5 sfaturi pentru a găzdui o conferință sau un eveniment virtual de succes

Odată cu pandemia COVID-19 care limitează călătoriile și adunările aglomerate în persoană, conferințele și evenimentele virtuale și-au înlocuit omologii lor în persoană. Mai degrabă decât aceste întreruperi să încetinească planificarea, se pare că există mai multe evenimente ca niciodată, între webinarii și evenimentele de lansare și conferințe din industrie.

Datorită cât de comune sunt acum aceste evenimente virtuale, pregătirea și o strategie stabilită sunt cheia pentru a ieși din mulțime. Evenimentele virtuale nu sunt un concept nou. Afacerile direct către consumatori au adesea lansări de produse doar digitale, iar funcțiile de rețele sociale doar le fac mai ușoare și mai ușoare.

Dacă găzduiți o conferință sau un eveniment virtual pentru prima dată, înarmați-vă cu aceste sfaturi pentru o experiență de succes.

Tipuri de conferințe și evenimente virtuale

O mare parte de evenimente în persoană pot fi convertite în experiențe digitale, atâta timp cât îți faci planificarea necesară din timp. Conferințele din industrie care sunt grele cu prezentări și vorbitori funcționează într-un cadru virtual, dar va trebui să vă gândiți și la modul în care va funcționa virtual piesa obișnuită de rețea a unui eveniment în persoană. Oamenii merg la aceste tipuri de evenimente parțial pentru conversații improvizate și evenimente de rețea prin satelit care apar.

Dincolo de conferințele din industrie, am văzut o mulțime de exemple de evenimente virtuale, inclusiv festivaluri, concerte, lansări de produse, adunări de companie și chiar happy hours. Există o alternativă virtuală disponibilă pentru aproape orice tip de eveniment.

1. Buget, buget, buget

Doar pentru că acum este un eveniment virtual nu înseamnă că îți poți arunca bugetul. Da, veți putea economisi la imprimare, asistență tehnică personală, rezervare locație și semnalizare, dar nu eliminați complet marketingul. Evenimentele virtuale au o taxă generală mai mică decât cele în persoană, dar cu cât aveți mai multă activitate și prezență, cu atât va trebui să vă bugetați mai mult, în special pentru tehnologia de sprijin.

Înlocuirea locului unui eveniment este software-ul sau aplicația pe care o veți folosi pentru a găzdui evenimentul. Numărul de participanți, atât vorbitori, cât și participanți, și nivelul dorit de interacțiune vor determina tipul de platformă de management pe care o veți folosi. Unele evenimente au avut loc în întregime pe Instagram Live, în timp ce altele sunt videoclipuri preînregistrate care sunt lansate la ore programate.

Sponsorizarea este o parte importantă a planificării evenimentului, așa că dacă doriți să trimiteți în continuare swag sau să găzduiți happy hours virtuale, asigurați-vă că vă adaptați planul de sponsorizare la ceea ce ar putea avea nevoie un eveniment virtual. Magazinul acela personal care urma să fie la eveniment? Acum poate fi un magazin online dropship cu oferte speciale sau oferte pentru participanți.

Alte elemente de buget pe care va trebui să le luați în considerare și care au legătură cu evenimentele virtuale includ: promovarea intensă în rețelele sociale, subtitrări live, moderarea comentariilor și găzduirea videoclipurilor și documentelor după încheierea evenimentului. Evenimentele mai mici, cum ar fi webinarii și streamingul în direct pe toată durata zilei, nu vor avea nevoie de toate acestea, așa că examinați ce ar trebui să acordați prioritate și ce puteți reduce din buget.

2. Amestecați streamuri live și videoclipuri preînregistrate

Decizia asupra programului dvs. și îndreptarea către discuții pe care nu doriți să le ratați sunt părți importante ale unei conferințe. Avantajul unui eveniment virtual este că, de obicei, puteți urmări discuțiile pe care le ratați. Dar atunci, ce rost are să participi dacă vei putea doar să vizionezi mai târziu? Îmbunătățește-ți evenimentele și fă-le mai atractive pentru participanții în direct, cu transmisii live distractive, săli virtuale de discuții sau discuții și alte materiale interactive.

Videoclipurile preînregistrate lasă difuzoarele să degajeze orice problemă tehnologică și permit, de asemenea, editarea dacă este necesar. La sfârșitul fiecăreia dintre sesiunile lor, puteți cere vorbitorilor să se alăture fie pe un videoclip live, fie în sala de chat pentru a răspunde la întrebări, la fel ca într-un eveniment în persoană.

Academia de Științe din California avea un eveniment săptămânal NightLive. Fiecare eveniment a avut un subiect și a inclus vorbitori relevanți și demonstrații. În timpul pandemiei, muzeul a transformat aceste evenimente săptămânale în Virtual NightLife și NightSchool, care sunt ambele evenimente de streaming live care le oglindesc pe cele în persoană. Deținerea acestora pe Facebook Live încurajează comentariile și salvează, de asemenea, videoclipul pentru ca viitorii participanți să îl vizioneze.

Fluxurile live, fie pe Facebook Live, Instagram sau pe altă platformă de streaming, sunt mult mai interactive pentru toată lumea și un plus de valoare dacă participanții trebuie să plătească pentru a participa.

Combinarea celor două tipuri de videoclipuri într-un singur eveniment îl face distractiv și memorabil, depășind factorul de oboseală pe care îl pot avea videoclipurile strict preînregistrate.

3. Pregătiți-vă difuzoarele

Pentru un eveniment în întregime virtual, asigurați-vă că difuzoarele sunt pe deplin pregătite. Evenimentele mai mari ar trebui să facă teste pentru viteza internetului, nivelul de confort cu tehnologia și verificările microfonului. Transmiterea în direct și utilizarea oricărei platforme de evenimente pe care o alegeți ar putea fi o experiență nouă pentru difuzoarele dvs., așa că cel mai bine este să-i pregătiți pentru ceea ce ar putea întâlni. Li se va cere să modereze singuri comentariile? Trebuie să-și partajeze ecranul pentru o prezentare de diapozitive?

Câteva scenarii comune pentru care să vă pregătiți includ:

• Găsirea celui mai bun mediu fizic pentru difuzorul dvs. pentru a minimiza întreruperile și a avea un sunet clar. Testați, exersați și pregătiți echipamentul pentru a vă asigura că toate difuzoarele vor difuza aproximativ la același nivel de sunet, pentru a evita schimbările surprinzătoare ale volumului pentru telespectatori.
• Dacă partajați un ecran sau un stream live, sfaturi despre ce să dezactivați pe computer, cum ar fi punerea în așteptare a tuturor notificărilor.
• Să comentezi sau să nu comentezi? În mod ideal, veți avea o persoană separată care moderează comentariile, astfel încât vorbitorul să se poată concentra asupra discursului său. Oricum ar fi, asigurați-vă că sunt familiarizați cu codul de conduită al evenimentului și cum să gestioneze comentatorii ofensivi
• Nenorociri tehnologice. Ce se întâmplă dacă tehnologia difuzorului eșuează sau problemele software-ului sau diapozitivele lor nu funcționează? Pregătiți planuri de rezervă pentru toate aceste posibile probleme.

În sfârșit, difuzoarele sunt o altă sursă de promovare a evenimentului tău. Vrei să-și facă publicitate discursului, astfel încât publicul lor actual să simtă că evenimentul merită să fie prezent. Pentru a face acest lucru mai ușor pentru difuzoare, pregătiți mai multe materiale promoționale în dimensiunile ideale pentru rețelele sociale și subtitrări sugerate. În acest fel, tot ce trebuie să facă este să programeze conținutul și să lipească subtitrările.

4. Stabiliți așteptări pentru participanți

Fie că este vorba de o conferință mare din industrie sau de un flux live cu un singur subiect, trebuie să comunicați eficient la ce ar trebui să se aștepte participanții. Pute să-ți aloci timp pentru a participa la un eveniment doar ca să realizezi că subiectul este prea larg sau adaptat unui alt public. Fiți clar în ce este evenimentul și pentru cine este. Cum se evidențiază de toate celelalte evenimente virtuale de acolo?

Dacă convertiți un eveniment personal în virtual, atunci ar trebui să vorbiți despre cum vor arăta caracteristicile principale online. Cum arată o recepție de bun venit și o porțiune de vorbitor principal pentru participanți? La fel ca orice eveniment, publicați un program. Anunțați-i dacă este preînregistrat, dacă sunt disponibile comentarii, dacă prezentarea va fi salvată și cum va arăta interacțiunea. Videoclipurile participanților vor fi activate sau dezactivate? Sunt disponibile hashtag-urile, astfel încât să fie posibile trimiterea pe Twitter în direct sau conversațiile suplimentare pe Twitter?

Comic-Con, un eveniment care a atras istoric peste 130.000 de participanți, a devenit virtual în 2020. Pentru a reproduce experiența personală, evenimentul a programat competiții, o mulțime de discuții, o sală de expoziții online, petreceri de vizionare și multe altele.

Faceți-le foarte ușor pentru participanți să construiască un program de eveniment și să aibă linkurile potrivite către care să se îndrepte când este timpul să participe. Dacă se utilizează o platformă de evenimente, trimiteți ghiduri despre cum să o utilizați și dacă sunt necesare descărcări. De asemenea, ar trebui luate în considerare funcțiile de accesibilitate, cum ar fi subtitrările live și traducerile. Cu un eveniment virtual, aveți opțiunea de a vă extinde baza de prezență și de a genera în mod eficient mai mulți clienți potențiali și implicare semnificativă. Cei care nu au putut călători la eveniment pot participa acum la cel virtual.

În cele din urmă, rezervați timp de rețea, mai ales dacă este o conferință din industrie care are de obicei această componentă. Happy hours găzduite de sponsori, conversațiile rapide unu-la-unu și sălile de discuții tematice sunt modalități de a încuraja crearea de rețele. Pentru orice platformă pe care decideți să găzduiți evenimentul, încurajați participanții să-și completeze profilul complet, astfel încât să poată intra mai ușor în legătură cu colegii din industrie.

5. Planificați promovarea: înainte, în timpul și după

Marketingul, în special pe rețelele de socializare, va fi o mare parte a pregătirii dumneavoastră. Plata pentru reclamele pe rețelele sociale este o necesitate pentru evenimentele digitale, dar nu uitați de paginile de destinație ale evenimentelor și trimiterile de buletine informative. Evenimente precum Sprout Sessions Digital 2020 au un program promoțional complet care începe înainte de eveniment. Efortul nu se termină nici cu ziua evenimentului – evenimentele virtuale oferă o mulțime de oportunități de a reutiliza conținutul live și digital timp de săptămâni după fapt.

Din fericire pentru tine, evenimentele virtuale facilitează urmărirea rentabilității investiției. Între ascultarea rețelelor sociale, rapoartele de analiză a cuvintelor cheie și a etichetelor și analiza publicității digitale, sunteți gata să știți cât de bine funcționează campania dvs.

MozCon, un eveniment în persoană, a devenit digital în 2020. Pagina de destinație este clară la ce se pot aștepta participanții de la aspectul virtual. Și mai bine, promovarea lor după eveniment include un pachet video plătit pe care îl puteți achiziționa dacă ați ratat participarea.

Găzduirea de evenimente virtuale care au sesiuni video înseamnă că acum aveți la dispoziție o comoară de conținut. Reutilizați conținutul în alte formate, cum ar fi episoade podcast, grafice de citate și articole lungi.

După încheierea evenimentului, mulțumiți tuturor celor implicați și folosiți sondaje ulterioare pentru a înțelege la ce puteți lucra data viitoare. Aceste rezultate ale sondajului pot deveni și mărturii pentru promovarea evenimentului de anul viitor.

Concluzie

Planificarea și pregătirea sunt piloni ai găzduirii unei conferințe sau unui eveniment virtual de succes. Când toți cei implicați – vorbitori, participanți, moderatori – știu la ce să se aștepte și cum să participe, se va face o experiență mult mai fluidă. Evenimentele virtuale au avantajul de a fi cu costuri mai mici, de o audiență mai largă și de analize ușor de urmărit, dar asta nu înseamnă că ar trebui să vă zgarciți cu alte elemente necesare.

Domeniul evenimentelor virtuale devine din ce în ce mai aglomerat pe parcursul anului, așa că trebuie să comunicați în mod eficient de ce al dumneavoastră este cel care va participa și nu al celorlalți. Funcțiile suplimentare, cum ar fi streamurile live și întrebările și răspunsurile live, vor crește participarea participanților.

Ești încântat să găzduiești propria conferință sau eveniment virtual, dar ai nevoie de puțină inspirație? Utilizați ascultarea socială pentru a vedea ce lacune de actualitate pot fi umplute.