Ce este încărcarea resurselor și de ce contează în managementul de proiect?

L-ai auzit de nenumărate ori; echipele sunt cea mai valoroasă resursă a proiectelor. Ei fac treaba. Dar un manager de proiect trebuie să conecteze fiecare membru al echipei la acea muncă. Încărcarea resurselor este un proces de menținere a membrilor echipei pe deplin implicați pe parcursul proiectului.

Este important să fiți capabil să echilibrați încărcătura de resurse în cadrul echipei dvs. Încărcarea resurselor în managementul proiectelor vă ajută să evitați supraalocarea, care poate eroda moralul și poate slăbi productivitatea. Dar mai întâi, să vorbim despre ce este încărcarea resurselor și să explorăm încărcarea resurselor vs. nivelarea resurselor.

Ce este încărcarea resurselor?

Încărcarea resurselor reprezintă cantitatea totală de ore alocate cu care ați însărcinat echipa dvs. împărțită la numărul de ore pe care le aveți pentru a face munca. Puteți vizualiza încărcarea resurselor zilnic, săptămânal, lunar sau pe bază de proiect.

Problema cu încărcarea resurselor este că este ușor să supraalocați membrii echipei. De exemplu, dacă aveți un membru al echipei complet încărcat și trebuie să intervină pentru a ajuta sau înlocui un alt membru al echipei din orice motiv, atunci acel membru al echipei este supraalocat.

Acesta este unul dintre modurile prin care proiectele ies din calea normală, pierd un termen limită sau cheltuiesc peste bugetul proiectului. Încărcarea resurselor analizează munca care trebuie efectuată și o împarte la capacitatea maximă a resursei, cum ar fi o zi de lucru de opt ore. Asigurați-vă că țineți cont de întâlniri, vacanțe, vacanțe și chiar pauze de-a lungul zilei.

Software-ul de management de proiect vă poate ajuta cu încărcarea resurselor. ProjectManager este un software de management de proiect online care vă permite să vedeți orele disponibile ale echipei dvs., inclusiv vacanțele globale pentru lucrătorii la distanță. Puteți monitoriza acest lucru pe o diagramă a volumului de lucru în timp real, care este codificată cu culori pentru a fi ușor de citit dintr-o privire. Dacă supraalocați pe cineva, puteți realoca resurse direct din diagrama volumului de muncă. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Încărcarea resurselor vs. Nivelarea resurselor

Este ușor să confundați încărcarea resurselor cu nivelarea resurselor. Sunt similare în multe privințe, dar diferă în ceea ce privește prioritățile pe care le acordă. Ambele, desigur, se ocupă de managementul resurselor, dar se concentrează pe resurse diferite.

După cum am descris, încărcarea resurselor se referă la echipa, angajații sau forța de muncă. Fiecărui lucrător i se atribuie o sarcină sau un procent din proiect până când este rezervat 100%. Acest lucru le permite managerilor de proiect să-și atribuie echipele și să știe dacă vor trebui să angajeze mai mulți membri ai echipei pentru a finaliza toată munca de proiect.

Încărcarea resurselor se referă în primul rând la forța de muncă. Nivelarea resurselor este implicată și cu resurse, dar și cu timpul, ca în datele de începere și de sfârșit ale proiectelor și bugetelor. Nivelarea resurselor funcționează la echilibrarea programelor și bugetelor cu resursele, împărțind lucrurile în timp și resurse disponibile. Este folosit în proiecte care sunt presate de timp.

În concluzie, încărcarea resurselor vă permite să calculați cantitatea de muncă pe care vă așteptați ca fiecare membru al echipei să o finalizeze într-o perioadă de timp, în funcție de disponibilitatea și capacitatea sa. Este utilizarea resurselor. Nivelarea resurselor se referă la asigurarea faptului că alocarea resurselor este de dimensiunea potrivită, în funcție de prioritate, calendarul proiectului, etape și buget. Încărcarea resurselor este fixată la datele de început și de încheiere a proiectului, iar nivelarea resurselor poate fi ajustată pentru a răspunde conflictelor de resurse.

Cum se creează o diagramă de încărcare a resurselor

Utilizați o diagramă de încărcare a resurselor pentru a vedea cum este alocată munca de proiect în cadrul echipei. Este un document simplu, asemănător unei foi de calcul de bază. Cel mai bun din toate, puteți construi unul în trei pași.

1. Comparați membrii echipei cu sarcini

Folosind o matrice, începeți prin a enumera toți membrii proiectului pe orizontală în partea de sus. Apoi, în partea stângă, enumerați toate sarcinile care sunt necesare pentru a finaliza proiectul.

2. Calculați orele petrecute pe sarcini

Aflați cât timp își ia fiecare membru al echipei sarcinile pe săptămână. Acum aflați cât timp petrec pentru fiecare dintre sarcinile lor de proiect. Faceți acest lucru pentru toată lumea din echipa de proiect.

3. Comparați orele reale cu utilizarea țintă

Luați datele de programare a resurselor pe care le-ați colectat și comparați-le cu utilizarea țintă. Acest lucru vă va ajuta să determinați câte ore pe zi doriți ca echipele să lucreze la sarcinile lor.

Importanța încărcării resurselor în managementul proiectelor

Fără resurse, proiectul tău este doar un plan. Încărcarea resurselor vă ajută atunci când vă atribuiți echipele, asigurându-vă că au suficientă muncă, dar nu prea mult. Prea puține sarcini și nu lucrați la capacitate maximă, ceea ce vă va încetini. Asta înseamnă să fii în întârziere și probabil să depășești bugetul.

Pe cealaltă parte a monedei, vă puteți supraaloca resursele. Dacă faci asta, este puțin probabil ca echipele tale să fie productive și să întârzie programul. Chiar dacă pot ține pasul cu ritmul, nu este sustenabil. Echipa ta va suferi burnout, ceea ce îi va scoate pe mulți din proiect, sau nu vei putea păstra membrii echipei. În orice caz, este o problemă care apare atunci când managerii de proiect trec cu vederea constrângerile de resurse.

Păstrați-vă echipele productive

Încărcarea resurselor este o tehnică care vă ajută să mențineți echipele să lucreze la capacitate maximă pentru a livra proiectul la timp și în limita bugetului. În ceea ce privește planificarea, încărcarea resurselor este o componentă cheie a unui program și buget realist. Le permite managerilor să înțeleagă de ce resurse vor avea nevoie pentru proiect și cât de mult vor costa probabil.

Încărcarea resurselor nu ajută doar să știți cât de mulți membri ai echipei și costuri. De asemenea, este esențial să se determine materialele și echipamentele care vor fi necesare pentru proiect. Nu numai ce, ci și când vei avea nevoie de ele. Toate acestea sunt esențiale pentru planificarea corectă a proiectului.

Șabloane gratuite de gestionare a resurselor

Ar trebui să fie clar că încărcarea resurselor este importantă. Dar este doar o mică parte din planul tău mai mare de gestionare a resurselor. Managementul resurselor este toată planificarea, programarea și alocarea resurselor dvs., care includ echipe, bani, tehnologie, materiale, echipamente - tot ceea ce aveți nevoie pentru a executa proiectul.

Managementul resurselor informează aproape fiecare aspect al proiectului dumneavoastră. Se referă la planificare și programare, desigur, dar și disponibilitatea și seturile de abilități ale echipei tale, utilizarea resurselor, capacitatea și prioritizarea la alocare și multe altele. A avea un plan solid de gestionare a resurselor nu numai că duce la a avea ceea ce ai nevoie atunci când ai nevoie, dar ridică moralul. O echipă fericită este o echipă productivă.

ProjectManager are instrumente excelente de gestionare a resurselor și le vom ajunge într-un moment. Dacă nu sunteți pregătit să actualizați, atunci permiteți-ne să vă spunem despre șabloanele descărcabile gratuite pe care le avem pe site-ul nostru. Există șabloane de management de proiect pentru fiecare fază a proiectului dumneavoastră. Iată câteva care se referă la gestionarea resurselor.

Șablon de plan de resurse

Încărcarea resurselor face parte din planificarea generală a resurselor. Este locul în care îți identifici și organizezi resursele, ajutându-te să știi de ce vei avea nevoie pentru a finaliza proiectul. Șablonul nostru gratuit de plan de resurse pentru Excel vă permite să planificați resursele împreună cu programul și bugetul proiectului.

Șablon de buget de proiect

Bugetul proiectului este ceea ce plătește pentru resursele proiectului. Indiferent dacă resursele vă informează bugetul sau invers, trebuie să țineți cont de ambele în timp ce planificați proiectul. Utilizarea șablonului nostru gratuit de buget de proiect pentru Excel este un instrument puternic pentru a face estimări precise pentru costurile proiectului, inclusiv resursele.

Șablon de program săptămânal de lucru

Când efectuați încărcarea resurselor, aveți o idee mai bună despre cum să vă alocați resursele și să le mențineți să funcționeze la capacitate maximă. Utilizarea șablonului nostru gratuit de program săptămânal de lucru pentru Excel vă permite să organizați programul de lucru săptămânal al echipei dvs. pentru a gestiona mai bine fluxul de lucru și volumul de lucru pentru a le menține productive.

Manager de proiect și încărcare de resurse

Șabloanele noastre gratuite de proiect sunt excelente pentru gestionarea resurselor și managementul proiectelor, dar veți lovi un zid pe care numai software-ul de management de proiect vă poate ajuta să îl curățați. ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care vă ajută cu încărcarea resurselor și vă oferă acces la disponibilitatea în timp real și volumul de lucru al echipei dvs. în timp real și le realocează rapid și ușor pentru a evita blocajele.

Obțineți o vizualizare la nivel înalt a resurselor

Pentru a realoca resursele cu înțelepciune, trebuie să vă monitorizați proiectul în timp real. Tabloul nostru de bord live vă oferă o imagine de ansamblu asupra proiectului oricând doriți. Nu există nicio setare care să vă încetinească ca în cazul produselor inferioare. Puteți vedea starea de sănătate, procentul sarcinilor finalizate, costul, volumul de muncă și multe altele dintr-o privire, cu diagrame și grafice colorate. Posibilitatea de a urmări aceste valori în timp real duce la luarea deciziilor mai perspicace.

Atribuiți și urmăriți resurse pe diagramele Gantt

Înainte de a vă putea monitoriza resursele, trebuie să le planificați. Încărcarea resurselor ajută, dar utilizarea diagramelor noastre interactive Gantt vă permite să potriviți resursele cu membrii echipei, ținând evidența costurilor și programului. Toate acestea se fac online, astfel încât să fie ușor de împărtășit cu echipa și părțile interesate. Puteți lega dependențele pentru a evita întârzierile și puteți stabili o linie de referință pentru a vedea cum se descurcă resursele dvs. reale în comparație cu planul dvs., realocându-vă după cum este necesar pentru a respecta programul.

Desigur, asta nu este tot. Avem notificări automate pentru a vă ține la curent cu modificările sau comentariile adăugate la sarcini. Foile de pontaj urmăresc munca echipei dvs. și avem instrumente de raportare rapide, personalizabile și detaliate care vă oferă mai multe date – în plus, sunt ușor de partajat cu părțile interesate pentru a le ține la curent.

ProjectManager este un software de management de proiect premiat, care dă putere echipelor și oferă managerilor instrumentele de care au nevoie pentru a-și planifica, gestiona și urmări mai bine munca în timp real. Mai mult decât gestionarea resurselor, există și funcții pentru a vă gestiona sarcinile și riscurile. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Continut Asemanator

Dacă încă ești interesat de gestionarea resurselor, ai ajuns la locul potrivit. ProjectManager nu este doar un software superior, este centrul online pentru toate aspectele legate de managementul proiectelor. Nu numai că primești șabloane gratuite, ci și postări regulate pe blog, cărți electronice detaliate, documente albe și multe altele. Iată un eșantion din acel conținut legat de subiectul nostru.

• Ghid de planificare a resurselor
• Managementul resurselor: proces, instrumente și tehnici
• Cum se măsoară utilizarea resurselor pentru un proiect
• Cum se realizează o structură de defalcare a resurselor (RBS)
• Ce este o histogramă de resurse în managementul proiectelor?