Ce este un calendar de resurse în managementul proiectelor?

Gestionarea unui proiect necesită mai mult decât planificare și bugetare, necesită și programare. În timp ce livrabilele sunt datorate în anumite momente din calendarul proiectului, obținerea acestor livrabile finalizate la timp necesită programarea resurselor umane cu un calendar de resurse.

Pentru a face acest lucru, este important să știți ce este un calendar de resurse, cum este utilizat în managementul de proiect și cum software-ul de management de proiect poate ajuta la eficientizarea procesului de planificare.

Ce este un calendar de resurse?

Un calendar de resurse este un instrument pentru a vă asigura că echipa de proiect este disponibilă pentru a lucra atunci când aveți nevoie de ei pentru a executa sarcina. Acesta arată cine este disponibil și când, astfel încât managerul de proiect să le poată atribui sarcini.

Este important să ai zile lucrătoare disponibile pentru echipa ta, dar la fel este și un profil al fiecărui membru al echipei. Profilul ajută la calendarele de resurse, permițând managerului de proiect să vadă rapid cine poate face ce. Cu alte cuvinte, profilul arată abilități și experiență.

În loc să urmăriți resursele manual, software-ul de management al proiectelor vă ajută să vă gestionați resursele. ProjectManager este un software de management de proiect care vă permite să urmăriți resursele în timp real. Managerii de proiect pot vedea câte sarcini le-a atribuit echipa lor cu ajutorul graficului nostru de volum de muncă. Dacă ați supraalocat pe cineva din echipa dvs., atunci realocați-i sarcinile direct din graficul volumului de lucru. Menținerea echilibrului a volumului de muncă al echipei le face mai productive și menține moralul ridicat. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Care este scopul unui calendar de resurse în managementul proiectelor?

Un calendar de resurse este un instrument esențial pentru managerii de proiect, deoarece le permite să planifice din timp știind că membrul echipei pe care l-au desemnat este disponibil pentru a executa sarcina atunci când se așteaptă.

Acest lucru poate să nu pară semnificativ, dar dacă lucrați chiar și la un proiect oarecum complicat, trebuie să știți că resursele sunt disponibile atunci când aveți nevoie de ele. Mai mult decât atât, există de obicei mai multe dependențe care complică și mai mult programarea. Gestionarea resurselor la un nivel înalt este cheia pentru realizarea cu succes a proiectului.

De fapt, un manager de proiect își poate planifica resursele și poate constata că proiectul nu este fezabil. Este mai bine să știi acest lucru în etapa de planificare decât după ce te-ai angajat să lucrezi. Ultimul lucru pe care îl doriți este să aflați în faza de execuție că nu sunteți echipat pentru a gestiona proiectul din cauza constrângerilor de resurse.

Dar asta nu înseamnă neapărat să renunți la proiect. Managerii de proiect au opțiuni; ei pot ajusta domeniul de aplicare al proiectului, programul, alocarea resurselor și costul pentru a găsi o cale viabilă înainte. Dar fără a utiliza un calendar de resurse, acest lucru este aproape imposibil.

Calendarul de resurse nu este doar un instrument de atribuire mai eficientă a sarcinilor, ci ajută și la urmărirea echipamentelor și angajaților. O caracteristică a unui calendar de resurse include foi de pontaj care urmăresc timpul pe care fiecare membru al echipei îl petrece pe sarcini. Există, de asemenea, diagrame ale volumului de muncă pentru a echilibra volumul de muncă al echipei și a le menține productive. Diagramele Gantt sunt utile în urmărirea costurilor resurselor pentru a vă menține în buget.

Un alt scop al calendarului de resurse este că este util dacă gestionați un program sau un portofoliu de proiecte care partajează resurse. Calendarul de resurse ajută managerul de program sau de portofoliu să identifice resursele partajate, ceea ce îi facilitează planificarea pentru mai multe proiecte.

Ce ar trebui să fie inclus într-un calendar de resurse?

Dacă se pare că un calendar de resurse face multe, ei bine, da. Resursele includ tot ceea ce aveți nevoie pentru a finaliza proiectul, cum ar fi oameni, echipamente, materiale și așa mai departe. Este mult de gestionat, dar un calendar de resurse este un instrument cu mai multe fațete care este conceput pentru a gestiona acele responsabilități variate. Următoarele sunt ceea ce este inclus într-un calendar de resurse, toate acestea ar trebui să fie la îndemâna unui manager de proiect pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

Informații despre membrii echipei

Când vă înscrieți în echipa, asigurați-vă că adăugați informațiile acestora în calendarul de resurse. Acestea pot fi informații generale de contact, cum ar fi numerele de telefon mobil, dacă trebuie să le contactați în caz de urgență. Dar veți dori, de asemenea, să creați un profil al abilităților și experienței lor, deoarece aceste informații sunt cruciale atunci când decideți cui să atribuiți ce sarcină.

Materiale, echipamente și alte resurse tangibile

În timp ce echipa ta este resursa ta cea mai valoroasă, ea nu este singura ta considerație. Există probabil materiale, echipamente și alte resurse tangibile care trebuie luate în considerare. Veți dori să notați costurile lor, dar și disponibilitatea lor sau când furnizorii dvs. le vor putea expedia, astfel încât să vă asigurați că echipa are ceea ce are nevoie atunci când au nevoie.

Programa

Identificarea resurselor tale este doar începutul gestionării lor. Acum, este timpul pentru calendar. Calendarul resurselor trebuie să stabilească când vor fi necesare resursele în proiect. Doar așa va fi totul acolo unde trebuie, la momentul potrivit. Calendarele de resurse pot fi zilnice, săptămânale sau lunare, în funcție de proiect și de managerul de proiect.

Informații zilnice despre volumul de muncă

Un calendar de resurse preia adesea sarcinile și programul pentru resursele dumneavoastră umane și creează informații despre volumul de muncă. Acesta este un grafic care arată alocarea fiecărui membru al echipei. Este un instrument esențial care vă permite să echilibrați volumul de muncă al echipei pentru a crește productivitatea fără a le epuiza.

Calendarul resurselor vs. Calendarul proiectului

Desigur, calendarul de resurse nu este singurul calendar folosit în managementul proiectelor. Există și un calendar al proiectelor. Dar sunt ele același lucru? Ambele sunt dezvoltate în timpul fazei de planificare a unui proiect. Am observat deja că un calendar de resurse arată disponibilitatea și sunt utile atunci când resursele sunt partajate între diferite proiecte și includ resurse umane și non-umane.

Un calendar de proiect vă ajută să identificați zilele lucrătoare și turele echipei dumneavoastră. Fără transparență în ceea ce privește timpul liber plătit al echipei tale (PTO), vacanțele și zilele de lucru, este imposibil să-ți programezi corect proiectul. Un program de proiect poate fi format din câte calendare de proiect aveți nevoie, toate acestea putând fi actualizate după cum este necesar.

După cum puteți vedea, atât calendarul resurselor, cât și calendarul proiectului sunt similare, dar nu sunt la fel. Calendarele de resurse sunt mai dinamice decât calendarele de proiect, deoarece modificările la calendarul de resurse pot fi frecvente. Calendarul proiectului este mai fix, deoarece sărbătorile și weekendurile nu se schimbă neapărat.

Beneficiile utilizării unui calendar de resurse

Calendarul resurselor este o parte integrantă a programului dvs. de resurse și a planului mai mare de gestionare a resurselor. Este dezvoltat pe parcursul fazei de planificare a unui proiect și stabilește modul în care totul va fi coordonat pentru a respecta termenele de livrare. Care sunt beneficiile utilizării unui calendar de resurse? Iată câteva exemple.

O mai bună programare a resurselor

Programarea resurselor este cheia pentru a vă îndeplini programul. Calendarul de resurse permite managerilor de proiect să programeze din timp în cazurile în care toate resursele necesare pentru a finaliza o sarcină sunt aliniate. A nu avea nici măcar o resursă atunci când este necesar va întârzia proiectul și va adăuga costuri.

Sarcina de lucru echilibrată pentru echipa dvs

După cum sa menționat mai sus, volumul de muncă al echipei tale este un act de echilibru. Vrei ca ei să lucreze la capacitate pentru a fi cât mai productivi posibil, dar nu depășiți, astfel încât să se epuizeze și moralul echipei să intre în jgheab. Un calendar de resurse permite managerilor de proiect să vadă dintr-o privire cui i se atribuie ce și dacă există un dezechilibru, se pot realoca chiar și pentru volumul de muncă.

Îmbunătățiți urmărirea resurselor

Resursele dvs. pot fi distribuite în diferite echipe, ceea ce este un alt beneficiu al calendarului de resurse. Oferă un loc centralizat pentru a urmări resursele proiectului sau portofoliului dvs. pentru o vizibilitate completă.

Creați un calendar de resurse cu ProjectManager

ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor cu funcții de gestionare a resurselor, inclusiv un calendar al resurselor. Instrumentele noastre de resurse sunt integrate într-o suită completă de funcții de management de proiect care le permit managerilor de proiect să planifice, să monitorizeze și să raporteze fiecare fază a proiectelor lor. Toate acestea se pot face în timp real pentru un management mai eficient al resurselor.

Creați un calendar de disponibilitate a resurselor

Pentru a crea vizibilitate asupra disponibilității echipei tale, primul lucru pe care trebuie să-l faci după ce ai inclus-o este să selectezi opțiunea de vacanță din meniul drop-down al avatarului tău. Fereastra pop-up de vacanță permite utilizatorilor să selecteze sărbătorile și orele de lucru personale, de țară și globale. Acum știi cine este disponibil la programare. Sărbătorile vor apărea galben pe pagina volumului de muncă.

Pe măsură ce începeți apoi să atribuiți sarcini, va apărea o fereastră pop-up, cum ar fi diagrama Gantt, care arată disponibilitatea în timp real pentru fiecare membru al echipei. Pe măsură ce se fac sarcinile, membrii echipei știu la ce lucrează. Pe măsură ce își actualizează programul, aceste informații se reflectă instantaneu în software.

Echilibrează-ți sarcina de muncă

Vă puteți asigura că sarcinile echipei dvs. sunt echilibrate vizitând pagina privind volumul de lucru. Toate setările de vacanță pe care le-ați făcut vor fi reflectate în graficul volumului de muncă. Defalcarea cu coduri de culori a orelor de lucru ale membrilor echipei vă permite să vedeți cu ușurință cine este în vacanță și cine are nevoie de mai multe sarcini sau de mai puține sarcini.

Dacă faceți clic pe numele unui membru al echipei, veți vedea un meniu drop-down cu toate sarcinile acestuia. De asemenea, puteți filtra diagrama pentru a afișa toate sarcinile sau pentru a le ascunde. Alte opțiuni de filtrare includ intervalul de date, proiecte specifice sau utilizarea barei de căutare. Echilibrarea volumului de muncă este ușor; faceți clic pe casetă și o fereastră pop-up vă va permite să reatribuiți sarcina unui alt membru al echipei.

Vizualizați resurse pe tabloul de bord și rapoarte în timp real

Tabloul de bord este o prezentare generală la nivel înalt a progresului și performanței proiectului dvs. Se actualizează automat în timp real și afișează șase valori ale proiectului, inclusiv graficul volumului de lucru, care vă oferă o imagine de ansamblu asupra alocării echipei dvs. Este o diagramă cu bare cu coduri de culori pentru a arăta lucrările finalizate, de făcut și restante. Spre deosebire de alte instrumente de gestionare a resurselor, tabloul de bord nu necesită configurare.

Pentru a explora mai adânc datele, utilizați rapoartele noastre personalizabile. Există opt rapoarte diferite, de la foi de pontaj la disponibilitate, volum de muncă și variație, precum și starea proiectului și starea portofoliului. Puteți filtra rapoartele pentru a le vedea numai într-un anumit interval de date, de exemplu, pentru a vedea foile de pontaj, volumul de lucru și disponibilitatea pentru a vă programa mai bine resursele.

Avem, de asemenea, diagrame Gantt robuste pentru a vă planifica programul și resursele. Puteți adăuga costurile planificate ale resurselor și puteți utiliza date în timp real pentru a urmări costurile reale ale resurselor odată ce ați stabilit o valoare de referință. Acest lucru vă permite să generați un raport de variație a proiectului sau să urmăriți costurile cu resursele umane și non-umane pe Gantt. Aveți controlul pentru a menține resursele sub control pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

Continut Asemanator

Dacă încă sunteți interesat să cercetați subiecte legate de managementul resurselor, avem multe pe site-ul nostru. Pe lângă faptul că este un software puternic de management de proiect, site-ul nostru este centrul online pentru toate aspectele legate de managementul proiectelor. Publicăm mai multe bloguri pe săptămână și avem videoclipuri tutoriale, ghiduri, cărți albe, studii de caz și multe altele. Iată câteva articole pentru a extinde subiectul calendarului nostru de resurse.

• Ghid definitiv pentru managementul resurselor
• Șablon de plan de resurse
• Cel mai bun software de gestionare a resurselor din 2022

ProjectManager este un software de management de proiect premiat cu instrumente avansate de management al resurselor. Planificați, monitorizați și raportați resursele proiectului în timp real pentru a lua decizii mai perspicace atunci când alocați munca. Alăturați-vă echipelor NASA, Siemens și Nestle care folosesc software-ul nostru pentru a avea succes. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.