Cum să faci o matrice de atribuire a responsabilității pentru un proiect (șablon inclus)

Cea mai importantă resursă pe care o veți folosi pentru a livra proiectul sunt oamenii. Trebuie să se încadreze în program și să mențină bugetul proiectului. Definirea rolurilor și responsabilităților lor atunci când execută sarcini și atinge obiectivele proiectului este o parte importantă a controlului proiectului.

Cum poți coordona toți oamenii care sunt implicați într-un proiect, astfel încât aceștia să știe ce fac și să nu-i împiedice pe alții să facă ceea ce le este atribuit? Utilizarea unei matrice de atribuire a responsabilităților poate fi de ajutor. O matrice de misiuni oferă proiectului dumneavoastră o echipă care duce lucrurile la bun sfârșit.

Ce este o matrice de atribuire a responsabilității în managementul proiectelor?

O matrice de atribuire a responsabilităților (RAM) este o diagramă de management de proiect utilizată pentru a identifica și defini diferitele persoane și organizații și pentru a sublinia fiecare dintre rolurile acestora în lucrul la sarcini sau în livrarea unei părți a proiectului.

Managerii de proiect folosesc o matrice de atribuire pentru a clarifica ce fac echipele interfuncționale în limitele proiectului și a numeroaselor sale procese. Uneori este necesară o matrice de atribuire a responsabilităților atunci când se răspunde la o cerere de propunere (RFP).

Matricea de atribuire a responsabilităților poate fi numită și matrice RACI, care înseamnă responsabil, responsabil, consultat și informat.

• Responsabil: notează cine este responsabil pentru executarea sarcinii, care apoi le este atribuită.
• Responsabil: observă cine are autoritatea de luare a deciziilor și modul în care această putere este delegată în cadrul echipei de proiect.
• Consultat: notează cine este capabil să ofere o perspectivă asupra sarcinii, de la membrii echipei până la părțile interesate.
• Informat: notează cine este informat despre ce în ceea ce privește progresul și performanța, precum și când și cum sunt diseminate aceste informații.

Acest lucru creează o hartă a conexiunilor dintre activități și membrii echipei de proiect. În funcție de dimensiunea proiectului, pot exista mai multe matrice de atribuire utilizate pentru diferite niveluri de proiect.

De ce să creați o matrice de atribuire a responsabilității?

Matricea de atribuire identifică de ce este responsabil toată lumea din echipă, ceea ce înseamnă nu numai care sunt sarcinile lor, ci și cum participă la proiect. Unii vor avea sarcini definite, alții vor oferi ajutor la muncă, în timp ce sunt unii care sunt desemnați ca factori de decizie. Toate aceste grupuri au o identitate și o funcție în cadrul proiectului pentru a ajuta la ghidarea acestuia către un final de succes.

Comunicarea clară duce la proiecte mai eficiente. O matrice de atribuire facilitează o mai bună comunicare între membrii echipei și oferă transparență prin crearea unui sistem pentru a se asigura că toată lumea este actualizată și mereu pe aceeași pagină. Comunicarea greșită poate bloca un proiect cu prea multe întâlniri inutile și interacțiuni confuze în care oamenii încearcă să înțeleagă ce ar trebui să facă. Utilizarea matricei de atribuire a responsabilităților ajută, dar este ideal să aveți un software de management de proiect care conectează echipele în timp real.

ProjectManager gestionează informațiile despre proiect permițând echipelor să atașeze fișiere direct la sarcini, iar stocarea noastră nelimitată de fișiere păstrează documentele importante ale proiectului la îndemână oriunde și oricând. Comentarea sarcinilor poate economisi timp, iar etichetarea altora din echipa de proiect creează un proces de comunicare care evită capcanele concedierilor sau întâlnirilor inutile.

Când ar trebui creată o matrice de atribuire a responsabilității?

Matricea de atribuire a responsabilităților va fi creată la începutul proiectului. Ați dori ca toți membrii echipei de proiect să știe unde se află în ceea ce privește implicarea lor înainte de a începe să execute sarcini.

Oricât de mult utilizarea sa este o măsură preventivă, poate fi utilizată prescriptiv. Dacă sunteți adânc în proiect și lucrurile nu se mișcă conform planului, ar putea exista un blocaj de comunicare. Dacă membrii echipei nu sunt la curent sau interpretează greșit ceea ce ar trebui să facă, utilizarea unei matrice de atribuire a responsabilităților poate dezlega acele noduri în canalul de comunicare.

Dacă există o problemă cu conducerea care anulează sugestiile cu privire la modul de avansare a proiectului și acest lucru este văzut ca o problemă, este probabil ca rolurile și responsabilitățile echipei de proiect să necesite rafinare. Matricea de atribuire a responsabilităților definește cine are autoritatea de a lua decizii, iar utilizarea acesteia sau revizuirea poate determina dacă oamenii potriviți sunt în acea poziție.

De fapt, oricare dintre definiții ar putea necesita reexaminare în orice fază a proiectului. Poate că sarcinile sunt în întârziere. Acest lucru se poate datora faptului că membrii echipei nu sunt conștienți de sarcinile pe care le dețin. Oricând apare o întârziere, revenirea la matricea de atribuire este un prim pas bun, chiar dacă ați parcurs procesul așa cum ar trebui în timpul etapei de planificare a proiectului.

Cum se creează o matrice de atribuire a responsabilității

Realizarea efectivă a unei matrice de atribuire a responsabilităților nu este la fel de dificilă precum atragerea tuturor cu privire la rolurile și responsabilitățile lor.

Prin urmare, doriți să vă includeți echipa în proces, să obțineți contribuția acestora și, eventual, să acceptați fără a cheltui prea mult timp și energie în acest proces. Urmați acești pași pentru a vă asigura că toată lumea este de acord și că veți avea o responsabilitate reușită.

1. Identificați toți participanții implicați în proiect, de la membrii echipei la părțile interesate și toți cei care se află între ele.
2. Listați toate livrabilele asociate cu proiectul. Utilizați o structură de defalcare a muncii pentru a vă asigura că nu pierdeți niciuna.
3. Întâlniți-vă cu membrii echipei despre cum să executați sarcinile pentru a crea livrabile. Fiecare sarcină trebuie discutată în ceea ce privește responsabilitatea și autoritatea echipei.
4. Elaborați matricea de atribuire a responsabilităților folosind un tabel cu sarcinile proiectului enumerate în coloana din stânga. În partea de sus, adăugați numele tuturor celor din proiect.
5. Acolo unde sarcinile se întâlnesc cu membrul echipei de proiect, stabiliți dacă sunt responsabili, responsabili, consultați sau informați.
6. După finalizare, împărtășiți matricea de atribuire a responsabilităților echipei de proiect și părților interesate și organizați o întâlnire, dacă este necesar, pentru a vă asigura că toată lumea își înțelege rolul în proiect. Dacă lucrați într-un spațiu comun, tipăriți o copie și postați-o.

Șablon gratuit de matrice de atribuire a responsabilităților

Utilizarea unui șablon RACI este o comandă rapidă care vă stabilește echipa și proiectul pentru succes. ProjectManager este mai mult decât un software premiat care organizează sarcini, echipe și proiecte pentru a eficientiza munca și a crește productivitatea, este, de asemenea, centrul online pentru toate aspectele legate de managementul proiectelor.

Printre sutele de postări de blog, ghiduri și videoclipuri tutoriale se află zeci de șabloane gratuite care te pot ajuta prin fiecare fază a ciclului de viață al proiectului tău. Folosirea șablonului nostru gratuit RACI vă va ajuta să ghidați mai bine toate echipele de proiect, permițându-le să știe unde se află în raport cu proiectul și care este nivelul lor de responsabilitate și responsabilitate.

Utilizați-l la începutul proiectului pentru a evita întârzierile și pentru a descurca orice noduri de comunicare care împiedică proiectul să progreseze conform planului. Pentru a vă menține proiectul pe drumul cel bun, descărcați șablonul nostru gratuit RACI și obțineți un avans în construirea unei matrice de atribuire a responsabilităților viabile.

Cele mai bune practici

Utilizarea șablonului nostru gratuit RACI este un început bun, dar trebuie să vă asigurați că îl completați corect. O matrice de atribuire a responsabilităților este la fel de bună ca efortul depus în crearea acesteia. Iată câteva dintre cele mai bune practici pe care să le aplicați atunci când vă aflați în procesul de creare a matricei de sarcini.

• Implicați echipa: ei sunt cei care vor executa lucrarea. Doriți că contribuția și acceptarea lor pentru a evita orice greșeală costisitoare sau întrebări care necesită timp despre ceea ce nu a fost clar la începutul proiectului.
• Identificați fiecare sarcină: identificați toate sarcinile necesare pentru a ajunge la livrabilul final. Odată ce aveți acea listă completă, asigurați-vă că există o singură persoană în echipă care este responsabilă.
• Actualizați-vă în mod regulat RACI: asigurați-vă că fiecare nou este marcat în mod clar ca cea mai recentă versiune și este distribuit tuturor celor din echipă. Vor fi momente când veți dori să revizuiți matricea de atribuire a responsabilităților sau schimbările de personal vor necesita o modificare.
• Împărtășiți responsabilitatea în mod viabil: o persoană nu ar trebui să fie nevoită să-și asume cea mai mare parte a responsabilităților pentru proiect și doriți să oferiți autoritate întregii echipe de proiect și nu doar în rândul echipei de top management.
• Optimizați sarcinile: Managerii pot folosi matricea RACI pentru a vedea dacă prea mulți membri ai echipei au fost alocați unei sarcini. Poate că acești muncitori ar putea fi repartizați pentru o productivitate mai mare. Ar putea fi prea multe persoane listate ca consultate, ceea ce încetinește procesul. Matricea de atribuire este utilă la nesfârșit.

Cum te ajută ProjectManager să gestionezi mai bine proiectele

ProjectManager este un instrument bazat pe cloud care conectează toată lumea în timp real pentru a facilita planificarea, monitorizarea și raportarea proiectului. Funcționează pentru a oferi tuturor celor din echipa de proiect un loc de muncă și cunoștințele cu privire la locul în care au autoritatea și când să-i consulte pe alții, precum și definirea procesului de raportare.

Să ne uităm la oamenii care sunt responsabili, de exemplu, echipa care execută proiectul. Odată invitat în software, puteți partaja planul proiectului, le puteți atribui sarcini, adăugați direcție detaliată, adăugați un termen limită și etichetați pentru prioritate și multe altele. Echipele pot colabora apoi atașând fișiere și imagini la sarcini și comentând în timp real pentru a lucra mai bine împreună.

Cei care trebuie să rămână informați cu privire la proiect o pot face, de asemenea, fiind invitați în proiect și împărtășind planuri și programe cu ei. Părțile interesate pot rămâne la curent cu funcțiile de raportare care pot genera rapoarte privind variația proiectului, costul, timpul și multe altele cu un singur clic. Apoi partajați-le ca PDF. Rapoartele pot fi chiar filtrate rapid la zero în ceea ce privește datele de care sunt interesați părțile interesate.

Matricea de atribuire a responsabilităților vă poate ajuta să vă realocați resursele atunci când lucrurile nu progresează conform planului. Utilizați software-ul nostru pentru a obține informații suplimentare. Funcțiile de gestionare a resurselor includ o diagramă a volumului de lucru care este codificată în culori, astfel încât să fie ușor de văzut cine are prea multe sarcini și cine poate prelua mai multă muncă. Apoi, puteți pur și simplu realoca acele resurse din pagina de volum de lucru pentru a vă ajuta echipa să lucreze mai productiv.

ProjectManager te organizează, îți menține echipa concentrată pe sarcinile lor și pe părțile interesate la curent. Obțineți eficiență de-a lungul fiecărui aspect al ciclului de viață al proiectului dvs. cu o diagramă Gantt online pentru a programa munca și panouri kanban, o funcție vizuală a fluxului de lucru care oferă transparență în producție. Toate acestea și sunt pe o platformă de colaborare pentru a menține pe toți conectați. Încercați ProjectManager astăzi gratuit.