Ce este un document RFP în marketing, afaceri și design de site-uri web și cum pot scrie unul?

Indiferent la ce tip de companie lucrați, începerea unui proiect de la zero nu este niciodată ușor. Dar odată ce ați dat undă verde la proiectul dvs. la scară largă -- cum ar fi o campanie de marketing, un design de site web sau o inițiativă de rebranding -- puteți face următorul pas: selectarea partenerului potrivit pentru a vă ajuta să finalizați. Pentru a face acest lucru în cel mai puțin dureros și cel mai cuprinzător mod, va trebui să scrieți un document RFP.

Spre deosebire de ceea ce ați putea crede inițial, scrierea unui RFP nu trebuie să fie grea sau plictisitoare. Și, din fericire pentru tine, am pregătit toate cele mai bune practici și linii directoare. Dacă urmați instrucțiunile noastre, cererea dvs. de propuneri va face treaba pentru dvs. - fiecare partener potențial va ști exact ce căutați și veți putea determina cu ușurință dacă sunt potriviti pentru marca și proiectul dvs.

Ce este un RFP, oricum?

RFP este prescurtarea de la „cerere de propunere”. În esență, un RFP este un document pe care companiile îl compun și îl trimit potențialilor furnizori de servicii sau vânzători atunci când au nevoie să externalizeze un proiect. În acesta sunt conturate detalii privind firma emitentă și proiectul la îndemână.

De obicei, o cerere de propuneri include detalii despre domeniul de aplicare al proiectului, termenele limită și livrabile, garanțiile existente și bugetul disponibil. Acest document este apoi livrat unei varietăți de posibili parteneri. În timp ce unele companii își trimit cererile de propuneri sub formă de copii pe hârtie, majoritatea sunt distribuite prin e-mail.

Dacă vânzătorii sunt interesați să lucreze la proiect, aceștia vor răspunde trimițându-și propunerile. În acest fel, compania client poate compara ceea ce diferiți furnizori le pot oferi și poate alege pe cine consideră că are cea mai bună valoare pentru proiectul lor.

De ce au nevoie companiile de un RFP?

Din perspectiva companiei emitente, scrierea unui RFP poate părea nimic mai mult decât o sarcină excesivă de muncă. Dimpotrivă!

Alegerea companiei de outsourcing potrivite poate fi adesea diferența dintre un proiect de succes și un proiect eșuat. Rezultatul direct al investiției de timp în crearea unei cereri de propuneri bine scrise este calitatea răspunsurilor pe care le veți primi. De obicei, un RFP va include, de asemenea, un set de linii directoare pentru formatul răspunsului cu care vânzătorii ar trebui să răspundă. Acest lucru, la rândul său, face ca compararea diferiților contractori care oferă un serviciu similar o sarcină mult mai ușoară.

În plus, o prezentare detaliată a proiectului îl va ajuta pe furnizorul de externalizare să înțeleagă exact de ce aveți nevoie. Judecând după descrierile și termenele incluse într-o cerere de propuneri, aceștia vor putea determina cu exactitate dacă vă pot îndeplini cerințele. Acest lucru vă poate salva de un potențial dezastru cu antreprenori care promit exagerat, ratează termenele limită și abandonează proiectul în ultimul moment. Cu un proiect descris pe deplin în fața lor, potențialii parteneri vor fi mai puțin probabil să vă subestimeze nevoile sau să-și supraestimeze propria capacitate de a le îndeplini. Și mai jos, acest lucru vă poate face sau distruge proiectul.

În cele din urmă, să aruncăm o privire asupra importanței unui RFP dintr-o altă perspectivă. Desigur, scopul principal al unui RFP este de a obține informații despre furnizorii dintre care puteți alege. Cu toate acestea, vânzătorii trebuie să-și exprime și interesul de a lucra cu dvs. La urma urmei, un parteneriat este o stradă cu două sensuri. Prin scrierea și distribuirea unei cereri de propunere, puteți prezenta compania și identitatea mărcii dvs. altor companii cu care ați putea colabora. Scrierea unei cereri de propuneri bine organizate și cuprinzătoare vă va asigura că lăsați o primă impresie bună și îi veți informa despre misiunea și valorile dvs. de bază.

Documente RFP: Noțiuni de bază

În esență, cererea dvs. de propuneri va consta din trei părți distincte -- compania dvs., proiectul și informațiile administrative.

Compania dvs

Prima parte va include informații despre compania dvs. Gândiți-vă la aceasta ca la o secțiune Despre noi, care va servi ca o introducere unică în afacerea dvs. Nu numai că vă veți prezenta ca un potențial partener, dar îl veți ajuta și pe vânzător să vă înțeleagă misiunea, publicul țintă și rezultatele dorite în același timp.

Proiectul

După cum sugerează și numele, a doua parte va include informații exhaustive despre proiectul pentru care aveți nevoie de ajutor. Deși este o idee bună să includeți un rezumat al proiectului pe prima pagină a documentului, salvați detaliile majore pentru această secțiune.

De exemplu, dacă scopul dvs. este să construiți un nou site web pentru compania dvs., informațiile pe care trebuie să le includeți vor fi specifice domeniului de web design. Cu toate acestea, vom extinde detaliile specifice proiectului pe care ar trebui să le includeți în cererile de propuneri pentru design web, marketing și design de logo mai târziu în acest articol. Cu toate acestea, informațiile despre companie și materialul administrativ sunt universale pentru toate subiectele RFP.

Informații administrative

Ultima parte va conține informații administrative despre proiect, cum ar fi modul de răspuns la cererea de propuneri, ce ar trebui să includă propunerea și cum va funcționa procesul de evaluare a propunerii. Completarea cu atenție a acestei părți vă va face mai ușor să comparați propunerile pe care le primiți.

Spuneți potențialilor parteneri cine sunteți

Așa cum este important pentru dvs. să înțelegeți mai bine agențiile potențiale și companiile de externalizare, acestea trebuie să știe cine sunteți și ce își propune marca dvs. să realizeze -- și ce modalitate mai bună de a afla decât prin propria lor introducere! Asigurați-vă că vă prezentați și lăsați o impresie bună pe parcursul întregului document de cerere de propunere.

Cu toate acestea, asigurați-vă că nu vă plictisiți de moarte cititorii, relatând istoria companiei dvs. în detaliu chinuitor. Începeți cu o introducere de bază a serviciului sau produsului dvs. Acest lucru ar trebui să fie scurt, dar suficient de lung pentru a picta imaginea despre cine ești. Și sunt șanse să aveți deja o bucată de text ca acesta scris în altă parte.

Un lucru grozav de inclus -- mai ales dacă sunteți în căutarea unui site web, logo sau servicii de marketing -- este o trăsătură unică în ceea ce privește afacerea dvs. Ceva care te face să ieși în evidență față de concurență este probabil același lucru pe care vei dori să-l accentuezi.

În plus, extinde-ți ușor misiunea și valorile companiei tale. Acest lucru va oferi un anumit context proiectului pe care îl inițiați, precum și motivația din spatele acestuia. Dacă aveți noroc, acest lucru vă va asigura că găsiți un candidat perfect care deține valori similare. Și cine știe, poate ajungeți cu un parteneriat care se extinde dincolo de obiectivele temporare ale proiectului!

În cele din urmă, discutați despre clienții dvs. Încercați să nu fiți prea cuprinzător – definirea demografiei îi va face pe partenerii dvs. să înțeleagă exact pe cine trebuie să vizeze. Prezentați interesele sau calitățile pe care membrii audienței dvs. le au în comun și de ce v-au ales marca în locul concurenților. Dacă este cazul, menționați vârsta medie, sexul, locația geografică, mediul economic și cultural. Abordați această parte cu atenție și minuțios, folosind diferite valori, pentru a vă asigura că deciziile se bazează pe informații, mai degrabă decât pe preferințele personale sau „o bănuială”.

Ce să includeți într-un document RFP

Piesa centrală și cea mai importantă a cererii dvs. de propuneri este secțiunea cu detaliile proiectului, despre care am atins pe scurt mai devreme. Informațiile pe care le includeți vor diferi în funcție de natura proiectului dvs., dar toate descrierile proiectelor RFP vor avea unele elemente universale.

Asigurați-vă că scrieți despre scopul acestui proiect și despre rezultatele pe care sperați să le obțineți. Atingeți problemele de bază pe care doriți să le rezolvați. Acest lucru îi va ajuta pe profesioniștii cu care lucrați în cele din urmă să vă ajute să găsiți soluții bune și durabile -- asigurați-vă doar că ei știu că sunteți deschis să asculte opiniile și sugestiile lor profesionale.

În plus, va trebui să includeți, de asemenea, standarde de marcă și de calitate, livrabile, un calendar estimat (inclusiv datele de începere și de sfârșit), termeni de plată și alte detalii contractuale, termeni și condiții.

Acum, să aruncăm o privire la informațiile specifice pe care va trebui să le includeți în timp ce scrieți un document RFP pentru o campanie de marketing, un proiect de design de site web și o inițiativă de design de logo.

Primiți informații suplimentare despre afaceri trimise direct pe e-mailul dvs. Înscrie-te pentru newsletter-ul nostru!

Cum să scrieți o cerere de propuneri pentru proiecte de design de site-uri web

Indiferent dacă compania dvs. este deja prezentă pe World Wide Web sau tocmai v-ați decis să treceți la digital, alegerea designerului și dezvoltatorului web potrivit este un lucru pe care ar trebui să-l păstrați în fruntea listei dvs. de priorități. La urma urmei, site-ul tău web este atât o carte de vizită digitală, cât și un instrument util de marketing digital. Prin intermediul acestuia, cei mai mulți clienți potențiali vor interacționa cu compania dvs. și astfel, având un site web excelent, funcțional, vă va asigura că lăsați o primă impresie grozavă.

Mai întâi de toate, specificați scopul principal al site-ului web. Va fi un site de comerț electronic sau un spațiu informațional? Ați prefera ca acesta să genereze noi clienți potențiali sau să informeze investitorii? Ce fel de interacțiuni ar trebui să aibă clienții tăi cu acesta? Cine este publicul tău țintă și pe cine vrei să atragi? Creați un site web B2B (Business to Business) sau B2C (Business to Consumer)?

Site-ul dvs. web va avea, cel mai probabil, mai multe utilizări -- primar, secundar și poate chiar terțiar. Există diferite tipuri de site-uri web, iar dezvoltatorii și designerii sunt adesea specializați. Definiți-vă nevoile cât mai bine puteți pentru a găsi un profesionist care vă cunoaște nișa.

Dacă aveți deja un site web, furnizați un link! Explicați exact ce vă place și ce nu vă place la el; scrie despre elementele sale bune și rele. Niciodată nu poți fi prea detaliat despre modurile în care te-a servit bine și despre manierele în care te-a dezamăgit.

Nu uitați să informați companiile de design și dezvoltare de site-uri web ce garanții și materiale aveți deja. De exemplu, schemele, wireframes-urile, funcționalitățile și componentele software pe care le dețineți deja pot reduce foarte mult prețul final. În plus, nu ezitați să cereți opinii și sugestii de la profesioniștii în design și dezvoltare web cu care vă adresați! Ți-ai făcut timp pentru a descrie în detaliu scopul site-ului și publicul țintă și îți vei dori o companie care poate oferi o perspectivă neprețuită.

Dacă trebuie să începeți de la zero sau trebuie să vă schimbați radical site-ul web existent, va trebui, de asemenea, să determinați pe ce platformă să construiți site-ul. Platformele precum WordPress, Magento și Drupal au toate avantaje și dezavantaje, în funcție de tipul de site web de care aveți nevoie. Dacă aveți o preferință puternică, detaliați-o în cererea de propuneri. În schimb, dacă doriți ca o agenție să sugereze o platformă, anunțați-le.

Faceți o listă cu funcțiile pe care ar trebui să le aibă site-ul dvs. Apoi, împărțiți lista în caracteristicile de care aveți absolut nevoie și cele care sunt pe lista de dorințe. Crearea unei liste organizate va determina furnizorii să furnizeze o defalcare cuprinzătoare a costurilor pentru articolele din listă, ceea ce (din nou) va facilita procesul de comparare.

În cele din urmă, faceți propria cercetare pentru a determina ce includ concurenții dvs. și alte mărci la modă pe site-urile lor web. Acest lucru vă poate inspira să includeți anumite funcționalități importante în cererea de propuneri la care poate nu v-ați fi gândit altfel.

Odată ce cererea dvs. de propuneri este gata, puteți consulta secțiunea noastră Lista agențiilor pentru a găsi câteva companii uimitoare de design și dezvoltare web și informațiile lor de contact!

Cum să scrieți o cerere de propuneri pentru campanii de marketing

Ați stăpânit procesele de realizare a unui produs sau de furnizare a unui serviciu -- dar să vă asigurați că ajungeți la clienți potențiali și îi convingeți să acționeze este altceva. Indiferent dacă aveți nevoie să îmbunătățiți angajamentul cu marca, să promovați un anumit produs sau serviciu sau pur și simplu doriți să vă extindeți afacerea, este adesea o idee bună să angajați o agenție de marketing pentru anumite campanii sau îndrumări strategice generale.

Primul lucru pe care va trebui să-l includeți în cererea de propuneri este o scurtă prezentare a problemei dvs. specifice. Specificați ce vă deranjează cu poziția dvs. pe piață. Ai de-a face cu rate scăzute de retenție sau ai atins un platou cu vânzările tale? Atrageți noi clienți potențiali și, dacă o faceți, câți convertiți cu succes în oportunități? Branding-ul tău este consistent? Comunicarea ta actuală rezonează cu publicul tău? De asemenea, spune-le puțin despre concurenții tăi. Ce te face să ieși în evidență?

Specificați-vă obiectivele de afaceri și scrieți despre ceea ce doriți să obțină strategia dvs. de marketing. Doriți să vă extindeți baza de clienți sau aveți un obiectiv mai precis în minte, cum ar fi atingerea vânzărilor țintă pentru un produs individual? Pur și simplu creșterea gradului de cunoaștere a mărcii este obiectivul dvs. principal sau trebuie să vă redefiniți marca? Ați avea nevoie să vă regândiți conținutul și modul în care comunicați cu publicul țintă? Ce valori veți aplica pentru a indica succesul? Descrierea problemelor și obiectivelor dvs. în detaliu va ajuta agenția să înțeleagă exact cum vă pot ajuta.

În plus, decideți dacă doriți să derulați o campanie locală sau globală și dacă orice inițiativă ar trebui să fie digitală sau fizică. Desigur, acest lucru depinde de natura produsului, demografie și buget.

Ar trebui să specificați dacă aveți nevoie de ajutor pentru definirea strategiei dvs. de marketing, lansarea unei campanii de publicitate, utilizarea media în avantajul dvs. sau dezvoltarea identității și designului mărcii. După aceasta, puteți enumera exact ceea ce aveți în vedere. Descrieți scopul nevoilor dvs. de marketing. Vă așteptați să produceți material tipărit pe hârtie și cum ar trebui să fie distribuit? Trebuie să creați un site web și conturi de rețele sociale? Acestea vor necesita multimedia sau optimizare pentru motoarele de căutare?

Pe lângă listarea livrabilelor și a rezultatelor de care aveți nevoie, ar trebui să informați agențiile despre ceea ce aveți deja. Menționați dacă dețineți materiale foto și video și dacă este la zi. Oferă-le o privire de ansamblu asupra prezenței tale online, cu linkuri către site-ul tău web și conturile de rețele sociale. Descrieți conținutul pe care îl aveți. Menționați dacă aveți campanii de publicitate în desfășurare și subliniați rezultatele pe care le-au produs.

În cele din urmă, acordați-vă timp pentru a vă descrie publicul dvs. existent și țintă. Povestiți ceea ce știți despre clienții dvs. existenți și discutați despre tipul de client pe care doriți să-l obțineți. Ce ți-ai dori să facă o persoană când află pentru prima dată despre compania ta? Definiți cine sunt, unde locuiesc și cum comunicați cu ei la nivel emoțional. Dacă trebuie să aflați mai multe despre clienții dvs. și să vă dezvoltați interacțiunea cu ei, specificați acest lucru în cererea de propuneri.

După ce detaliați aceste informații, explorați cele mai importante agenții de marketing care vă pot ajuta să vă atingeți obiectivele de afaceri!

Cum să scrieți un RFP pentru proiecte de design de logo și branding

Dacă trebuie să definiți (sau să redefiniți) aspectul vizual al companiei dvs., veți avea nevoie de un logo și de un RFP specific pentru branding. Pentru aceste cereri de propuneri, este deosebit de important să oferiți o introducere exhaustivă a companiei atunci când trebuie să abordați brandingul vizual. La urma urmei, un logo este menit să reprezinte pe deplin o companie.

Multe agenții de design utilizează o carte de marcă specifică companiei pentru a crea un logo și o identitate coezive. Dar stai – ce este de fapt o carte de marcă și chiar ai nevoie de una?

În esență, o carte de marcă (numită și „ghid de stil”) este un set de caracteristici definitorii ale mărcii dvs. Este folosit ca ghid pentru dezvoltarea fiecărui produs, comunicare și campanie de marketing pe care compania dumneavoastră o lansează. Crearea unei cărți de marcă vă va asigura că evitați inconsecvențele în stil, calitate și caracter în întregul domeniu al afacerii dvs.

O carte de marcă va include întotdeauna sigla dvs., dar, de obicei, conține o paletă de culori aprobată, o familie de fonturi, un design pentru cărți de vizită și antet, aspectul site-ului web, tonul de redactare, imagini aprobate și chiar stilul ilustrației și alte elemente grafice pe care marca dvs. le folosește. În cele mai multe cazuri, unele elemente de carte de marcă sunt dezvoltate în același timp cu sigla. Cu toate acestea, nu trebuie să le obțineți pe toate în același timp, așa că asigurați-vă că specificați de ce aveți nevoie!

Dacă aveți deja un logo și o carte de marcă, dar doriți să faceți câteva modificări mai mici, subliniați asta. Furnizați materialul pe care îl aveți în prezent, apoi detaliați ce vă place și ce nu vă place la ele. Faceți sugestii despre ceea ce doriți să vedeți schimbat. Dacă ai deja o idee despre ceea ce vrei, descrie-o.

Alternativ, dacă doriți un design de logo complet nou de la zero, menționați tipurile pe care le imaginați în prezent. Ți s-ar potrivi mai bine un semn verbal decât un logo pictural? Ar funcționa o combinație? Nu ezitați să solicitați un profesionist în design să vă ajute să decideți după ce v-ați ales partenerul profesionist!

Dacă aveți deja o idee despre stilul în care ați dori logo-ul dvs., explicați-o cât mai bine posibil. Descrieți culorile pe care le-ați dori, alegeți formele geografice care credeți că se potrivesc cu brandul dvs. și nu ezitați să adăugați un desen pe care l-ați făcut singur – chiar dacă este neîndemânatic! Multe agenții care lucrează cu clienții pentru a proiecta o identitate eficientă folosesc acest lucru ca inspirație pe drum. De asemenea, ar trebui să specificați dacă doriți să primiți mai multe idei de design din care să alegeți. Dar atenție – acest lucru va crește costul!

În cele din urmă, explicați cum va fi utilizat logo-ul. Va fi imprimat pe produsul dvs.? Peste ce materiale sau nuanțe va fi plasat? Puteți prezice dimensiunea în care va fi folosit cel mai frecvent – ​​la fel de mic ca tipărirea pe pixuri sau la fel de mare ca panourile publicitare? Pe baza acestor informații, designerii vor ști exact ce să îți ofere. Specificarea modului în care logo-ul dvs. va fi folosit cel mai devreme vă va pregăti pentru succes!

Și mai bine, aceste agenții de design și branding de top vă pot ajuta să descoperiți o identitate de brand de succes.

Răspunsul corect la o cerere de ofertă

Pentru a ușura procesul ambelor părți, este benefic să includeți informații detaliate și concrete despre detaliile administrative.

Mai întâi de toate, spuneți exact ce vă așteptați să vedeți într-o propunere. Pentru a vă asigura că aveți suficiente informații pentru a evalua respondenții, veți avea nevoie de un set standardizat de date provenind de la fiecare partener potențial. Cereți-i să descrie o posibilă cronologie a proiectului și să estimeze bugetul pentru fiecare element rând. Menționați dacă doriți să primiți rezumate ale proiectelor anterioare, similare, sau experiența menționată și expertiza tehnică. De asemenea, poți solicita biografii profesionale sau portofolii ale persoanelor care s-ar ocupa de proiectul tău. În cele din urmă, creați un set de întrebări legate de proiect pentru a le evalua înțelegerea și creativitatea.

Specificarea exactă a modului în care ar trebui să arate o propunere va face procesul de selecție rapid și nedureros. Subliniați formatul în care doriți să fie trimisă propunerea (de exemplu, un fișier .doc, PRD sau o copie pe hârtie). Indicați un termen limită pentru depunerea propunerilor și menționați când solicitanții se pot aștepta să primească vești de la dvs. De asemenea, le puteți spune dacă preferați ca eventualele interviuri să fie în persoană, la telefon sau prin videoconferință (deși aceste informații pot fi păstrate și pentru o dată ulterioară). În cele din urmă, includeți toate informațiile de contact ale companiei dvs.!

RFP? Ușor Peasy!

Chiar dacă ar putea părea o sarcină terifiantă de rezolvat la început, crearea unei cereri de propuneri complete nu este chiar dificilă. Odată ce decideți exact de ce are nevoie marca dvs. pentru a reuși, scrierea unui RFP este un proces fără probleme. Ce este mai bine, există instrumente ușor de utilizat care vă ajută să vă creați cererea de propuneri -- de exemplu, încercați Nusii și PandaDoc pentru a începe.

Acum, știți exact ce trebuie să includeți în cererea de propunere. Rezultatul final ar trebui să fie un document de câteva pagini. Sperăm că versiunea finală va fi o prezentare cuprinzătoare a proiectului, care va oferi toate informațiile necesare.

Dacă urmați punctele enumerate mai sus, cu siguranță veți găsi respondenți care sunt potriviți pentru proiectul dvs., lăsându-vă cu o alegere dificilă de făcut - pe care dintre aceste agenții uimitoare ar trebui să alegeți? Indiferent, fără îndoială, o cerere de propunere bine scrisă va fi începutul unei frumoase prietenii.

Doriți sfaturi mai simple și aplicabile pentru creșterea afacerii? Înscrieți-vă la DesignRush Daily Dose!