Structura de defalcare a riscurilor pentru proiecte: un ghid complet pentru RBS

Incertitudinea este o certitudine în proiecte. Riscurile vor apărea și vor amenința realizarea cu succes a proiectului dumneavoastră. Utilizarea unei structuri de defalcare a riscului (RBS) este modul în care vă pregătiți pentru neașteptat.

O structură de defalcare a riscurilor este excelentă pentru identificarea și prioritizarea riscurilor, astfel încât să știți care va avea mai mult sau mai puțin impact. Acesta este primul pas în planificarea, gestionarea și diminuarea riscurilor în proiectele dvs.

Ce este o structură de defalcare a riscurilor în managementul proiectelor?

O structură de defalcare a riscurilor este un instrument de gestionare a riscurilor, care sunt orice evenimente la care nu le-ați planificat sau așteptat. Riscul este de obicei considerat ca un impact negativ asupra bugetului, calendarului sau calității proiectului. Cu toate acestea, există și riscuri pozitive care pot beneficia de un proiect.

În orice caz, managerii de proiect trebuie să se pregătească pentru riscuri, fie bune, fie rele – poate interfera cu obiectivele proiectului. O structură de defalcare a riscurilor descompune riscurile într-un grafic ierarhic, începând de la nivelul superior și coborând la riscurile de nivel mai fin.

Uneori, managerii de proiect creează o structură de defalcare a riscurilor în timpul inițierii proiectului pentru a vedea dacă lucrarea este chiar viabilă. Mai des, o veți aborda în timpul fazei de planificare, când atribuiți roluri și responsabilități membrilor echipei.

Cele patru categorii de risc într-un proiect

Există patru categorii de risc. Ele pot fi defalcate în continuare, dar majoritatea structurilor de defalcare a riscurilor împart riscul în aceste patru categorii:

• Externe: riscuri în afara controlului dvs., cum ar fi de mediu, de reglementare, furnizori, concurenți etc.
• Intern: Riscuri care apar în interiorul organizației dvs., inclusiv lipsa resurselor, întârzierile de finanțare sau greșelile de prioritizare.
• Tehnic: Domeniul de aplicare, cerințele și alte probleme tehnice fac parte din această categorie.
• Management: Riscuri legate de planificarea, comunicarea, controlul și așa mai departe.

De exemplu, în ceea ce privește riscul de nivel superior, puteți începe cu un subiect larg, cum ar fi riscurile tehnice, de management, externe sau de programare. Următorul nivel ar putea defini în continuare acele categorii ca riscuri de proiectare, finanțare sau resurse. Puteți continua să deveniți din ce în ce mai fin în riscul dvs., atingând un nivel granular sau la fel de bine în risc, așa cum se simte potrivit pentru proiect. Nu te-ai putea opri, desigur, dar asta s-ar dovedi contraproductiv.

De ce să folosiți o structură de defalcare a riscurilor în managementul proiectelor?

Structura de defalcare a riscului vă ajută să înțelegeți riscul. Ușurează identificarea și evaluarea riscurilor în proiectul dvs. Puteți vedea ce proiecte necesită o atenție specială și puteți identifica riscurile recurente și concentrarea riscului. Puteți chiar să utilizați instrumentul pentru a cunoaște expunerea totală la risc a proiectului și pentru a rezuma pierderile potențiale în timp ce subliniați procesul de management al riscului.

Pentru a gestiona corect riscul, trebuie să utilizați un software de management de proiect. ProjectManager este un software bazat pe cloud care vă monitorizează munca în timp real, astfel încât să puteți detecta o problemă atunci când apare, nu după ce deteriorarea a fost deja făcută.

Tabloul de bord live al ProjectManager este configurat și gata de funcționare, colectând și calculând automat datele de proiect care sunt apoi afișate în diagrame și grafice ușor de citit. Urmăriți valorile la timp, costuri, variații și multe altele și capturați rapid anomaliile, astfel încât să le puteți atenua impactul. Începeți cu ProjectManager gratuit.

Cum se realizează o structură de defalcare a riscurilor pentru un proiect

O structură de defalcare a riscului este o grilă simplă, cu o definiție largă a riscului în partea de sus, cu definiții mai specifice pe măsură ce vă deplasați în jos pe grilă. De asemenea, poate fi configurat ca o foaie de calcul, cu riscul de a deveni mai definit pe măsură ce vă deplasați de la stânga la dreapta.

Când construiți o structură de defalcare a riscului, doriți să urmați următorii trei pași.

1. Identificați categoriile de risc pentru RBS

Primul pas este identificarea principalelor categorii de risc. După cum sa menționat, categoriile de bază pentru structura de defalcare a riscurilor sunt externe, interne, tehnice și de management. În funcție de industria în care lucrați, aceste categorii pot fi un pic mai bine reglate.

De exemplu, dezvoltarea de software poate avea constrângeri legate de inginerie de produs, mediu de dezvoltare și program. În general, aceste categorii principale de identificare a riscurilor includ:

• Programa
• Financiar
• Tehnic
• management
• Client
• Contractual
• Vreme
• Politic
• De mediu

Metoda de identificare a riscurilor pentru găsirea riscului poate fi brainstorming cu echipa dvs., ateliere și interviuri pentru a revizui datele istorice, efectuarea de analize a punctelor forte, punctelor slabe, oportunităților și amenințărilor (SWOT) și multe altele. De asemenea, este bine să realizați o diagramă RACI (responsabilă, responsabilă, consultată și informată) pentru a ajuta la determinarea managementului părților interesate în ceea ce privește riscul.

2. Riscuri specifice defalcării în RBS

În continuare, doriți să împărțiți categoriile de nivelul unu în categorii de nivelul doi: aceasta înseamnă să începeți amplu și să rafinați subiectul în bucăți din ce în ce mai mici.

De exemplu, în categoria de clienți, o puteți împărți în subiecte mai mici, cum ar fi echipa client, echipa de proiect, obiective, finanțare și tactici.

Apoi, în cadrul echipei de proiect, s-ar putea să observați că nu există suficiente resurse pentru a finaliza sarcinile sau echipa dvs. nu are suficientă experiență și necesită mai multă pregătire pentru a-și executa cu succes sarcinile.

Trei niveluri de risc sunt probabil suficiente. Mai mult decât atât, și poți ajunge să fii blocat în detalii fără prea multă întoarcere pentru efort.

3. Notați riscul și impactul

Odată ce ați defalcat riscurile, veți dori să le notați pentru a determina care ar putea avea cel mai mare impact asupra proiectului. Acesta este începutul analizei dumneavoastră de risc. Prin prioritizarea riscului, știți care dintre ele merită o atenție imediată și care poate aștepta sau chiar poate fi evitată.

Acest lucru se realizează prin notarea fiecărui risc în funcție de probabilitatea impactului acestuia și, dacă se întâmplă, de impactul posibil asupra proiectului. Modul în care evaluați fiecare dintre acești factori depinde de managerul de proiect, dar o regulă generală bună este ca probabilitatea să-l împartă în patru:

• Ridicat (80-100 la sută)
• Mediu-ridicat (60-80 la sută)
• Mediu-scăzut (30-60 la sută)
• Probabilitate scăzută (0-30 la sută)

Pentru impact, în mod tradițional, acesta este împărțit în trei: ridicat (critic), mediu (moderat) și scăzut (minimal). Descoperirile dvs. vor face parte din raportarea dvs. de risc și puteți desemna membrii echipei să fie atenți la aceste riscuri. Odată ce aveți un scor de risc, adăugați-le pe toate într-un registru de risc dacă apar ca probleme în proiect.

Beneficiile utilizării unei structuri de defalcare a riscurilor

Riscurile sunt necunoscute, dar asta nu înseamnă că nu le poți gestiona. O structură de defalcare a riscurilor este un instrument care vă ajută să identificați și să ordonați riscurile în proiectul dvs. Este primul pas în reducerea riscului. Planul dvs. de management al riscului vă permite să determinați ce resurse vor fi necesare pentru a rezolva problemele care apar în proiectul dvs.

Capacitatea de a evalua cu exactitate riscul duce la o probabilitate mai mare de succes a proiectului. Nu toate riscurile sunt rele, dar a nu avea un plan pentru a aborda riscul nu este niciodată bine. Fără să te pregătești pentru risc, nu poți profita de pozitiv și atenua negativul.

Utilizarea unei structuri de defalcare a riscurilor gestionează riscul și stabilește planul dvs. de management al riscului. A avea o idee despre ceea ce s-ar putea întâmpla pe parcursul proiectului și apoi a ști la ce problemă potențială (sau oportunitate) merită să răspundeți, este modul în care gestionați riscul și transformați ceea ce ar putea fi un dezastru într-o denivelare minoră pe drum.

Înrudit : Șabloane gratuite de management de proiect

Exemple de structură de defalcare a riscurilor

Deși am menționat deja că există o mulțime de exemple de structuri de defalcare a riscurilor, acestea diferă în funcție de industria pentru care sunt. Structura reală pe niveluri a RBS este practic aceeași.

Institutul de Management de Proiect are pe site-ul său o lucrare de conferință informativă despre RSB. Lucrarea, Utilizați o structură de defalcare a riscurilor (RBS) pentru a vă înțelege riscurile este utilă dacă încercați să vă înțelegeți ce este o structură de defalcare a riscurilor și cum să o utilizați.

Există câteva exemple pentru a vă oferi o idee despre cum ar arăta unul pentru anumite industrii. Exemplele de structură de defalcare a riscului includ următoarele.

Exemplu de structură generală de defalcare a riscurilor

Exemplu de structură de defalcare a riscului de construcție

Exemplu de structura de defalcare a riscului de dezvoltare software

Cum se creează un RBS cu ProjectManager

Puteți găsi șabloane de structură de defalcare a riscurilor pentru a vă ajuta să identificați și să planificați riscul în proiectul dvs. online, dar un șablon este un document static și nu este util atunci când apar probleme și trebuie să fie atribuit și urmărit. Cel mai bine este să încărcați șablonul RBS în ProjectManager, un software bazat pe cloud care vă poate ajuta să planificați, să urmăriți și să raportați riscurile.

Executați rezoluția riscurilor pe diagramele Gantt

Managementul riscului se referă la identificarea riscului și crearea de planuri pentru a rezolva sau a profita de problema dacă aceasta apare în proiectul dvs. Diagramele Gantt interactive ale ProjectManager vă oferă instrumentele pentru a planifica, prioritiza, lega dependențele și aloca echipa. Obțineți calea critică fără calcule complicate și consumatoare de timp. Apoi, setați o linie de referință pentru a urmări progresul real în comparație cu planul dvs. și asigurați-vă că rămâneți pe drumul cel bun.

Creați fluxuri de lucru pe panouri Kanban

Deoarece ProjectManager are mai multe vizualizări ale proiectului pentru a se potrivi cu orice preferi să lucrezi, comută doar de la vizualizarea Gantt la vizualizarea kanban. Acum puteți defini ciclul de producție al riscului prin crearea de coloane personalizate pentru identificarea, lucrul și rezolvarea. Echipele își pot gestiona întârzierile și își pot planifica sprinturile pentru a rezolva riscurile, în timp ce managerii pot vedea munca lor și pot realoca resursele după cum este necesar pentru a-i menține să lucreze la capacitate maximă.

Creați rapoarte de progres în câteva secunde

Utilizați rapoartele cu un singur clic ale ProjectManager pentru a urmări rezolvarea riscului și pentru a informa părțile interesate cu privire la progresul în atenuarea riscului. Există rapoarte ample despre starea unui proiect sau portofoliu, dar unele mai detaliate privind timp, cost și volum de muncă. Toate sunt utile atunci când gestionați riscul. Fiecare raport poate fi filtrat pentru a arăta exact ceea ce doriți să vedeți și partajat cu ușurință părților interesate, astfel încât să poată fi la curent.

ProjectManager este un software premiat care ajută echipele hibride să lucreze cum lucrează, când doresc și oriunde s-ar afla. Obțineți un instrument care vă oferă o singură sursă de adevăr și este suficient de flexibil pentru a lucra în mod tradițional sau într-un mediu mai agil. Începeți acum cu ProjectManager gratuit!