Rough Order of Magnitude (ROM): înțelegerea estimărilor ROM

Nimeni nu trebuie să vă spună că proiectele costă bani. Dar cât vor costa ei este o întrebare deschisă. Cu cât vă puteți apropia mai mult de o prognoză precisă a costurilor proiectului, cu atât este mai probabil să livrați un proiect de succes. Ordinul aproximativ de mărime (ROM) vă poate ajuta să estimați mai bine costurile proiectului.

Dar ce este ROM și cum puteți calcula estimările ROM? Vom explica procesul, vom defini termenul și vom detalia pașii pentru realizarea unei estimări aproximative de ordinul mărimii. Este un instrument excelent pentru a determina costurile proiectului dvs. deoarece, deși nu este 100% precis, este statistic la țintă și mai bine decât să vă bazați bugetul pe instinctul dvs.

Ce este o ordine brută de mărime (ROM)?

După cum sa menționat, ordinul brut de mărime este o tehnică de estimare a costurilor proiectului. Este comun în multe tipuri de proiecte, de la dezvoltarea strategiei până la proiectele de implementare. De asemenea, veți găsi că este folosit în proiecte IT și proiecte de construcție.

Ordinul aproximativ de mărime este aplicat în timpul pregătirii unui proiect, cum ar fi faza de inițiere la crearea cazului de afaceri pentru proiect. Este esențial pentru a determina ce resurse financiare sunt necesare și descrise în carta proiectului.

De înțeles, părțile interesate și factorii de decizie doresc o imagine clară a investiției lor înainte de a merge mai departe cu un proiect. Ordinul aproximativ de mărime le oferă cel puțin o estimare aproximativă a cât va cheltui proiectul și cât poate câștiga.

Dar cât de precisă este o estimare ROM? Potrivit Project Management Book of Knowledge (PMBOK) al Project Management Institute, estimările ROM sunt precise de la -25% la +75%, deși alții spun că intervalul său este de +/-50%. Puteți utiliza ambele intervale pentru a găsi o estimare a costurilor mai conservatoare.

Indiferent de estimarea cu care ați venit după ce ați făcut un ordin de mărime aproximativ, va trebui să urmăriți aceste costuri pe măsură ce se acumulează pentru a vă respecta bugetul. ProjectManager este un software online de management al proiectelor care vă ajută să vă planificați bugetul, să programați resursele și să le urmăriți în timp real. Programați-vă costurile pe diagrama noastră interactivă Gantt și apoi setați o linie de referință pentru a capta bugetul planificat pentru a-l compara cu bugetul real. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Ce este o estimare ROM?

O estimare aproximativă de ordin de mărime este un calcul care necesită o formulă. Această formulă este dublă pentru a captura o limită superioară și un interval de limită inferioară. Formulele sunt mai jos.

Limită superioară = ROM Estimare x (1 + 75 la sută) = ROM Estimare x 1,75
Limită inferioară = Estimarea ROM x (1 – 25 la sută) = Estimarea ROM x 0,75

În timp ce ecuațiile sunt destul de simple, determinarea estimării ROM sau a intervalului poate fi dificilă. O poți face cu tehnici de estimare consacrate, despre care vom discuta puțin mai jos pe blog.

Cu toate acestea, ordinul brut de mărime este de obicei realizat în fazele incipiente ale unui proiect, când multe dintre datele de care aveți nevoie pentru tehnicile de estimare ar putea să nu fie disponibile. Prin urmare, estimarea ROM se bazează pe o apreciere a unui expert la nivel înalt și poate fi realizată și cu estimarea în trei puncte (definită mai jos).

Cum se face o estimare ROM

Până în acest moment, probabil că veți crede că estimarea ROM nu este atât de precisă pe cât credeați la început. Adevărul este că tehnica este mai puțin o certitudine matematică decât un fel de artă. Formula de mai sus este ușor de urmat, dar este nevoie de atingerea unui artist pentru a-i defini acuratețea. Acest lucru este valabil mai ales atunci când se determină estimarea ROM.

Deși există o modalitate de a face o estimare a ROM, este nevoie de ceva experiență, cunoștințe și finețe pentru a profita la maximum de tehnică. De fapt, există diferite moduri de a face o estimare ROM în funcție de proiect și de tehnicile pe care le utilizați, deși estimarea analogă tinde să fie preferată.

Un bun punct de plecare este includerea unui număr de factori, chiar și ghicitul. Vă puteți folosi instinctul pentru a descoperi o serie de resurse necesare în proiect. Nu că veți scoate acest număr din aer, ci în schimb veți folosi datele pe care le-ați stabilit pentru proiect pentru a face o estimare bazată pe aceasta și pe experiența dvs.

Înrudit: șablon gratuit de plan de resurse pentru Excel

Pe măsură ce lucrați la estimarea ROM, căutați opiniile experților. Priviți la cei care gestionează proiecte similare sau directori din organizație care ar putea avea o perspectivă unică asupra costurilor. Ele vă pot ajuta să procesați datele de proiect pe care le aveți și să adăugați informații valoroase.

Scopul unui ROM este doar o estimare aproximativă, cu o variație de aproximativ -25% la +75%, dar este destul de precis. Nu alegeți estimarea care se potrivește cel mai bine proiectului dvs., deoarece invalidează munca pe care ați depus-o în estimarea ROM. Pentru a evita părtinirea, sprijină-te pe cercetări și pe date reale care să te ghideze.

Amintiți-vă, estimarea ROM este doar punctul de plecare. Acesta oferă o bază pe care puteți construi o estimare precisă a costurilor. O gamă este întotdeauna o fereastră bună prin care să priviți peisajul costurilor pentru proiect. Puteți să vă construiți estimarea doar din datele existente, deși există informații care vor lipsi, este un început.

Tehnici de estimare a ROM

Ți-am dat linii directoare generale, dar am omis detaliile specifice. Când încercați să vă dați seama care este estimarea ROM, puteți aplica mai multe tehnici. După cum am menționat, analogul tinde să fie cel mai popular, deși parametrii și altele sunt, de asemenea, folosite.

Puteți utiliza una sau o combinație de tehnici de estimare pentru a vă ajuta să stabiliți estimarea ROM. Managerul de proiect este, de obicei, cel care face o estimare ROM, dar ar trebui să caute îndrumări de la experți și lideri tehnici, în funcție de tipul de proiect.

Estimarea parametrică

Estimarea parametrică utilizează rate unitare din proiectele anterioare care sunt similare cu cel pe care îl inițiați. Acest lucru ajută la determinarea costurilor pentru un nou proiect. Aceasta este o tehnică de estimare cea mai utilă atunci când aveți o mulțime de date din proiecte vechi și noul proiect este foarte asemănător ca scop. Puteți utiliza apoi aceeași formulă pentru noul proiect ca și cele mai vechi.

Estimare analogă

Estimarea analogă utilizează date din proiecte similare din trecut, dar într-un mod mai general. Această tehnică este cea mai bună atunci când se analizează durata și se prognozează costurile pentru un proiect nou, care este similar cu cele mai vechi. Este, de asemenea, o tehnică care este folosită atunci când există mai puține date despre noul proiect. Comparațiile includ domeniul de aplicare, costurile, durata și multe altele, deși în cea mai mare parte estimarea analogă este utilizată numai pentru durată și costuri. Cu toate acestea, proiectele se schimbă și adesea proiectul trecut nu este o prognoză la fel de clară pentru cel nou.

Estimarea în trei puncte

Estimarea în trei puncte are trei evaluări pentru estimare: optimistă, realistă și pesimistă. Această abordare pe trei direcții ajută la acomodarea incertitudinii în estimarea proiectelor. Pentru a calcula estimarea în trei puncte, mai întâi, definiți termenii: optimist nu își asumă niciun risc, pesimist își asumă riscul și cel mai probabil este o apariție mai realistă a riscului. Apoi vă dați seama de media: E = (O + M + P) /3. O altă ecuație este utilizată în PERT, care reprezintă tehnica de evaluare și revizuire a programului. Este nevoie de o medie ponderată a celor trei valori: E = (O + 4M + P) /6. Singura problemă este că datele dvs. trebuie să fie corecte.

Estimarea de jos în sus

O altă modalitate de a măsura costul și durata într-un proiect este estimarea de jos în sus, care agregează componentele nivelului inferior al structurii de defalcare a activității (WBS). Dar utilizarea celui mai mic nivel al proiectului poate oferi o prognoză mai precisă, arătând managerilor de proiect elementele disponibile ale proiectului înainte de a începe proiectul. Deoarece analizează tot ceea ce are legătură cu nevoile proiectului, este de obicei cea mai precisă măsurare a costurilor proiectului.

Estimarea ROM vs. Estimarea definitivă

O estimare ROM nu este aceeași cu o estimare definitivă, deși ambele pot fi aplicate procesului de estimare. O estimare ROM se face în faza incipientă a unui proiect și are o variație de la -25% la +75%. După cum spune și numele, este o estimare aproximativă a costurilor proiectului.

O estimare definitivă este mai precisă după cum sugerează titlul. Varianta sa de precizie este de la -5% la -10%. O altă diferență este, spre deosebire de ordinul brut de mărime, estimarea definitivă necesită să utilizați o abordare de estimare de jos în sus. Această prognoză se face în timpul fazei de planificare a unui proiect și, pentru că este atât de detaliată, necesită mult timp.

Exemplu brut de ordine a mărimii

Am vorbit mult despre ROM în rezumat, dar vă poate ajuta să privim un exemplu practic. Exemplul nostru brut de ordin de mărime este construirea unei aplicații. În primul rând, vă uitați la aplicațiile anterioare cu funcționalități similare la care ați lucrat pentru a vă ajuta să determinați un interval de timp.

Apoi uită-te la cheltuielile tale, cum ar fi echipele pe care va trebui să le angajezi pentru a executa proiectarea, ingineria și marketingul noii aplicații, orice software de care vor avea nevoie pentru a-și face treaba etc. Acest lucru vă va oferi estimarea ROM.

Apoi vă veți conecta datele pentru a obține o gamă de nivel de efort. Acest interval va fi de la mic, să zicem 20 de ore timp de două săptămâni la un cost de 1.000 USD până la mare, care ar putea fi în jur de 200 de ore în două luni, costând 10.000 USD.

Utilizarea unui ordin aproximativ de mărime pentru a calcula acest interval vă ajută să definiți mai bine numărul de costuri legate de proiect, de câte persoane ați putea avea nevoie și durata. Puteți restrânge și mai mult această fereastră căutând îndrumări de specialitate, date istorice și alte tehnici de estimare.

ProjectManager ajută la estimările ROM

A putea estima cu exactitate este primul pas. O estimare aproximativă de ordin de mărime vă ajută să vă planificați mai bine, dar odată ce acel plan este executat, trebuie să vă respectați bugetul. ProjectManager este un software online de management al proiectelor care vă ajută să monitorizați costurile în timp real. Funcțiile de gestionare a riscurilor vă permit să identificați și să urmăriți problemele care pot duce la cheltuieli excesive. Instrumentele de colaborare înseamnă că toată lumea lucrează cu cele mai recente date. Dar acesta este doar începutul.

Urmăriți costurile cu tablouri de bord în timp real

Managerii de proiect au nevoie de o vedere la nivel înalt a proiectului lor oricând doresc. Tabloul nostru de bord în timp real nu necesită configurare, ca și în cazul altor concurenți ușori, și captează și calculează automat șase valori ale proiectului, inclusiv costurile. Acestea sunt afișate în grafice și diagrame ușor de citit. Pentru mai multe detalii, utilizați instrumentele noastre de raportare personalizate, care pot fi partajate cu ușurință cu părțile interesate pentru a le ține la curent.

Monitorizați volumul de lucru al echipei dvs

Este ușor să vă depășiți bugetul dacă nu vă gestionați resursele. Funcțiile noastre de gestionare a resurselor vă ajută să vedeți disponibilitatea echipei dvs., inclusiv PTO și vacanțele globale, ceea ce facilitează misiunile. Dar dacă suprasolicitați un membru al echipei, nu vă gestionați corect resursele. Riști burnout, care este costisitor. Graficul nostru de volum de muncă arată că are coduri de culori, astfel încât să puteți vedea rapid cine are prea multe sarcini și cine are prea puține. Apoi echilibrați volumul de lucru chiar din diagramă și creșteți productivitatea și mențineți costurile la linie.

Capacitatea de a estima costurile cu acuratețe cu tehnici precum ROM sunt instrumente esențiale pentru a vă configura proiectul pentru succes. ProjectManager este un software care vă ajută să livrați acel proiect la timp și cu costurile estimate de dvs. Nu vă puteți respecta bugetul dacă nu puteți vedea date în timp real, motiv pentru care instrumentul nostru este preferat de profesioniștii în managementul proiectelor din întreaga lume.

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să planificați, să programați și să urmăriți costurile proiectului, durata și multe altele. Stocarea noastră nelimitată de fișiere vă permite să utilizați instrumentul nostru ca un hub centralizat pentru toată documentația proiectului. Funcțiile de gestionare a sarcinilor vă țin la curent, iar foile de pontaj vă ajută să urmăriți timpul petrecut de echipa dvs. cu sarcini. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.