Șapte reguli simple pentru o comunicare mai eficientă prin e-mail

Indiferent de industria, domeniul, cariera, responsabilitățile de zi cu zi sau îndatoririle dvs., comunicarea este esențială pentru succesul dvs.

Acest lucru este valabil mai ales în SEO și crearea de link-uri, unde comunicarea este vitală pentru educarea clienților, executarea campaniilor, securizarea link-urilor și prezentarea rezultatelor.

E-mailul este probabil principalul mod de comunicare în lumea digitală de astăzi. Dacă nu poți comunica bine prin e-mail, este posibil să te lupți.

Beneficiile unei comunicări eficiente

1. Stabilește încredere, stabilește domeniul de aplicare al proiectului și definește așteptările.
2. Transmite și subliniază informațiile corecte.
3. Identifică obstacolele echipei și facilitează rezolvarea problemelor.
4. Permite ambele părți să fie înțelese.
5. Asigură satisfacția clientului, echipei și personală.

Capacitatea dvs. de a vă prezenta bine, de a comunica idei și de prezentare este fundamentală pentru succes.

Permiteți-mi să fiu clar, cunoștințele, abilitățile și integritatea sunt vitale pentru orice afacere. Dar capacitatea de a comunica bine este crucială în toate aspectele muncii.

O bună comunicare crește valoarea, insuflă încredere, creează încredere, rezolvă probleme, dezvăluie obstacole și facilitează practic fiecare parte a unei campanii SEO și relația cu clienții, supervizorii și membrii echipei.

Comunicarea este de două ori valoroasă în construirea de legături, care necesită comunicare unu-la-unu cu alți proprietari de site-uri pentru a securiza link-urile. Trebuie să comunicați eficient DE CE este în interesul lor (sau al publicului) să se conecteze.

Reguli pentru comunicarea eficientă prin e-mail (și sensibilizare)

1. Utilizați șabloane pentru format.
2. Cunoaște-ți publicul.
3. Conduce cu valoare.
4. Fii clar și concis.
5. Limba activă câștigă.
6. Trimite e-mailuri complete.
7. Urmare.

Care este scopul e-mailului tău? Fiecare element al e-mailului dvs. (linie de subiect, structură, alegere a cuvântului) ar trebui să sprijine acest lucru.

1) Șabloane: cum să formatați e-mailurile

Toată lumea a primit e-mailuri groaznice produse în masă, cu un șablon care nu conține personalizare.

Dacă mai primesc un e-mail „Dragă webmaster” ...

În ciuda acestui fapt, cred cu ardoare în valoarea șabloanelor. Șabloanele conduc la sisteme și procese, care duc la e-mailuri bine formatate, ușor de citit și de înțeles (ca să nu mai vorbim de produse).

Regula mea generală dacă folosesc sau nu un șablon este:

1. Trimit mai multe e-mailuri unui public similar?
2. Voi trimite un e-mail similar în viitor?
3. Există o modalitate optimă de a structura informațiile pentru a-mi transmite mesajul?

Secretul unui șablon bun este segmentarea listelor. Șablonul dvs. ar trebui să fie personalizat pentru publicul dvs., lăsând suficient spațiu pentru variații, după cum este necesar.

Dacă nu răspund la un fir sau trimit un e-mail unic, este foarte probabil să folosesc o formă de șablon.

Chiar și e-mailurile scrise de mână urmează un format general (Șablon AKA). Gândiți-vă la diferitele e-mailuri pe care trebuie să le trimiteți în fiecare zi. Pun pariu că sunt câteva șabloane generale pe care le urmați, chiar dacă compuneți fiecare e-mail individual.

Iată un exemplu de șablon pe care îl folosesc des:

Acesta este ceea ce folosesc atunci când includ o mențiune pozitivă a cuiva sau a companiei sale într-o postare. Acest lucru mă ajută să construiesc o conexiune, îi avertizează asupra faptului că au fost menționate și de ce și poate chiar îmi oferă câteva distribuiri sociale.

Crearea proceselor este cheia eficacității. Această idee de optimizare nu ar trebui să fie nouă pentru mulțimea SEO

2) Cunoaște-ți publicul

Cea mai importantă regulă de comunicare este să bazezi întreaga conversație în jurul publicului tău.

Gandeste-te la asta:

Cum discuti cu un coleg? Un supraveghetor? Un client? Un prieten bun? Părintele tău?

Stilul, tonul, alegerea cuvintelor și modul de comunicare variază în funcție de public. Este comunicarea 101 – trebuie să structurați conversația care are sens și este eficientă pentru acel public.

Iată ce ar trebui să știți despre persoana de contact înainte de a redacta un e-mail:

1. Nume
2. Pozitia titlului
3. Personalitate
4. Autoritate/influență
5. Stilul lor de comunicare
6. Cât de des sunt aruncate
7. Relația ta profesională.

Dacă trimiteți e-mailuri similare, indiferent de public, comunicați ineficient.

3) Comunicarea valoare-în primul rând

Există întotdeauna un motiv pentru care trimiteți un e-mail.

Pentru a comunica eficient, ar trebui să fie clar de ce ați trimis un e-mail și de ce este important pentru persoana căreia îi trimiteți un e-mail.

Este ultima parte – motivul pentru care e-mailul tău contează pentru contactul tău – care este cel mai important. Conducerea cu aceasta este modul în care stabiliți valoare și câștigați considerație.

Nu trebuie să scrii o introducere lungă despre cine ești sau de ce contează pentru lume ceea ce faci. Conduceți cu valoare pentru publicul dvs.

De ce ar trebui să le pese?

Cu cât poți răspunde mai devreme la această întrebare într-un e-mail, cu atât mai bine.

Când editez un șablon, primul meu pas este întotdeauna să muți declarația „de ce contează asta pentru tine” în partea de sus (sau cât mai aproape de sus posibil).

Iată o prezentare pe e-mail pe care o primesc des:

Iată cum aș face acest e-mail pe primul loc.

Salut Cory,

Lucrezi pentru a-ți îmbunătăți vânzările și lățimea de bandă de marketing?

(linie personalizată care vorbește direct cu poziția persoanei sau companiei).

La [redacted] vă oferim o listă B2B personalizată pentru conturile dvs. potențiale, generarea de clienți potențiali și serviciile de gestionare a datelor, astfel încât să dețineți clientul în timp ce noi facem toate cercetările.

Suntem specializati in:

• Generarea de lead-uri din Cartea albă.
• Întreținerea și acuratețea datelor CRM.
• Cercetarea informațiilor de piață.
• Cartografierea pieței și evaluarea pieței.

Să discutăm despre modul în care [exprimat] vă poate ajuta să vă îndepliniți obiectivele.

Este perfect? Nu – aceasta nu este afacerea mea, așa că nu pot reelabora mesajul sau poziționarea. De asemenea, nu caut să achiziționez sau să externalizez crearea de liste, așa că nu sunt publicul greșit.

Cu toate acestea, această versiune reformatată conduce cu valoare. Nu pierde timp. Dacă nu este potrivit, pot merge mai departe imediat. Dacă este, este mai probabil să o citească și să răspundă.

Ar trebui să existe întotdeauna un motiv pentru care trimiteți e-mailul.

Nu-ți îngropa ledul.

4) Clar și concis

Secretul unei scrieri bune este editarea liberală.

Scrie-ți e-mailul, apoi tăiați cât mai mult din el. Apoi mai tăiați puțin.

Îmi place să tai:

• Cuvinte nedorite: asta, mult, lucru, ca, simte,
• Eufemisme: obțineți simțul, auziți, ajutați, luați-vă timp, anunțați-mă, așteptați cu nerăbdare, oameni ca, menținerea cursului etc.
• Adverbe: total, specific, complet, mai ales etc.
• Pronume improprii: orice schimbare inutilă. Păstrați-l pe prima persoană cât mai mult posibil.
• Totul: dacă o pot tăia, o voi face.

Nu recitiți obsesiv e-mailurile înainte de a le trimite. În schimb, tăiați totul până când ȘTIȚI că nu a mai rămas nimic. Toată lumea va fi mai fericită pentru asta.

5) Vocea activă este pentru oameni

Vocea activă comunică perspectiva corectă și lanțul de evenimente prin e-mail.

Rapoartele prin e-mail se bazează în special pe vocea activă, deoarece vocea pasivă ar putea denatura munca.

Limbajul pasiv fură comunicării de cauză și efect, făcând neclar care acțiune a condus la ce rezultat și subliniază valoarea în comunicarea prin e-mail.

Dacă te lupți cu vocea activă versus pasivă, caută fraze incomode și gândește-te cine a făcut ce. Asigurați-vă că nu înfundați informațiile, indiferent de motiv.

Câteva exemple de pasiv versus activ:

„Pagina a fost optimizată de SEO.” vs „Seo a optimizat pagina.”

„Opt legături au fost construite de echipă pe parcursul lunii.” vs „Echipa a construit opt ​​legături luna aceasta.”

„Clasamentele s-au îmbunătățit, iar traficul de căutare a crescut datorită eforturilor noastre combinate de SEO.” vs „Eforturile noastre SEO au îmbunătățit clasamentele și au crescut traficul de căutare.”

Vocea pasivă vă va submina tonul, vă va încurca sensul și vă va slăbi poziția.

6) Includeți prezentarea dvs

Nu trimiteți o cerere de prezentare. Nu o face.

Se întâmplă des:

Cel mai bun scenariu este un „da, trimiteți o prezentare”. Același răspuns ar fi putut fi obiectivul tău ACTUAL – un link, o publicație, o acoperire, o întâlnire etc.

Nu face viața mai dificilă decât trebuie. Toată lumea este ocupată și toată lumea primește prea multe e-mailuri. Pseudopolitețea nu va crește șansele ca prezentarea dvs. să aibă succes, mai ales dacă respectați regula nr. 2 și trimiteți e-mailuri numai atunci când aveți valoare de adăugat.

Cele mai bune e-mailuri răspund la orice întrebare din e-mailul inițial. Luați în considerare publicul dvs. și asigurați-vă că acoperiți totul în limita rațiunii.

7) Urmărire – Este politicos

Dacă construiți link-uri sau trimiteți e-mailuri promoționale, nu vă faceți treaba dacă nu urmăriți.

Nu este nepoliticos să trimiți e-mailuri ulterioare – este politicos.

E-mailul de urmărire este un bun test de turnesol pentru valoarea e-mailului dvs.

Dacă credeți că aveți ceva de valoare de oferit, atunci nu ar trebui să vă sfiați să trimiteți un memento pentru a vă asigura că persoana respectivă a avut șansa să vă examineze e-mailul.

De fapt, le faci o favoare asigurându-te că nu au ratat o oportunitate rezonabilă. Dacă nu simți așa, nu ți-ai rafinat suficient abordarea. Trebuie să crezi în valoarea mesajului tău, în concizia contactului tău, în scopurile contactului tău.

Limita superioară pe care o voi trimite este de patru. Originalul, cu trei mesaje threaded.

Acest lucru nu este pentru contactele cu care am o relație clar definită - doar atunci când cred că cuiva îi lipsește cu adevărat e-mailurile mele și am un motiv valoros să-i contactez.

Nu vă pot spune de câte ori am primit un răspuns pozitiv al treilea (sau chiar al patrulea) e-mail. Oamenii sunt OCUPATI.

Dacă nu urmăriți deloc e-mailul inițial, pierdeți o oportunitate uriașă.