Ce este Scope Creep în managementul de proiect?

Ce se întâmplă dacă ceva ar putea cauza moartea unui proiect de site ambițios? Primele dvs. gânduri ar putea fi că acest lucru ar putea fi amânare, lipsă de planificare sau designeri fără experiență, dar există de fapt ceva care este și mai periculos: sfâșierea scopului .

Atunci când proiectele își depășesc obiectivele inițiale, tot mai multe sarcini se acumulează, până când termenul limită este ratat și toată lumea pierde abur. Odată ce acest lucru începe să se întâmple, poate fi dificil să vă recuperați vreodată.

Ți-e frică de tine sau de organizația ta cedând în fața sferei de acțiune? Cu planificare, comunicare și așteptări temperate, îl puteți opri în urmele sale.

Să învățăm cum să identificăm și să evităm scurgerea scopului - înainte să se întâmple.

Când decideți să abordați un nou proiect, primul lucru pe care îl faceți este să creați un plan. Domeniul de aplicare al proiectului face parte din planificarea proiectului și implică notarea obiectivelor, a rezultatelor proiectului, a costurilor și a altor puncte legate de proiect.

În cadrul unui proiect, descrieți totul, de la termenele limită, responsabilitățile diferiților membri, măsurile de control al calității și costul total al proiectului.

Scopul unui proiect este, în esență, un ghid al proiectului pentru echipă și clienți și este adesea inclus în contract. Ajută pe toată lumea să se concentreze asupra sarcinilor lor și oferă clienților un program concret pentru finalizarea proiectului.

Scopul de acoperire este atunci când cerințele și livrabilele unui proiect depășesc viziunea inițială. În managementul proiectului, fluirea scopului este una dintre principalele cauze ale eșecului. Apare atunci când apar noi cereri care implică revizuiri suplimentare, refaceri, reproiectări și cerințe suplimentare.

Există numeroase motive pentru care apare sfera de aplicare, mai ales comunicarea slabă între părțile interesate din proiect și lipsa identificării inițiale a ceea ce este necesar pentru a asigura obiectivele proiectului.

Iată un exemplu de scurgere a scopului în acțiune:

Imaginați-vă că dvs. și echipa dvs. lucrați la un site de lansare WordPress pentru un client. Site-ul trebuie să aibă o pagină de pornire, o pagină despre informații și un mic magazin online. Termenul limită pentru a finaliza acest lucru este de doar trei săptămâni. Deși acesta este un termen scurt, totuși, dvs. și echipa dvs. aveți încredere că veți avea site-ul web funcțional și la timp.

La urma urmei, ați creat site-uri web WordPress în trecut și știți exact ce și cât timp veți avea nevoie pentru a finaliza proiectul. Nu există provocări evidente și aveți toate instrumentele și resursele necesare de care aveți nevoie, pe baza domeniului proiectului care a fost stabilit inițial

Cu toate acestea, la o săptămână de la începutul proiectului, clientul solicită mai multe caracteristici și funcționalități suplimentare pe site. La început, ei solicită doar o mică ajustare pe care o puteți încorpora în cadrul proiectului existent. Dar, ei cer apoi modificări mai mari, cum ar fi un magazin extins, adăugarea unui blog pe site, personalizarea logo-ului, serviciile SEO și crearea mai multor pagini care nu erau incluse în acordul original.

Înainte să-l știți, domeniul de aplicare al proiectului a trecut de la un „mic site WordPress cu magazin online” la un site complet, cu multe funcții și pagini. Din păcate, nu mai puteți finaliza proiectul înainte de termenul de trei săptămâni.

Acesta este lucrul sinistru al sfâșierii scopului: de obicei începe mic, așa că nu observați până nu este prea târziu.

Iată câteva cauze obișnuite și evitabile ale fluării scopului:

Neplanificarea cererilor suplimentare este una dintre principalele cauze ale scurgerii scopului. În cazul în care contractul inițial prevedea modul de gestionare a acestor noi cerințe (adică creșterea termenului, creșterea costurilor, angajarea de personal suplimentar etc.), atunci acestea nu vor pune o problemă și nu pot fi considerate ca un sfert de aplicare.

Dar, presupunând că proiectul va continua fără modificări, rezultă inevitabil în imposibilitatea de a le gestiona atunci când apar.

Lipsa comunicării este o altă cauză semnificativă a fluidei scopului. Uneori, un proiect este doar între dvs. și un singur client. Alteori, clientul este o companie întreagă, ceea ce înseamnă că există o mulțime de companii care vor dori să aibă un cuvânt de spus în proiectare.

Oricine ai lucra, comunicarea slabă duce adesea la scăderea controlului așteptărilor. Chiar dacă faceți acest lucru de unul singur, este bine să vă dați seama ce doriți și să le expuneți clar ca un set de sarcini cu termen limită.

Așezarea la prea multe revizuiri poate distruge un proiect de design web. Fiecare site va avea nevoie de câteva modificări pe măsură ce încercați să surprindeți viziunea clientului, dar atunci când merge prea departe, poate împiedica complet programul.

Aceste mini-sarcini sunt atât de mici încât s-ar putea să nu observați nici cât timp iau, dar pot face unele daune grave dacă nu le țineți sub control. Această practică particulară de a lucra la un proiect care depășește punctul său de reducere a rentabilității este adesea numită placare cu aur .

Un domeniu de proiectare deficitar definit ar putea fi fatal pentru succesul proiectului dumneavoastră. Dacă membrii echipei, managerii de proiect și alte părți interesate nu sunt clare cu privire la cerințele și livrabilele proiectului, atunci este inevitabil să existe o defecțiune la un moment dat.

Scurgerea scopului poate apărea în orice moment al unui proiect, dar există câteva etape în care ar trebui să fii foarte vigilent

• În faza inițială de planificare, atunci când încercați să stabiliți o listă de obiective rezonabile de atins
• După ce ați trimis ceva unui client, acesta poate solicita mai multe revizuiri și adăugiri decât aveți timp pentru dvs. sau revizuiri care ar dura prea mult.
• Când cineva este lăsat în afara procesului de planificare, poate veni mai târziu pentru a cere modificări.
• Proiectul mediu, care permite adăugarea unui număr nelimitat de sarcini la program, poate face ca proiectul să înceapă să pară mult mai puțin realist.
• Când planificarea se termină și lucrați cu greu la sarcină, cu mai puțină corespondență, clientul va avea timp să vină cu mai multe idei.
• Odată ce un termen limită este ratat, este mai ușor să-l lăsați să alunece puțin mai mult și să rezolve problema.
• Chiar când sunteți pe punctul de a încheia ultimele sarcini, cineva este obligat să spună „Dar dacă am adăuga ...?”

Pe scurt, scurgerea scopului poate apărea în orice fază a unui proiect, dar dacă anticipați deja sosirea acestuia, poate fi mult mai ușor să vă protejați.