Cum să rulezi o masă rotundă online de succes

Accesul nostru la tehnologie ne permite să ne folosim creativitatea pentru a produce experiențe live din ce în ce mai diverse și mai calificate.

Imaginați-vă, de exemplu, organizarea de evenimente corporative care necesită în mod tradițional companiei să aibă suficient spațiu pentru a găzdui participanții. În era digitală, aceasta nu mai este o problemă.

Dacă doriți să faceți o masă rotundă, fie pentru a aborda problemele interne ale companiei, fie pentru a oferi conținut de valoare persoanei cumpărătorului, puteți utiliza videoconferințe pentru a conecta un număr mai mare de vorbitori. Este chiar posibil să invitați oameni doar ca observatori.

Pentru ca evenimentul să fie un succes, însă, este esențial să știi să conduci masa rotundă în cel mai bun mod posibil, asigurând participarea publicului și obținerea mai multor beneficii.

Vrei să afli mai multe despre asta? În această postare, veți învăța:

Continuați să citiți!

Ce este o masă rotundă?

O masă rotundă nu este altceva decât un eveniment cu propunerea de a promova o discuție între participanți , care pot fi membri ai companiei sau pur și simplu persoane invitate de organizatori.

Este foarte comun să aveți participanți care reprezintă diferite industrii. Prin urmare, evenimentul ia forma unei întâlniri de experți , cu avantajul că participanții participă voluntar, ceea ce crește producția de perspective interesante.

Ideea este de a oferi spațiu pentru ca toți cei implicați să aibă posibilitatea de a contribui la dezbatere. Deși acest lucru este excelent pentru promovarea unei experiențe diverse și calificate, trebuie să aveți grijă să nu transformați discuția într-o mizerie.

De aceea, mesele rotunde, pe lângă faptul că au un număr limitat de participanți, ar trebui să aibă un mediator puternic. Aceasta nu este o problemă, deoarece principalele instrumente care vizează întâlnirile la distanță oferă resurse de moderare.

Până acum, am prezentat mesele rotunde ca sesiuni mari de brainstorming. În acest fel, ele produc beneficii pentru participanți, fără îndoială. Cu toate acestea, utilizarea sa comercială este, de asemenea, foarte comună.

De multe ori, un sponsor se ocupă de toate investițiile necesare pentru eveniment, de obicei în schimbul expunerii mărcii sale.

Întrucât o întâlnire de experți este ceva atractiv pentru public, este posibil să se transforme masa rotundă în conținut de marketing digital, punându-l la dispoziția publicului.

Care sunt beneficiile desfășurării unei mese rotunde?

După cum ați văzut, mesele rotunde sunt spații excelente pentru discuții aprofundate. Modul în care acest avantaj poate beneficia afacerea dvs. depinde direct de obiectivele dvs.

Imaginați-vă o situație în care compania își dă seama că trebuie să se ocupe de o problemă, dar conducerea nu este sigură de soluție.

Managerii invită experți din diferite sectoare la o masă rotundă, clarificând discuția propusă.

Drept urmare, conducerea companiei se va afla în mijlocul unei varietăți uriașe de perspective, care pot fi aplicate direct pentru a optimiza operațiunile mărcii.

În același timp, participanții au ocazia unică de a învăța de la colegii lor, chiar dacă tocmai i-au cunoscut. Acest schimb de informații este una dintre cele mai eficiente forme de învățare în mediul corporativ.

Acest lucru este și mai evident când ne gândim la realitatea companiilor internaționale, care are membri în diferite locații.

Cu ajutorul platformelor specializate, este ușor să reuniți toți participanții relevanți în aceeași întâlnire. Astfel, spre deosebire de întâlnirile tradiționale, nu există limitări la care profesioniștii pot participa.

Mesele rotunde descompun ierarhiile

Una dintre cele mai vechi referiri la mese rotunde vine din Poveștile Regelui Arthur, una dintre cele mai celebre povești ale societății occidentale.

Potrivit legendei, Arthur obișnuia să-și adune consilierii la o masă rotundă, tocmai pentru a ilustra ideea că, acolo, toată lumea era egală. Cu alte cuvinte, o masă rotundă nu are ierarhie, deoarece opiniile tuturor participanților au aceeași pondere.

Deși referința este o poveste mitică, conceptul se aplică perfect meselor rotunde care se concentrează pe acest articol.

Fără lideri specificați, participanții se simt mult mai motivați să-și spună opiniile, ceea ce îmbogățește dezbaterea la un nivel incomensurabil.

Mesele rotunde pot fi folosite pentru a îmbunătăți autoritatea unei mărci

Vă amintiți când am menționat posibilitatea de a găsi sponsori pentru mesele dvs. rotunde?

În aceste situații, este obișnuit ca evenimentul să fie deschis unui public mai larg, ceea ce nu înseamnă că ar trebui să fie accesibil tuturor.

Imaginați-vă, de exemplu, că agenția dvs. va promova o masă rotundă cu experți mari în marketing digital. Pentru a crește gradul de conștientizare, invitați un grup select de oameni care vă pot fi clienți VIP, parteneri strategici și alți membri ai industriei.

Acest eveniment poate fi folosit cu ușurință ca parte a unei strategii de branding. Conectând calitatea dezbaterii de imaginea mărcii și contribuind la creșterea autorității de piață.

Ce greșeli ar trebui să evitați când rulați o masă rotundă?

Înainte de a începe să vorbim despre sfaturile pentru desfășurarea meselor dvs. rotunde, este esențial să menționați câteva greșeli pe care ar trebui să le evitați. Una dintre cele mai frecvente este lipsa de atenție la managementul timpului.

Trebuie să planificați discuția astfel încât să nu depășească timpul stipulat și nici să nu se încheie în avans. Dacă o dezbatere se stinge după ce cineva răspunde la o întrebare, moderatorul ar trebui să intervină pentru a reîmprospăta starea de spirit și a duce evenimentul mai departe.

O altă problemă predominantă este lipsa de claritate a subiectelor discutate. Chiar dacă reuniți cei mai buni difuzoare, aceștia pot avea performanțe slabe dacă nu înțeleg ce fel de feedback ar trebui să ofere.

Prin urmare, este esențial să ai un mediator puternic și, mai presus de toate, să știi să comunici cu participanții.

O altă situație care poate dăuna succesului mesei rotunde este concentrarea vorbirii la unul sau doi indivizi. Fără participarea tuturor, este imposibil să se obțină rezultatele dorite.

Când aceste întâlniri au loc prin videoconferință, nu este neobișnuit să observăm că unii participanți se simt mai intimidați.

Este esențial să se identifice aceste situații și să se efectueze intervențiile necesare pentru ajustarea mesei rotunde și îmbunătățirea calității acesteia.

Cum să-ți desfășori masa rotundă cu succes?

Acum, să trecem direct la subiect: ce practici și tehnici puteți folosi pentru a vă organiza mesele rotunde?

Continuați să citiți și aflați!

Definiți-vă obiectivele

Acesta este întotdeauna primul pas. Definirea obiectivelor vă permite să creați o bază pentru restul procesului. La urma urmei, în funcție de ceea ce doriți să realizați cu masa rotundă, veți decide pe care să le invitați, ce subiecte să abordați și multe altele.

Este esențial să angajați toate echipele implicate în procesul de planificare, producție și evaluare a mesei rotunde. Numai prin înțelegerea obiectivelor, acești oameni vor putea acționa în mod corespunzător pentru a se asigura că acestea sunt atinse.

Pot fi abordate mai multe subiecte. Depinde de tine sa selectezi unul care sa prezinte interes pentru potentialii tai oaspeti si, in acelasi timp, care se refera la activitatile companiei tale.

Selectați cu atenție lista de participanți

Cu obiectivele și subiectele definite, este timpul să încheiem lista de participanți. În primul rând, trebuie să stabiliți câți participanți doriți la eveniment.

La mesele rotunde, este obișnuit ca acest număr să fie între 6-10 persoane. Cu toate acestea, dacă credeți că este posibil să extindeți această limită, nimic nu vă oprește.

Odată ce ați selectat participanții, asigurați-vă că adunați informații relevante despre fiecare dintre ei.

Slujbele, domeniile de expertiză și experiența lor de lucru au o influență directă asupra modului în care pot contribui la conversație, așa că este important să știți despre ele.

Cunoașterea caracteristicilor lor facilitează și comunicarea cu ei. La urma urmei, trebuie să treci peste punctele pe care te aștepți să le discute. Moderatorul este un aliat important în această misiune.

Alegeți un moderator puternic

Puteți uita toate beneficiile mesei rotunde dacă sunt desfășurate ineficient, cu mulți oameni vorbind deodată sau fugind de subiectele principale.

Este esențial să vă asigurați că toți însoțitorii au aceleași intervale de timp pentru a vorbi. Evitarea tăcerilor lungi este, de asemenea , cheia pentru a menține discuția vie.

Moderatorul ar trebui să fie capabil să facă față tuturor acestor situații. Dacă el sau ea simte că discuția se află pe o cale fără margini, el/ea ar trebui să încurajeze participanții să găsească căi de ieșire mai creative.

Modurile sunt, de asemenea, responsabile pentru motivarea participanților mai puțin încrezători să participe și calmarea vorbitorilor care se lasă duși de cap.

O bună practică este de a oferi moderatorului un ghid care să conțină întrebări introductive și puncte majore de discuție. Cu toate acestea, mediatorul nu trebuie privit ca un participant. Rolul lor este doar de a modera, nu de a-și expune opiniile.

Păstrați participanții implicați

Nu există masă rotundă dacă nu sunt oameni implicați. Dacă scopul mesei rotunde este schimbul de idei, trebuie să vă asigurați că participanții sunt implicați în conversație.

O posibilitate este crearea unui mediu interactiv . De exemplu, adăugați o sesiune de întrebări și răspunsuri în care publicul trimite întrebări participanților la masa rotundă și le răspunde în direct. Oamenilor le place să fie auziți, iar așteptarea răspunsurilor îi va menține atenți și implicați.

Un alt sfat este folosirea ajutoarelor vizuale . Cercetările indică faptul că oamenii rețin de 6,5 ori mai multe informații atunci când sunt expuși la o combinație de elemente vizuale și orale, comparativ cu elementele orale singure. Așadar, folosiți diagrame, grafice, videoclipuri scurte și imagini pentru a reține atenția publicului.

De asemenea, este o idee bună să programați pauze scurte în timpul sesiunilor mai lungi pentru a oferi participanților șansa de a se reîmprospăta și de a se reîncărca. În plus, luați în considerare includerea unor activități energizante, cum ar fi scurte spărgătoare de gheață sau exerciții de întindere pentru a menține nivelul de energie și concentrare.

În cele din urmă, rețineți că nimic din toate acestea nu va funcționa decât dacă furnizați conținut relevant . Un sfat bun este reutilizarea conținutului, ceea ce înseamnă reutilizarea materialelor într-un nou format. De exemplu, un articol performant poate deveni subiect de masă rotundă.

Transcrie conversația

Vorbind despre reutilizare, pe lângă transmiterea în flux a mesei rotunde și oferirea acesteia ca experiență live pentru utilizatorii dvs., o puteți utiliza pentru a produce alte materiale. Cărțile electronice și postările pe blog sunt cele mai comune exemple.

Desigur, pentru aceasta, trebuie să atribuiți un membru al personalului cu singura misiune de a transcrie întreaga conversație.

Odată ce ați pregătit transcrierea, următorul pas este să o convertiți fără probleme într-un format diferit. WriterAccess este o platformă care vă poate pune în legătură cu scriitori de top care pot gestiona sarcina cu finețe și precizie.

Investește în platforma și instrumentele adecvate

În cele din urmă, este vital să lucrați cu cele mai potrivite platforme și instrumente. Opțiunile diferite din piață oferă resurse pentru a facilita întregul proces, de la promovare până la eveniment.

Întrucât vorbim despre întâlniri la distanță, este esențial să verificați dacă platforma are caracteristicile necesare pentru a vă susține masa rotundă. Zoom și GoToMeeting sunt exemple bune de platforme care pot fi folosite pentru evenimente mai mici.

Unele opțiuni oferă funcții mai avansate, cum ar fi Hubilo, inclusiv personalizarea aspectului evenimentului pentru a vă reprezenta marca. Așadar, înainte de a-ți alege platforma, verifică ce oferă acestea.

Tablourile albe pentru brainstorming colaborativ, cum ar fi Stormboard, și instrumentele de vot precum Poll Everywhere pot menține publicul implicat.

Nu uitați, alegerea instrumentelor va depinde de nevoile și obiectivele specifice ale discuției la masa rotundă.

Cuvinte finale

Desfășurarea unei mese rotunde este o modalitate de a promova discuții aprofundate, implicând profesioniști și experți. Ca rezultat, puteți genera informații valoroase și puteți încuraja toți participanții să participe.

Definiți-vă obiectivele, participanții și moderatorii și începeți să vă planificați următorul eveniment de succes.

Doriți să deblocați mai multe secrete pentru a vă ridica marca la noi culmi? Buletinul nostru informativ pregătit cu meticulozitate este resursa ta de referință, oferind informații de neprețuit pentru a te împuternici în elaborarea și executarea strategiilor câștigătoare. Abonează-te la The Beat!