Prognoza resurselor în managementul proiectelor: un ghid rapid

Înainte de a te angaja într-un proiect nou, trebuie să știi anumite lucruri. Merită costul returnat? Poți să o faci corect până la termenul limită? Ai resursele? Prognoza resurselor este modul în care puteți răspunde la această ultimă întrebare.

Resursele sunt tot ce aveți nevoie pentru a executa planul de proiect. De la echipa ta la instrumentele de care au nevoie, materiale, echipamente, software, spațiu de birou și așa mai departe. Vrei să știi de ce este atât de importantă prognoza resurselor? Continua să citești.

Ce este prognoza resurselor în managementul proiectelor?

Prognoza resurselor este o modalitate de a estima numărul de resurse necesare pentru a vă livra proiectul cu succes. Este un instrument folosit de managerii de proiect și de echipele lor pentru a vedea dacă au resursele necesare pentru a îndeplini sarcinile atribuite într-un proiect.

După cum am menționat, resursele pot însemna multe lucruri. Cu toate acestea, cea mai valoroasă resursă din orice proiect sunt oamenii care fac ca proiectul să se realizeze. Când vorbesc despre prognoza resurselor, majoritatea managerilor de proiect se uită la modul în care își alocă echipa, uitându-se la capacitatea, volumul de muncă și nivelurile de utilizare.

Aceasta înseamnă să ai capacitatea de a vedea cine este însărcinat cu ce sarcini și dacă echipa împarte acea sarcină de lucru în mod echitabil. Dacă aveți doar câteva resurse care duc greutatea pentru echipă, acești oameni probabil vor fi epuizați și moralul lor se va eroda. Acesta nu este modalitatea de a vă păstra forța de muncă sau de a vă finaliza proiectul la timp.

Există soluții software de management de proiect care abordează prognoza resurselor. ProjectManager este un software de management de proiect online care captează capacitatea în timp real pentru a vă ajuta să luați decizii mai bune cu privire la modul de alocare a resurselor. Diagrama noastră de volum de lucru este codificată pe culori, astfel încât să puteți vedea dintr-o privire cine este supraalocat și apoi să echilibrați volumul de lucru din această vedere pentru a menține echipele productive. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Prognoza resurselor vs. Planificarea resurselor

Prognoza resurselor este utilizată în planificarea resurselor. Nu îți poți planifica resursele dacă nu știi ce resurse ai. Aceste două aspecte ale planificării proiectelor sunt conectate și se informează reciproc.

Planificarea resurselor este modul în care se organizează resursele de care un proiect are nevoie pentru a ajunge la finalizare. După cum am menționat, resursele sunt vaste și acoperă multe categorii. Prognoza resurselor identifică aceste resurse și dacă pot îndeplini nevoile proiectului într-un interval de timp specific.

Planul de resurse conturează exact ceea ce aveți nevoie în ceea ce privește resursele. În primul rând, face acest lucru prin împărțirea resurselor în resurse stocabile, cum ar fi în numerar în resursele care nu pot fi stocate, care includ echipa dvs., echipamentele etc. Programul proiectului și bugetul acestuia vor influența foarte mult prognoza resurselor.

Prognoza resurselor vs. Managementul resurselor

Managementul resurselor este locul unde se află prognoza și planificarea resurselor. Managementul resurselor este practica mai largă de planificare, programare și alocare a resurselor pentru un proiect, program sau portofoliu. Scopul managementului resurselor este de a obține cea mai mare valoare din resursele dvs., având la dispoziție resursele potrivite la momentul potrivit pentru locul de muncă potrivit.

Prognoza resurselor este un aspect important al managementului resurselor, deoarece include în planificarea resurselor. O modalitate de a privi aceste practici integrate este ca o păpușă rusească, unde una se află în interiorul celeilalte. Managementul resurselor are nevoie de previziunea resurselor pentru a înțelege ce resurse sunt disponibile și dacă acestea vor fi suficiente pentru a îndeplini activitățile proiectului.

Fără prognoza resurselor (și planificarea resurselor), managementul resurselor nu și-ar putea îndeplini mandatul de optimizare și alocare a resurselor pentru inițiativele potrivite. Acest lucru este valabil indiferent dacă este aplicat unui proiect sau unui program sau unui portofoliu de proiecte. Managementul resurselor lucrează pentru a reduce risipa și dublarea pentru a eficientiza și automatiza procesele pentru a spori eficiența.

Beneficiile prognozării resurselor

Acum că știți cum managementul resurselor este alcătuit din planificarea resurselor și prognoza resurselor, să vedem cum este benefică proiectul de prognoză a resurselor. Cel mai evident este că permite managerilor de proiect să știe cu ce lucrează și cum să folosească acele resurse în mod eficient pentru a finaliza proiectul la timp și în limita bugetului.

Când vine vorba de echipa dvs., prognoza resurselor vă permite să vedeți de cine aveți nevoie pentru a finaliza proiectul cu succes și vă arată orice goluri pe care ați putea avea de completat. Prognoza resurselor vă spune ce abilități aveți nevoie și vă ajută să vă concentrați pe talentul necesar pentru a vă îndeplini obiectivele.

Folosirea prognozării resurselor vă ajută să vă echilibrați cererea și oferta, asigurându-vă că aveți resursele care se potrivesc cu volumul de muncă de care aveți nevoie. Îți spune de cine ai nevoie în echipa ta pentru proiectele viitoare. Fără previziunea resurselor, ați putea să cheltuiți în exces sau să ajungeți să depășiți programul, deoarece ați calculat greșit resursele necesare pentru a finaliza sarcinile în cauză.

Cu alte cuvinte, prognoza resurselor oferă o eficiență mai mare, ceea ce duce la profituri mai mari. Acest lucru se datorează faptului că obțineți mai multe venituri știind ce seturi de competențe aveți nevoie pentru a vă adapta la tendințele viitoare ale pieței. De asemenea, face planificarea resurselor mai flexibilă, astfel încât să puteți pivota pe măsură ce cererea se schimbă.

Sfaturi pentru prognozarea resurselor

Înțelegem ce este prognoza resurselor, cum se încadrează aceasta în planificarea resurselor și în managementul mai amplu al resurselor și de ce este benefică pentru proiecte. Să explorăm cum să facem prognoza resurselor pentru a profita de aceste beneficii.

Începeți cu o înțelegere completă a abilităților necesare pentru proiect. Aceasta înseamnă cunoașterea planului de proiect și a rezultatelor. Din aceasta, puteți crea profiluri de membri ai echipei de care aveți nevoie pentru a îndeplini obiectivele proiectului. Aceasta vă informează despre listele de locuri de muncă sau, în cazul unui program sau portofoliu, inventarul de competențe dezvoltat de biroul de management al proiectelor (PMO).

Înrudit: șablon gratuit de plan de proiect pentru Word

Apoi, treceți peste abilitățile pentru a înțelege punctele forte și punctele slabe ale echipei dvs. Examinați performanța lor la proiectele anterioare și creați o diagramă care le prezintă nivelul de calificare, calitatea muncii lor și cât de repede termină sarcinile. S-ar putea să trebuiască să investiți în formare pentru a-i aduce la nivelul de care aveți nevoie pentru proiect sau să căutați recruți în afara organizației dvs. Asigurați-vă că contactați managerii lor și alți manageri de proiect pentru o perspectivă asupra acești potențiali membri ai echipei.

Datele istorice sunt, de asemenea, utile în cazul prognozării resurselor. Proiectele vechi ar trebui să fie arhivate și disponibile pentru revizuire, astfel încât să puteți vedea cum au fost utilizate acele resurse și dacă au fost sub sau suprautilizate. Revizuirea lecțiilor din previziunile anterioare ale resurselor este o modalitate excelentă de a evita greșelile vechi.

Rețineți că trebuie să potriviți resursa potrivită cu sarcina potrivită. Acest lucru are loc după ce v-ați adunat echipa și vă uitați la întregul proiect. Amintiți-vă, nu faceți presupuneri bazate pe titlurile postului și aveți grijă să nu subestimați nevoile de timp sau de resurse.

Nu uitați de ratele de uzură. Performanța companiei dvs. și tendințele de angajare vor avea un impact asupra resurselor pe care le atrageți. Cunoașterea pieței vă oferă un avantaj atunci când vine vorba de recrutarea de talente. Privirea tendințelor din trecut vă poate ajuta să estimați unde vor merge resursele în viitor.

ProjectManager ajută la gestionarea resurselor

ProjectManager este un software de management de proiect online care planifică, gestionează și urmărește resursele în timp real. Caracteristicile noastre de gestionare a resurselor vă permit să creați profiluri ale membrilor echipei, să urmăriți progresul și performanța acestora și să echilibrați volumul de lucru pentru a-i menține productivi.

Planificați, gestionați și urmăriți resursele în timp real

Diagramele Gantt sunt excelente pentru planificarea proiectelor și organizarea sarcinilor, resurselor și costurilor pe o linie de timp. Odată ce ați stabilit o linie de bază, acel plan este capturat și poate fi utilizat pentru a compara utilizarea reală a resurselor dvs. în proiect. Aceste informații sunt partajate în instrumentul nostru pe măsură ce proiectele evoluează. Utilizați tabloul de bord în timp real pentru o vedere la nivel înalt a progresului și performanței proiectului, inclusiv volumul de lucru și procentul de finalizare. Nu este necesară nicio configurare ca în cazul produselor inferioare și este gata de funcționare atunci când sunteți.

Urmăriți timpul petrecut cu sarcini cu foi de pontaj securizate

Din pagina echipei, puteți obține o imagine de ansamblu asupra distribuției sarcinilor dvs. în proiectele dvs. și puteți mări profilul unui anumit membru al echipei. Pentru a vedea performanța fiecărui membru, puteți face un raport personalizat pe foaia de pontaj și puteți vedea timpul în care s-a conectat la sarcinile lor. Acum știi dacă trebuie să realoci resurse pentru a-ți respecta programul. Foile noastre de pontaj securizate simplifică, de asemenea, salarizarea și sunt blocate odată ce sunt trimise.

Există și alte rapoarte care sunt complet personalizabile pentru a vă oferi o imagine completă a proiectului, permițându-vă să vă concentrați asupra detaliilor pe care doriți să le vedeți. Rapoartele pot fi, de asemenea, partajate cu ușurință pentru a menține părțile interesate la curent. Puteți vedea disponibilitatea echipei dvs., inclusiv sărbătorile globale, pentru a facilita alocarea resurselor pentru sarcini. Nu puteți prezice viitorul, dar vă ajutăm să facem prognoza și gestionarea resurselor mai precise.

ProjectManager este un software premiat care permite echipelor să își planifice, să gestioneze și să urmărească resursele în timp real. Dincolo de funcțiile solide de gestionare a resurselor, există instrumente de gestionare a sarcinilor și a riscurilor care ajută la menținerea productivității proiectelor. Alăturați-vă echipelor de la Siemens, Nestle și Avis care folosesc software-ul nostru pentru a avea succes. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.