Identificarea și depășirea constrângerilor de resurse în managementul proiectelor

Resurse sunt ceea ce aveți nevoie pentru a vă executa planul de proiect - oameni, echipamente și materiale. Gestionarea acestor resurse face parte din modul în care livrați un proiect de succes.

Fiecare sarcină din planul dvs. de proiect va avea resurse de proiect, cum ar fi oameni, timp și un buget atașat. Prin urmare, trebuie să cunoașteți disponibilitatea acestora pentru a le programa. Aceasta este o constrângere de resurse, iar managerii de proiect trebuie să învețe cum să gestioneze aceste constrângeri pentru a menține proiectul să continue.

Care sunt constrângerile de resurse în managementul proiectelor?

O constrângere de resurse este orice limitare și/sau risc asociat resurselor proiectului. Identificarea acestor constrângeri de management al resurselor este o activitate esențială de planificare a resurselor care are loc în faza de planificare a proiectului. Constrângerile de resurse sunt blocaje care vă pot deraia proiectul și vă pot împiedica livrarea cu succes.

Constrângerile afectează fiecare aspect al ciclului de viață al proiectului. De fapt, cele mai comune constrângeri în managementul proiectelor sunt denumite constrângeri triple; timp, cost și domeniu de aplicare. Proiectele au un buget (cost), un termen limită (timp) și managerul de proiect trebuie să știe exact ce va include proiectul (sfera).

Gestionarea resurselor proiectului și deținerea instrumentelor pentru a aloca rapid ceea ce este necesar este ceea ce face software-ul de management de proiect. ProjectManager este un software bazat pe cloud care vă permite să organizați, să urmăriți și să alocați resurse pentru a se potrivi cu capacitatea. Gestionați-vă resursele cu diagrame Gantt online care funcționează perfect cu funcțiile noastre de gestionare a resurselor. Încercați gratuit ProjectManager astăzi!

Impactul potențial al constrângerilor de resurse

Constrângerile de resurse sunt cel mai adesea asociate cu costul. Bugetul proiectului determină experiența și abilitățile echipei pe care o formați, precum și resursele non-umane pe care le puteți dobândi.

De aceea disponibilitatea este o componentă atât de importantă a constrângerilor de resurse. Fără a gestiona disponibilitatea resurselor și alocarea resurselor în timpul unui proiect, vă puteți găsi rapid cu materiale excelente, dar nicio echipă care să le folosească. (Sau, o echipă de experți care nu are echipamentul necesar pentru a-și îndeplini sarcinile.)

Prin urmare, costurile, disponibilitatea și accesul sunt toate strâns legate de gestionarea constrângerilor de resurse într-un proiect. Acest lucru are un impact deosebit asupra unui proiect atunci când managerul de proiect este responsabil pentru echipele care sunt distribuite geografic, ceea ce poate complica și mai mult procesul de gestionare a resurselor.

Exemple de constrângeri de resurse

Constrângerile sunt factori care limitează sau limitează utilizarea unei resurse. Constrângerile de resurse sunt variate, dar de obicei au un lucru în comun; cost. Oamenii, locurile și lucrurile costă toate bani, fie prin salariu, închiriere sau cumpărare.

Dacă lucrați la un proiect de construcție și trebuie să închiriați echipamente grele în martie pentru a săpa un șanț, dar toate utilajele sunt sub contract până în timpul verii, aceasta este o constrângere de resurse. Trebuie să identificați și să rezolvați aceste constrângeri în faza de planificare a ciclului de viață al unui proiect.

În exemplul de mai sus, managerul de proiect ar analiza rezervarea echipamentului, poate selectând o companie alternativă de închiriere. În orice caz, ei ar trebui să ia aceste decizii cu mult înainte ca proiectul să fie spart. Aceste decizii sunt documentate într-un plan de management al resurselor, care este un document de planificare a proiectului care definește modul în care vor fi gestionate resursele proiectului. Nerespectarea acestui lucru este o modalitate sigură de a vă pierde programul și de a vă cheltui peste buget.

Înrudit: șablon gratuit de planificare a resurselor

Sfaturi pentru gestionarea constrângerilor de resurse

Acum că înțelegem constrângerile de resurse, să discutăm câteva dintre cele mai bune practici de utilizat. Urmând aceste sfaturi de management de proiect vă puteți ajuta cu gestionarea generală a resurselor:

• Fii strategic: înainte de a gestiona orice, trebuie să dezvolți o strategie și să te asiguri că se aliniază cu strategia corporativă. Acest lucru necesită să știți ce încercați să realizați, cum veți determina succesul și ce vă va ajuta să vă îndepliniți obiectivele.
• Cunoașteți cerințele proiectului: cunoaște-ți termenele limită, reperele, obiectivele, bugetul și concurenții cheie. Colectarea cerințelor merită timpul și efortul suplimentar necesar pentru a vă configura proiectul pentru succes.
• Aveți un plan de urgență: vă puteți identifica și vă puteți pregăti pentru constrângerile de resurse, dar vor exista întotdeauna probleme de gestionare a resurselor care apar din senin. Nu-l lăsa să te lase deoparte. Aveți un plan B, C sau D pentru neașteptate. S-ar putea să nu știți ce se va întâmpla, dar ar trebui să aveți un plan de urgență pentru a ști cum veți răspunde.
• Timp de urmărire: resursele, precum proiectele, sunt limitate în timp. Ar trebui să știți cât timp veți avea nevoie de ele și să urmăriți utilizarea resurselor. Acest lucru este foarte util atunci când aveți de-a face cu o muncă repetitivă. Este posibil să nu alocați timpul potrivit.
• Prioritizează: nu toate sarcinile sunt egale și, prin urmare, nu toate resursele vor fi distribuite uniform. Fă-ți timp pentru a-ți prioritiza munca. Definiți diferența dintre urgent și important și cunoașteți efortul necesar, astfel încât să vă puteți resurse programul în mod corespunzător.
• Utilizați software de gestionare a resurselor: aveți un software de gestionare a resurselor care vă planifică și urmărește resursele vă economisește timp și efort. Doriți funcții care vă oferă date în timp real și care facilitează realocarea resurselor atunci când este necesar.

Cum să faci o programare limitată de resurse

Fără o programare limitată de resurse, constrângerile de resurse sunt doar abstracte. Programarea cu resurse limitate se ocupă de scenarii în care resursele sunt limitate și vă permite să găsiți modalități de a vă asigura că finalizați sarcinile la timp.

Finalizarea proiectelor sub constrângeri de resurse necesită rezolvarea problemelor. Este nevoie de un manager de proiect creativ pentru a analiza proiectul și a determina cum să schimbe resursele pentru a aborda constrângerile. Pentru a face acest lucru, managerii de proiect trebuie să echilibreze resursele constrângerii triple, astfel încât acest lucru ar putea însemna preluarea din buget, program sau domeniu. Indiferent de constrângere utilizată, rezultatul final trebuie să fie un proiect care continuă să-și respecte termenul limită și bugetul.

Proiectele pot eșua sau nu pot fi finalizate dacă nu puteți rezolva constrângerile de resurse. Programarea cu resurse limitate este adesea un act de echilibrare. Dacă nu puteți angaja suficienți oameni pentru a fabrica un produs și a satisface cererea, atunci s-ar putea să căutați materiale mai ieftine sau să reduceți stocul.

Există riscuri pentru calitatea livrabilului dvs. și pentru satisfacția bazei dvs. de clienți, desigur. Trebuie să țineți cont de toate aceste rezultate pe măsură ce faceți și ajustați programele.

Cum ajută ProjectManager cu constrângerile de resurse

În mod evident, gestionarea constrângerilor de resurse și crearea de programe limitate de resurse necesită multă flexibilitate. Aveți nevoie de mai mult decât o foaie de calcul pentru a gestiona toate aceste modificări. ProjectManager este un software bazat pe cloud care oferă managerilor de proiect o mai bună perspectivă asupra constrângerilor lor de resurse, astfel încât să poată răspunde rapid și eficient.

Creați un plan de resurse pe o diagramă Gantt

Primul lucru de făcut este să vă organizați toate resursele, iar cea mai bună modalitate de a obține aceste date complicate pe o singură pagină este cu diagramele Gantt interactive ale ProjectManager. Folosiți-l pentru a vă lista sarcinile și pentru a adăuga costurile planificate ale resurselor. Dependențele pot fi legate și se pot stabili etape.

Gestionați-vă resursele în timp real

Oamenii sunt cea mai importantă resursă a ta și sunt adesea cel mai greu de gestionat. Funcțiile de gestionare a resurselor de la ProjectManager vă ajută să vă gestionați echipa mai eficient. În primul rând, puteți seta disponibilitatea acestora. Apoi, pe măsură ce le atribuiți sarcini, utilizați diagrama de volum de lucru codificată în culori. Le puteți realoca munca direct din diagramă pentru a-i ajuta să lucreze mai productiv.

Vedeți progresul echipei dvs. pe panourile Kanban

Obțineți transparență în fluxul de lucru al echipei dvs. cu panouri kanban. Acestea permit echipei să-și gestioneze întârzierile, în timp ce managerii obțin vizibilitate asupra muncii echipei lor. Ei pot vedea orice blocuri viitoare și pot realoca resurse pentru a menține echipa să lucreze.

ProjectManager este un software premiat care organizează programe și actualizează resurse în timp real pentru a gestiona proiecte cu succes. Urmăriți echipa și resursele non-umane pentru a livra proiecte la timp și în limita bugetului. Încercați gratuit ProjectManager astăzi!