Ce este optimizarea resurselor? Tehnici și bune practici

Optimizarea resurselor este cheia pentru realizarea unui proiect de succes. Resursele, desigur, sunt orice lucru folosit pentru a executa proiectul, inclusiv resursele umane și resursele non-umane. Tehnicile de gestionare a resurselor mențin un proiect în termen.

Pentru a avea resursele potrivite la momentul potrivit, managerii de proiect trebuie să înțeleagă tehnicile de optimizare a resurselor. Să ne uităm la modul în care optimizarea resurselor beneficiază disciplina generală a managementului de proiect, inclusiv unele bune practici atunci când vă gestionați proiectul și portofoliul de proiecte.

Ce este optimizarea resurselor?

Optimizarea resurselor este un termen umbrelă care acoperă o gamă largă de metode care sunt utilizate în managementul de proiect pentru a potrivi resursele proiectului cu programul proiectului. Este implicat în alocarea și gestionarea resurselor într-un mod cât mai eficient posibil. Aceste resurse pot fi orice, de la materiale și echipamente până la forță de muncă.

Pentru ca orice organizație să aibă succes și să rămână competitivă în industria sa, optimizarea resurselor este esențială, deoarece ajută afacerile și proiectele să funcționeze fără probleme. Cunoașterea resurselor disponibile și programarea lor eficientă este esențială pentru ca orice organizație să își atingă obiectivele strategice într-un interval de timp și buget.

Unele dintre modurile în care funcționează optimizarea resurselor sunt gestionarea volumului de muncă al resurselor umane prin alinierea sarcinilor proiectului cu termenele limită și resursele disponibile. Acesta este un mod prin care o organizație poate rămâne în limita bugetului. Alte tehnici de optimizare a resurselor includ nivelarea resurselor, netezirea resurselor și alocarea inversă a resurselor.

Software-ul de management de proiect vă ajută să profitați la maximum de resursele dvs. și să le gestionați astfel încât resursele să fie disponibile atunci când aveți nevoie de ele. ProjectManager este un software de management de proiect premiat, cu funcții de gestionare a resurselor care vă ajută să vă potriviți resursele cu programul proiectului. Când vă înscrieți în echipa, setați disponibilitatea acestora, inclusiv PTO, vacanțe și vacanțe globale, pentru a simplifica atribuirea. Apoi comutați la tabelul de volum de lucru cu coduri de culori și vedeți cu ușurință cine este supraalocat. Echilibrați volumul de muncă chiar din acel grafic pentru a menține echipele să lucreze mai productiv. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

De ce este importantă optimizarea resurselor în managementul proiectelor?

Optimizarea resurselor este importantă în managementul proiectelor, deoarece ajută proiectele să crească productivitatea și performanța. Asta înseamnă că programele de proiect pot fi îndeplinite și bugetele proiectului sunt respectate. Părțile interesate se uită mereu la progres pentru a se asigura că le îndepliniți așteptările pentru proiect, care include îndeplinirea etapelor de referință și nu cheltuielile excesive.

O altă problemă în managementul proiectelor este moralul echipei. Dacă echipa dvs. este nemulțumită, nu vor lucra bine împreună sau nu vor fi cât mai productive posibil, ceea ce vă va afecta negativ calendarul și bugetul. O modalitate de a menține echipele fericite nu este să le suprasoliciți, ci să le păstrezi alocate capacității. Acest lucru le permite managerilor de proiect să profite la maximum de echipa lor fără a-i epuiza, ceea ce afectează nu numai proiectul, ci și păstrarea angajaților.

Atunci când planifică un proiect, managerii de proiect vor căuta calea critică pentru a ști ce sarcini trebuie îndeplinite pentru a livra proiectul cu succes. Cunoașterea căii critice duce la o mai bună prioritizare a sarcinilor. Optimizarea resurselor îi ajută pe managerii de proiect să se asigure că au resursele necesare pentru a îndeplini aceste sarcini critice fără a fi nevoiți să facă ajustări la programul sau bugetul lor.

Tehnici de optimizare a resurselor

Am menționat deja trei dintre cele mai comune tehnici de optimizare a resurselor: nivelarea resurselor, netezirea resurselor și alocarea inversă a resurselor. Fiecare este important și merită definit și oferind mai multe detalii pentru a înțelege cum funcționează.

Nivelarea resurselor

Nivelarea resurselor este atunci când data de începere și data de încheiere sunt ajustate pentru a permite unui proiect să se termine cu resursele pe care le are. Acest lucru ajută la găsirea unui echilibru între cererea și disponibilitatea unei resurse și evită epuizarea echipei. Managerii de proiect folosesc acest lucru pentru a aloca sarcini cu resursele adecvate, cum ar fi un membru al echipei care este calificat să facă respectiva sarcină.

Acest lucru ajută la utilizarea resurselor și reduce deficitele în timp ce crește eficiența resurselor unui proiect. Poate ajuta la evitarea supraalocarii și ajută la furnizarea de rezultate de calitate. Cu toate acestea, poate duce la întârzierea altor proiecte, la cheltuirea bugetului dvs. și poate necesita să alocați resurse suplimentare.

Netezirea resurselor

Netezirea resurselor este utilizată atunci când se confruntă cu constrângeri de timp. Denumită și programare limitată de timp, netezirea resurselor menține cerințele în limita bugetului și evită utilizarea mai multor resurse decât cele alocate pentru proiect. Pentru a face acest lucru, trebuie să aveți acces la volumul de muncă al resurselor umane. Acest lucru ajută la livrarea la timp într-un mod rentabil, dar necesită prioritizarea unor sarcini și întârzierea altora.

Alocarea inversă a resurselor

Alocarea inversă a resurselor începe cu ultima sau cea mai critică sarcină și funcționează înapoi de la programul dvs., de unde își ia numele. Veți dori să utilizați această tehnică de optimizare a resurselor atunci când există un termen limită fix sau sarcini critice trebuie să aibă loc la o anumită dată. Acest lucru vă permite să determinați datele de începere pentru resursele necesare.

Înrudit: 15 șabloane de foi de calcul Excel pentru urmărirea sarcinilor, costurilor și timpului

Beneficiile optimizării eficiente a resurselor

Gestionarea resurselor este întotdeauna de preferat decât a nu face acest lucru, dar există beneficii specifice asociate cu optimizarea eficientă a resurselor. În primul rând, ajută la programarea resurselor, astfel încât să aveți resurse cu seturile de abilități potrivite pentru sarcini. De asemenea, ajută la prognozarea cererii, răspunzând rapid la schimbarea cererii clienților.

Optimizarea eficientă a resurselor îi ajută pe managerii de proiect să își programeze mai bine resursele umane. Acest proces nu numai că poate fi eficientizat, dar vă asigură că aveți o acoperire potrivită, ceea ce împiedică erodarea moralului și reducerea productivității.

Există, de asemenea, economii de costuri prin echilibrarea volumului de lucru și prin identificarea și eliminarea resurselor pe care nu le utilizați. În plus, cu cât vă cunoașteți mai bine resursele, cu atât vă puteți planifica mai bine proiectele, orarele și bugetele viitoare. Cel mai important, obțineți transparență în proiectele dvs., ceea ce construiește încredere, o mai bună înțelegere și, prin aceasta, un succes mai mare.

De asemenea, veți obține vizibilitate asupra abilităților echipei dvs. Instrumentele software, cum ar fi ProjectManager, oferă o imagine de ansamblu asupra setului de abilități ale echipei dvs., precum și a disponibilității acestora. Acest lucru le permite managerilor de proiect să previzualizeze potențialii membri ai echipei și să îi selecteze pe cei cu seturile de abilități care se vor alinia cu activitatea de proiect care urmează.

Cele mai bune practici de optimizare a resurselor

Pentru a câștiga eficiență în organizația dvs., indiferent de industria în care lucrați, veți dori să profitați de optimizarea resurselor. Iată câteva lucruri de luat în considerare pentru a oferi o strategie de optimizare a resurselor de succes.

1. Măsurați-vă capacitatea de resurse

Pentru a programa corect resursele trebuie mai întâi să le identificați. Procesul de alocare trebuie să înceapă cu cunoașterea resurselor care sunt disponibile pentru a fi alocate și apoi să se asigure că niciuna dintre ele nu este supraalocată peste capacitatea lor. Acest lucru necesită o estimare precisă a resurselor dumneavoastră înainte de proiect. Apoi, dacă este necesar, managerul de proiect poate solicita resurse suplimentare pentru a umple golurile din planul său de resurse sau pentru a se pregăti pentru posibile lipsuri sau excese.

2. Urmăriți utilizarea resurselor

Optimizarea resurselor este doar primul pas. Pentru a menține utilizarea resurselor, trebuie să vă monitorizați resursele, de preferință în timp real. Acest lucru se poate face cu o varietate de instrumente de management de proiect, cum ar fi tablouri de bord, rapoarte și alte funcții de gestionare a resurselor. Acestea captează utilizarea resurselor și oferă managerilor de proiect o vedere asupra performanței lor reale, pe care o pot compara apoi cu performanța planificată.

3. Utilizați software de gestionare a resurselor

Cele mai multe dintre aceste bune practici pentru optimizarea resurselor necesită utilizarea unui software de management al resurselor. Veți dori unul online care poate furniza date în timp real pentru a vă ajuta să luați decizii mai perspicace pe măsură ce vă gestionați resursele. De asemenea, ar trebui să aibă capabilități de raportare care să vă arate volumul de lucru, variația și multe altele, precum și un tablou de bord pentru a oferi o vedere la nivel înalt a progresului și a performanței atunci când aveți nevoie.

Cum ajută ProjectManager la optimizarea resurselor

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care oferă managerilor de proiect date în timp real și conectează echipele din departamente sau fusuri orare. Software-ul nostru are funcții de gestionare a resurselor care vă ajută să vă integrați în echipe și să urmăriți volumul de lucru al acestora în timp real. De asemenea, puteți monitoriza volumul de lucru, costul, timpul și multe altele pe tablouri de bord în timp real care ilustrează aceste valori în grafice și diagrame ușor de citit oricând aveți nevoie de o vizualizare la nivel înalt a proiectului. Nu există o configurație care să consume timp, ca în cazul instrumentelor ușoare. Este plug-and-play.

Măsurați costurile cu forța de muncă cu pontaj

Gestionarea pontajelor echipei vă poate ajuta să urmăriți costurile cu forța de muncă. Echipele pot înregistra ore oriunde, fie cu o conexiune la internet, fie cu aplicația noastră mobilă. Pe măsură ce acele ore sunt actualizate în software-ul, foile de pontaj se actualizează automat. Puteți adăuga sarcini din diferite proiecte, puteți copia foaia de pontaj din săptămâna anterioară dacă faceți aceleași sarcini și chiar puteți completa automat foile de pontaj după cum este necesar. Foile noastre de pontaj sunt securizate și, odată trimise unui administrator pentru aprobare, sunt blocate și nu pot fi modificate. Puteți genera un raport de pontaj pentru a vedea ce procent din sarcinile membrului echipei sunt finalizate pentru a ști dacă proiectul este pe drumul cel bun.

Programați resurse cu mai multe vizualizări de planificare

Desigur, înainte de a vă putea monitoriza costurile cu forța de muncă, trebuie să le planificați. Software-ul nostru are mai multe vizualizări ale proiectului, ceea ce înseamnă că vă puteți programa proiectul pe diagrame Gantt puternice care leagă toate cele patru dependențe de sarcini pentru a evita întârzierile și chiar pentru a filtra calea critică. Odată ce vă planificați sarcinile, costurile și resursele, setați o linie de bază pentru a urmări variația proiectului în timp real. Planul Gantt poate fi partajat și utilizat cu ușurință în mai multe vizualizări ale proiectului. Echipele au opțiunea de a-și executa munca pe panouri kanban, liste de sarcini, calendare sau o vizualizare de foaie pentru a avea instrumentele care sunt mai potrivite pentru joburile lor.

Software-ul nostru vă permite să vă planificați, să gestionați și să urmăriți resursele în timp real, fie că sunt resurse umane sau non-umane. Dar acesta este doar un aspect al ceea ce poate face instrumentul nostru. Avem funcții de gestionare a sarcinilor și de gestionare a riscurilor care vă ajută să rămâneți productiv și să evitați întârzierile costisitoare care vă pot scoate din program.

ProjectManager este un software online de management al proiectelor care vă ajută să vă planificați, să gestionați și să urmăriți proiectele în timp real. Platforma noastră de colaborare vă permite să partajați fișiere, comentarii și multe altele oriunde și în orice moment. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Siemens și Nestle care folosesc deja instrumentul nostru pentru a-și gestiona cu succes proiectele. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.