Plan de management al orarului: Cum să creați și să întrețineți unul

Un plan adecvat de gestionare a programului vă ajută să livrați un proiect la timp. Procesul de planificare a proiectului începe înainte de a se face programarea și continuă pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Un plan ideal include stabilirea așteptărilor și include informații despre cum să dezvoltați, gestionați, executați și controlați programul proiectului.

Deși nu este o parte esențială a fiecărui proiect, proiectele complexe ar trebui să aibă un plan de management al programului pentru a vă menține echipa pe drumul cel bun. Indiferent dacă îl utilizați pe tot parcursul proiectului, este o bază importantă de cunoscut în practica dumneavoastră de management de proiect.

Ce este un plan de management al orarului?

Un plan de management al programului este un document care explică cum va fi creat, urmărit și gestionat un program de proiect. Planurile de management al orarului variază în funcție de proiect, dar ele definesc în general metodologia de programare, măsurătorile performanței, instrumentele și procedurile care vor fi utilizate.

Înrudit: Șabloane de planificare a proiectelor

Crearea unui plan de gestionare a programului este primul pas în procesul de planificare a proiectului, deoarece stabilește regulile care vor fi urmate pentru a crea și gestiona programul proiectului.

Odată ce un plan de management al programului este creat, managerii de proiect folosesc software de management de proiect pentru a crea programe de proiect folosind instrumente precum diagrame Gantt, liste de sarcini și calendare de proiect. ProjectManager este un software robust de management de proiect, care are toate caracteristicile de planificare a proiectului de care aveți nevoie pentru a crea un program de proiect.

Roluri și responsabilități

Primul lucru de făcut este să stabiliți cine va face ce. Va trebui să atribuiți pe cineva care deține programul, de obicei managerul de proiect. Apoi, decideți cine are autoritatea de a actualiza programul în software-ul dvs. de programare. Acesta va fi probabil și managerul de proiect; cu toate acestea, proiectele mai mari ar putea avea un administrator de proiect care se ocupă de această sarcină. În unele cazuri, echipa însăși va actualiza programul pe măsură ce își depune starea atunci când lucrează la o sarcină. De obicei, managerul de proiect este cel care dă aprobarea finală.

Actualizarea orarului

O parte a planului este să decizi cât de des vei actualiza programul. Uneori, este o activitate de luni dimineața pentru a începe săptămâna. Alteori, puteți actualiza programul într-o altă zi sau puteți opta pentru actualizări bisăptămânale. Actualizările săptămânale sunt considerate o normă și sunt foarte recomandate, dar frecvența cu care vă actualizați programul este determinată de proiect, părți interesate, organizație și multe altele.

Părere

Feedback-ul este un proces integral în orice plan de management al programului. Programele sunt flexibile, iar rapoartele de stare pe care le primiți de la membrii echipei din prima linie a proiectului sunt cruciale pentru a răspunde nevoilor în schimbare ale proiectului. Pentru a vă asigura că acest canal rămâne deschis și nimic nu trece prin fisuri, trebuie să determinați cum este furnizat feedback-ul. Acest lucru ar putea fi prin rapoarte de stare, întâlniri ale echipei sau alte comunicări.

Schimbări de program

Pe măsură ce programele se modifică, modificările trebuie revizuite și aprobate. Un membru al echipei, din nou, de obicei managerul de proiect, trebuie desemnat ca aviz pentru modificările termenului limită. Dacă, totuși, modificarea depășește limita acceptată într-un program, probabil că necesită aprobarea conducerii superioare și/sau a părților interesate de proiect.

Instrumente de programare

Enumerați instrumentele pe care le veți folosi pentru a vă crea și gestiona programul. De asemenea, este important să rețineți cine va folosi aceste instrumente și în ce măsură. Determinați rolurile, cum ar fi numai citire, editare și actualizare etc.

Raportare

Rapoartele vă permit să comunicați progresul părților interesate, să obțineți date pentru a lua decizii mai bune și să vă mențineți proiectul pe drumul cel bun. Această parte a planului dvs. de gestionare a programului prezintă tipurile de rapoarte de care aveți nevoie, cine le va genera și le va primi pe parcursul proiectului și frecvența acestora.

Integrarea programului

Această ultimă componentă este pentru cei care gestionează un program care face parte dintr-un program mai mare sau un program al unui proiect într-un program sau portofoliu de proiecte. Dacă acesta este cazul, trebuie să urmăriți celelalte programe și să vă asigurați că al dvs. se aliniază cu cronologia generală și strategia celorlalți.

Cum să faci un plan de management al orarului

Planul de management al programului face parte din planul mai amplu de management al proiectului și este un mijloc de a vă asigura că îndepliniți livrabilele proiectului. De asemenea, prezintă procesele care vă permit să vă îndepliniți termenele scadente.

Un plan de management al programului este compus din patru secțiuni: dezvoltarea programului, controlul programului, modificările programului și programul proiectului. Să aprofundăm în fiecare dintre aceste subiecte.

Dezvoltarea orarului

Odată ce cineva din echipa de proiect primește această sarcină, colectează informații de la echipă și redactează proceduri pentru a ajuta la estimarea mai bună a duratei fiecărei sarcini, a costurilor asociate și a resurselor necesare pentru a finaliza sarcina.

Aceasta include un audit amănunțit al tot ceea ce este necesar pentru programul proiectului (inclusiv software-ul de management al proiectului), cine este responsabil pentru dezvoltarea și gestionarea programului, cine are autoritatea de a face modificări și așa mai departe.

Controlul programului

În acest moment, trebuie să determinați cum să vă măsurați și să vă controlați programul. Aceasta înseamnă să aveți o modalitate de a compara programul și costurile planificate cu programul și costul real. Trebuie să determinați cum veți măsura programul, cum ar fi procentul de finalizare, ore, cost etc.

Cineva din echipă va avea responsabilitatea de a măsura progresul. Uneori este managerul de proiect, dar nu este întotdeauna persoana potrivită pentru job. Echipa este de obicei prea ocupată pentru a-și asuma acest rol. Luați această decizie în funcție de proiectul dumneavoastră, de echipa dumneavoastră și de regularitatea cu care vor fi luate aceste măsurători.

Schimbări de program

După cum am menționat, fără îndoială, schimbările vor avea loc într-un proiect, cum ar fi timpul sau costurile adăugate, și este important să aveți pe cineva care aprobă aceste modificări. Această persoană este de obicei sponsorul proiectului, cineva care nu este implicat în activitățile de zi cu zi.

Câteva lucruri de reținut atunci când apar modificări sunt: ​​Este acesta un motiv pentru a schimba programul? Există documente implicate? Care este intervalul de timp pentru a implementa schimbarea în mod realist? Și, desigur, cine este autorizat să aprobe schimbarea?

Programul Proiectului

Programul face adesea parte din planul proiectului și este inclus ca unul dintre documente sau ca anexă. Când proiectul este mai mare și programul este mai lung și mai complicat, acesta este de obicei încorporat în instrumentul software de management al proiectelor.

ProjectManager este un software de management de proiect care vă ajută să vă gestionați planul și programul de proiect. Vedeți cum urmărind acest scurt videoclip.

Lista de verificare a managementului programului

Pentru a vă asigura că programul dvs. include toate părțile necesare și pentru a evita scăderea domeniului de aplicare, asigurați-vă că aveți răspunsuri la următoarele întrebări.

• Cum vei dezvolta programul?

Alegeți un software care oferă instrumente care să vă ajute să vă creați și să vă gestionați programul, cum ar fi diagrama Gantt, care colectează și organizează sarcinile pe o linie temporală. De asemenea, ar trebui să cunoașteți tehnicile pe care le veți folosi pentru a estima mai bine timpul pe care îl va dura proiectul dvs.

• Cine este în buclă?

Identificați părțile interesate care trebuie să fie la curent cu progresul și aflați cât de des și prin ce mijloace doresc să primească actualizări.

• Cum și când se măsoară performanța?

Există multe modalități de a monitoriza și urmări progresul și performanța proiectului. De la tablouri de bord care oferă instantanee de nivel înalt până la rapoarte care merg mai adânc în date, asigurați-vă că aveți instrumentele potrivite înainte de a vă executa programul.

• Cum vei rămâne pe drumul cel bun?

După cum am menționat, proiectele se schimbă și s-ar putea să vă aflați în întârziere la un moment dat. Nu este sfârșitul lumii, dar necesită un răspuns pentru a reveni la program. Unele tehnici utilizate în mod obișnuit sunt blocarea (adăugarea mai multor resurse), accelerarea (executarea mai multor sarcini deodată), modificarea domeniului de aplicare sau revizuirea programului.

• Cum vor fi gestionate resursele?

Cunoașteți resursele de care veți avea nevoie pentru a finaliza fiecare sarcină și cum se încadrează acestea în programul dvs. Veți dori să aveți toate materialele necesare la îndemână atunci când echipa dvs. este pregătită să execute acea sarcină.

Șabloane de gestionare a programelor

Oferim zeci de șabloane gratuite de management de proiect pentru a vă ajuta să vă gestionați proiectele. Iată trei șabloane care sunt ideale pentru a crea un program de proiect și pentru a aduna informațiile necesare pentru planul dvs. de gestionare a programului.

Șablon diagramă Gantt

Diagramele Gantt sunt un instrument versatil care permite managerilor de proiect să creeze, să urmărească și să gestioneze programele de proiect. Puteți utiliza șablonul nostru gratuit de diagramă Gantt ca fișier Excel sau îl puteți importa în ProjectManager pentru a crea un program de proiect pe care dvs. și echipa dvs. îl puteți accesa online.

Șablon de structură de defalcare a muncii

Crearea unei structuri de defalcare a muncii vă permite să vizualizați sarcinile proiectului și să le prioritizați în consecință. Acesta este un pas fundamental atunci când se creează un program de proiect. Puteți descărca șablonul nostru de structură de defalcare a muncii sau puteți utiliza diagrama Gantt online, care are o funcție încorporată a structurii de defalcare a muncii care automatizează procesul pentru dvs.

Șablon pentru domeniul de aplicare al proiectului

Înainte de a crea un plan de management al programului, va trebui să definiți domeniul de aplicare al proiectului, care să sublinieze toate lucrările de proiect care trebuie efectuate. Este important să determinați și ce nu se va face, astfel încât să puteți crea un program precis al proiectului.

Cum ajută Managerul de proiect la planificarea planurilor de management

Gestionarea programului dvs. este ca un proiect mai mic încorporat în cel mai mare. Indiferent de dimensiunea proiectului, există termene de îndeplinit, resurse de gestionat și echipe de atribuit. Trebuie să-i mențineți pe toată lumea să lucreze la capacitate maximă și să-și monitorizeze progresul și volumul de muncă. Sunt multe de făcut, aici intervine ProjectManager. Software-ul nostru premiat vă menține organizat și productiv.

Pentru a vă construi programul și apoi gestionarea, este nevoie de un instrument robust. Diagrama noastră Gantt online colectează sarcinile proiectului și adaugă date de început și de sfârșit care se populează pe o cronologie a proiectului. Apoi, puteți eticheta sarcinile ca prioritate, astfel încât echipa dvs. să știe ce este cel mai important de finalizat și când. Pentru a urmări cu ușurință progresul, întregul program poate fi împărțit în faze distincte cu funcția noastră de reper.

Costurile pentru forță de muncă și resurse pot fi, de asemenea, colectate pe Gantt. Odată ce ați finalizat programul, puteți filtra pentru a vedea calea critică și chiar puteți stabili o linie de bază, care vă permite să măsurați variația proiectului. Veți ști întotdeauna dacă sunteți pe drumul cel bun sau trebuie să faceți ajustări pentru a reveni la program. Dacă trebuie să schimbați ceva în programul dvs., pur și simplu trageți și plasați sarcina la noua dată și totul este actualizat automat.

Echipele au opțiunea de a-și organiza propria muncă cu una dintre multiplele noastre vizualizări ale proiectelor, cum ar fi o listă dinamică de activități sau un calendar. Vizualizarea panoului kanban vă vizualizează fluxul de lucru, astfel încât managerii să poată vedea cine lucrează la ce. Există, de asemenea, funcții de gestionare a resurselor care asigură că echipele au ceea ce au nevoie, fără a le suprasolicita. Pagina noastră de volum de lucru menține sarcinile echipei dvs. echilibrate pentru o productivitate mai mare.

În cele din urmă, comunicarea performanței proiectului către părțile interesate îi menține fericiți și vă permite să vă mențineți programul. Rapoartele noastre cu un singur clic pot fi filtrate pentru a afișa numai datele pe care dvs. și părțile interesate doriți să le vedeți. Este simplu de partajat, de asemenea, fie ca PDF, fie chiar tipărit atunci când prezentați părților interesate. ProjectManager vă controlează programul și vă oferă transparența de care aveți nevoie pentru a rămâne pe drumul cel bun.

ProjectManager este un instrument premiat, bazat pe cloud, care creează și gestionează programele de proiect, execută planuri, monitorizează progresul și raportează performanța. Este ghișeul dvs. unic pentru toate nevoile dvs. de management de proiect. Vedeți de ce am ajutat zeci de mii de echipe să gestioneze sute de mii de proiecte și luați această probă de 30 de zile astăzi.