Acest lucru funcționează: simplificați-vă fluxul de lucru cu automatizarea software

Briana Strauss, Partner Marketing Manager la Jotform, crede în puterea automatizării software de a ajuta la simplificarea fluxului de lucru – și ea a împărtășit exact cum la This Just Works.

În calitate de agenți de marketing, căutăm mereu modalități mai bune și mai eficiente de a ajunge la clienți cu informațiile potrivite la momentul potrivit, creând acea experiență de marketing fără întreruperi pentru clienți.

Prin crearea unei serii de automatizări ale fluxului de lucru, multe sarcini banale de marketing pot fi automatizate pentru a vă ajuta să realizați acest lucru, nu numai extern și orientat către clienți, ci și intern, cu propria echipă. Punerea sarcinilor precum managementul clienților potențiali, introducerea datelor și managementul proiectelor pe pilot automat pentru a economisi timp și a crește productivitatea, toate în același timp îmbunătățind experiența clienților și comunicarea echipei.

Această recapitulare acoperă cum să implementați automatizarea fluxului de lucru și să începeți cu instrumentele potrivite, folosind automatizări pentru a îmbunătăți experiența clienților și a crește productivitatea echipei.

Această sesiune a fost prezentată la This Just Works, anti-conferința digitală. Puteți vedea sesiunea completă (și alte 14 discuții) înregistrându-vă aici cu codul TJWAG2020.

Ce este un flux de lucru automat?

Un flux de lucru automatizat este o stivă de tehnologie care lucrează împreună pentru a reacționa la declanșatoarele desemnate care determină o altă acțiune pentru a produce rezultatul dorit.

„Un exemplu simplu de marketing în acest sens ar fi să ai un nou formular de contact pe pagina de destinație a site-ului tău, pe care un client îl completează pentru a fi adăugat ca abonat la lista ta de e-mail. Odată ce o trimitere este primită și sunt adăugate la acea listă de e-mail, iar aceasta este conectată cu instrumentul lor de e-mail - poate utilizați un instrument precum Active Campaign pentru a gestiona acest lucru - și li se trimite automat un e-mail de bun venit sau sunt declanșați într-o serie de bun venit”, spune Briana.

Trebuie să utilizați un flux de lucru automat? Briana cântărește:

„Fluxul de lucru automatizat poate ajuta cu adevărat echipele și companiile de orice formă și dimensiune, de la companii mici sau antreprenori până la companii la nivel de întreprindere. Poate fi folosit pentru a-ți extinde eforturile de marketing cu clienții și pentru a elimina blocajele sau pentru a-ți crește productivitatea.”

Un bun punct de plecare este să înțelegi ce vrea echipa ta să realizeze. Și acest lucru vă va ajuta să determinați cele mai bune instrumente și flux de lucru pe care să le utilizați.

Cum să utilizați automatizarea fluxului de lucru pentru a îmbunătăți experiența clienților

„Adăugarea automatizării poate ajuta la îmbunătățirea experienței clienților cu echipa și cu produsul dumneavoastră. Îmi place întotdeauna acest citat de la Mari Smith de la Social Media Influence despre modul în care conținutul este regele. Acea logodnă este regina și ea conduce casa. Cred că acest lucru este cu adevărat relevant pentru automatizarea marketingului, deoarece, dacă echipa ta de marketing va crea acest conținut uimitor, o altă piesă importantă va fi să se asigure că acest conținut ajunge la clienții tăi la momentul potrivit.”

Crearea unui flux de lucru pentru marketing vă poate ajuta să cultivați clienții potențiali și să le oferiți informații relevante bazate pe interacțiunile lor pe site-ul dvs. web și cât de complicate doriți să fie automatizările dvs.

Un studiu realizat de Invespcro spune că automatizarea marketingului conduce, în medie, la o creștere cu 14,5% a productivității vânzărilor și o reducere cu 12,2% a cheltuielilor generale de marketing. Asta înseamnă că creează un impact mai mare pentru marketingul dvs. - la un cost mai mic.

Componentele cheie ale unui flux de lucru de marketing

„Automatizările fluxului de lucru sunt complet personalizabile și pot fi atât de complexe sau simple pe cât doriți să fie”, spune Briana.

Instrumentele de top pentru o stivă de marketing sunt:

• Instrument de colectare a datelor
• CRM
• Marketing prin e-mail

„Chiar dacă există instrumente all-in-one de automatizare a marketingului care pot fi folosite pentru a vă ajuta să vă eficientizați eforturile de marketing, există și modalități mai simple de a utiliza o serie de instrumente software fără a fi nevoie să investiți mii de fonduri de marketing”, notează Briana.

Un instrument de formular vă poate ajuta să colectați acele informații valoroase despre utilizator și să declanșați fluxul de informații într-un alt instrument. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca încorporarea unui formular de generare de clienți potențiali pentru a colecta informații de bază despre clienți pentru a fi un contact suplimentar cu privire la un produs sau serviciu.

Un formular simplu de generare de clienți potențiali de la Jotform.

Fluxurile de lucru de automatizare pot fi configurate și declanșate pentru a trimite informații către CRM.

Un nou formular de generare de clienți potențiali este completat de un potențial client. Poate că aceasta a fost încorporată direct pe site-ul dvs. web. Acest lucru ar putea fie să declanșeze un nou contact în CRM cu informațiile relevante trimise și apoi să se semneze direct cu un reprezentant de vânzări pentru urmărire.

Un exemplu despre modul în care un ciclu de vânzări poate începe cu o formă de generare de clienți potențiali.

„În funcție de flux, același formular de generare de clienți potențiali ar putea fi trimis și la un instrument de automatizare a marketingului și apoi adăugat la o campanie de picurare pentru o creștere suplimentară sau același formular poate fi apoi trimis la slack pentru a declanșa o alertă către un canal desemnat sau persoană. Totul depinde de modul în care vă configurați automatizarea fluxului de lucru”, spune Briana.

Automatizarea de marketing nu vă poate ajuta doar să convertiți clienții potențiali în clienți, dar vă poate ajuta și să vă implicați cu clienții existenți și să încurajați o mai bună adoptare a produselor și achiziții suplimentare.

Automatizarea marketingului prin e-mail este utilă deoarece elimină sarcinile care necesită timp, cum ar fi pregătirea listelor de e-mail sau trimiterea de mesaje mai generice. Și un studiu realizat de utilizatorii Salesforce a spus că, în medie, automatizarea de marketing a sporit veniturile din vânzări cu 34%.

Unele dintre cele mai importante automatizări de marketing prin e-mail cu care puteți începe sunt:

• Flux de lucru bun venit abonaților blogului
• Flux de lucru de re-implicare
• Fluxul de lucru al evenimentului

Un formular care declanșează un flux de lucru automatizat prin e-mail pentru evenimente.

„Ti se pare cunoscut asta? Ați completat un formular simplu de înregistrare și ați furnizat câteva informații simple, cum ar fi numele dvs., adresa de e-mail și ați creat o parolă. Și apoi ni se trimite automat un e-mail de confirmare, creând un flux de lucru simplu de automatizare a marketingului prin e-mail și sunt sigur că economisesc echipa de marketing pentru evenimente mult timp și energie”, spune Briana.

Cum automatizarea marketingului crește productivitatea echipei

Automatizarea de marketing poate fi folosită pentru a spori implicarea utilizatorilor și pentru a ajuta la eficientizarea activităților bazate pe clienți. Este, de asemenea, o modalitate excelentă de a crește productivitatea internă și de a simplifica comunicarea echipei.

Scopul final al oricărei automatizări a fluxului de lucru este de a vă face organizația să funcționeze mai eficient și de a elimina o mulțime de sarcini manuale de rutină – chiar și echipa Brianei îl folosește!

„Companiile, inclusiv a mea, beneficiază de automatizări pentru:”

• Crește productivitatea
• Rămâneți conectat cu echipele noastre locale și globale
• Pentru a face procesele mai puțin manuale
• Minimizați e-mailurile
• Eliberați timp angajaților pentru a lucra la sarcini mai importante

„Conform unui studiu realizat de Imagine Innovation, companiile care au un flux de lucru automatizat pentru sarcini repetitive și manuale au crescut cu succes productivitatea angajaților cu 12-15%. Și asta chiar începe să se adună atunci când lucrezi într-o companie mai mare”, notează Briana.

„La Jotform, folosim o varietate de instrumente precum Trello, Zoom și Slack pentru a ne ajuta cu orice, de la managementul proiectelor la înregistrarea webinarului și o mai bună comunicare în echipă. Suntem MARI fani ai Trello pentru managementul proiectelor și îi folosim zilnic pentru a urmări cererile noastre de proiecte. Folosim formularul de notare pentru a crea un formular de solicitare care trebuie completat pentru o anumită sarcină – cum ar fi poate o solicitare de proiectare sau cereri de copiere de la echipa noastră de marketing.”

„De asemenea, folosim automatizări pentru a colecta înregistrări la webinare, începând cu un formular de înregistrare personalizat și apoi înregistrând automat participanții pentru întâlniri și webinarii.”

Cum să construiți fluxuri de lucru pentru echipa dvs

Mărimea companiei dvs. va fi unul dintre factorii care vă vor ajuta să decideți ce set de instrumente veți utiliza în cele din urmă.

Pentru a oferi echipei tale alte idei despre cum pot începe să-și simplifice fluxurile de lucru. Uitați-vă la procesul curent al companiei dvs. pentru lucruri care necesită timp sau manuale care pot fi automatizate, cum ar fi:

• Crearea sarcinilor
• Generarea facturilor
• Gestionarea clienților potențiali
• Rambursarea cheltuielilor angajatilor
• Incorporarea de noi angajați
• Gestionarea biletelor IT
• Aprobarea cererilor de concediu

„Un alt sfat util pe care vreau să-l includ este atunci când selectați și construiți stiva dvs. de tehnologie. Indiferent dacă este vorba de productivitate internă sau orientată către clienți. Este grozav să cauți instrumente cu aplicații native și integrări. Acest lucru oferă mai mult un flux de lucru flexibil și scalabil, care poate crește odată cu tine, așa cum o face compania ta”, notează Briana.

Si ghici ce? Nu aveți nevoie de o echipă specializată pentru a configura aceste fluxuri de lucru automatizate.

„Multe companii cred asta și nu doresc să adauge resurse. Dar știi, nu, majoritatea acestor platforme sunt acum fără cod sau low-code, pentru a face crearea și implementarea unor fluxuri de lucru diferite foarte simple și ușoare pentru echipa ta. Jotform, de exemplu, are o platformă fără cod, iar toate aplicațiile și integrările noastre pot fi configurate în câțiva pași simpli. Așadar, nu lăsați ca aceasta să fie o barieră în calea introducerii automatizării, deoarece există atât de multe instrumente grozave care sunt disponibile pentru a vă ajuta în acest sens”, spune Briana.

Așa că nu mai pierdeți timpul și începeți să vă automatizați fluxul de lucru!

Pentru a descărca întregul eveniment digital înregistrat This Just Works, accesați aici pentru a vă înregistra cu codul TJWAG2020!