Ce trebuie să știe agențiile guvernamentale despre arhivarea rețelelor sociale

Există managementul rețelelor sociale, apoi este managementul rețelelor sociale pentru agențiile guvernamentale. La urma urmei, cine altcineva poate spune că postările lor sunt considerate înregistrări publice în conformitate cu Legea privind libertatea de informare (FOIA)?

Pentru a menține conformitatea cu legea, organizațiile guvernamentale trebuie să implementeze practici riguroase de arhivare a rețelelor sociale. Nu este cea mai interesantă muncă, dar este esențială pentru a vă proteja agenția de riscurile viitoare. Există o serie de instrumente de social media care ajută agențiile guvernamentale să gestioneze acest proces, dar înainte de a face o alegere, trebuie să înțelegeți abordarea unică a statului dvs. privind păstrarea înregistrărilor în rețelele sociale.

În acest articol, acoperim elementele de bază ale arhivării rețelelor sociale, astfel încât să puteți lua cea mai informată decizie posibilă.

Vă rugăm să rețineți: informațiile furnizate în acest articol nu constituie și nu sunt destinate să constituie consultanță juridică oficială. Vă rugăm să consultați clauza noastră completă de declinare a răspunderii înainte de a citi mai departe.

• Ce este arhivarea social media?
• De ce este importantă arhivarea rețelelor sociale pentru entitățile guvernamentale?
• Cum și când să arhivezi conținutul rețelelor sociale
• Cele mai bune practici de arhivare a rețelelor sociale
• Instrumente de arhivare a rețelelor sociale pentru a ușura procesul

Ce este arhivarea social media?

Arhivarea rețelelor sociale este practica de a face copii de siguranță ale conținutului partajat de și cu o organizație, astfel încât să poată fi referit la o dată ulterioară. Aceste copii de siguranță sunt stocate local de către o organizație, astfel încât să mențină conformitatea cu legile înregistrărilor publice.

Spre deosebire de înregistrările publice tradiționale, înregistrările de pe rețelele sociale sunt vizibile instantaneu pentru public odată ce sunt create de agenția dvs. și de alegătorii dvs. Comentariile, răspunsurile, mențiunile și DM-urile legitime (adică nu spam) pot fi considerate înregistrări publice odată publicate pe profilurile tale sociale.

Multe – dar nu toate – state au emis îndrumări specifice privind înregistrările publice din rețelele sociale și stocarea acestora. Accesați site-ul web al departamentului dvs. de stat pentru cele mai actualizate linii directoare pentru practicile dvs. de arhivare a rețelelor sociale.

De ce este importantă arhivarea rețelelor sociale pentru entitățile guvernamentale?

Arhivarea conținutului rețelelor sociale este o practică critică pentru menținerea transparenței. Fără un proces de păstrare a evidențelor specifice rețelelor sociale, organizația dvs. ar putea fi în imposibilitatea de a respecta solicitările FOIA pentru acele informații.

Este posibil ca FOIA să fi fost adoptată în 1966, dar aplicațiile sale sunt suficient de largi pentru a fi aplicate tehnologiei moderne prin definiția lor a termenului „record”. În conformitate cu FOIA, o înregistrare este considerată orice scris care este creat sau obținut de o agenție sau sub controlul agenției la momentul solicitării. Acestea includ cărți, lucrări, fotografii, videoclipuri și, bineînțeles, conținut pe rețelele sociale.

În cadrul rețelelor sociale, include mai mult decât conținutul unei postări în sine. Comentariile, răspunsurile și aprecierile sunt, de asemenea, considerate ca înregistrări obținute, care trebuie, de asemenea, arhivate sub FOIA. Chiar și actualizările simple, cum ar fi această postare de pe pagina de Facebook a orașului Las Vegas, sunt supuse practicilor de arhivare a rețelelor sociale.

Agențiile guvernamentale sunt responsabile pentru configurarea propriilor procese de arhivare a rețelelor sociale. Platformele păstrează conținutul din rețelele sociale, dar numai pentru o perioadă lungă de timp. Rețelele sociale, cum ar fi Facebook, X (cunoscut anterior ca Twitter), Instagram sau LinkedIn, sunt companii private. Nu sunt obligați de FOIA, prin urmare nu este nevoie să păstreze conținutul utilizatorului pe termen nelimitat. Odată ce conținutul a dispărut, probabil că a dispărut definitiv.

Cum și când să arhivezi conținutul rețelelor sociale

Rețelele sociale sunt considerate înregistrări publice în SUA, dar unele state au legi unice privind păstrarea înregistrărilor publice, care au implicații asupra modului și când să arhiveze conținutul social.

Dacă statul dumneavoastră nu are o legislație specifică cu privire la modul de gestionare a arhivării rețelelor de socializare, Administrația Națională a Arhivelor și Recordurilor oferă instrucțiuni pentru a face acest lucru în mod corespunzător. Aceste metode includ:

• Utilizarea fluxurilor RSS, agregatoare sau metode manuale pentru a capta conținut.
• Utilizarea instrumentelor integrate în unele platforme de social media pentru a exporta conținut.
• Utilizarea interfețelor de programare a aplicațiilor specifice platformei (cunoscute ca API) pentru a extrage conținut.

Dacă agenția dvs. utilizează în mod regulat rețelele sociale pe mai multe platforme, veți dori să utilizați abordarea API. Sună complicat, dar aceste instrumente și servicii terță parte simplifică efortul manual, altfel consumator de timp, de agregare și organizare a conținutului de intrare și de ieșire.

Aspectul „când” al arhivării rețelelor sociale depinde în mare măsură de metoda pe care o alegeți. Dacă intenționați să arhivați manual conținutul, veți dori să faceți acest lucru săptămânal sau chiar zilnic pentru a evita ca munca să devină prea copleșitoare. Cu toate acestea, dacă arhivați cu ajutorul unui instrument, puteți arhiva trimestrial.

Cele mai bune practici de arhivare a rețelelor sociale

Ideea de a înregistra și de a păstra fiecare postare, comentariu și interacțiune în prezența agenției dvs. pe rețelele sociale poate fi descurajantă, dar nu vă panicați. Folosiți aceste bune practici pentru a rămâne în conformitate fără a fi afectat.

Definiți rolurile și responsabilitățile pentru managementul înregistrărilor

Permiterea arhivării rețelelor de socializare să fie responsabilitatea tuturor fără a face din aceasta sarcina nimănui, vă lasă agenția deschisă la o mulțime de riscuri. Acest lucru este valabil mai ales pentru organizațiile care gestionează mai multe profiluri pe platforme. Cu cât distribuiți mai multe informații pe rețelele sociale, cu atât este mai ușor să dispară o înregistrare.

Evitați această soartă prin definirea rolurilor și responsabilităților de arhivare alături de părțile interesate cheie din rețelele sociale. Lucrați împreună pentru a identifica următoarele:

• Cine va fi persoana indicată pentru arhivarea rețelelor sociale? Această persoană este responsabilă pentru dezvoltarea și menținerea la zi a proceselor de păstrare a evidenței în legătură cu rețelele sociale. De asemenea, sunt responsabili pentru îndeplinirea sau delegarea sarcinilor de arhivare la cadența stabilită de organizația dvs.
• Cât de des ar trebui arhivate postările? După cum am menționat mai devreme, acest lucru depinde în mare măsură de metoda preferată de arhivare.
• Unde va fi stocat conținutul arhivat și cine îl poate accesa? Fișierele deschise în spațiul de stocare partajat lasă agențiile răspunzătoare pentru orice actor rău care ar putea modifica conținutul arhivat. Pentru a fi în siguranță, desemnați unde înregistrările (și copiile de siguranță ale acestora) pot fi stocate în siguranță.

Întăriți devreme și des ceea ce contează drept o înregistrare publică

Când oamenii se gândesc la „FOIA”, își imaginează documente, fotografii și e-mailuri. Postările pe rețelele sociale, pe de altă parte, nu sunt de obicei cele mai importante. Depinde de echipa dumneavoastră să vă asigurați că fiecare membru al personalului din organizația dumneavoastră înțelege adevărata definiție a unei înregistrări publice și unde se încadrează rețelele sociale.

Încorporați informații cu privire la tipurile de conținut care sunt considerate înregistrări publice în statul dvs. în timpul sesiunilor de instruire și integrare a personalului. Actualizați-vă politica privind rețelele sociale pentru a include ceea ce trebuie și nu trebuie să faceți cu privire la conformitatea cu rețelele sociale. Uneori, s-ar putea să pară o comunicare excesivă, dar atunci când vine vorba de sectorul public, este întotdeauna mai bine să ai grijă decât să-ți pară rău.

Revizuiți-vă regulat politica privind rețelele sociale

Rețelele de social media se schimbă des, iar aceste modificări pot arăta ca orice, de la noii termeni și condiții la noi funcții. Toate aceste actualizări pot duce la modificări ale abordării organizației dumneavoastră cu privire la procesul de arhivare a rețelelor sociale. De aceea, este imperativ să vă revizuiți regulat politica privind rețelele sociale.

O politică bună pentru rețelele de socializare abordează o serie de subiecte, inclusiv regulile privind conturile personale, regulile de asociere ale organizațiilor și regulile legale. Aceste subiecte sunt departe de a fi statice, așa că cel mai bine este să le revizuiți în mod regulat sau atunci când are loc o schimbare majoră a platformei.

Instrumente de arhivare a rețelelor sociale pentru a ușura procesul

Acum că aveți câteva bune practici la care să faceți referire, sunteți gata să verificați câteva instrumente. Următoarele platforme vă vor ajuta să vă gestionați nevoile de conformitate fără a sacrifica eficiența.

1. Sprout Social

Sprout Social unifică programarea, raportarea, ascultarea și arhivarea rețelelor sociale într-un singur instrument centralizat, susținând fluxuri de lucru mai simplificate pentru agențiile guvernamentale. În cazul unei solicitări de înregistrări, agenții de marketing pot afișa anumite postări utilizând instrumentul de căutare din secțiunea Publicare . Comentariile și răspunsurile relevante pot fi găsite folosind instrumentul de căutare din Smart Inbox.

Agențiile guvernamentale pot folosi, de asemenea, Sprout's Inbox Export pentru a exporta rapid postări, mesaje și recenzii din Smart Inbox într-un fișier CSV în scopul păstrării înregistrărilor. Aceste exporturi oferă o documentație clară a metadatelor granulare, inclusiv tipul mesajului și marcajele de timp, utilizatorul Sprout care a trimis sau editat fiecare mesaj și permalink-urile către mesajul din rețeaua originală.

Solicitați o demonstrație

3. ArchiveSocial

ArchiveSocial este o soluție de arhivare a rețelelor sociale alimentată de CivicPlus. Acest instrument sprijină agenții de marketing de la agențiile guvernamentale cu păstrarea în timp real a înregistrărilor, în conformitate cu legile privind înregistrările publice. În timp ce CivicPlus oferă un portofoliu de soluții pentru organizațiile din sectorul public, ArchiveSocial este o soluție punctuală concentrată în întregime pe arhivare.

3. Pagefreezer

Pagefreezer este o altă soluție de arhivare digitală în timp real care sprijină reținerea adecvată a activității web și a rețelelor sociale. Instrumentul permite organizațiilor de orice dimensiune să păstreze permanent conținutul digital pe rețele sociale și nu numai, apoi să acceseze acele arhive și să le redau ca și cum ar fi încă live. În timp ce Pagefreezer oferă mai mult decât o simplă arhivare socială, ei nu oferă nicio posibilitate de programare, raportare sau ascultare a rețelelor sociale.

Raționalizați-vă abordarea pentru arhivarea rețelelor sociale cu Sprout

Cu Sprout Social, agențiile guvernamentale pot consolida gestionarea și arhivarea rețelelor sociale într-un singur articol bugetar, toate acestea menținând un nivel robust de conformitate.

Pentru a afla mai multe despre modul în care Sprout ajută agențiile guvernamentale să creeze relații mai puternice cu alegătorii lor prin puterea rețelelor sociale, programați o demonstrație astăzi.

Disclaimer

Informațiile furnizate în acest articol nu constituie și nu sunt destinate să constituie consultanță juridică formală; toate informațiile, conținutul, punctele și materialele au scop informativ general. Este posibil ca informațiile de pe acest site web să nu constituie cele mai actualizate informații legale sau de altă natură. Încorporarea oricăror linii directoare prevăzute în acest articol nu garantează că riscul dumneavoastră legal este redus. Cititorii acestui articol ar trebui să contacteze echipa lor juridică sau avocatul pentru a obține sfaturi cu privire la orice problemă juridică specială și ar trebui să se abțină de la a acționa pe baza informațiilor din acest articol fără a solicita mai întâi consiliere juridică independentă. Utilizarea și accesul la acest articol sau la oricare dintre legăturile sau resursele conținute în site nu creează o relație avocat-client între cititor, utilizator sau browser și orice colaborator sau firme de avocatură care contribuie. Părerile exprimate de orice colaborator la acest articol sunt proprii și nu reflectă opiniile Sprout Social. Toată răspunderea cu privire la acțiunile întreprinse sau neîntreprinse pe baza conținutului acestui articol este declinată în mod expres prin prezenta.