Analiza cauzei principale: un ghid rapid

Probleme apar în aproape fiecare proiect. Dar a ști că există o problemă este un lucru; a afla cum să o rezolvi este alta. Dacă ați ratat termenele limită și calitatea produsului sau serviciului dvs. are de suferit, există o problemă.

Pentru a rezolva problema, trebuie să utilizați tehnici care oferă echipei dvs. un spațiu pentru a fi deschisă și sinceră, astfel încât să puteți discuta modalități de rezolvare a problemei. O modalitate de a face acest lucru este utilizarea unei analize a cauzei principale.

Ce este analiza cauzei principale?

După cum sugerează și numele, o analiză a cauzei principale este o tehnică de rezolvare a problemelor care oferă echipelor posibilitatea de a identifica problemele care cauzează problema.

Analiza cauzei principale este utilizată atunci când există probleme cu proiectul, în special cele care au un impact negativ asupra clientului. Acest lucru ar putea varia de la un client care se plânge de un anumit aspect al proiectului până la blocarea echipelor și livrabilele care întârzie programul.

Desigur, problemele dintr-un proiect nu sunt rezultatul unei singure cauze. De aceea, o analiză a cauzei principale este configurată pentru a surprinde o varietate de cauze care cauzează problema pe care o întâmpinați.

De ce este importantă o analiză a cauzei principale?

Problemele sunt rele! Îți încurcă programul proiectului și costă bani, iar o analiză a cauzei principale ajută la rezolvarea acestora. Acesta ar trebui să fie un stimulent suficient pentru a vă face să aplicați această metodă. Analizele cauzei rădăcină ajută, de asemenea, la prevenirea reapariției problemei. Odată ce știți care este problema și cum să o opriți, puteți preveni să se repete.

O abordare iterativă

Un alt motiv pentru a utiliza analiza cauzei principale este că este un instrument de îmbunătățire continuă, care este modul de a menține calitatea produsului sau serviciului dvs. Niciun proiect nu are succes dacă calitatea acestuia nu corespunde așteptărilor părților interesate.

Documentație

Proiectele sunt cunoscute pentru documentarea lor. Există cercetări, studii de fezabilitate și multe altele. Există chiar și documentație la închiderea unui proiect. Dar, adesea, documentarea problemelor proiectului și modul în care acestea au fost rezolvate este neglijată. Analiza cauzei principale este o modalitate de a documenta procesul și de a-l aplica în proiecte viitoare.

Îmbunătățirea procesului

Alte lucruri pe care metoda le poate identifica sunt deficiențe în proces care pot fi remediate, adăugând din nou eficiențe viitoare, dar și notând lacune în pregătirea echipei. Prin urmare, poate deschide oportunități de a-ți aduce echipa la snuff și de a le face resurse mai valoroase.

Cum se efectuează o analiză a cauzei principale

Când se efectuează o analiză a cauzei principale, este important să nu fii legat de simptome. Amintiți-vă, aceasta este o analiză pentru a descoperi cauzele fundamentale. Acestea sunt locurile în care doriți să vă concentrați și să corectați orice probleme ale proiectului.

1. Identificați problema: fără a avea o problemă clar definită, nu există nicio modalitate de a reveni și de a căuta cauze în procesul care a dus la aceasta. Acesta este cel mai important pas: cunoașterea problemei și definirea sferei acesteia.
2. Lucrați înapoi: pentru a descoperi cauzele potențiale ale problemei pe care ați identificat-o, urmați pașii. Din nou, probabil că există mai mult de unul. Notați câte sunt relevante. O parte a acestui proces include brainstorming cu echipa ta, folosind cartografierea procesului și o diagramă de tip fishbone pentru a surprinde diferitele cauze care duc la problema ta.
3. Determinați care este cauza principală: există și alte instrumente care vă pot ajuta, cum ar fi cele cinci motive, la care vom ajunge într-un moment, un arbore de defecte, un arbore de cauze și evenimente și multe altele.
4. Vino cu soluții: Din nou, brainstormingul cu echipa este util. Ei sunt cei care sunt intimi cu proiectul și execuția acestuia și vor fi cea mai bună resursă pentru a găsi o modalitate de a rezolva problema.
5. Implementați soluția: Amintiți-vă, acesta nu este un lucru unic, ci trebuie să fie durabil și că soluția face de fapt ceea ce a fost planificat să facă. Acest lucru necesită răbdare și urmărire, aducând pe oricine care va fi afectat de schimbare.
6. Monitorizați, urmăriți și raportați soluția: Software-ul de management de proiect poate facilita acest pas.

ProjectManager este un instrument bazat pe cloud, care colectează date în timp real pentru a vă oferi informații mai precise pentru a lua decizii profunde. Monitorizați progresul și performanța la un nivel înalt cu tablouri de bord live și apoi utilizați rapoarte filtrabile cu un singur clic pentru a le partaja părților interesate pentru a le informa.

Cele 5 motive ale analizei cauzei fundamentale

Una dintre cele mai bune tehnici atunci când se efectuează o analiză a cauzei principale se numește „Cinci motive”. Această abordare este pur și simplu întrebarea „de ce?” din nou si din nou. Acest exercițiu o scufundă mai profund în problemă și cauzele acesteia, mai degrabă decât să accepte primul răspuns și te apropie de ceea ce cauzează de fapt problema.

Cel mai bun mod de a înțelege această tehnică este printr-un exemplu. Rețineți că, deși sunt numite „Cinci de ce”, pot fi doar câteva motive sau zeci de motive până când ajungeți la cauza principală a problemei dvs.

Să presupunem că construiți un pod, dar termenele limită sunt ratate.

Î: „De ce este ratat termenul?”
R: Echipa nu și-a putut termina sarcina la timp.
Î: „De ce echipa nu și-a putut termina sarcina la timp?”
R: Materialele au fost întârziate.
Î: „De ce au fost întârziate materialele?”
R: Nu a existat nicio urmărire cu furnizorii.
Î: „De ce nu a existat nicio urmărire cu furnizorii?”
R: Echipele nu au fost pregătite adecvat.
Î: „De ce echipele nu au fost pregătite adecvat?”
R: Metodologia hibridă are lacune...

Acest exercițiu de întrebări și răspunsuri duce la cauza principală a problemei privind termenele limită ratate. În acest caz, există multe probleme, inclusiv lipsa de instruire, relații slabe cu furnizorii și așa mai departe. Cauza principală este metodologia care nu a gestionat corect proiectul.

Diagrama oaselor de pește

Analiza cauzei rădăcină se referă la cauză și efect. Pentru a identifica și documenta cauzele necesită o diagramă sau un document de un fel. Cel mai des folosit în diagrama cu os de pește, numit și diagrama Ishikawa și diagrama în os de pește.

O diagramă cu oase de pește este așa numită deoarece arată ca un schelet de pește. Există o linie la mijloc din care țepii răsar de sus și de jos, fiecare coloană vertebrală colectând cauzele problemei. Acestea duc unde ar fi capul de pește, care este problema în sine.

ProjectManager oferă zeci de șabloane gratuite de management de proiect, inclusiv acest șablon de analiză a cauzei principale. Utilizați șablonul gratuit pentru a declanșa sesiuni de brainstorming cu echipa dvs. și pentru a găsi o soluție care împiedică problemele dvs. să apară din nou.

Analiza schimbării

O altă dintre numeroasele tehnici utilizate în analiza cauzelor rădăcină se numește analiza schimbărilor. Analiza schimbării este utilizată pentru a identifica și înțelege ce s-ar putea întâmpla dacă o schimbare este adoptată, precum și ceea ce este necesar pentru realizarea acelei schimbări, cum să o proiectăm și, de asemenea, multe riscuri implicate, inclusiv impactul asupra resurselor, efortului și programului.

Aceasta este o modalitate excelentă de a obține recomandări pentru a adăuga cu succes modificarea. Poate fi folosit și pentru a găsi cauzele problemei. Desigur, pentru ca această tehnică să funcționeze, trebuie să existe o bază de comparație. De asemenea, va implica o mulțime de resurse, iar rezultatele nu sunt întotdeauna concludente. Prin urmare, sunt necesare o mulțime de teste pentru a vă susține constatările.

Principiile analizei cauzei fundamentale

După cum sa menționat mai sus, principiul general al analizei cauzei principale este de a găsi ceea ce creează o problemă, astfel încât să poată fi corectată și să schimbe procesele care au cauzat-o. Pentru ca acest lucru să funcționeze, însă, analiza cauzei principale trebuie efectuată sistematic.

Un alt principiu al analizei cauzei principale este că poate exista doar unul. Da, ar putea exista zeci de cauze care sunt colectate pe o diagramă cu os de pește, dar cauza principală este singulară. Asta ar putea însemna că va trebui să investești mult timp pentru a-l găsi, dar este întotdeauna acolo. Este important să vă continuați ancheta până când găsiți vinovatul.

Pentru ca investigația dvs. să funcționeze, trebuie să stabiliți o cronologie a evenimentelor. Acest lucru vă permite să înțelegeți relația dintre diferitele cauze și să ajungeți la cauza principală. Făcând acest lucru, nu rezolvați doar o problemă, ci schimbați o cultură corporativă de la reacționară la proactivă. Acest stil de rezolvare a problemelor va reduce problemele pe care trebuie să le răspundeți la orele suplimentare.

Cum ajută ProjectManager la analiză

A ajunge la cauza principală a unei probleme creează o eficiență mai mare, ceea ce vă ajută să vă mențineți proiectul pe drumul cel bun. ProjectManager este un software de management de proiect care vă ajută să găsiți probleme și vă oferă instrumente pentru a rezolva probleme și a lucra mai eficient.

Identificarea problemelor înainte ca acestea să devină probleme este cea mai bună modalitate de a vă menține proiectul să funcționeze fără probleme. Deoarece ProjectManager este un instrument bazat pe cloud, obțineți date live care vă ajută să luați decizii mai bune. De asemenea, vă permite să detectați discrepanțe mai rapid și să acționați mai repede asupra lor, pentru a evita întârzierea proiectului sau depășirea bugetului.

Obțineți o imagine de nivel înalt a progresului și performanței dvs. cu tabloul de bord în timp real. Este deja configurat pentru dvs., spre deosebire de alte aplicații, și calculează automat variația proiectului, volumul de lucru, timpul, sarcinile și multe altele, care sunt afișate în grafice și diagrame ușor de citit. Este ca și cum ai avea un raport instantaneu de stare fără a fi nevoie să faci nimic.

Părțile dvs. interesate sunt investite în proiect și vor dori să rămână la curent cu orice modificări care le-ar putea afecta rezultatul final. Funcțiile noastre de raportare facilitează crearea unui raport cu un singur clic și pot fi partajate într-o varietate de moduri pentru a se potrivi cu modul în care părțile interesate preferă comunicarea lor. Mai bine, fiecare dintre rapoartele noastre poate fi filtrat pentru a afișa doar datele pe care doriți să le partajați.

ProjectManager este un software premiat care organizează sarcini, echipe și proiecte pentru a crea o productivitate mai mare. Datele în timp real înseamnă că puteți găsi probleme mai rapid și puteți evita ca acestea să se transforme în probleme. Utilizați tablouri de bord live și rapoarte dinamice pentru a analiza și rezolva problemele astăzi, înregistrându-vă gratuit astăzi.