Idei de întâlniri de vânzări pentru a vă menține echipa motivată și concentrată

Companiile de pe tot globul au o problemă comună: întâlnirile . Au prea multe dintre ele, durează prea mult sau includ oameni care nu au nevoie să fie acolo - sau, în multe cazuri, o combinație a tuturor celor trei.

Oricare ar fi motivul, rămâne faptul că prea multe companii țin încă întâlniri care nu sunt atât de productive sau de intenționate pe cât ar putea fi.

Potrivit statisticilor raportate de Erik Devaney de la Drift, angajatul mediu pierde 31 de ore pe lună în întâlniri neproductive, în timp ce costul estimat al întâlnirilor inutile pentru companiile din SUA este de 37 de miliarde de dolari.

Într-adevăr, directorul HubSpot, Dan Tire, urăște întâlnirile. Într-o conversație recentă, mi-a spus: „Întâlnirile sunt o mahmureală din anii 1980. Erau nasol atunci, iar acum sunt și mai rău.”

E greu de argumentat.

Potrivit statisticilor raportate de Erik Devaney de la Drift, angajatul mediu pierde 31 de ore pe lună în întâlniri neproductive, în timp ce costul estimat al întâlnirilor inutile pentru companiile din SUA este de 37 de miliarde de dolari.

Desigur, asta nu înseamnă că nu ar trebui să avem întâlniri - înseamnă doar că trebuie să ne regândim cum le avem. Trebuie să venim cu idei de întâlniri de vânzări care să ne maximizeze timpul și efortul.

În timp ce problema se întinde pe toate industriile și departamentele, echipele de vânzări trebuie să fie deosebit de conștiente de pierderea timpului în întâlniri, deoarece timpul în întâlniri este timpul pe care nu îl vând - și asta înseamnă pierderi de venituri.

Reguli pentru organizarea unei întâlniri de vânzări productive

Înainte de a începe ideile de întâlniri de vânzări pentru a vă menține echipa de vânzări motivată și concentrată, să ne asigurăm că ați înțeles corect elementele de bază. Iată câteva reguli generale pentru organizarea de întâlniri productive (de vânzări sau de altă natură):

Stabiliți un singur obiectiv

Fiecare întâlnire ar trebui să se învârte în jurul atingerii unui obiectiv specific. Întâlnirile orientate spre mai mult de un obiectiv tind să-și piardă concentrarea, așa că dacă există mai multe obiective pe ordinea de zi, luați în considerare serios dacă puteți lăsa obiective mai puțin presante pentru altă dată.

Nu vă puteți gândi la un obiectiv?

Atunci probabil că nu ar trebui să ai întâlnirea.

Desemnați un lider

Toate întâlnirile ar trebui să aibă pe cineva responsabil, care este responsabil să se asigure că lucrurile rămân pe drumul cel bun.

Desemnați această persoană din timp – acest lucru îi va oferi timp să își ia în considerare rolul în întâlnire în timp ce își planifică.

Păstrați întâlnirile cât mai scurte posibil (și respectați programul dvs.)

Întâlnirile sunt de obicei programate în intervale de jumătate de oră sau de oră. Îmi imaginez că un motiv important pentru acest lucru este că, deși îl puteți suprascrie, 30 de minute este setarea implicită în Google Calendar.

În timp ce unele întâlniri ar putea necesita o jumătate de oră sau mai mult, multe nu o fac.

O întâlnire pur motivațională ar putea avea nevoie de doar 10 minute, în timp ce o întâlnire de brainstorming poate dura o oră întreagă.

Fiți realiști cu privire la cât timp aveți nevoie și nu cădeți în capcana clasică de a programa întâlniri în blocuri de jumătate de oră sau de o oră, doar pentru că Google este configurat astfel și cu asta sunteți obișnuiți.

De fapt, Gary Vaynerchuk pledează pentru programarea întâlnirilor în intervale de timp foarte scurte și foarte precise - cât mai puțin de 7 sau chiar 5 minute - și de ce nu? Știind că sunt mai puțin de 10 minute pentru a atinge un obiectiv și că ticăitul ceasului este un mare motivator. De asemenea, va preveni o pierdere de timp clasică - tragerea întâlnirilor pentru a umple întreaga jumătate de oră sau oră doar pentru că calendarul dvs. spune că ar trebui să fiți acolo atâta timp.

Potrivit lui Dan, toate întâlnirile sale de vânzări sunt păstrate la o limită strictă de 25 de minute. „Ultimul lucru pe care ți-l dorești este pe cineva să zbârnească despre lucruri ridicole la care nimănui nu-i pasă”, a spus el.

De ce 25 de minute? „Așa trăim astăzi. Suntem cu toții ocupați.” Și echipa dvs. de vânzări vă va mulțumi pentru asta, deoarece le oferă cinci minute suplimentare pentru a-și verifica e-mailurile. Dacă nu aveți 25 de minute de lucruri de rezolvat, Dan sugerează fie să anulați întâlnirea, fie să o schimbați pentru o întâlnire de zece minute.

Ordinea de zi a întâlnirii de vânzări

O parte din a vă asigura că întâlnirile de vânzări sunt cât mai productive posibil și nu pierdeți timpul prețios al nimănui este crearea unei agende optime a întâlnirilor de vânzări.

Nu numai că aveți nevoie ca întâlnirile dvs. de vânzări să fie educaționale și motivaționale, dar doriți și ca reprezentanții dvs. să aștepte cu nerăbdare întâlnirile și să se bucure de participarea la ele.

Este o oportunitate rară în săptămâna de lucru să ne întâlnim pentru un loc de legături în echipă – și, conform lui Dan, un pic de distracție.

Așa că nu subestima importanța elaborării agendei perfecte a întâlnirilor și continuă să o perfecționezi prin încercări și erori de-a lungul anilor.

Segmentele tale cele mai de succes vor fi părțile întâlnirii pe care reprezentanții tăi le așteaptă în mod regulat, care îi fac să vorbească.

Cum poți realiza asta?

Dan crede că tot ceea ce încerci să introduci în întâlnirea ta ar trebui să aibă impact. Pur și simplu, tăiați puful.

În chat-ul nostru, el a împărtășit propria sa structură de întâlnire de vânzări: una care nu lasă loc pentru puf.

Bun venit și prezentări

Secțiunea de bun venit și introduceri nu trebuie să fie lungă – de fapt, nu ar trebui să fie – dar ar trebui să dea tonul întâlnirii și să se asigure că toată lumea se simte confortabil.

Dacă este cineva nou în întâlniri, Dan le pune trei întrebări spărgătoare de gheață. Primele două: cine ești? De cât timp ești la HubSpot? A treia întrebare este ceva puțin ciudat, cum ar fi „Care este brânza ta preferată?” sau „Unde a fost ultimul loc în care ai călătorit?”

Recenzie de săptămâna trecută

Dan spune: „În acest moment, echipa se întreabă: „Există vreo ciudărie agățată de săptămâna trecută?”

Dacă da, luați în considerare care dintre ele ar trebui transferat în această săptămână - asigurarea continuității este esențială pentru a vă asigura că toate punctele sunt abordate și nimic nu trece prin fisuri.

Conductă

Una dintre părțile cele mai de impact ale întâlnirilor, secțiunea Pipeline se referă la a se asigura că echipa este pe cale să își atingă ținta.

Dan spune: „Câștigăm ca echipă, pierdem ca echipă.” Nu este vorba să faci de rușine pe nimeni. Și dacă cifrele nu sunt bune, el încurajează personalul „să nu se îngrijoreze de asta” și să-și amintească că toate organizațiile au luni bune și rele.

Nu mai mult de trei lucruri de remarcat

Această secțiune a întâlnirii este despre informarea echipei – dar niciodată cu mai mult de trei puncte. Dacă sunt mai mult de trei lucruri de adus în discuție, spune Dan, acestea nu pot fi toate atât de importante și pot fi transferate la următoarea întâlnire.

Învață o nouă abilitate în șapte minute

Apoi, Dan include o porțiune educațională în întâlnire, unde poate ajuta la îmbunătățirea abilităților echipei sale. Potrivit lui Dan, șapte minute sunt suficiente pentru a învăța o nouă abilitate.

Întrebări frecvente

Dan îi avertizează pe liderii întâlnirilor să nu lase secțiunea Întrebări frecvente să-și depășească limita de timp.

„Sunt destul de hardcore în privința celor 25 de minute ale mele”, spune el. „Dacă este o întrebare grozavă și în timp util, voi spune „Bine, vom lua două minute să răspundem acum”. Sau voi spune „Aceasta este o întrebare grozavă, lasă-mă să înregistrez un videoclip și să-l trimit echipei”. Sau voi spune „Asta îi deranjează pe alții? E mare lucru pentru toată lumea? Dacă este, îmi iau cele cinci minute în plus.”

Dacă întrebarea este importantă, dar nu este la timp, Dan recomandă să o treceți la următoarea întâlnire dacă ceasul se scurge.

Sfârșit motivațional

Acesta este momentul tău să-ți intensifici echipa pentru a-și distruge țintele.

„Hai să mergem, să terminăm în forță”, spune Dan. Totul este despre stimularea motivației echipei și trebuie să fie de mare energie.

El explică: „Este ca o echipă de fotbal: intri și mergi BOOM!”

Concentrați-vă pe Pozitiv

Salvați nemulțumirile pentru întâlniri unu-la-unu — întâlnirile de grup ar trebui să menționeze doar realizările și ceea ce a mers bine.

Rareori există beneficii în a discuta public despre greșeli. Este jenant pentru persoana (sau persoanele) implicate și demotivant pentru restul echipei. De asemenea, îi prezintă pe liderii în cauză într-o lumină slabă și este probabil să influențeze (negativ) sentimentele subordonaților lor față de ei.

Luați în considerare lucrătorii dvs. de la distanță

Companiile cu lucrători la distanță – fie că sunt doar una sau două sau o echipă întreagă – au un ibric cu pește complet diferit de prăjit.

Este mult mai ușor pentru lucrătorii de la distanță să devină distrași și să se îndepărteze de la o întâlnire decât pentru lucrătorii care sunt prezenți fizic să facă același lucru. De asemenea, este mai dificil, dacă nu imposibil, să implementezi unele dintre conceptele incluse mai jos.

Aceasta înseamnă că trebuie să fii deosebit de atent atunci când ținești întâlniri care includ lucrători la distanță. Cu atât mai mult dacă întâlnirea dvs. include atât lucrători la fața locului, cât și lucrători de la distanță (deoarece este mult prea ușor pentru lucrătorii de la distanță să se simtă excluși și să devină dezagajați).

Dacă acest lucru este valabil pentru dvs., iată câteva lucruri de care trebuie să aveți în vedere:

• Păstrarea întâlnirilor cât mai scurte posibil este întotdeauna importantă. Este și mai important atunci când lucrătorii de la distanță sunt implicați.
• Asigurați-vă că toată lumea are șansa de a-și spune cuvântul.
• Tratează lucrătorii de la distanță ca și cum ar fi în cameră.
• Asigurați-vă că toți participanții vorbesc tare, clar și tuturor, indiferent dacă sunt sau nu în sală.
• Investește în echipamente de calitate. Găsiți greșit și lucrătorii dvs. de la distanță ar putea la fel de bine să nu fie deloc la întâlnire.

Idei de întâlniri de vânzări pentru a vă menține echipa motivată și concentrată

Odată ce ați înțeles elementele de bază pentru desfășurarea unei întâlniri productive, ar trebui să fiți gata să diversificați conținutul întâlnirilor și să explorați noi modalități de a vă menține echipa de vânzări motivată și concentrată pe parcursul acestora.

Rețineți că conținutul oricărei întâlniri – vânzări sau altfel – va varia în funcție de participanți și de ierarhia acestora. O întâlnire între un CEO și CMO ar fi, de exemplu, foarte diferită de o întâlnire între un CMO și echipa sa de directori. Structura s-ar schimba probabil din nou dacă întâlnirea ar consta dintr-un CMO sau un șef de vânzări și un grup de noi angajați.

Fă-l distractiv

Când vine vorba de cele mai bune idei de întâlniri de vânzări, asigurarea că acestea sunt distractive și plăcute este cheia pentru implicarea angajaților.

Dan raportează: „Dacă băieții sau femeile aceia nu părăsesc ședința de vânzări complet pompați, crezând că ești destul de amuzant, atunci nu a fost o întâlnire bună. Și dacă nu ești amuzant, găsește pe cineva care poate fi amuzant. Trebuie să ai impact, trebuie să adaugi valoare, trebuie să te asiguri că totul este gata. Și dacă faci asta, vei avea un mare succes.”

Pentru a face acest lucru, Dan își abordează întâlnirile așa cum ar face un stand-up. El chiar le „temeiază”.

„Ai făcut vreodată o întâlnire de vânzări în pijamale?” el intreaba. „Trebuie să ai costumele tale. Adu-ți câinele la întâlnirea de vânzări. Dacă nu ai un câine, ia-ți un câine de închiriat.”

„Vrei doar să o ții liber”, spune el. „Păstrează-l distractiv. Dați-le puține informații, dar ar trebui să iasă de acolo spunând: „Bine, nu voi uita acea întâlnire în care toată lumea își avea câinele”. Și apoi ți-ai îndeplinit scopul.”

Distribuiți informații din interior

Companiile care sunt transparente au angajați mai fericiți și mai implicați – în primul rând pentru că a fi sincer și sincer cu angajații tăi generează o cultură a încrederii și deschiderii și un sentiment că lucrezi cu toții către un obiectiv comun.

Pentru a începe să îmbrățișați o cultură mai deschisă și mai onesta în compania dvs., faceți schimbul de informații o caracteristică regulată a întâlnirilor de vânzări.

Cereți personalului să joace de rol

Cu câteva zile înainte de întâlnire, oferiți personalului o temă și rugați-le să pregătească un joc de rol pe baza acesteia. În teorie, acesta ar putea fi orice, dar iată câteva idei care au sens într-un mediu de vânzări:

• Cum au depășit o obiecție dificilă.
• Cea mai grea lansare pe care au făcut-o vreodată.
• Momentul lor cel mai jenant ca agent de vânzări.
• Cum au tratat o perspectivă argumentativă.

De fapt, ai putea deveni mai specific cu unele dintre acestea. De exemplu, ați putea extinde acest ultim punct pentru a analiza lucruri precum tratarea cu un prospect care:

• Crede că sunt mai informați decât tine în domeniul tău de expertiză
• Te acuză că minți
• Pretinde că este interesat, dar va vorbi doar cu cineva de deasupra ta

Cel puțin, jocurile de rol sunt de obicei foarte distractive, dar pot fi și cu adevărat educaționale – mai ales dacă încurajați membrii mai experimentați ai personalului să joace scenarii care ar putea fi noi pentru personalul dumneavoastră mai puțin experimentat.

Totuși, nu forțați personalul să participe – nu veți obține mare lucru dacă îți faci de rușine echipa. Acestea fiind spuse, jocurile de rol sunt nebunești de valoroase atunci când vine vorba de perfecționarea abilităților de vânzări. Oricine nu este pasionat de jocurile de rol în fața colegilor lor ar trebui să fie totuși într-un loc puțin mai privat.

„Jocurile de rol sunt instrumentul de instruire în vânzări cel mai subutilizat, precum și cel mai subapreciat din întreaga industrie a vânzărilor.” Marcus Sheridan, Leul vânzărilor

Joacă un joc (cu premii)

Jocurile care sunt concepute pentru a vă ajuta personalul să lucreze împreună pot ajuta la consolidarea relațiilor și la creșterea încrederii.

Există nenumărate idei pentru jocuri de teambuilding online, așa că nu voi intra în multe detalii acum, dar iată câteva sugestii rapide pentru jocuri care cred că funcționează bine și sunt ușor de organizat.

Adevăr și minciuni – cereți fiecărei persoane să se gândească la două fapte despre sine și o minciună. „Faptele” sunt apoi împărtășite grupului, iar restul echipei este provocat să ghicească care este minciuna.

Vânătoare de scavenger – pune-ți echipa în perechi și dă-le o listă de sarcini stupide de îndeplinit – lucruri precum localizarea unui obiect greu de găsit sau realizarea unui selfie cu un străin. Pentru un număr maxim de puncte brownie de teambuilding, asigurați-vă că asociați membrii echipei care nu s-au unit încă.

Picătura de ou – împărțiți-vă echipa în grupuri mici și provocați-le să facă un instrument care să găzduiască un ou nefiert (ceva ca ceea ce vedeți mai jos) și să împiedice să se rupă atunci când este aruncat pe o suprafață dură.

Țineți o sesiune de antrenament (scurtă).

Alegeți un subiect și organizați o mini sesiune de antrenament orientată spre perfecționarea abilităților personalului dvs. în acea zonă sau predarea unei noi abilități.

Prima dată când faci asta, probabil că vei dori să-ți asumi rolul de antrenor; totuși, te-aș încuraja să deschizi locuri viitoare pentru întreaga ta echipă (acesta fiind spus, ca și în cazul jocului de rol, nu forțați pe nimeni să ia parte - este mai bine pentru toată lumea dacă toți participanții sunt dispuși).

Organizați o emisiune de premii improvizate

Ceremoniile de premiere sunt adesea rezervate pentru petrecerea de Crăciun sau pentru o altă întâlnire anuală. Este în regulă, dar înseamnă frecvent că realizările mai mici sunt în mare parte nerecunoscute.

Pe lângă o ceremonie anuală „oficială”, recunoașteți câștigurile mai mici ale echipei dvs. cu premii improvizate în timpul uneia dintre întâlnirile dvs. obișnuite (complet cu recompense, desigur).

Surprinde-ți personalul

Țineți-vă întâlnirea la sfârșitul zilei și surprindeți-vă personalul cu o activitate care nu este legată de muncă (mâncarea și băuturile sunt de obicei un pariu sigur - asigurați-vă că luați în considerare cerințele dietetice ale fiecăruia și ceea ce s-ar putea bucura cei care nu au alcool/șoferi).

Aceasta este una dintre acele întâlniri pe care probabil ar trebui să le programați pentru o jumătate de oră sau chiar o oră. Asigurați-vă că anunțați din timp echipa dvs. când ar trebui să își încheie ziua și să se îndrepte spre sala de ședințe.

Amesteca lucrurile

Evitați să urmați o agendă stabilită. Clătește și repetă, iar echipa ta se va plictisi rapid. Și mai rău, s-ar putea să se chinuie să-și amintească detaliile întâlnirii (este un fenomen comun numit saturație atențională).

Preveniți acest lucru amestecând formatul pe care îl utilizați, activitățile pe care le planificați și durata întâlnirilor.