Cum se măsoară utilizarea resurselor pentru un proiect

Fiecare echipă de proiect are nevoie de resurse pentru a îndeplini sarcinile. Au nevoie de instrumente, echipamente, materiale și multe altele pentru a-și îndeplini treaba. Gestionarea resurselor de-a lungul ciclului de viață al proiectului este esențială pentru succes, iar măsurarea utilizării resurselor este primul pas în acest sens.

Cei care au sarcina de a gestiona un proiect și de a-l livra cu succes trebuie să știe cum să-și mențină echipele productive și să profite la maximum de utilizarea resurselor. Unul dintre cele mai importante aspecte ale acestui lucru este planificarea adecvată și asigurarea că există suficient timp și capacitate pentru ca echipele de proiect să facă ceea ce li se cere.

Cu alte cuvinte, managerii de proiect trebuie să-și perfecționeze abilitățile cruciale de management al resurselor. Resursele tale sunt mai mult decât echipa, iar fiecare resursă joacă un rol în derularea proiectului fără obstacole. Când vorbești în mod specific despre timpul echipei tale, totuși, atunci ai de-a face cu utilizarea resurselor.

Ce este utilizarea resurselor?

În managementul de proiect, utilizarea resurselor este o măsură a câte ore facturabile sunt alocate unui lucrător. Prin urmare, cunoașterea utilizării resurselor este foarte importantă pentru a vă înțelege costurile și pentru a lua decizii precum ajustarea planului, bugetului sau programului de proiect.

Utilizarea resurselor este modul în care managerii de proiect află cât de multă capacitate are echipa lor într-o perioadă de timp și stabilesc care dintre resursele lor sunt sub sau suprautilizate. Le oferă managerilor o fereastră asupra câte ore petrec echipa lor pe proiect. Utilizarea resurselor diferă de alocarea resurselor, iar această diferență este important de înțeles.

Utilizarea resurselor poate fi copleșitoare fără instrumentele adecvate de gestionare a resurselor. Pentru a măsura utilizarea resurselor, managerii de proiect folosesc software echipat cu funcții de urmărire a timpului, management al sarcinilor și planificare a resurselor, cum ar fi foile de pontaj și diagramele Gantt. ProjectManager are instrumentele ideale pentru a măsura, urmări și gestiona utilizarea resurselor. Începeți gratuit.

Utilizarea resurselor vs. Alocarea resurselor

Alocarea resurselor este modul în care un manager de proiect își alege echipa și atribuie resurse pentru sarcini de-a lungul ciclului de viață al proiectului. Aceasta include orice realocări și modificări ale volumului de muncă al echipei lor, în funcție de nevoi.

Cu toate acestea, utilizarea resurselor este mai strategică prin faptul că măsoară cât de eficiente sunt resursele dvs. În mod ideal, vă veți organiza proiectul cu alocare de resurse și veți stimula succesul prin măsurarea utilizării resurselor și optimizarea modului în care utilizați timpul echipei. Ambele procese funcționează mână în mână, așa că este esențial să aveți un instrument robust de planificare a resurselor care vă poate ajuta să măsurați eficacitatea.

Tipuri de utilizare a resurselor

Chiar dacă există o singură definiție a utilizării resurselor, există abordări diferite pentru măsurarea acesteia, care sunt utilizate în scopuri diferite în planificarea resurselor. Iată care sunt cele mai frecvent utilizate tipuri de utilizare a resurselor.

Utilizare generală

Când măsoară utilizarea totală a resurselor, managerii de proiect adaugă timpul petrecut de un membru al echipei pentru toate activitățile facturabile, nefacturabile și strategice pe care i le sunt atribuite și îl compară cu timpul total disponibil. Acest lucru ajută la determinarea dacă timpul membrului echipei este utilizat în întregime și cum ar putea fi utilizat mai bine.

Utilizare facturabilă

Orele facturabile sunt orele de muncă care sunt taxate unui client odată ce lucrarea este finalizată. Prin urmare, utilizarea resurselor facturabile este calculată atunci când un client sau un manager de proiect trebuie să determine numărul de ore facturabile ale unui lucrător, excluzând orele nefacturabile și activitățile strategice. Această metodă de utilizare a resurselor este foarte utilă atunci când se evaluează și se compară performanța angajaților.

Utilizare nefacturabilă

Toate activitățile care nu sunt considerate facturabile sunt clasificate ca nefacturabile. Această metodă este utilizată atunci când managerii de proiect trebuie să evalueze cât de eficientă este utilizarea resurselor lor. O utilizare mare nefacturabilă ar putea fi un semn că echipa petrece prea mult timp pe sarcini necritice.

Utilizare strategică

Organizațiile au obiective pe termen lung care fac parte din planurile lor strategice. Pentru a realiza aceste planuri, ei trebuie să execute proiecte și programe strategice. Utilizarea strategică a resurselor măsoară numărul de ore pe care membrii echipei le petrec pe acele activități strategice.

Acum că am aflat despre diferitele tipuri de utilizare a resurselor, putem folosi formule de utilizare a resurselor pentru a le măsura.

Formula de utilizare a resurselor

Există multe formule care calculează utilizarea resurselor. Sunt folosite pentru a obține informații diferite și puteți chiar să creați una pentru a satisface nevoile dvs. de gestionare a resurselor. Cea mai frecvent utilizată formulă de utilizare a resurselor este formula echivalent normă întreagă (FTE):

Utilizarea resurselor = Orele alocate lucrătorului / Orele totale disponibile ale lucrătorului * 100

Această formulă calculează procentul de utilizare a resurselor fiecărui membru al echipei sau a echipei în ansamblu pe baza relației dintre timpul total disponibil și orele pe care le-a lucrat. Pentru a măsura diferitele tipuri de utilizare a resurselor, schimbați pur și simplu valoarea orelor alocate lucrătorului în ore facturabile, nefacturabile și strategice.

Cum se măsoară utilizarea resurselor

Astăzi, majoritatea companiilor folosesc software de management de proiect echipat cu funcții de urmărire a timpului și de gestionare a resurselor pentru a măsura, urmări și gestiona utilizarea resurselor în orice moment. Iată câțiva pași generali pe care îi puteți urma pentru a măsura utilizarea resurselor cu ajutorul unui software precum ProjectManager.

Înrudit: Cel mai bun software de gestionare a resurselor din 2022

1. Definiți orele facturabile și nefacturabile

Primul pas pentru măsurarea exactă a utilizării resurselor este să definiți activitățile facturabile și nefacturabile pe care echipa dvs. le va executa. După ce definiți acest lucru, puteți calcula utilizarea globală, utilizarea facturabilă și utilizarea nefacturabilă.

2. Determinați orele disponibile ale fiecărui membru al echipei

Acum va trebui să determinați orele disponibile pentru fiecare membru al echipei pe baza contractelor lor, care pot fi fie full-time, part-time sau preț unitar, printre altele. Acum aveți informațiile de care aveți nevoie pentru a atribui munca și pentru a utiliza foile de pontaj pentru a urmări utilizarea resurselor.

3. Utilizați foile de pontaj pentru a măsura utilizarea resurselor

Foile de pontaj sunt un instrument esențial pentru măsurarea utilizării resurselor, deoarece vă permit să documentați timpul echipei dvs., să utilizați formule de utilizare a resurselor și să măsurați utilizarea totală a resurselor.

4. Utilizați Formula de utilizare a resurselor

În funcție de nevoile dvs., puteți alege să măsurați utilizarea resurselor facturabile, nefacturabile sau strategice. Pur și simplu utilizați formulele de utilizare a resurselor de mai sus pentru a măsura utilizarea resurselor.

5. Determinați productivitatea angajatului

Pe baza analizei dvs. de utilizare a resurselor, puteți determina care lucrători sunt supraalocați, subalocați și care dintre ei au o performanță scăzută, pe baza unei analize comparative între egali și a muncii pe care au făcut-o în ceea ce privește livrabilele.

De ce este importantă utilizarea resurselor?

Ar trebui să fie clar de ce utilizarea resurselor este esențială pentru derularea unui proiect, dar nu strica să te aprofundezi în beneficiile unui astfel de proces. În primul rând, utilizarea resurselor dumneavoastră este cheia pentru a rămâne productiv în proiectul dumneavoastră. Dacă echipa ta este suprasolicitată, nu va funcționa la nivelul optim.

Utilizarea resurselor oferă, de asemenea, vizibilitate asupra proiectului dvs. Cu cât mai multă transparență și cu cât vă monitorizați mai bine proiectul, cu atât este mai puțin probabil să pierdeți pași importanți. Acest lucru vă permite să preluați riscurile înainte ca acestea să devină probleme care ar putea să vă abate.

Toate acestea înseamnă că veți obține mai mult profit pentru banii dvs. sau, în termeni de afaceri, rentabilitatea investiției. Dacă vă asigurați că resursele dvs. nu sunt suprasolicitate sau suprautilizate, atunci veți lucra mai eficient și veți adăuga bani la rezultatul final.

În cele din urmă, procesul de utilizare a resurselor oferă managerilor de proiect instrumentele pentru a lucra mai agil. Au flexibilitatea de a-și reprograma resursele rapid, ceea ce înseamnă că pot evita problemele sau se pot descurca rapid de probleme. Menține proiectul pe drumul cel bun.

Șabloane de management al resurselor

Avem zeci de șabloane gratuite de management de proiect pentru a vă ajuta să vă gestionați proiectele. Iată trei șabloane care sunt foarte utile atunci când măsurați utilizarea resurselor și vă pot ajuta cu nevoile dvs. de gestionare a resurselor.

Șablon de plan de gestionare a resurselor

Șablonul nostru gratuit de plan de gestionare a resurselor este un instrument excelent pentru a documenta orele de lucru ale echipei dvs. și pentru a le ține evidența pe o cronologie. Îl puteți personaliza după cum este necesar și apoi îl puteți utiliza ca fișier Excel descărcabil sau îl puteți importa în ProjectManager, astfel încât dvs. și echipa dvs. să îl puteți accesa oriunde și oricând.

Șablon matrice RACI

O matrice RACI este un instrument ideal pentru a obține o imagine de ansamblu asupra responsabilităților membrilor echipei tale, definindu-i responsabilitățile, responsabilitatea și rolurile în proiect. Șablonul nostru gratuit de matrice RACI este un loc minunat pentru a începe cu procesul de analiză a utilizării resurselor.

Șablon de tablou de bord

Tablourile de bord sunt o modalitate excelentă de a monitoriza starea de sănătate a proiectului dvs. dintr-o perspectivă la nivel înalt. Cu șablonul nostru de tablou de bord pentru managementul proiectelor, puteți monitoriza costurile, volumul de muncă și sarcinile, făcându-l un instrument excelent pentru a ține evidența utilizării resurselor

Cum calculează ProjectManager utilizarea resurselor pentru dvs

Utilizarea diferitelor ecuații pentru a calcula utilizarea resurselor necesită timp. N-ar fi grozav dacă ar exista o unealtă care să facă automat acele calcule, astfel încât să nu fie nevoie? ProjectManager este un software de management de proiect premiat care face exact asta.

Avem o suită completă de instrumente de management de proiect care sunt integrate împreună, permițându-vă să partajați date și să rămâneți în același program pentru a vă gestiona proiectul. O caracteristică esențială este software-ul nostru de gestionare a resurselor care alocă resurse și vă permite să urmăriți costurile acestora, oferind în același timp vizibilitate disponibilității echipei dumneavoastră. Puteți chiar să echilibrați volumul de lucru, totul dintr-un singur instrument.

Date în timp real

Iată cum funcționează. Deoarece software-ul nostru este bazat pe cloud, toate datele dumneavoastră sunt actualizate, ajutându-vă să luați decizii cu informații în timp real. Puteți vedea oricând cine lucrează la ce cu pagina noastră de management al echipei. Acolo, veți obține o listă a membrilor echipei cu detalii despre sarcinile lor, termenele limită și progresul lor.

Înainte de a putea ști cine face ce, pentru a le putea atribui sarcini, trebuie să mapați disponibilitatea acestora. Puteți configura acest lucru pe pagina de management al echipei, care vă permite să determinați zilele de lucru ale echipei, vacanțele și timpul liber plătit. Acest lucru se poate face dacă echipa dvs. este la fața locului sau este distribuită oriunde în lume, cu funcția noastră globală de sărbători.

Diagrama Gantt online

După ce ați blocat disponibilitatea echipei dvs., puteți aloca resursele pe diagrama Gantt online. Din această vizualizare a proiectului, puteți, de asemenea, să atribuiți sarcini membrilor echipei, văzând câte ore au pentru a-și face treaba. Rețineți dacă sunt supraalocate sau subalocate. Obțineți chiar și estimări privind costurile resurselor.

Funcții robuste de gestionare a resurselor

Painea și untul software-ului nostru de utilizare a resurselor este pagina de volum de muncă. Aici, veți obține o diagramă cu coduri de culori a sarcinii de lucru a fiecărui membru al echipei și dacă au prea multe sau prea puține sarcini atribuite. Nu sunt necesare ecuații de utilizare a resurselor. Cel mai bine, dacă doriți să echilibrați volumul de lucru pentru a adăuga productivitate și a evita epuizarea, realocați-vă chiar din pagina de volum de muncă. Nu vă faceți griji dacă gestionați multe echipe, puteți filtra pagina după proiect, echipă sau dată.

Există atât de multe lucruri pe care ProjectManager le poate face pentru a adăuga eficiență proiectului dumneavoastră. Avem foi de pontaj care se actualizează automat pe măsură ce echipele lucrează la sarcini. Puteți urmări orele lor. Există, de asemenea, un tablou de bord în timp real pentru vizualizări la nivel înalt ale progresului și raportare cu un singur clic pentru a aprofunda datele. Planificați, monitorizați și raportați cu un singur instrument. Vedeți cum vă poate ajuta să deveniți mai productiv, luând astăzi această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.