Cum să controlezi conflictul de orar în managementul proiectelor

Ultimul lucru pe care și-l dorește un manager de proiect este un conflict de program. Dar un conflict de programare este o eventualitate în managementul proiectelor. Deși este datoria managerului de proiect să se asigure că fluxul de lucru nu este obstrucționat, este și responsabilitatea lor să rezolve conflictele de programare atunci când apar - o problemă care este inevitabil.

Înainte de a putea controla un conflict de programare, trebuie să înțelegeți ce este acesta. Apoi, puteți elabora modalități de a evita conflictele de programare și puteți utiliza instrumentele de planificare a proiectelor care vă vor ajuta. Vom explora fiecare dintre aceste subiecte și, până la sfârșitul acestui blog, veți avea o manieră despre gestionarea programelor pentru a preveni un conflict de program.

Ce este un conflict de programare?

Un conflict de programare este pur și simplu atunci când aveți două sau mai multe activități care vor avea loc în același timp. Pot exista sarcini care sunt executate simultan, desigur, dar numai dacă ați planificat să aveți suficiente resurse și timp pentru a le adapta. Dar această strategie este intenționată, în timp ce conflictele de programare tind să fie făcute accidental.

Când aveți un conflict de programare, nu veți putea îndeplini sarcinile atribuite. Membrii echipei dvs. vor fi împrăștiați prea puțin și este posibil să nu fie disponibile alte resurse necesare pentru a finaliza sarcina. Rezultatul unui conflict de programare poate duce la nerespectarea termenelor limită, depășirea bugetului și erodarea moralului proiectului. Niciuna dintre acestea nu merită riscul unei programări neglijente care duce la conflicte de programare.

Asta nu înseamnă că greșelile de programare sunt întotdeauna responsabile pentru conflictele de programare. Există accidente care rezultă din eroarea umană și există riscurile inerente oricărui proiect. Oricum ar fi, probabil că va trebui să vă confruntați cu conflicte de programare. Cu cât ești mai pregătit, cu atât mai bine. O parte din a fi pregătit este utilizarea software-ului de management de proiect pentru a vă programa proiectele.

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă ajută să programați, să gestionați acel program și să îl urmăriți în timp real. Utilizați diagramele noastre puternice Gantt pentru a vă organiza sarcinile și resursele. Puteți lega toate cele patru tipuri de dependențe de sarcini pentru a evita conflictele de programare și întârzierile. Filtrați după calea critică și vedeți care sarcini sunt esențiale pentru realizarea unui proiect de succes. Odată ce ați stabilit o linie de referință, vă puteți urmări progresul în timp real și puteți detecta orice probleme, le puteți rezolva și vă puteți respecta programul. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Cum să evitați conflictul de orar în managementul proiectelor

Uneori, nu poți evita un conflict de programare. Există întâlniri de ultim moment, comunicare greșită și alte probleme care apar. Dar în afara unei anomalii, există modalități de a vă asigura că programul dvs. este lipsit de conflicte de programare. Managerii de proiect sunt sfătuiți să ia aceste măsuri de precauție.

Utilizați o structură de defalcare a lucrărilor pentru a defini clar domeniul de aplicare al proiectului

Toată lumea știe că proiectele sunt făcute din multe sarcini. Dar ceea ce este adesea trecut cu vederea este că există un instrument pentru a identifica acele sarcini. Dacă utilizați o structură de defalcare a activității (WBS), puteți mapa rezultatele și sarcinile dintr-un proiect. Este o diagramă arborescentă care este depășită cu livrabilul final și cu cele mai mici care duc la acesta se ramifică mai jos. Acest lucru oferă întregul domeniu de aplicare al proiectului și ajută la evitarea conflictelor de programare, deoarece este mai ușor să evitați conflictele atunci când cunoașteți toate lucrările și livrabilele din timp.

Identificați orice dependențe de sarcină

Desigur, nu toate sarcinile sunt egale. Există adesea dependențe de sarcini sau sarcini care pot începe sau opri până când începe sau se oprește o altă sarcină. Ca exemplu simplu, o dependență de sarcină este ca un perete care nu poate fi vopsit până când nu este construit. Dependența sarcinilor poate avea un impact drastic asupra unui program de proiect, atât de important să le identificați, astfel încât să nu aveți întârzieri costisitoare sau conflicte de program. De asemenea, veți dori să rețineți ce tip de dependență de sarcină este. Sunt patru: start to start, care începe când începe altul; început până la sfârșit, care începe când altul termină, termină până la capăt, care se termină când termină altul și termină până la început, care se termină cu altul începe.

Stabiliți o secvență pentru sarcinile proiectului dvs

Programele de proiect ar trebui să urmeze o secvență pentru a vă asigura că nu vă înclinați dublu. În general, începe prin definirea obiectivelor proiectului și identificarea tuturor părților interesate. Acest lucru duce la un termen limită final care determină momentul în care toate livrabilele trebuie finalizate. În acest moment, veți dori să utilizați WBS pentru a lista toate livrabilele, sarcinile și pașii pe care îi veți face pentru a finaliza proiectul. Veți configura procese și proceduri. Membrii echipei vor fi alocați unor sarcini, care vor avea date de începere și date limită. Acest program este apoi partajat echipei și orice conflicte de programare care se găsesc pot fi modificate înainte de execuția proiectului.

Înrudit: 25 de șabloane și foi de calcul Excel indispensabile pentru managementul proiectelor

Atribuiți roluri și responsabilități

O altă modalitate de a evita conflictele de programare este să te asiguri că toți cei din echipa de proiect au primit un rol și le înțeleg responsabilitățile. Acest lucru oferă fiecărui membru al echipei dreptul de proprietate asupra unei părți a proiectului, ceea ce duce la o calitate mai bună și la îndeplinirea la timp a sarcinilor sale. Asta pentru că fiecare membru al echipei va fi responsabil. Aceștia vor fi însărcinați să rezolve orice probleme, cum ar fi întârzierile, lipsa resurselor și conflictele.

Identificați calea critică

Calea critică este cea mai lungă secvență de activități care trebuie finalizată la timp pentru ca întregul proiect să reușească. Un alt mod de a privi acest lucru este că calea critică separă acele sarcini care sunt esențiale pentru realizarea proiectului de altele care ar putea fi neglijate dacă timpul și banii devin o problemă. Acest lucru este foarte important de programat din motive evidente. Acum cunoașteți sarcinile care sunt critice și vă puteți concentra asupra lor, în timp ce altele pot fi amânate dacă există un conflict, precum și cât de multă float sau slăbiciune aveți.

Creați un program de proiect

Cele de mai sus subliniază pașii pentru realizarea unui program de proiect. Fără un program de proiect, zburați orb. Acest lucru nu este recomandat pentru proiecte mici și cu siguranță nu pentru cele mari, mai complexe. Având un program de proiect, de asemenea, vă permite să vă urmăriți proiectul comparând progresul planificat cu progresul real. Îi face pe toți să lucreze pe aceeași pagină, astfel încât să știe ce trebuie făcut și când trebuie făcut. Toate acestea contribuie la derularea unui proiect de succes cu mai puține conflicte de programare.

Ce instrumente de planificare a proiectelor pot ajuta la conflictul de programare?

Realizarea unui program de proiect face parte din faza de planificare în managementul proiectului. Managementul de proiect are instrumente de planificare care vă pot ajuta atât să planificați, cât și să executați proiectul. Să ne uităm la trei tipuri comune de instrumente de planificare a proiectelor și la modul în care acestea ajută la reducerea conflictelor de programare.

1. Diagrame Gantt

Am atins deja diagramele Gantt. Acestea sunt calitățile de bătaie ale metodologiilor tradiționale de management de proiect. Sunt grozave pentru proiectele care urmează faze în care se întâmplă un lucru după altul. Acestea detaliază întregul proiect pe o cronologie vizuală care arată toate sarcinile și duratele acestora. Puteți adăuga adesea repere, dependențe de legătură și multe altele pentru a programa proiectul de la început până la sfârșit.

2. Calendare de proiect

Un calendar de proiect poate să nu fie la fel de robust ca o diagramă Gantt, dar sunt, de asemenea, mult mai simplu de realizat și de utilizat. Calendarele au fost folosite de mult în programare pentru că funcționează. Sunt un instrument vizual care prezintă o lună pe o pagină și vă oferă date de începere și date limită. Sunt ușor de împărtășit și de înțeles, motiv pentru care au fost un element de bază al programării proiectelor de aproape de la începutul proiectelor.

3. Panouri Kanban

Plăcile Kanban sunt un instrument mai modern. Sunt un sistem vizual de flux de lucru care împarte un program de producție în coloane pe o tablă, cu sarcini reprezentate de carduri care se deplasează peste bord pe măsură ce sunt finalizate. Acest lucru îi permite unui manager de proiect să vadă întregul proces și să detecteze probleme precum conflictele de programare înainte ca echipa să le întâlnească. Managerul de proiect poate apoi realoca resurse pentru a rezolva problema și a menține munca echipei neobstrucționate.

ProjectManager este un software robust de planificare a proiectelor

Veți găsi toate aceste trei instrumente de planificare a proiectelor în ProjectManager, un software de management de proiect premiat care vă ajută să programați, să gestionați și să urmăriți proiectele în timp real. Programarea începe cu integrarea echipei. Software-ul nostru vă permite să setați disponibilitatea echipei dvs., inclusiv PTO, vacanțe și vacanțe globale, ceea ce face alocarea mai ușoară. Când vă construiți programul de proiect, puteți evita conflictele de programare știind cine este disponibil și când.

Utilizați instrumente multiple de planificare a proiectelor

După ce v-ați programat proiectul pe diagrama Gantt, puteți partaja acel plan cu echipa de proiect. Dar membrii echipei nu au nevoie de toate caracteristicile unei diagrame Gantt, motiv pentru care avem mai multe instrumente de proiect. Ei își pot executa munca pe orice instrument cu care se simt confortabil, cum ar fi liste de sarcini, panouri kanban sau chiar calendare. Toate partajează aceleași date și se actualizează în timp real simultan, pentru a-i menține pe toți pe aceeași pagină.

Monitorizați progresul proiectului cu tablouri de bord în timp real

Actualizarea instrumentelor de planificare a proiectelor este doar un aspect al datelor în timp real. A avea date live înseamnă că managerii de proiect pot monitoriza programul proiectului și se pot asigura că proiectul este pe drumul cel bun. Managerii de proiect pot obține o imagine de ansamblu la nivel înalt a proiectului prin comutarea la tablourile de bord în timp real. Ei colectează automat date live și le afișează pe grafice și diagrame ușor de citit care măsoară valori precum timpul, costul, volumul de muncă și multe altele. Spre deosebire de software-ul alternativ ușor, nu este necesară o configurație care necesită timp. Este gata când ești.

Programarea este esențială pentru a livra un proiect la timp. Software-ul nostru face acest lucru posibil cu mai multe vizualizări ale proiectelor, tablouri de bord în timp real și rapoarte care merg mai adânc în date. Rapoartele sunt personalizabile pentru a concentra doar datele care sunt importante. Acestea pot fi partajate cu ușurință pentru a menține părțile interesate la curent cu progresul proiectului. Cu software-ul nostru, vă puteți planifica, gestiona și urmări programul de la început până la sfârșit.

ProjectManager este un software de management de proiect online care conectează echipe din departamente și continente. Puteți să vă planificați programul și să îl partajați cu echipele distribuite și să urmăriți progresul acestora oriunde și în orice moment. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care folosesc software-ul nostru pentru a livra proiecte de succes. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.