Six Sigma în managementul proiectelor: un ghid rapid

Există de trei decenii, dar Six Sigma poate fi încă oarecum o enigmă. Această metodologie poate însemna diferite lucruri în cadrul diferitelor organizații sau circumstanțe, dar există o modalitate de a sublinia în linii mari această metodologie de îmbunătățire a procesului de afaceri și de a defini începuturile, ascensiunea, utilizarea și implementarea acesteia.

A existat o oarecare reacție împotriva Six Sigma în ultimii ani, dintre care unele sunt garantate și vor fi discutate, dar procesul în ansamblu se dovedește un instrument valoros în reducerea defectelor în fabricarea produselor, mai ales atunci când este asociat cu gândire agilă, producție lean și capabilă. instrumente de management de proiect.

Ce este Six Sigma?

Pentru început, să definim termenul Six Sigma. După cum s-a menționat, este o metodologie utilizată pentru a îmbunătăți calitatea rezultatelor într-un proces. Face acest lucru identificând mai întâi și apoi eliminând cauzele defectelor. Acest lucru se realizează printr-un set de metode de management al calității care prezintă atât abordări empirice, cât și statistice. Un membru al personalului cu expertiză Six Sigma este de obicei angajat pentru a monitoriza procesul.

Six Sigma a fost introdus pentru prima dată de inginerul Motorola Bill Smith în 1986, când a fost înregistrată ca marcă comercială. Dar 10 ani mai târziu, când Jack Welch a făcut-o centrală în strategia sa de afaceri la General Electric, a devenit populară în lumea afacerilor mai largă.

Software-ul de management de proiect este utilizat pentru aprobarea și revizuirea performanței proiectului în conformitate cu practicile Six Sigma. ProjectManager este un software de management de proiect care oferă mai multe vederi de proiect cu o singură vizualizare, ideală în special pentru Six Sigma; vedere la bord. Tabloul kanban permite managerilor să vizualizeze fluxul de lucru al echipelor lor și este ideal pentru automatizarea fluxului de lucru și aprobările sarcinilor. Acest lucru permite echipelor să revizuiască și să aprobe doar acele livrabile care îndeplinesc standardele lor de calitate. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Istorie

În timp ce Six Sigma ar fi putut fi înregistrată în anii 1980, istoria sa se întinde mult mai în urmă. Conceptul a fost introdus, deși sub alt nume, ca curbă normală de Carl Friedrich Gauss (1777-1855). S-a dezvoltat în continuare în variația produsului în anii 1920, când Walter Shewhart a arătat că procesul de trei sigma avea nevoie de corecție. În cele din urmă, inginerul Bill Smith a înregistrat o marcă comercială Six Sigma și această dezvoltare a condus la Motorola să documenteze economii de peste 16 miliarde de dolari.

Începând cu anii 1980, utilizarea Six Sigma a fost adoptată de companii de pe tot globul și a evoluat mai mult decât într-un sistem de calitate, ci într-un mod de a face afaceri. A fost descris ca o viziune, filozofie, simbol, metrică, scop, metodologie și multe altele.

Metodologii Six Sigma

În scopurile noastre, să ne uităm la Six Sigma ca metodologie. Metodologia Six Sigma este folosită pentru a îmbunătăți practicile de afaceri cu date statistice și analize pentru a lua decizii mai bune bazate pe fapte, mai degrabă decât pe cele mai bune presupuneri. Acest lucru se face prin controlul variației și înțelegerea cauzelor acestora.

Procesele devin apoi mai previzibile și, prin urmare, profitabile pentru afaceri. Metodologia six sigma nu este doar o sesiune de instruire, ci o abordare care se bazează pe date și pe proiecte de direcționare cu rezultate de afaceri cuantificabile. Această abordare s-a dovedit a fi valabilă, deoarece a fost implementată în multe industrii care au documentat economii și satisfacția clienților.

Metodologia DMAIC

Instrumentul de bază al abordării Six Sigma este foaia de parcurs DMAIC, o metodă mai științifică pentru dezvoltarea proiectelor. Este un proces flexibil, formal de rezolvare a problemelor, care include următorii cinci pași:

1. Definiți: Acest pas este folosit pentru a afla problema afacerii, care este scopul, resursele potențiale, domeniul de aplicare al proiectului și termenul de finalizare. Acest lucru este adesea detaliat în carta proiectului, unde este adunat ceea ce știți despre proiect și sunt definite orice fapte legate de muncă, sunt stabilite obiectivele și este stabilită echipa de proiect.
2. Măsurați: acum veți dori să stabiliți o linie de bază pentru a avea ceva cu care să măsurați atunci când îmbunătățiți procesele. Aici colectați datele pentru a pune munca în context. Echipa va decide apoi ce va fi măsurat și cum. Cu cât datele sunt mai bune, cu atât acest sistem funcționează mai bine.
3. Analizați: Urmează identificarea a ceea ce împiedică progresul procesului, astfel încât acesta să poată fi eliminat. Din nou, veți folosi un plan de colectare a datelor până când descoperiți cauzele principale ale problemei. Acest proces implică instrumente analitice complexe, dintre care unele includ: listarea și prioritizarea cauzelor potențiale ale problemei, prioritizarea cauzelor rădăcină pentru a îmbunătăți pașii, identificarea modului în care intrările procesului influențează rezultatele procesului și crearea hărților detaliate ale procesului.
4. Îmbunătățire: testați și implementați soluții la problemele identificate folosind soluții creative pentru a elimina cauzele fundamentale și pentru a preveni apariția lor din nou. Acest lucru se face cu diferite tehnici de brainstorming și alte metode de rezolvare a problemelor. Se sugerează că cel mai bine este să te concentrezi pe cea mai simplă și mai ușoară soluție. Testați aceste soluții și aflați ce riscuri sunt inerente. Apoi creați un plan de implementare și executați îmbunătățiri. O diagramă SIPOC este adesea folosită în Six Sigma pentru a efectua acest pas.
5. Control: Pentru a vă asigura că aceste îmbunătățiri sunt durabile, monitorizați-le prin crearea unui plan de control. Asigurați-vă că actualizați acel plan după cum este necesar. Puteți dezvolta o diagramă de control pentru a evalua stabilitatea îmbunătățirilor pe măsură ce proiectul avansează.

Există un R tăcut pe care unele organizații îl adaugă la DMAIC, care înseamnă Recunoaștere. Aceasta este o chestiune de prioritate, ceea ce înseamnă că echipa recunoaște problema potrivită pe care să se concentreze la momentul potrivit.

Acești pași DMAIC ar trebui să acționeze ca o buclă, deoarece trebuie să îi repetați și să aplicați modificările altor procese din proiect. Împărtășiți rezultatele cu toată lumea din proiect și chiar din afara organizației pentru a dezvolta o rețea de sprijin. De asemenea, este inteligent să le mulțumim participanților pentru a-și menține un moral bun în ceea ce privește munca temeinică și dificilă.

Metodologia DMADV

O variație a DMAIC este metodologia DMADV. Deși mai puțin cunoscută, este o metodologie ideală pentru procesul de proiectare a noului produs. La fel ca DMAIC, împărtășește primii trei pași, deși îi definește în termeni ușor diferiți.

• Definiți: definiți procesul și obiectivele de proiectare ale proiectului dvs.
• Măsurare: În continuare, identificați și măsurați caracteristicile critice pentru calitate ale produsului, serviciului sau procesului. Asigurați-vă că nu neglijați riscurile și capabilitățile de producție.
• Analizați: Iată unde alegeți cel mai bun design după ce ați analizat datele pe care le-ați colectat în primii doi pași.
• Design: Odată ce aveți un design, începeți să construiți și să testați produsul, serviciul sau procesul.
• Verificare: aveți nevoie de verificare și validare pentru a vă asigura că rezultatul de proiectare îndeplinește cerințele de intrare de proiectare și că produsul dumneavoastră funcționează așa cum este proiectat într-un mediu real sau în condiții simulate menite să imite acel mediu.

La fel ca și în cazul DMAIC, doriți să priviți metodologia nu ca un final, ci ca pe o buclă continuă de revizuire și îmbunătățire. Urmând această metodologie de la început până la sfârșit vă va ajuta să dezvoltați cele mai înalte standarde de calitate. Acest lucru duce la o satisfacție îmbunătățită a clienților și la profituri mai mari pentru companie.

De ce Six Sigma?

Crezul pentru Six Sigma poate fi împărțit în trei afirmații:

1. Efortul continuu de a obține stabilitate și un rezultat previzibil dintr-un proces este ceea ce face ca o afacere să aibă succes.
2. Există caracteristici ale proceselor de producție și de afaceri care sunt definibile și măsurabile. Aceste caracteristici pot fi analizate pentru a controla și îmbunătăți procesele.
3. De sus în jos, întreaga organizație trebuie să se angajeze să susțină îmbunătățiri ale calității pentru ca acestea să fie atinse.

Care sunt caracteristicile Six Sigma?

Six Sigma nu este prima tehnică dezvoltată pentru a îmbunătăți procesele, dar diferă de altele în trei moduri semnificative:

1. Este axat pe randamente financiare măsurabile și cuantificabile.
2. Conducerea este esențială.
3. Datele și statisticile stau la baza luării deciziilor în loc de presupuneri sau presupuneri.

Înrudit: 20 de șabloane gratuite de proiect și lucru pentru Excel

Lean Six Sigma

Six Sigma s-a dovedit a fi capabil să lucreze cu echipe de colaborare încă din anul 2000, când a devenit Lean Six Sigma. Acest lucru a fost codificat pentru prima dată în cartea Leaning into Six Sigma: The Path to Integration of Lean Enterprise and Six Sigma de Barbara Wheat, Chuck Mills și Mike Carnell. De atunci, Lean Six Sigma a fost utilizat într-o varietate de sectoare economice, cum ar fi asistența medicală, finanțele și lanțul de aprovizionare.

Lean Six Sigma găsește sinergie între aceste două stiluri manageriale. Managementul Lean de proiect se concentrează pe eliminarea a opt domenii de deșeuri: defecte, supraproducție, așteptare, talent neutilizat, transport, inventar, mișcare și extra-procesare. Six Sigma, pe de altă parte, urmărește îmbunătățiri ale calității rezultatelor procesului prin identificarea și eliminarea cauzei erorilor pentru a minimiza variabilitatea producției.

Împreună, cele două stiluri se completează unul pe celălalt prin faptul că Lean expune de unde provine problema dintr-un proces, în timp ce Six Sigma lucrează pentru a reduce această problemă. Acest lucru produce un ciclu pozitiv de îmbunătățiri și flux continuu.

Lean Six Sigma lucrează apoi împreună pentru a reduce costurile de producție, îmbunătățind în același timp calitatea și viteza producției, menținând organizația competitivă. Six Sigma reduce variațiile, iar Lean are o vedere unde există deșeuri și cum să le reducă, ambele contribuind la economisirea de bani. Cele două lucrează bine la eficiență, productivitate și control financiar solid.

Six Sigma și Agile

Pe măsură ce metodele agile continuă să crească din oul de dezvoltare a software-ului în care au fost eclozate, stilul s-a trezit în picioare cu Six Sigma.

Manifestul Agile afirmă drept al 12-lea principiu că „la intervale regulate, echipa reflectă asupra modului în care poate deveni mai eficientă, apoi își reglează și își ajustează comportamentul în consecință”. Echipele agile se concentrează pe îmbunătățiri continue, care se potrivesc cu crezul Six Sigma.

Echipele agile pot folosi Six Sigma pentru a rezolva probleme prin intermediul datelor empirice, deoarece metodologia oferă un set de instrumente pentru a face exact acest lucru. Fii sigur că agile și Six Sigma se amestecă bine.

Certificari Six Sigma

Ca și alte metodologii, puteți obține o certificare Six Sigma. Acesta vă verifică stăpânirea metodei abilităților profesionale și este acordat în funcție de un nivel de cunoștințe care urmează o clasificare de centură similară cu cea utilizată în artele marțiale.

• Centura Neagră Maestru certificat (CMBB)

Cel mai înalt nivel de certificare Six Sigma este centura neagră de master certificată. Această persoană poate să modeleze strategia, să dezvolte valori cheie, să acționeze ca consultant și să îi antreneze pe cei cu centuri negre și verzi. Trebuie să ai cel puțin cinci ani de a fi centură neagră Six Sigma.

• Centura neagră certificată Six Sigma (CSSBB)

Coborând un nivel ne aduce la centura neagră certificată Six Sigma. Aceștia sunt experți în metodologie și sunt capabili să conducă sau să antreneze echipe cu centuri sub ale lor. Pentru cei cu această centură, gestionarea proiectelor Six Sigma este jobul lor cu normă întreagă și au o înțelegere completă a analizei statistice și a îmbunătățirii proceselor.

• Centura verde certificată Six Sigma (CSSGB)

Cei care au o centură verde Six Sigma creează, identifică și execută procese. Ei cunosc principiile Lean Six Sigma, dar și DMAIC. Ei pot conduce echipe în proiecte mai mici și pot ajuta pe cei care dețin statutul de centură neagră. Accentul lor este pe îmbunătățirea calității, reducerea risipei și a erorilor în timpul colectării și analizării datelor.

• Centura galbenă certificată Six Sigma (CSSYB)

O centură galbenă Six Sigma înseamnă că înțelegeți cum să utilizați Six Sigma la locul de muncă. Ați început să îmbunătățiți procesele și să creați hărți de proces pentru a contura pașii unui proces. Cunoașteți principiile colectării informațiilor. Nu poți conduce o echipă, dar poți susține o centură mai înaltă.

• Centura albă certificată Six Sigma (CSSWB)

Centura albă Six Sigma se concentrează pe elementele fundamentale. Ei înțeleg rolurile celor din echipă și modul în care acești membri pot îmbunătăți eficiența. Ei învață despre DMAIC și tind să se concentreze pe reducerea deșeurilor.

Critica la adresa Six Sigma

Nu toată lumea este vândută pe Six Sigma. Expertul în calitate Joseph M. Juran spune că Six Sigma nu este nimic nou. Pentru el, doar termenii s-au schimbat, dar abordarea de bază a îmbunătățirii calității rămâne aceeași.

Harvard Business Review notează ceea ce consideră că sunt deficiențe ale tehnicii. În primul rând, nu încorporează tehnologia informației. De asemenea, ei simt că este elitist, deoarece desemnează oameni numiți „centuri negre” care sunt experți în analiza și proiectarea, comparativ cu includerea întregii echipe.

Există, de asemenea, o problemă cu procesul său de îmbunătățiri progresive, despre care unii consideră că împiedică îmbunătățirile radicale. De asemenea, nu se potrivește bine cu munca care este orientată spre găsirea de noi metode și procese inovatoare.

De la crearea sa, chiar și un practicant fidel precum Jack Welsh a venit să recunoască că nu este o abordare holistică pentru oriunde în companie. Dar în fabricarea produselor, capacitatea sa de a reduce defectele la una din șase abateri standard rămâne standard și oferă rezultate. Decizia de a-l aplica în proiectul tău depinde, desigur, de tine.

Cum ajută ProjectManager cu Six Sigma

Când ajungeți la asta, Six Sigma este pur și simplu o altă modalitate de a gestiona un proiect. Măsoară datele pentru a găsi rute mai eficiente pentru a ajunge la livrabilul final. ProjectManager este un software premiat de management al lucrărilor și al proiectelor, care vă oferă date în timp real pentru a lua decizii mai perspicace. Are mai multe vizualizări ale proiectelor pentru ca echipele interfuncționale să colaboreze și îi menține pe toți pe aceeași pagină cu o singură sursă de adevăr.

Setați linii de bază pe diagramele Gantt

Pentru a profita de aceste date în timp real, trebuie să creați un plan. Una dintre vederile noastre de proiect, diagrama Gantt, este un instrument ideal care vă arată întregul proiect pe o linie temporală. Puteți seta dependențe, etape și o linie de bază pentru a captura programul și costul pentru a le compara cu efortul dvs. real odată cu executarea proiectului. Acum aveți date în timp real pentru a urmări totul, de la resurse până la volumul de muncă.

Monitorizați șase valori ale proiectului cu tablouri de bord în timp real

Datele rulează Six Sigma și, odată ce ați setat linia de bază în Gantt, puteți vizualiza datele în timp real prin intermediul software-ului. Obțineți o vizualizare la nivel înalt a tabloului de bord live și nu este necesară nicio configurare. Automatizăm colectarea și calcularea datelor, care sunt apoi afișate în diagrame colorate și grafice care pot fi citite dintr-o privire. Vedeți în timp real datele despre starea de sănătate a proiectului dvs., sarcini, progres, timp, cost și volum de muncă, toate într-un singur loc.

Aprofundați datele cu ajutorul rapoartelor cu un singur clic, care vă permit să filtrați pentru a vedea doar ceea ce doriți să vedeți. Toate vizualizările noastre de proiect urmăresc procentul finalizat pe sarcini individuale. Oferim utilizatorilor Six Sigma o mulțime de date pentru a îmbunătăți calitatea rezultatelor lor într-un proces, folosind automatizarea pentru a adăuga eficiență și aprobări de sarcini pentru a menține rezultatele de calitate pe tot parcursul proiectului.

Datorită utilizării de către Six Sigma a metricilor pentru a măsura în raport cu o linie de bază pentru a vedea unde există probleme care pot fi rezolvate pentru a face procesele mai eficiente, necesitatea unui software dinamic de management al proiectelor este esențială. ProjectManager este un instrument bazat pe cloud care monitorizează progresul cu tabloul de bord în timp real, ceea ce face mai ușoară descoperirea problemelor și implementarea mai rapidă a soluțiilor pentru acestea. Încercați-l gratuit timp de 30 de zile și vedeți singuri cu această încercare.