Cum să faci un plan de management al riscului

Le identificați, le înregistrați, le monitorizați și le planificați: riscurile sunt o parte inerentă a fiecărui proiect. Unele riscuri ale proiectului vor deveni zone problematice, cum ar fi executarea unui proiect în timpul sărbătorilor și nevoia de a planifica calendarul proiectului în jurul lor. Dar există multe riscuri în cadrul oricărui proiect dat care, fără evaluarea riscurilor și strategii de diminuare a riscurilor, pot veni ca surprize nedorite pentru tine și pentru echipa ta de management de proiect.

Aici intervine un plan de management al riscurilor – pentru a ajuta la atenuarea riscurilor înainte ca acestea să devină probleme. Dar mai întâi, ce este managementul riscului?

Ce este managementul riscului?

Managementul riscului este o componentă a managementului de proiect care se ocupă cu gestionarea riscurilor potențiale ale proiectului. Gestionarea riscurilor este, fără îndoială, unul dintre cele mai importante aspecte ale managementului de proiect.

Procesul de management al riscului are acești pași principali:

• Identificarea riscurilor: primul pas pentru gestionarea riscurilor proiectului este identificarea acestora. Va trebui să utilizați surse de date, cum ar fi informații din proiectele anterioare sau opiniile experților în domeniu pentru a estima toate riscurile potențiale care vă pot afecta proiectul.
• Evaluarea riscurilor: Odată ce ați identificat riscurile proiectului, va trebui să le acordați prioritate analizând probabilitatea și nivelul de impact al acestora.
• Atenuarea riscurilor: Acum este timpul să creați un plan de urgență cu acțiuni de diminuare a riscurilor pentru a gestiona riscurile proiectului. De asemenea, trebuie să definiți ce membri ai echipei vor fi proprietarii de risc, responsabili de monitorizarea și controlul riscurilor.
• Monitorizarea riscurilor: Riscurile trebuie monitorizate pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului, astfel încât să poată fi controlate.

Dacă un risc care a depășit pragul dvs. și-a îndeplinit condițiile, acesta vă poate pune în pericol întregul proiect. De obicei, nu există un singur risc pentru fiecare proiect; există multe categorii de risc care necesită evaluare și discuții cu părțile interesate.

Înrudit: șablon de urmărire a riscurilor

De aceea, managementul riscului trebuie să fie atât un proces proactiv, cât și reactiv, care este constant pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Acum să definim ce este un plan de management al riscului.

Ce este un plan de management al riscului?

Un plan de management al riscului definește modul în care va fi executat procesul de management al riscului al proiectului dumneavoastră. Acestea includ fondurile, instrumentele și abordările care vor fi utilizate pentru realizarea activităților de identificare, evaluare, atenuare și monitorizare a riscurilor.

Un plan de management al riscului include de obicei:

• Metodologie: Definiți instrumentele și abordările care vor fi utilizate pentru a efectua activități de management al riscului, cum ar fi evaluarea riscurilor, analiza riscului și strategiile de atenuare a riscurilor.
• Registrul de risc: Un registru de risc este o diagramă în care puteți documenta toate informațiile de identificare a riscurilor din proiectul dumneavoastră.
• Structura de defalcare a riscurilor: este o diagramă care vă permite să identificați categoriile de risc și structura ierarhică a riscurilor proiectului.
• Matricea de evaluare a riscurilor: O matrice de evaluare a riscurilor vă permite să analizați probabilitatea și impactul riscurilor proiectului, astfel încât să le puteți prioritiza.
• Plan de răspuns la risc: un plan de răspuns la risc este un document de management de proiect care explică strategiile de atenuare a riscurilor care vor fi folosite pentru a gestiona riscurile proiectului.
• Roluri și responsabilități: Membrii echipei de management al riscului au responsabilități în calitate de proprietari de risc. Ei trebuie să monitorizeze riscurile proiectului și să își supravegheze acțiunile de răspuns la risc.
• Finanțare: aveți o secțiune în care identificați fondurile necesare pentru a vă desfășura activitățile de gestionare a riscurilor.
• Timp: Includeți o secțiune pentru a defini programul pentru activitățile de management al riscului.

Cum să faci un plan de management al riscului

Pentru fiecare proiect de web design și dezvoltare, proiect de construcție sau design de produs, vor exista riscuri. Aceasta este cu adevărat natura managementului de proiect. Dar și de aceea este întotdeauna cel mai bine să le depășiți cât mai mult posibil prin dezvoltarea unui plan de management al riscului. Pașii pentru realizarea unui plan de management al riscului sunt prezentați mai jos.

1. Identificarea riscurilor

Identificarea riscurilor are loc la începutul fazei de planificare a proiectului, precum și pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. În timp ce multe riscuri sunt considerate „riscuri cunoscute”, altele ar putea necesita cercetări suplimentare pentru a le descoperi.

Puteți crea o structură de defalcare a riscurilor pentru a identifica toate riscurile proiectului și pentru a le clasifica pe categorii de risc. Puteți face acest lucru intervievând toate părțile interesate ale proiectului și experții din industrie. Multe riscuri ale proiectelor pot fi împărțite în categorii de risc, cum ar fi tehnic sau organizatoric, și enumerate pe subcategorii specifice, cum ar fi tehnologie, interfețe, performanță, logistică, buget etc. În plus, creați un registru de risc pe care îl puteți partaja cu toată lumea. intervievat pentru o localizare centralizată a tuturor riscurilor cunoscute relevate în timpul fazei de identificare.

Puteți crea în mod convenabil un registru de risc pentru proiectul dvs. folosind un software de management de proiect online. De exemplu, utilizați vizualizarea listă din ProjectManager pentru a captura toate riscurile proiectului, adăugați ce nivel de prioritate sunt acestea și atribuiți unui membru al echipei să le identifice și să le rezolve. Mai bine decât aplicațiile pentru liste de activități, puteți atașa fișiere, etichete și puteți monitoriza progresul. Vedeți ce procent de finalizare este munca pentru rezolvarea problemei. Evitați riscurile să vă deraieze proiectul, înscriindu-vă pentru o versiune de încercare gratuită a ProjectManager.

2. Evaluarea riscurilor

În această fază următoare, veți analiza impactul calitativ și cantitativ al riscului - cum ar fi probabilitatea ca riscul să apară față de impactul pe care l-ar avea asupra proiectului dvs. - și veți mapa acest lucru într-o matrice de evaluare a riscului.

În primul rând, veți face acest lucru atribuind probabilității de risc un scor de la probabilitate scăzută la probabilitate mare. Apoi, veți mapa impactul riscului dvs. de la scăzut la mediu la mare și veți atribui fiecăruia un scor. Acest lucru vă va oferi o idee despre cât de probabil este riscul de a afecta succesul proiectului, precum și cât de urgent va trebui să fie răspunsul.

Pentru a face eficient pentru toți membrii echipei de management al riscului și părțile interesate de proiect să înțeleagă matricea de evaluare a riscului, atribuiți un scor general de risc prin înmulțirea scorului de nivel de impact cu scorul de probabilitate a riscului. Puteți începe cu șablonul nostru gratuit de evaluare a riscurilor.

3. Creați un plan de răspuns la risc

Un răspuns la risc este planul de acțiune care este luat pentru a atenua riscurile proiectului atunci când acestea apar. Planul de răspuns la risc include strategiile de atenuare a riscurilor pe care le veți executa pentru a atenua impactul riscurilor în proiectul dvs. A face acest lucru vine, de obicei, cu un preț - în detrimentul timpului sau al bugetului. Așadar, veți dori să alocați timp și bani pentru nevoile dvs. de gestionare a riscurilor înainte de a vă crea planul de gestionare a riscurilor.

4. Atribuiți proprietari de risc

În plus, veți dori, de asemenea, să atribuiți un proprietar de risc fiecărui risc de proiect. Acei membri ai echipei de management al riscului care sunt proprietari de risc devin responsabili pentru monitorizarea riscurilor care le sunt atribuite și pentru supravegherea execuției răspunsului la risc, dacă este necesar.

În plus, veți dori, de asemenea, să atribuiți un proprietar de risc fiecărui risc de proiect. Acei membri ai echipei de management al riscului care sunt proprietari de risc devin responsabili pentru monitorizarea riscurilor care le sunt atribuite și pentru supravegherea execuției răspunsului la risc, dacă este necesar.

Când vă creați registrul de risc și matricea de evaluare a riscurilor, enumerați proprietarii de risc, astfel încât nimeni să nu fie confuz cu privire la cine va trebui să implementeze strategiile de răspuns la risc odată ce riscurile proiectului apar, iar fiecare proprietar de risc poate lua măsuri imediate.

Asigurați-vă că înregistrați care este răspunsul exact la risc pentru fiecare risc de proiect cu un registru de risc și aveți planul dumneavoastră de răspuns la risc aprobat de către toate părțile interesate înainte de implementare. În acest fel, puteți avea o evidență a problemei și rezoluția de revizuit odată ce întregul proiect este finalizat.

5. Înțelegeți-vă declanșatorii

Acest lucru se poate întâmpla cu sau fără un risc care a avut deja impact asupra proiectului dvs., în special în timpul etapelor de referință ale proiectului, ca mijloc de revizuire a progresului proiectului. Dacă au făcut-o, luați în considerare reclasificarea acelor riscuri existente.

Chiar dacă acești factori declanșatori nu au fost îndepliniți, cel mai bine este să veniți cu un plan de rezervă pe măsură ce proiectul progresează - poate că condițiile pentru un anumit risc nu vor exista după ce a fost atins un anumit punct în proiect.

6. Faceți un plan de rezervă

Considerați registrul dumneavoastră de risc și matricea de evaluare a riscurilor un document viu. Riscurile proiectului dumneavoastră se pot schimba în clasificare în orice moment în timpul proiectului dumneavoastră și, din acest motiv, este important să veniți cu un plan de urgență ca parte a procesului dumneavoastră.

Planificarea pentru situații de urgență include descoperirea de noi riscuri în timpul etapelor de referință ale proiectului și reevaluarea riscurilor existente pentru a vedea dacă au fost îndeplinite condițiile pentru aceste riscuri. Orice reclasificare a unui risc înseamnă ajustarea planului de urgență doar puțin.

7. Măsurați-vă pragul de risc

Măsurarea pragului de risc înseamnă a descoperi care riscuri este prea mare și a consulta părțile interesate ale proiectului pentru a considera dacă merită sau nu să continui proiectul - merită în timp, bani sau amploare.

Iată cum este determinat de obicei pragul de risc: luați în considerare riscurile care au un scor „foarte mare” sau mai mult de câteva scoruri „mai mari” și consultați-vă cu echipa de conducere și cu părțile interesate ale proiectului pentru a determina dacă proiectul în sine poate fi la nivelul risc de eșec. Riscurile de proiect care necesită consultări suplimentare sunt riscuri care au depășit pragul de risc.

Pentru a urmări îndeaproape riscurile, deoarece acestea ridică probleme în proiectul dvs., utilizați software-ul de management al proiectelor. ProjectManager are tablouri de bord în timp real care sunt încorporate în instrumentul nostru, spre deosebire de alte software-uri în care trebuie să le construiți singur. Calculăm automat starea de sănătate a proiectului dumneavoastră, verificând dacă sunteți la timp sau ați rămas în urmă. Obțineți o imagine de nivel înalt a cât de mult cheltuiți, progresul și multe altele. Cu cât identificați mai repede riscul, cu atât mai repede îl puteți rezolva.

Cele mai bune practici pentru menținerea planului dvs. de management al riscului

Planurile de management al riscului eșuează doar în câteva moduri: treptat din cauza bugetului insuficient, prin erori de modelare sau prin ignorarea totală a riscurilor.

Planul dumneavoastră de management al riscului este unul care evoluează constant pe parcursul ciclului de viață al proiectului, de la început până la sfârșit. Deci, cele mai bune practici sunt să se concentreze pe faza de monitorizare a planului de management al riscului. Continuați să evaluați și să vă reevaluați riscurile și scorurile acestora și abordați riscurile la fiecare etapă a proiectului.

Tablourile de bord ale proiectelor și alte funcții de urmărire a riscurilor pot fi salvatoare atunci când vine vorba de menținerea planului dvs. de management al riscurilor. Urmărește videoclipul de mai jos pentru a vedea cât de importante pot fi tablourile de bord pentru managementul proiectelor, datele în direct și rapoartele de proiect atunci când vine vorba de a-ți menține proiectele pe drumul cel bun și la buget.

Pe lângă monitorizarea de rutină a riscurilor, la fiecare etapă, efectuați o nouă rundă de interviuri cu aceeași listă de verificare pe care ați folosit-o la începutul proiectului și intervievați din nou părțile interesate din proiect, membrii echipei de management al riscului, clienții (dacă este cazul) și experții din industrie. .

Înregistrați-le răspunsurile, ajustați-vă registrul de risc și matricea de evaluare a riscurilor, dacă este necesar, și raportați toate actualizările relevante ale planului dvs. de management al riscurilor părților interesate cheie ale proiectului. Acest proces și nivelul de transparență vă vor ajuta să identificați orice riscuri noi care trebuie evaluate și vă vor informa dacă riscurile anterioare au expirat.

Cum vă poate ajuta ProjectManager cu planul dvs. de management al riscurilor

Nu lăsați riscurile să rămână neraportate. Cu ProjectManager, obțineți acces la spații de lucru colaborative care vă ajută să rezolvați riscurile mai rapid și mai ușor decât oricând. Utilizați programarea proiectelor și instrumentele de sarcini pentru a identifica riscurile și a le atribui proprietari de riscuri. Obțineți vizibilitate deplină asupra sarcinilor care sunt atribuite căror membri ai echipei și urmăriți în timp real cum aceștia abordează aceste riscuri. Marcați-le ca finalizate și arhivați-le pentru mai târziu - oferim stocare nelimitată în cloud pentru o păstrare ușoară a înregistrărilor.

Urmărire și rapoarte

ProjectManager strălucește și în faza de monitorizare. Tabloul nostru de bord brevetat în timp real vă oferă o privire în direct asupra valorilor critice ale proiectului, cum ar fi derapajul, volumul de muncă, bugetele și multe altele. În plus, obțineți raportare automată care vă permite să creați rapoarte în doar câteva apăsări de taste, astfel încât să puteți acționa întotdeauna atunci când sunt îndeplinite condițiile pentru un risc. Urmărirea riscurilor nu a fost niciodată mai ușoară.

Riscurile sunt neapărat să apară indiferent de proiect. Dar dacă aveți instrumentele potrivite pentru a naviga mai bine în procesul de planificare a managementului riscului, puteți atenua mai bine eroarea. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care se actualizează în timp real, oferindu-vă toate cele mai recente informații despre riscurile, problemele și schimbările dvs. Începeți o încercare gratuită de 30 de zile și începeți să vă gestionați mai bine riscurile.