Scalarea unei agenții: lecții de creștere și schimbare

Conducerea și extinderea unei agenții în creștere rapidă a fost o călătorie incredibilă, mai ales că construirea unei afaceri nu era nici măcar pe radarul meu când am început să consult independent acum șase ani.

În ultimii șase ani, construind Eyeful Media, m-am aplecat în rețeaua și colegii mei, în special cei cu experiență în agenții, pentru a naviga cu succes în creșterea noastră. Am învățat lecții neprețuite la fiecare pas.

Deși am învățat câteva lecții devreme, multe au venit pe măsură ce ne-am maturizat. Ne-am împărțit călătoria în etape pe baza modelului ciclului de viață organizațional Adizes:

• Pruncie.
• Creștere Go-Go.
• Adolescent.
• Prim.

Ne-am dat seama că trebuie să ne adaptăm și să îmbunătățim abordarea în fiecare etapă.

Multe dintre cele mai critice oportunități de creștere pe care am putut să le valorificăm au ​​fost adunate din feedback-ul clienților și angajaților noștri.

Acele lecții importante învățate în fiecare etapă a călătoriei noastre au continuat să evolueze pe măsură ce ne-am maturizat ca organizație.

Stabilirea temelor pentru progresul afacerii

Pentru a oferi claritate și direcție, am atribuit în fiecare an o temă care reprezenta starea afacerii noastre.

În 2020, ne-am concentrat pe construirea infrastructurii. 2021 a fost pentru stabilirea structurii. În 2022, obiectivul nostru a fost creșterea eficienței, care rămâne o prioritate în 2023.

Unul dintre cele mai importante lucruri pe care le-am făcut a fost să ne dezvoltăm și să ne rafinam cu atenție misiunea, viziunea și valorile.

A avea claritate în ceea ce privește aceste lucruri ne-a permis să creștem într-un mod care ni se pare potrivit pentru noi, inclusiv angajarea pentru a se potrivi cu cultura și construirea infrastructurii, structurii și eficienței în moduri care se aliniază cu ceea ce vrem să realizăm și ceea ce ne propunem.

Anul infrastructurii (2020)

În primii ani ai agenției noastre, ne-am bazat pe o rețea de contractori și consultanți.

Cu toate acestea, pe măsură ce am început să angajăm angajați cu normă întreagă (FTE) în 2020, aveam nevoie de o infrastructură mai puternică pentru a ne susține echipa în creștere.

Motivul principal pentru trecerea la FTE a fost acela de a avea mai multă predictibilitate în angajarea personalului pe măsură ce ne prezentam clienților.

Elementele de mai jos sunt toate lucrurile pe care mi-aș fi dorit să le fi implementat mult mai devreme, așa că, dacă bugetul dvs. permite, luați în considerare să le puneți în aplicare de îndată ce vă puteți permite:

Obțineți o soluție de salarizare

Trecerea de la contractori plătitori prin PayPal la utilizarea Gusto pentru salarizare a simplificat foarte mult procesele noastre.

Cu Gusto, emiterea de 1099 și W2 a devenit mai eficientă. Integrarea cu Corpnet și beneficiile ne-au ajutat, de asemenea, să gestionăm mai eficient angajații din diferite state.

Investește în instrumente de comunicare de calitate

Am realizat nevoia unei colaborări fără întreruperi și am făcut upgrade de la Google Chat la Slack pe baza feedback-ului echipei noastre.

Investiția în instrumente de comunicare care facilitează munca în echipă eficientă și schimbul de informații este crucială, în special pentru agențiile aflate la distanță.

Alegeți software-ul de contabilitate pentru afaceri

Începeți cu un software de contabilitate mai robust, cum ar fi QuickBooks Online, pentru a evita migrarea datelor mai târziu dintr-o versiune concepută pentru liber profesioniști independenți.

Consecvența în denumirea proiectelor și înființarea diviziilor și claselor va oferi informații valoroase pentru analiza creșterii.

Automatizați colectarea datelor de raportare

Pentru a reduce sarcinile manuale și a economisi timpul echipei noastre pentru analiză, am folosit inițial Supermetrics pentru a extrage datele în foi de calcul. (Cu toate acestea, pe măsură ce nevoile noastre au crescut, am adoptat Domo, o soluție de raportare mai cuprinzătoare, pentru a crea rapoarte detaliate interne și externe în timpul anului nostru de eficiență).

Urmăriți timpul cu precizie

Deși multora nu le place timpul de urmărire, am recunoscut importanța acestuia în înțelegerea profitabilității proiectului și a clienților.

Urmărirea timpului a fost implementată începând cu prima zi, deoarece am avut nevoie de ea în scopuri de facturare, dar am făcut upgrade la o soluție care s-a integrat mai bine cu restul stivei noastre de tehnologie.

(Notă: în anii următori, am început să efectuăm o analiză lunară mai profundă a procentului din timpul total urmărit și a profitabilității clientului/proiectului, dar aceasta a pregătit scena)

Utilizați o soluție de management de proiect

Adoptă un instrument de management de proiect pentru a eficientiza fluxurile de lucru și pentru a îmbunătăți eficiența. Prima noastră angajare SEO a fost împinsă pentru managementul proiectelor.

Din moment ce am ieșit dintr-un rol de conducere intern, nu mi-am dat seama de importanța acestuia în alinierea mai multor organizații în fluxuri de lucru concurente.

Investește în instrumente care facilitează împărtășirea feedback-ului echipei tale

Ca agenție orientată spre valori, este important să avem un puls constant asupra modului în care se descurcă angajații noștri. Am implementat 15five după sugestia unui prieten care conduce o agenție mult mai mare.

Deși marile companii au folosit de obicei instrumente de management al forței de muncă, acesta este unul dintre puținele lucruri care au schimbat jocul pentru noi.

Creați un șablon personalizat PowerPoint / Prezentări Google

Acest lucru poate părea prostesc, dar una dintre cele mai bune investiții ale noastre a fost angajarea unui designer pentru a crea un șablon Google Slides.

Obișnuiam să petrecem nenumărate ore reprelucrând punțile pentru că erau inconsecvente. A fost o economie enormă de timp și ne-a costat sub 2.000 de dolari.

Descărcați evidența contabilă și obțineți un CPA care poate accepta mai multe state

Obișnuiam să clasificam manual fiecare cheltuială în QuickBooks. Deși este în regulă să vă gestionați propria contabilitate la începutul călătoriei companiei dvs. pentru a vă înțelege cheltuielile, nu mai este cea mai bună utilizare a timpului dvs. la un anumit moment.

Plătește pe cineva (cum ar fi Corpnet) să creeze state pentru tine pentru impozite și să găsească un contabil. După primii ani de activitate, a trebuit să angajăm și un nou CPA. Depășisem primul nostru din cauza complexității operațiunilor în multe state.

Creați un plan de operare global

În calitate de fondator, este posibil să aveți o imagine clară în cap despre unde doriți să mergeți cu agenția și ce este important pentru dvs.

Dar, pe măsură ce angajați mai mulți lideri, doriți să vă asigurați că este clar și pentru ei. Punerea pe hârtie a unui plan vă ajută, de asemenea, să identificați lacunele și oportunitățile.

Configurați drive-uri în comun și organizați-vă documentele

Mi-ar face bine să pun toate documentele într-un singur folder și să caut. Cu toate acestea, nu toată lumea poate lucra așa și poate fi foarte dureros să te întorci și să organizezi documentele după aceea.

Construiți o structură de fișiere organizată, scalabilă, care va facilita integrarea noilor angajați. Când creșteți rapid, aveți nevoie de oameni care să accelereze rapid, iar timpul necesar pentru a fi organizat va ajuta la accelerarea procesului.

În timp ce sunteți la asta, asigurați-vă că puneți toate contractele într-un folder organizat.

Identificați fluxurile de venituri și cheltuieli

Identificați ceea ce doriți să vindeți, modul în care doriți să taxați pentru asta și alinierea resurselor la tipul de muncă pe care doriți să o faceți.

În primii câțiva ani, s-ar putea să fiți dispus să preluați orice proiecte care vă ies în cale, dar pe măsură ce vă extindeți, puteți alege să extindeți sau să reduceți amploarea ofertelor dvs.

Anul structurii (2021)

În această fază, obiectivul nostru principal a fost stabilirea unei baze solide și perfecționarea proceselor noastre pentru scalabilitate și inițiative strategice.

Ne-am propus să eliberăm echipa pentru inițiative strategice și să îmbunătățim procesul de onboarding.

Poate fi o provocare să renunți la sarcinile de zi cu zi, mai ales dacă ai început ca marketer și acum trebuie să devii un CEO „adevărat”.

Cu toate acestea, delegarea responsabilităților și stabilirea unei structuri solide de echipă este crucială pe măsură ce angajați oamenii potriviți.

Maximizați tehnologia pe care o aveți, standardizați practicile și luați în considerare utilizarea unor instrumente mai sofisticate pentru a consolida și prezenta datele în mod eficient.

Introduceți straturi suplimentare de management pentru a asigura comunicarea eficientă și alinierea în cadrul agenției. Explorarea parteneriatelor și asigurarea unei linii de credit poate sprijini, de asemenea, creșterea agenției dvs. în această etapă.

Construiți un proces robust de integrare

Am făcut onboarding în primii ani de când am vrut să mă asigur că oamenii ne înțeleg valorile. Dar acest lucru nu a fost eficient sau scalabil și nu a fost atât de eficient pe cât ar putea fi.

Unii dintre liderii noștri au decis să construiască un proces mai bun, cu mai multă claritate în ceea ce privește așteptările pentru primele 90 de zile, link-uri către documente importante și întâlniri și salutări cu diverși colegi.

Stabiliți o structură de echipă

În această etapă, am început să construim straturi suplimentare de management, inclusiv adăugarea directorilor de grup. Acest lucru a permis echipei noastre să aibă manageri la care să solicite ajutor și a oferit mai multă claritate a rolurilor.

Implementați revizuiri anuale

Nu am fost niciodată un mare fan al recenziilor anuale, deoarece simt că managerii ar trebui să comunice feedback 365 de zile pe an.

Cu toate acestea, unii dintre angajații noștri mai ecologici și-au dorit un proces mai structurat care să-i ajute să înțeleagă ce ar fi nevoie pentru a ajunge la nivelul următor.

Am început să facem acestea în Google Docs, dar apoi am mutat procesul la 15 Five.

Asigurați o linie de credit

Cel mai bun moment pentru a obține o linie de credit este atunci când nu aveți nevoie de ea.

În calitate de lider, ești responsabil pentru mijloacele de trai ale angajaților tăi și ale familiilor acestora. Instalați o linie de siguranță dacă întâmpinați o problemă de flux de numerar.

Actualizați-vă marca

Este posibil să zburați sub radar în primii câțiva ani. Pe măsură ce începeți să scalați, chiar și prin cuvântul în gură, luați în considerare o reproiectare a site-ului web sau o reîmprospătare a siglei. Doar asigurați-vă că nu cheltuiți în exces!

Angajează în avans, dar nu prea mult

Pe măsură ce agenția dvs. crește și veniturile devin mai previzibile, luați în considerare trecerea de la un model de angajare just-in-time la adăugarea personalului puțin în avans.

Nu supraangajați, astfel încât să nu vă confruntați cu lățime de bandă inactivă (cum ar fi florile, orele de agenție sunt perisabile - odată ce dispar, dispar!). Dar formarea de personal oferă echipei mai multă pistă pentru antrenament și acoperire pentru absențe.

Folosiți contractori pentru a scala resursele rapid dacă un proiect iese din senin și aveți nevoie de lățime de bandă.

Anul eficienței (2022)

Eficiența a devenit obiectivul nostru principal, deoarece am urmărit să ne optimizăm procesele, să îmbrățișăm automatizarea și să îmbunătățim profitabilitatea clienților și a proiectelor.

De asemenea, punem un accent mare pe dezvoltarea oamenilor noștri. Deși formarea în conducere poate să nu fie legată de eficiență, obiectivul tău ar trebui să fie întotdeauna reducerea fluctuației involuntare și crearea oportunităților de creștere pentru echipa ta. Coaching-ul poate ajuta cu ambele lucruri.

Ia un asistent

În calitate de fondator, te vei trezi adesea să asumi sarcini pe care nimeni altcineva nu este în preajmă să le gestioneze.

Acestea pot include lucruri precum configurarea adreselor de e-mail pentru noii angajați sau gestionarea întrebărilor despre beneficii. Luați în considerare costul de oportunitate al timpului dvs. și transferați aceste articole unui asistent.

Construiți procese și șabloane

Navigarea prin implementarea procesului cu angajări timpurii poate fi dificilă. Probabil veți întâmpina rezistență, așa că asigurați-vă că primiți feedback-ul lor din timp și des.

Șabloanele pot include opțiuni precum planuri de 90 de zile sau planuri de raportare, dar obiectivul dvs. ar trebui să fie să găsiți ceva recreat frecvent pentru a economisi timpul echipei.

De asemenea, este posibil să puteți construi abordări și conținut reutilizabil de proiect, deși doriți să evitați să faceți orice lucru care se simte „conservat” sau care depășește cookie-urile.

Deveniți serios cu privire la profitabilitatea clienților și a proiectelor

Ar trebui să aveți întotdeauna un puls bun asupra profitabilității, dar este posibil să fiți dispus să acceptați marje mai mici în primii câțiva ani, pe măsură ce vă construiți reputația.

Asigurați-vă că aveți o bună gestionare a costurilor reale pentru gestionarea conturilor pe baza echipei alocate și a costurilor specifice ale acestora.

Dezvoltați-vă oamenii – și nu doar cu platforme tactice/formare de marketing

Nu presupuneți că oamenii au aceleași abilități ca și voi. Amintiți-vă că probabil ați văzut mult mai multe decât au văzut ei.

Creați un calendar de instruire solid, care să acopere subiecte precum ascultarea activă, navigarea în conversații dificile și adaptarea materialelor pentru clienții la diferite niveluri organizaționale.

Realizează-ți echipa

Oamenii care te-au adus aici nu sunt neapărat cei care te duc la următorul nivel de creștere, dar vrei să rămâi loial oamenilor care fac treabă bună.

Una dintre cele mai dificile părți ale dezvoltării unei afaceri este să înțelegeți dacă trebuie să schimbați unele dintre rolurile angajaților sau relația lor de raportare. De asemenea, este important să vă asigurați că membrii echipei dvs. se încadrează în marca și valorile dvs.

Cineva poate fi un muncitor incredibil de greu, dar cel mai bine este să treci mai departe de ei dacă nu se potrivesc cu cultura. Un proces de angajare riguros poate ajuta la monitorizarea oamenilor din timp. Cu toate acestea, este posibil să nu înțelegi întotdeauna corect.

Actualizați-vă documentele legale

Acum că aveți mai mulți angajați și clienți, asigurați-vă că aveți un avocat să vă revizuiască acordurile de consultanță, manualele angajaților, contractele de angajare, acordurile de nedivulgare și alte documente similare.

Legile se schimbă frecvent și doriți să vă asigurați că afacerea dvs. este protejată.

Examinați-vă conturile bancare

Este posibil să aveți un cont curent de bază de când v-ați început agenția.

Pe măsură ce afacerea dvs. crește, asigurați-vă că vorbiți cu un bancher despre actualizarea contului și luați în considerare adăugarea unui cont de economii conectat, astfel încât să puteți începe să adunați ceva interes.

De asemenea, este posibil să puteți economisi la taxele de transfer.

Actualizați-vă suita de raportare

Acum că probabil că lucrați cu mai mulți clienți, căutați o suită de raportare mai avansată, cum ar fi Domo, Tableau sau o altă soluție care să răspundă nevoilor firmei dvs.

Construiește un buget real

Cu o companie mai matură pe mâini, este timpul să începeți să operați și să gestionați în raport cu un buget planificat.

Veți greși în primul an, dar este un lucru extraordinar de dezvoltat pentru a înțelege unde creșteți veniturile mai repede sau mai lent decât vă așteptați și unde cheltuielile deviază de la planurile dvs.

Încă 6 sfaturi de creștere a agenției de care trebuie să țineți cont

Obțineți feedback frecvent de la clienți și de la echipa dvs

Nimic nu este mai important decât să vă asigurați că clienții și membrii echipei dvs. se simt auziți.

Captați feedback trimestrial sau mai frecvent, inclusiv NPS, eNPS și Start/Stop/Continue.

Acordați atenție feedback-ului pe care îl primiți pentru a construi o agenție puternică și de durată.

Diversifică-ți veniturile

Este posibil să nu reușiți să controlați acest lucru în timp ce vă aflați în stadiile incipiente și acceptați cea mai mare parte a ceea ce vă iese în cale.

Consultanții de dezvoltare a agenției vă pot recomanda să vă concentrați pe o anumită nișă și este un act de echilibru pentru a vă asigura că protejați sănătatea afacerii și mijloacele de trai pentru care sunteți responsabil în fața acelui sfat.

Evitați să puneți prea mult din afacerea dvs. în mâinile unui client sau verticală. Echilibrarea reținerii cu proiecte unice este importantă pentru a vă menține afacerea sănătoasă.

Retaineri sunt mai ușor de angajat, în timp ce proiectele unice pot fi profitabile atâta timp cât nu te confrunți cu o mulțime de spații de aplicare.

Spune nu atunci când se simte ca o întindere sau dacă clientul nu se potrivește bine

Nimic bun nu poate veni din asumarea unui proiect pe care nu ai abilitățile să-l susții.

Aveți încredere în perspectivele echipei de conducere și nu vă bazați doar pe propria intuiție. Este mai bine să plecați cu bunăvoință și chiar să recomandați o altă firmă decât să livrați o muncă necorespunzătoare.

Amintiți-vă că puteți oricând să plecați dacă un client nu este potrivit pentru dvs., deoarece este înjositor față de personal, încearcă întotdeauna să vă strângă pentru mai mult sau, în general, este un partener rău.

Implementați minime care vă permit să faceți cel mai bun lucru

În primele etape ale creșterii companiei, este posibil să fiți dispus să vă flexibilizați cu privire la reținerile minime sau taxele de proiect.

De-a lungul timpului, vei afla câte ore trebuie să aibă echipa ta pentru a face o muncă de care tu și ei sunteți mândri și sunt capabili să obțină rezultate.

Nu vă jenați de tarifele dvs. Încarcă cât valorează tu și munca ta.

Aflați ce tipuri de oameni prosperă în compania dvs

Pe baza vitezei și complexității muncii noastre, am considerat că este o provocare să angajăm mai mulți oameni juniori care au nevoie de îndrumare practică zilnică.

Faceți un pas înapoi, uitați-vă la tiparele celor care prosperă și cine tinde să renunțe sau să aibă performanțe slabe și ajustați-vă angajarea în consecință.

Veți dori ca oamenii să aibă valorile și abilitățile potrivite, ceea ce necesită efort.

Ține cont de cheltuielile mici

Dacă sunteți complet la distanță, veți descoperi că majoritatea cheltuielilor dvs. sunt legate de oameni și software - iar software-ul se poate acumula rapid.

Un sfat rapid este să verificați în mod regulat pentru a vedea dacă freelancerii mai fac parte din lista dvs., astfel încât să puteți anula e-mailul, managementul proiectelor, urmărirea timpului și alte cheltuieli care se adună rapid.

Efectuați un audit trimestrial al tuturor software-ului pentru a vă asigura că echipa dvs. îl folosește în continuare activ.

Îmbrățișarea diferitelor etape de creștere și schimbare

Creșterea unei agenții este o călătorie interesantă, plină de provocări și lecții. Vă puteți extinde cu succes agenția prin diversificarea veniturilor, angajări strategice, implementarea proceselor eficiente și concentrându-vă pe dezvoltarea echipei.

Îmbrățișați diferitele etape de creștere, adaptați-vă la nevoile în schimbare ale agenției dvs. și evaluați și optimizați-vă în mod constant operațiunile.

Nu uitați, fiecare pas al călătoriei aduce informații valoroase care contribuie la succesul agenției dvs.