5 sfaturi esențiale pentru controlul programării în managementul proiectelor

Proiectele sunt alcătuite din multe părți mobile. Una dintre modalitățile prin care puteți determina dacă proiectul este în întârziere sau înainte de termen se numește control al programului.

Planificarea, programarea și controlul proiectelor merg împreună atunci când gestionați un proiect pentru a rămâne la timp și pentru a vă respecta termenele limită. A afla ce este controlul programului și ce puteți face pentru a-l aplica cel mai bine vă poate ajuta să vă aduceți următorul proiect la timp și sub buget.

Ce este controlul orarului?

Controlul programului este utilizat în managementul proiectelor pentru a vă monitoriza activitățile și sarcinile pentru a vă asigura că procedați conform planului. Desigur, este mai mult decât monitorizarea stării. Controlul programului de proiect înseamnă, de asemenea, actualizarea proceselor proiectului și gestionarea schimbărilor.

Cel mai comun mod de a face acest lucru este prin crearea unei linii de bază. O linie de bază reprezintă modul în care vă așteptați să deruleze proiectul. Când aveți un program de referință, puteți să vă uitați la progresul real și să îl comparați cu progresul planificat, ceea ce vă permite să știți dacă sunteți înainte sau în urmă programului.

Întregul proces este simplificat cu ajutorul unui software de planificare a proiectelor precum ProjectManager. ProjectManager vă permite să construiți un program de proiect, să stabiliți o linie de bază și să urmăriți progresul în timp real. Niciodată nu a fost mai ușor să-ți ții programul sub control.

Controlul orarului face parte din procesul mai amplu de management al proiectului de control și monitorizare. Adică, proiectele trebuie urmărite îndeaproape și, pe măsură ce apar schimbări, ceea ce se va întâmpla, acele schimbări trebuie controlate în mod proactiv. Aceasta este competența managerului de proiect, care a creat programul și este responsabil pentru executarea acestuia.

De ce este important controlul programului de proiect?

Controlul programului proiectului este esențial deoarece este utilizat pentru a monitoriza și controla progresul proiectului. Un proiect care își pierde termenul limită nu este un succes. Deși există multe măsurători pentru a măsura succesul unui proiect, respectarea programului este printre cele mai fundamentale.

Un alt aspect important al controlului programului este că gestionează așteptările părților interesate de proiect. Îi ține informați cu privire la schimbări și la modul în care acestea vor avea impact asupra proiectului. Mai mult, le spune părților interesate cum veți răspunde la probleme pentru a readuce proiectul pe drumul cel bun. Acest proces este esențial pentru menținerea părților interesate la curent și ar trebui să fie realizat pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

Planificarea, programarea și controlul proiectelor lucrează în mână pentru a reduce impactul asupra bugetului dumneavoastră. Beneficiul este stabilitatea financiară, pe care proiectele trebuie să o livreze la un cost care a fost aprobat de părțile interesate. De asemenea, creează documentație care poate fi utilă atunci când cercetați date istorice pentru proiecte viitoare similare cu cel pe care îl gestionați în prezent.

Când contează cel mai mult controlul orarului?

Controlul programului contează pe tot parcursul proiectului. Părțile interesate vor dori să cunoască stadiul programului, din momentul în care este creat și până când proiectul a fost finalizat. Prin urmare, ar trebui să fie inclus în programul dvs. pe măsură ce îl dezvoltați.

Desigur, este cel mai important atunci când începeți să executați programul. Acesta este momentul în care programul nu mai este o abstractizare, ci un instrument practic pentru a executa sarcinile la timp și în limita bugetului. În timpul fazei de execuție a unui proiect, programul dumneavoastră va fi afectat de forțele interne și externe care ar putea să vă împiedice progresul.

Monitorizarea și controlul programului are loc pe toată durata execuției, de la începutul primei sarcini până la sfârșitul ultimei. Cu toate acestea, deși acesta este momentul în care controlul programului contează cel mai mult, acesta nu este niciodată terminat. Documentați-vă modificările în timpul execuției: modul în care ați răspuns la acestea și rezultatele sunt cheia acestei etape a proiectului.

Înrudit: Șabloane de planificare a proiectelor

Cum se face controlul programării în managementul proiectelor

Controlul programului în managementul proiectelor este o modalitate de a vă asigura că programul decurge conform planului. Există cinci pași în acest proces:

1. Stabiliți standarde: pentru a ști dacă programul nu este respectat, trebuie să stabiliți standarde. Adică, trebuie să determinați valorile prin care veți măsura performanța proiectului dvs.
2. Măsurați performanța: pe măsură ce programul este executat, trebuie să obțineți date despre progresul său și să păstrați înregistrări. Măsurarea este crucială. A fi capabil să măsurați performanța programului dvs. este modul în care o comparați cu linia de bază. Un tablou de bord poate ajuta.
3. Comparați rezultatele: comparați măsurarea progresului proiectului cu acea linie de referință pe care ați creat-o. Pe măsură ce faceți aceste comparații regulate, doriți să fiți atenți la orice abateri. Identificați-le, pentru că sunt esențiale pentru următorul pas.
4. Determinați problemele: Odată ce ați identificat o abatere de la linia de bază, următorul pas este să vă dați seama de ce s-a întâmplat asta. Doar determinând motivul din spatele schimbării, puteți elabora un plan adecvat pentru a răspunde și a o rezolva.
5. Luați măsuri: luați măsuri pentru a corecta problema după cum este necesar. Acest lucru se poate face prin ajustarea veniturilor, costurilor, profiturilor, produsului, timpului, resurselor și așa mai departe.

Toate acestea pot fi realizate folosind ProjectManager. Vedeți ce poate face instrumentul nostru pentru a vă ajuta să vă programați urmărind acest tutorial video.

5 sfaturi pentru controlul programării atunci când planificați și programați

Este important și știți cum să îl planificați, dar care sunt câteva sfaturi atunci când vă planificați și programați proiectul pentru controlul programului? Cel mai bun mod de a programa controlul este prin aplicarea unor tehnici care să vă ajute să monitorizați și să gestionați schimbarea. Iată cinci:

• Evaluări de performanță: utilizați aceasta pentru a măsura, compara și analiza performanța programului dvs. Există mai multe moduri de a selecta performanța pe care doriți să o examinați, cum ar fi datele reale de începere și de sfârșit, procentul de finalizare și durata rămasă pentru lucrul în curs.
• Metoda căii critice: Calea critică vă ajută să preziceți cât timp va dura proiectul analizând secvența activităților și descoperind care sunt esențiale și pe care le puteți sări peste și încă livrați proiectul cu succes.
• Simulare Monte Carlo: Această tehnică vă ajută să cuantificați costul total al proiectului dvs., ceea ce vă permite să calculați o distribuție definită a costurilor totale pentru proiect și posibilele date de finalizare.
• Histograma resurselor: prin utilizarea unei histograme a resurselor, puteți afișa consumul și disponibilitatea resurselor în funcție de perioadă de timp.
• Analiza variației: variația este diferența dintre programul planificat și cel real al proiectului dumneavoastră. Această analiză vă ajută să determinați cauza variației.

Cum ajută ProjectManager la controlul programării

Toate aceste tehnici sunt utile, dar pentru a vă monitoriza și urmări mai bine progresul și a controla programul, trebuie să utilizați un software de management de proiect. ProjectManager este un instrument bazat pe cloud care captează informații live pentru a ajuta managerii de proiect să ia decizii mai bune și mai perspicace.

Creați programe dinamice pe diagrame Gantt

Diagrama noastră interactivă Gantt servește un instrument puternic pentru a vă programa proiectele. Spre deosebire de instrumentele mai puțin puternice care stabilesc doar prioritățile, leagă dependențe și adaugă etape, puteți, de asemenea, să filtrați calea critică și să setați instantaneu liniile de bază ale proiectului.

Urmăriți-vă programul cu un tablou de bord

Monitorizarea și urmărirea sunt o necesitate pentru controlul programului de proiect. Trebuie să-ți vezi progresul real în timp real și să acționezi rapid atunci când se abate de la plan. Obțineți o vizualizare la nivel înalt cu tabloul de bord fără configurare necesară. Tabloul de bord captează mai multe valori ale proiectului, inclusiv variația, și afișează rezultatele automate în grafice și diagrame ușor de citit.

Utilizați rapoarte detaliate pentru a analiza problemele

Uneori doriți o vedere mai profundă a datelor. Aici sunt utile rapoartele noastre cu un singur clic despre variație, cost și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a afișa doar informațiile pe care doriți să le vedeți. Apoi, imprimați sau partajați rezultatele ca PDF. Acest lucru este excelent pentru a gestiona așteptările părților interesate și pentru a le menține la zi.

Acestea sunt doar câteva dintre funcțiile ProjectManager care vă pot ajuta cu controlul programului. Există, de asemenea, alerte automate, instrumente de gestionare a resurselor și foi de pontaj pentru a urmări timpul petrecut echipei dvs. pentru sarcinile sale. În plus, echipele pot folosi mai multe vizualizări, astfel încât fiecare să lucreze așa cum dorește. De ce să vă deranjați cu o mână de aplicații când cineva poate face trucul de a oferi calitate la timp și în limita bugetului?

ProjectManager este un software premiat care organizează sarcini, echipe și proiecte. Are funcții care vă ajută în fiecare fază a unui proiect, de la planificare la monitorizare și raportare. Alăturați-vă zecilor de mii de echipe din organizații de la NASA până la Ralph Lauren, care utilizează instrumentul nostru pentru a-și livra proiectele. Încercați ProjectManager astăzi.