RFP: un ghid rapid pentru solicitarea de propuneri (șabloane incluse)
Publicat: 2022-08-23Odată ce un proiect este aprobat, este probabil ca execuția să necesite bunuri și servicii în afara sferei de competență a organizației care gestionează lucrarea. Procesul de solicitare a ofertelor de la furnizori și antreprenori terți se realizează printr-un document numit cerere de ofertă sau, mai frecvent, RFP.
Prin acest canal, managerii de proiect colectează părțile interesate și iau o decizie cu cine să contracteze pentru proiect. Cea mai bună modalitate de a vă familiariza cu acest proces este utilizarea unui șablon RFP, care vă permite să completați spațiile libere pentru a produce o cerere de propuneri amănunțită. Vă vom oferi mai jos câteva șabloane RFP pe care le puteți utiliza, dar mai întâi, să înțelegem mai bine despre ce vorbim.

Ce este un RFP?
O cerere de propunere (RFP) este folosită pentru a căuta furnizori și contractori care pot furniza unui proiect al unei companii produse și servicii necesare care nu se încadrează în ceea ce organizația solicitantă le poate oferi intern. Așadar, cererea de propunere este un document pentru a furniza acea lucrare și pentru a permite vânzătorilor și antreprenorilor să liciteze pentru lucrare.
RFP oferă o imagine de ansamblu asupra proiectului pentru a oferi companiilor ofertante o descriere clară a ceea ce este necesar și a modului în care acestea pot ajuta la îndeplinirea acestor obiective. Acesta va explica procesul și termenii contractului pentru a ghida ofertanții. Majoritatea organizațiilor își desfășoară afaceri folosind cererile de propuneri, iar guvernele își vor desfășura aproape întotdeauna afacerile în acest fel.
După ce trimiteți mai multe cereri de propuneri, veți avea o selecție de părți interesate care vă pot livra bunurile și serviciile de care aveți nevoie, care se vor potrivi cel mai bine nevoilor dvs., atât pentru abilitățile pe care le oferă, cât și pentru modul în care acestea îndeplinesc cerințele bugetului dvs.
RFP-urile nu sunt doar o modalitate de a simplifica cumpărăturile pentru furnizorii și contractorii care îndeplinesc criteriile proiectului dvs.; ele detaliază, de asemenea, scopul lucrării și care va fi plata pentru bunuri și servicii. Prezentarea în mod clar a acestui lucru în cererea de propuneri ajută la evitarea oricăror erori de comunicare în continuare cu privire la compensare, datele de livrare și multe altele.
Care este diferența dintre un RFP, RFI și un RFQ?
Există atât de multe tipuri diferite de formulare de solicitare încât poate deveni puțin confuz să le diferențiezi. De exemplu, există o cerere de informații (RFI), care este utilizată atunci când o companie știe ce vrea de la un ofertant, dar necesită mai multe detalii. RFI-urile sunt, prin urmare, documente mai puțin lungi, deoarece se preocupă mai mult de clarificarea informațiilor furnizate de un furnizor sau contractant.
Un alt document de afaceri care este adesea confundat cu un RFP este cererea de ofertă (RFQ). Aceste documente sunt, din nou, mai puțin detaliate și se concentrează în schimb doar pe cât de mult dorește vânzătorul sau contractantul pentru bunul sau serviciul lor. Cererea de cerere poate solicita, de asemenea, informații despre modul în care vânzătorul sau antreprenorul vă va îndeplini cerințele.
Pe scurt, RFI-urile și RFQ-urile sunt într-adevăr subseturi ale unui RFP, care este o cerere de propuneri de nivel superior pentru a rezolva o problemă de afaceri sau o nevoie de proiect. De obicei, este mult mai detaliat și formal, cu reguli stricte de achiziție, inclusiv conținut, cronologie etc. Toate cele trei documente sunt adesea folosite împreună, într-o anumită combinație sau chiar și independent uneori.
RFP în managementul proiectelor
RFP-urile sunt deosebit de importante în spațiul managementului de proiect, deoarece ajută la menținerea organizației managerilor de proiect și îi ajută să ia decizii de afaceri cruciale. Fiecare cerere de propuneri descrie diferite opțiuni de furnizor, complete cu detalii despre preț, pași din proces, termeni contractuali și multe altele.
Prin aceste cereri de propuneri, managerii de proiect pot analiza informațiile pentru a determina cea mai bună cale de urmat în numele organizației lor. Este la latitudinea managerului de proiect să selecteze cererea de propuneri care se aliniază cel mai bine proiectului și obiectivelor acestuia, pentru a alege furnizorul ideal pentru proiect.
Managerii de proiect RFP nu sunt doar gânditori critici și lideri de echipă, ci sunt orientați spre detalii, răbdători și strategici pentru a acționa ca un avocat al organizației lor.
Procesul RFP: Cum se creează un RFP
Nu există reguli stabilite pentru crearea unei cereri de propuneri, deoarece acestea pot varia de la companie la companie, de la industrie la industrie și de la organizații cu scop profit și non-profit. Cu toate acestea, au un obiectiv comun și, de obicei, procesul de cerere de propuneri va atinge aceste puncte pertinente.
1. Creați limite de proiect
Înainte ca stiloul să lovească hârtia, discutați cu superiorii din organizația dvs. despre constrângerile pentru proiect, cum ar fi care este cel mai mare buget pe care l-ar aproba, flexibilitatea termenelor limită, ce cerințe sunt obligatorii și așa mai departe.
2. Identificați părțile interesate
Un RFP este o chestiune complicată care necesită o cunoaștere profundă a proiectului și a organizației. Identificați părțile interesate cheie și selectați un grup reprezentativ care este deschis să se întâlnească cu oricine îi desemnați pentru a supraveghea procesul, astfel încât să le poată folosi ca placă de sunet.
3. Intervievați părțile interesate
Odată ce ați identificat părțile interesate și în timp ce sunteți în proces de a afla cine poate fi de gardă pentru orice întrebări, cereți-i și pe aceștia să definească nevoile proiectului. Răspunsurile lor vor informa nu numai procesul RFP, ci și întregul proiect.
4. Scrieți cererea de propunere
Redactarea unui RFP poate fi ajutată folosind un șablon RFP, către care vom furniza link-uri mai jos. Ele sunt, în general, structurate după cum urmează.
- Context organizațional
- Scurtă descriere a proiectului
- Cerințele și obiectivele proiectului
- Bugetul proiectului
- Etape și termene limită
- Mai multe informații și/sau întrebări
- Informații de contact și termenul limită de depunere
5. Creați criterii de notare
Înainte de a trimite cererea de propunere, revizuiți-l încă o dată, dar de data aceasta clasați importanța răspunsurilor pe care le primiți de la furnizorii și contractanții care răspund. Aceasta este o metodă bună pentru selectarea unui grup mai mic de candidați calificați.

6. Trimiteți cererea de propunere
Desigur, scopul acestui proces este de a-l pune în mâinile potențialilor vânzători și antreprenori. Prin urmare, trebuie să găsiți cel mai bun loc pentru a vă publica cererea de propuneri, astfel încât să ajungă la persoanele potrivite. Este de ajutor să angajați consultanți care să vă ghideze prin această fază.
7. Revizuiți răspunsurile
După expirarea termenului limită de trimitere, adunați toate răspunsurile și faceți o citire rapidă pentru a vă face o idee despre soluțiile propuse. Apoi puteți aplica sistemul de notare pe care l-ați dezvoltat mai devreme.
8. Cercetare
Este posibil să primiți câteva răspunsuri care oferă o soluție cu care nu sunteți familiarizat. Este important să faceți cercetări și să vedeți dacă acestea ar putea fi viabile, chiar dacă nu sunt pe radar. O altă parte a cercetării include efectuarea lucrărilor de bază asupra vânzătorilor și contractanților care au răspuns pentru a obține o imagine mai bună despre cine ați putea fi contractat pentru muncă.
9. Selectați un furnizor sau un antreprenor
Alegeți furnizorul sau antreprenorul care corespunde criteriilor dvs.; apoi faceți o verificare a antecedentelor pentru a-și urmări istoricul de lucru în proiectele anterioare. Aceasta va iniția o negociere, deoarece o propunere este doar atât. Poate fi acceptat așa cum este sau poate necesita ceva înainte și înapoi. Odată ce toată lumea este pe aceeași pagină, semnați un contract.
Exemple de RFP
Am fost generali în ceea ce privește cererile de propuneri, dar există, de fapt, mai multe tipuri diferite care se referă la o anumită industrie sau stadiu de dezvoltare a proiectului. Iată câteva exemple de RFP, dar există multe altele, iar stilul RFP-urilor poate varia în funcție de organizație și industrie.
- RFP de marketing: atunci când o agenție de marketing își creează materialele de marketing, fie că este un studiu de caz sau o campanie, adesea vor angaja talent prin unul dintre acestea.
- RFP de branding: Crearea unui brand pentru o organizație necesită linii directoare, iar organizația va avea anumite așteptări, care sunt subliniate în acest tip de RFP.
- Design RFP: această cerere de propuneri vizează artiștii grafici pentru a dezvolta reclame tipărite, web, mobile sau alte reclame.
- RFP pentru site-ul web: Când construiți un site web, trebuie să angajați dezvoltatori web și alte talente specifice legate de design web, care vor răspunde la acest tip de cerere de propuneri.
- Cerere de propunere guvernamentală: Orice activitate efectuată pentru o agenție guvernamentală necesită o cerere de propunere care va sublinia cerințele specifice asociate biroului respectiv.
- RFP nonprofit: atunci când lucrați cu o organizație nonprofit, există criterii diferite față de o afacere cu scop profit, care vor fi detaliate aici.
- RFP pentru finanțe: cererile de propuneri în domeniul finanțelor sunt adesea chestionare formale pe care investitorii le trimit firmelor de servicii financiare pentru a le ajuta să aleagă partenerul financiar potrivit.
- RFP pentru construcții: organizațiile pot obține detalii suplimentare și pot înțelege mai bine cum să-și atingă obiectivele prin RFP, ajutându-le în cele din urmă să aleagă cel mai bun furnizor.
- RFP pentru achiziții: cererile de propuneri sunt adesea unul dintre primii pași în procesul de achiziție și ajută companiile să aleagă furnizorul care îndeplinește lista lor de criterii. Cererile de propuneri în achiziții urmează adesea o solicitare de informații (RFI).
- RFP pentru imobiliare: în domeniul imobiliar, agenții întocmesc cereri de propuneri în numele chiriașilor lor pentru a sublinia punctele importante și termenii economici pentru fiecare tranzacție.
Șabloane RFP
Șabloanele RFP vin în toate formele și dimensiunile. Cele mai simple sunt poate doar câteva pagini, dar se pot extinde la zeci. Există unele care au foi de copertă și prezentări strălucitoare, în timp ce altele sunt simple, documente exacte.
Ceea ce este potrivit pentru tine depinde de proiect și de organizația ta sau poate doar de o preferință personală. Următoarele sunt câteva site-uri care oferă șabloane RFP de descărcat. Vizitează-le și vezi dacă există unul care funcționează pentru tine.
- Hubspot
- TemplateLAB
- Techsoup
- Reper CRM
- Microsoft
RFP este un proiect: Încercați să utilizați software pentru a gestiona procesul
Un RFP, chiar și cu un șablon RFP pentru a vă ghida, nu este nimic care poate fi combinat rapid. Aceasta implică cercetare și o defalcare aprofundată a proiectului care urmează. De fapt, este un proiect în cadrul unui proiect. Prin urmare, are sens că software-ul de management al proiectelor, cum ar fi ProjectManager, vă poate ajuta pe măsură ce vă construiți cererea de propuneri.
Planificați-vă cererea de propuneri cu ajutorul diagramei noastre interactive Gantt, care vă programează toate sarcinile pe o linie de timp. Stabiliți repere pe cronologie pentru a vă împărți munca în segmente mai ușor de gestionat, cum ar fi livrarea descrierii proiectului, obiectivele, obiectivele și bugetul.

Plăcile noastre kanban sunt un instrument vizual care vă arată fluxul de lucru și vă ajută să evitați blocajele prin păstrarea resurselor în funcție de capacitate. Faceți toți pașii din procesul de cerere de propuneri și faceți fiecare un card kanban, care are spațiu pentru a-l descrie, a-l eticheta pentru prioritate și multe altele.

Odată atribuit, urmăriți cum se deplasează de la coloană la coloană indicând unde se află în proces. Membrii echipei pot comenta la nivel de sarcină dacă au întrebări și pot eticheta alți membri ai proiectului pentru a-i aduce în conversație după cum este necesar. Colaborarea îi ajută pe toată lumea să lucreze mai productiv.
Sunteți gata să faceți din acea cerere de propuneri un succes? Nu riscați, utilizați ProjectManager, un software bazat pe cloud care vă ajută să lucrați mai eficient. Obțineți funcțiile de care aveți nevoie pentru a planifica, monitoriza și raporta mai bine munca dvs. Încercați instrumentul gratuit cu această perioadă de încercare de 30 de zile.