Planul de răspuns la risc în managementul proiectelor: strategii cheie și sfaturi

Proiectele sunt operațiuni delicate. Sunt atât de multe care îi pot afecta; o furtună care întrerupe lanțul de aprovizionare, defecțiunea echipamentelor sau un conflict de muncă sunt doar trei situații posibile într-o succesiune aparent nesfârșită de riscuri.

Planul de răspuns la risc pe care îl creați pentru a face față acestor riscuri, care descrie strategiile de identificare, evaluare și atenuare a riscurilor, ar putea însemna succesul sau eșecul proiectului. Nu este de mirare că managementul proiectelor este axat pe risc!

Controlul riscului, a avea un plan de răspuns la risc și implementarea strategiilor de răspuns la risc sunt metode de a gestiona mai bine proiectul și de a oferi succes. O altă modalitate este să aveți software de management de proiect pentru a vă planifica și urmări strategiile de răspuns la risc.

Ce este un risc de proiect?

Un risc de proiect este un eveniment incert care poate avea un impact potențial asupra unui proiect, fie pozitiv, fie negativ. Managerii de proiect trebuie să creeze planuri de răspuns la risc care să descrie strategiile de atenuare a riscurilor pe care le vor folosi pentru a minimiza efectul negativ al evenimentelor de risc.

Înrudit: șablon gratuit de urmărire a riscurilor pentru Excel

Ceea ce mulți nu se gândesc este că riscul poate fi bun și pentru un proiect. Risc negativ? O furtună care provoacă pene de curent care oprește producția. Risc pozitiv? Prețul materialelor de care aveți nevoie pentru proiectul dvs. a scăzut considerabil. În managementul proiectelor, riscurile negative sunt denumite în mod obișnuit amenințări, în timp ce riscurile pozitive sunt cunoscute ca oportunități.

• Riscuri negative (amenințări)
• Riscuri pozitive (oportunități)

Indiferent de tipul de risc pe care îl primiți, doriți să aveți un registru de risc și un plan de răspuns la risc pentru a face față acestuia.

Deși este imposibil să te pregătești pentru tot ceea ce s-ar putea întâmpla într-un proiect, folosind date istorice, experiență și noroc, poți identifica riscurile de proiect care ar putea să apară și apoi să creezi un plan pentru a le răspunde.

Ce este un răspuns la risc?

Răspunsul la risc este procesul de gestionare a evenimentelor de risc care apar ca probleme în proiectul dumneavoastră. Procesul de răspuns la risc este ghidat de un plan de răspuns la risc.

Ce este un plan de răspuns la risc?

Un plan de răspuns la risc este un document care explică strategiile care ar fi luate pentru a atenua riscurile negative ale proiectului. Face parte din planul mai amplu de management al riscului, care este ulterior parte a oricărui plan de management de proiect.

Un răspuns la risc este exact așa cum pare. Răspunzi la riscuri. Pentru a face acest lucru, managerii de proiect trebuie să lucreze cu părțile interesate, să asigure resurse pentru strategiile de răspuns la risc și să desemneze proprietarii de risc să le implementeze.

Înainte de a răspunde la risc, trebuie să îl identificați. Identificarea riscurilor se face în faza de planificare a proiectului. În timp ce definiția riscului este o incertitudine, asta nu înseamnă că fiecare risc potențial pentru proiectul tău va ieși din câmpul stâng și va surprinde.

Răspunsul bun la risc începe cu o bună identificare a riscurilor. După cum s-a menționat mai sus, vă puteți da seama de multe riscuri potențiale ale proiectelor analizând proiecte similare pe care le-ați gestionat, discutând cu membrii experimentați ai echipei de proiect despre ceea ce cred ei că s-ar putea întâmpla și luând legătura cu părțile interesate și mentori.

Colectarea tuturor acestor date este doar începutul. Acum trebuie să-l organizezi. Software-ul de management de proiect poate ajuta. ProjectManager este un software bazat pe cloud care conectează toți cei din echipa de proiect. Dacă au un risc potențial de sugerat, îl pot adăuga la vizualizarea listei de activități, una dintre multiplele vizualizări ale proiectului disponibile. Încercați ProjectManager astăzi gratuit.

De ce este important un plan de răspuns la risc în managementul proiectelor?

În mod clar, deoarece riscul apare, este important să existe un plan de răspuns la risc. Gestionarea unui proiect înseamnă organizarea de activități pentru a respecta orarele și constrângerile bugetare. Riscurile proiectului pot afecta acest calendar și pot crește costurile. Cu cât le identificați mai repede și rezolvați orice probleme care apar, cu atât aveți mai multe șanse să livrați un proiect de succes.

Prin urmare, un plan de răspuns la risc este o modalitate de a reduce sau elimina orice amenințări la adresa proiectului. Poate fi folosit și pentru a crește oportunitatea oferită de riscul pozitiv. Adică, dacă există riscuri pozitive care pot ajuta proiectul, un plan bine gândit stabilește cum să câștigi rapid cât mai mult avantaj din el.

Uneori, riscurile nu vor fi rezolvate. Răspunsul la risc este, de asemenea, o modalitate de a pune în aplicare un plan de urgență. Adică, ai un Plan B când nu poți continua așa cum ai fost în proiect.

Din nou, un plan de răspuns la risc oferă managerului de proiect opțiuni. Acesta oferă conștientizarea numeroaselor riscuri care ar putea apărea în cadrul proiectului și oferă diverse mijloace de abordare a acestora.

Tipuri de strategii de răspuns la risc

Am vorbit mult despre a avea un răspuns la risc pentru a aborda riscurile pozitive și negative pe măsură ce acestea apar în proiectul dvs. Aici intervine un plan de răspuns la risc.

Un plan oferă managerului de proiect o varietate de strategii de răspuns la risc pentru a atenua riscul negativ dacă acesta apare. După cum este definit, riscul este incertitudinea care poate afecta un proiect fie într-un mod negativ, fie pozitiv. Ca atare, există strategii pentru maximizarea beneficiului riscului pozitiv.

Înrudit: șablon gratuit de evaluare a riscurilor IT pentru Excel

Strategii de răspuns la risc pentru riscuri negative (amenințări)

Cele patru strategii pentru riscuri sunt enumerate mai jos:

1. Evitați: această strategie de răspuns la risc se referă la eliminarea amenințării prin orice mijloace. Asta poate însemna schimbarea planului de management al proiectului pentru a evita riscul, deoarece este dăunător proiectului.
2. Reduceți: Unele riscuri ale proiectului pe care pur și simplu nu le puteți evita. Cele pe care trebuie să le atenuați, ceea ce reduce impactul riscului negativ asupra proiectului.
3. Transfer: după cum sugerează și numele, aici veți transfera sau transferați lucrările de rezolvare a riscului proiectului unei terțe părți, cum ar fi achiziționarea de asigurări sau obținerea unei garanții și garanții.
4. Accept: Această strategie de răspuns la risc constă în identificarea unui risc și documentarea tuturor informațiilor de gestionare a riscurilor despre acesta, dar fără a lua nicio acțiune decât dacă riscul apare.

Strategii de răspuns la risc pentru riscuri pozitive (oportunități)

Pe cealaltă parte a monedei, există acele riscuri pozitive pe care doriți să le exploatați. Există trei strategii și pentru acestea:

1. Exploat: atunci când există un risc sau o oportunitate pozitivă pe care doriți să-l exploatați, trebuie să adăugați mai multe sarcini sau să schimbați planul de management pentru a profita de el. Există riscuri inerente acestei abordări, dar adesea recompensa merită.
2. Îmbunătățire: Aici creșteți șansa ca un risc pozitiv să apară în proiectul dvs.
3. Distribuiți: aici veți împărtăși răspunsul la risc cu alți parteneri din diferite echipe sau proiecte. Ar putea însemna împărtășirea unui membru calificat al echipei în diferite proiecte.

Ce se întâmplă dacă un risc este atât pozitiv, cât și negativ?

Uneori, riscul poate avea atât o amenințare, cât și o oportunitate încorporată în interior. În acest caz, există câteva strategii de răspuns la risc pe care le puteți aplica:

1. Acceptați: Aici acceptați riscul și așteptați până când se poate determina un răspuns adecvat, cum ar fi un plan de urgență sau alocarea de timp și costuri. Această decizie trebuie împărtășită cu părțile interesate.
2. Escalare: Dacă riscul nu poate fi monitorizat și depășește managementul proiectului, acesta este escaladat la un nivel superior, cum ar fi managementul programului sau al portofoliului.

Cum să faci un plan de răspuns la risc

Numai după ce ați înțeles tipurile de strategii de răspuns la risc, puteți începe să dezvoltați un plan de răspuns la risc. Procesul de planificare a răspunsului la risc este în cazul în care schițați strategiile pe care le veți utiliza pentru a gestiona riscurile negative (amenințări) și riscurile pozitive (oportunitati).

Planul va include identificarea riscurilor, sarcinile asociate cu răspunsul la acestea și proprietarul riscului care ia măsuri. Planul este o modalitate de a vă structura strategiile pentru a vă asigura că nu se omite niciun pas.

Trebuie să țineți cont de probabilitatea și nivelul de impact al unui risc și să prioritizați răspunsul dumneavoastră la acesta. Apoi, determinați dacă este rentabil, realist și dacă va avea succes dacă va fi respectat. Evaluarea dumneavoastră de risc trebuie să fie agreată de toți cei implicați, în special de părțile interesate ale proiectului.

Planul va folosi una dintre strategiile de răspuns la risc enumerate mai sus. Apoi, vor exista factori declanșatori de risc care declanșează planul. Aceste răspunsuri trebuie să fie, de asemenea, prioritizate, de la probabilitate scăzută și impact scăzut la probabilitate mare și impact ridicat. Acest lucru vă va ajuta să determinați la ce riscuri să răspundeți.

Cum ajută Managerul de proiect cu răspunsul la risc

ProjectManager este un software bazat pe cloud care vă ajută să vă organizați planul, să monitorizați progresul acestuia și să raportați părților interesate pentru a le ține la curent cu progresul dvs. ProjectManager oferă date în timp real care ajută la identificarea mai rapidă a riscurilor și la urmărirea riscurilor dumneavoastră în timp real.

Creați planuri de răspuns la risc pe diagrame Gantt

Odată ce ați identificat riscurile probabile în proiectul dvs., trebuie să construiți un plan de răspuns la risc. Diagrama Gantt online a ProjectManager vă ajută să organizați sarcini, să atribuiți membri ai echipei și să stabiliți o linie de bază. Apoi, dacă apare riscul, puteți urmări progresul real în raport cu planul pentru a vă asigura că vă respectați programul și bugetul. În plus, Gantt poate fi împărtășit membrilor echipei și părților interesate pentru a-i ține pe toți la curent.

Urmăriți progresul cu privire la problemele cu panourile Kanban

Fluxul de lucru vizual oferit de vizualizarea panoului kanban este doar una dintre numeroasele vizualizări ale proiectului oferite în ProjectManager. Echipele pot folosi vizualizarea boardului pentru a-și gestiona backlog-ul și a planifica sprinturile, în timp ce managerii obțin transparență în procesul lor și pot aloca resurse după cum este necesar pentru a-i menține să lucreze la capacitate maximă.

Urmăriți riscurile în timp real pe tablourile de bord ale proiectelor

Un alt instrument pentru a oferi managerilor o viziune la nivel înalt asupra răspunsului la risc este tabloul de bord în timp real. Spre deosebire de instrumentele ușoare, tabloul de bord nu trebuie să fie configurat. Este gata să funcționeze când ești. Acesta colectează automat actualizări de stare și calculează valorile proiectului, care sunt apoi afișate în diagrame și grafice ușor de citit.

ProjectManager este un software premiat care organizează, urmărește și raportează riscul proiectului cu date live care informează luarea deciziilor. Menține-ți echipele conectate fie la birou, fie distribuite pe tot globul. Vedeți de ce NASA, Bank of America și Ralph Lauren folosesc instrumentul nostru pentru a lucra mai productiv. Încercați gratuit ProjectManager astăzi!