau gestionați greșit bugetul, proiectul nu va continua. Cu bani, poți obține mai mult din aproape orice resursă, dar fără bani, ești blocat.

Timp

Timpul este o resursă pe care o poți gestiona, dar niciodată nu o controlezi. Nu există time-out în managementul proiectelor, așa că programarea cu acuratețe a resurselor pentru a fi acolo atunci când aveți nevoie de ele este un alt aspect critic al managementului resurselor. A avea proiectul pe o cronologie este o modalitate excelentă de a vizualiza întregul proiect de la început până la sfârșit și de a lucra înapoi de la termenul limită, pentru a vă asigura că puteți finaliza totul în timpul alocat. Timpul este universal și afectează fiecare proiect, dar este una dintre resursele mai evazive din această listă.

De ce este important să urmăriți disponibilitatea resurselor?

A fi capabil să urmăriți capacitatea resurselor este cheia pentru gestionarea resurselor dvs. Dacă nu știi unde sunt resursele tale, atunci nu poți să le duci acolo unde trebuie să fie atunci când trebuie să fie acolo. De aceea este atât de importantă planificarea, programarea și optimizarea resurselor proiectului. În caz contrar, irosești resursele proiectului și asta te va costa timp și bani.

Există multe modalități de a urmări disponibilitatea resurselor. Trei dintre cele mai comune metode sunt programarea resurselor, planificarea resurselor și optimizarea resurselor. Folosiți-le pentru a vă ajuta să vă monitorizați resursele, astfel încât să le puteți aplica mai eficient.

Programarea resurselor

Programarea resurselor este folosită pentru a aloca resursele cel mai eficient sarcinilor sau proiectelor. O parte din aceasta este programarea datei de începere și a datei de încheiere de care veți avea nevoie pentru resursele necesare pentru a finaliza proiectul. Aceste date se bazează pe capacitatea și disponibilitatea resurselor.

Planificarea resurselor

Planificarea resurselor se referă la identificarea resurselor de care aveți nevoie pentru un proiect și a modului în care le veți achiziționa și aloca. Acest lucru este valabil în managementul proiectelor, dar este și o parte critică a managementului portofoliului atunci când trebuie să partajați resurse în mai multe proiecte.

Optimizarea resurselor

Optimizarea resurselor se referă la metodele care asigură că disponibilitatea resurselor umane și a resurselor non-umane se potrivește cu programul proiectului. Unele tehnici pentru a realiza acest lucru includ nivelarea resurselor (ajustarea datelor de început și de sfârșit), netezirea resurselor (menținerea cerințelor în cadrul bugetului pentru a evita adăugarea mai multor resurse) și alocarea inversă a resurselor (începând cu ultima sau cea mai critică sarcină și programarea înapoi de acolo).

Cum să vă gestionați disponibilitatea resurselor cu ProjectManager

ProjectManager este un software online de management al proiectelor care vă oferă instrumentele pentru a vă planifica, gestiona și urmări resursele în timp real. Software-ul nostru are foi de pontaj care vă permit să urmăriți costurile cu forța de muncă și să vedeți ce procent din sarcinile echipei dvs. sunt finalizate. Există, de asemenea, mai multe vizualizări ale proiectelor, cum ar fi liste de sarcini, panouri kanban și multe altele, ceea ce permite echipelor dvs. să lucreze cum doresc, în timp ce managerii obțin transparență în procesul lor. Managerii pot identifica potențiale blocaje și pot realoca rapid resursele pentru a menține echipele să lucreze la capacitate maximă.

Monitorizați volumul de lucru al echipei dvs. cu diagrame de volum de muncă

Planificarea și programarea resurselor dvs. este doar primul pas; trebuie să le urmărești și tu. Cu software-ul nostru, puteți enumera abilitățile și disponibilitatea echipei dvs., inclusiv PTO, vacanțe și vacanțe globale, ceea ce face integrarea mai ușoară și atribuirea sarcinilor într-o clipă. Când comutați la pagina de volum de lucru cu coduri de culori, puteți vedea dintr-o privire cine este supraalocat. Pur și simplu realocați-le sarcinile direct din diagramă pentru a-și echilibra volumul de muncă pentru a vă face resursele mai productive.

Urmăriți utilizarea resurselor cu tablouri de bord în timp real

Un alt instrument de urmărire a resurselor din proiectul dvs. este tabloul de bord în timp real. Nu necesită o configurare care necesită timp, așa cum veți găsi cu software-ul ușor. Tabloul nostru de bord live colectează imediat date în timp real și le afișează automat în grafice și diagrame ușor de citit. Puteți urmări timpul, costurile și multe altele. Pur și simplu faceți clic pe tabloul de bord pentru o vizualizare la nivel înalt a proiectului sau portofoliului dvs.

Dacă doriți mai multe detalii decât cele disponibile pe tabloul de bord în timp real, este ușor să generați o serie de rapoarte privind starea proiectului, starea portofoliului, variația, foile de pontaj și multe altele. Fiecare raport este personalizabil, astfel încât să puteți filtra datele pentru a afișa numai ceea ce doriți să vedeți. În plus, toate rapoartele pot fi partajate cu ușurință într-o varietate de formate pentru a informa părțile interesate.

ProjectManager este un software premiat care permite echipelor să planifice, să gestioneze și să urmărească munca lor în timp real. Pe lângă gestionarea resurselor, există funcții de gestionare a sarcinilor și de gestionare a riscurilor, toate pe o platformă de colaborare care conectează echipele din departamente și fusuri orare. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care folosesc instrumentul nostru. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.