Ce pot învăța echipele sociale din comunicările interne despre mesajele eficiente despre COVID-19

Dacă există un lucru care este adevărat, este că agenții de marketing social știu să se rostogolească cu pumnii. Având în vedere câte bile ne-a aruncat 2020 până acum, este mai important ca niciodată ca marketerii să-și mențină agilitatea și adaptabilitatea.

Criza COVID-19 a pus cu siguranță la încercare flexibilitatea marketerului social. Confruntați cu o criză globală, agenții de marketing social au fost nevoiți să-și regândească toate strategiile și chiar să renunțe la campanii întregi care nu se mai simt relevante. Și fără un manual cu următorii pași clari despre ce să facă într-o pandemie, specialiștii în marketing social apelează la colegii lor pentru îndrumare într-o perioadă în care puțini oameni au toate răspunsurile. Am întrebat comunitatea noastră ce întrebări au și de ce resurse au nevoie pentru a naviga cu COVID-19, iar răspunsurile acoperă totul, de la modul de a rămâne motivat până la găsirea tonului potrivit pentru postările sociale.

Pe lângă învățarea de la alți agenți de marketing social și mărci, există o altă echipă la care agenții de marketing social se pot adresa pentru sfaturi despre navigarea crizei COVID-19: comunicarea internă. Comunicatorii interni au o viziune generală asupra a tot ceea ce se întâmplă în organizația dvs. și sunt responsabili pentru menținerea angajaților la curent cu noutățile companiei. Pe măsură ce echipele sociale continuă să își rafineze și să își ajusteze strategiile sociale în timpul COVID-19, luați în considerare să împrumutați următoarele lecții de la echipa de comunicare internă.

Creați o sursă centrală de adevăr

Problema unei crize de această amploare este că poate duce cu ușurință la răspândirea dezinformării, creând confuzie pentru toată lumea, inclusiv pentru echipa și publicul dumneavoastră. Pentru agenții de marketing social, poate fi dificil să știi unde să împărtășești informații legate de pandemie și cum să consolidezi întrebările și feedback-ul din partea publicului tău.

O modalitate prin care comunicatorii interni atenuează dezinformarea este prin crearea unei surse singulare de adevăr sau prin desemnarea unei locații centrale în care informațiile sunt actualizate în mod regulat. La Sprout, de exemplu, echipa noastră a creat o pagină Wiki dedicată crizei COVID-19, care conține informații despre disponibilitatea biroului, politicile de lucru la distanță și resursele de sănătate pentru angajați. Avem, de asemenea, o locație centrală unde angajații pot trimite întrebări și preocupări pe care le au cu privire la toate lucrurile legate de COVID-19.

În mod similar, echipele sociale ar trebui să ia în considerare utilizarea platformelor precum Twitter pentru a posta actualizări frecvente relevante pentru publicul dvs. Unele mărci fixează tweet-uri cu informații esențiale despre COVID-19, care de atunci au fost înlocuite cu declarațiile mărcii Black Lives Matter. Dacă sunteți o companie de vânzare cu amănuntul, vă recomandăm să utilizați Twitter pentru a partaja informații despre programul magazinului și ce măsuri luați pentru a asigura sănătatea și siguranța tuturor. În plus, având atâtea necunoscute în jurul planurilor de redeschidere ale statelor, luați în considerare să le cereți adepților dvs. să răspundă la orice întrebări pe care le au, astfel încât să puteți găsi cu ușurință și să răspundeți la preocupările lor.

Do:

• Stabiliți unde veți distribui actualizări în timp util despre afacerea dvs. și solicitați feedback de la publicul dvs.
• Dirijați-vă audiența către alte materiale publicate (de exemplu, site-ul sau blogul dvs.) care sunt actualizate continuu de către echipa dvs.

Nu:

• Să presupunem că toată lumea are același nivel de conștientizare a COVID-19 și știri actualizate despre planurile de redeschidere ale regiunii tale.
• Rămâneți tăcuți despre măsurile pe care le luați pentru a asigura sănătatea și bunăstarea angajaților dvs., pe măsură ce statele încep să relaxeze restricțiile.

Fii flexibil și deschis la schimbare

Una dintre cele mai mari provocări pe care le-a experimentat fiecare echipă la începutul pandemiei a fost centrată pe ritm și precedent. Având în vedere cât de repede au evoluat informațiile despre COVID-19, echipele sociale au avut puțin timp să își pregătească și să își ajusteze strategiile în consecință. În aceste circumstanțe, agenții de marketing pot fi nevoiți să creeze conținut social în timp real.

Pentru a se adapta unei situații în evoluție, echipele sociale ar trebui să ia în considerare să urmeze pe urmele comunicatorilor interni și să formeze o echipă de răspuns rapid. Cuprinzând părți interesate din întreaga organizație, echipa de răspuns este dispusă și capabilă să renunțe la ceea ce fac pentru a ajuta la mesaje externe oportune. Aceștia pot sprijini echipele sociale în culegerea celor mai recente informații despre criză și pot sprijini crearea de conținut, astfel încât povara să nu cadă exclusiv pe marketeri.

Pe lângă stabilirea unei întâlniri săptămânale pentru a aborda evoluțiile recente, luați în considerare crearea unui canal privat Slack, astfel încât membrii echipei de răspuns să poată împărtăși actualizări în timp util și să colaboreze la mesajele sociale, după cum este necesar. Ascultarea socială poate ajuta, de asemenea, echipele de răspuns să rămână la curent cu tendințele în creștere în conversația despre COVID-19 și să informeze direcția mesajelor lor.

Do:

• Fiți gata să renunțați la mesajele originale pe măsură ce apar noi informații despre criză la nivel local și național.
• Solicitați ajutor când vine vorba de organizarea și crearea de conținut în timp util, pe măsură ce situația continuă să se dezvolte.

Nu:

• Simțiți-vă presat să comentați fiecare actualizare COVID-19 în timp real, deoarece aceasta este o modalitate rapidă de a vă copleși și de a vă copleși echipa și poate duce la epuizare. Prioritizează informațiile care contează cel mai mult pentru publicul tău și ține cont de tendințele care încep să câștige teren.

Recunoaște ceea ce nu știi

În timp ce glumim că „vremurile incerte” sunt expresia anului, realitatea este că toți încercăm să navigăm într-o situație fără o foaie de parcurs sau un manual clar. Niciuna dintre experiențele noastre anterioare nu ne-ar fi putut pregăti pentru COVID-19 și este în regulă să recunoaștem că habar n-avem ce facem.

O strategie eficientă de comunicare internă include să știi când să recunoști că nu ai toate răspunsurile. Angajații ar prefera să audă de la comunicatorii interni că lucrează la găsirea acelor soluții decât să nu audă nimic. De asemenea, echipele sociale ar trebui să ia în considerare încorporarea acestui nivel de transparență în toate comunicările lor în timpul unei crize. Anunțați publicul că aveți nevoie de timp pentru a formula declarația oficială a mărcii și cum abordați situația actuală. Ai fi surprins de câți oameni vor spune că empatizează cu tine și că apreciază să-ți audă vulnerabilitatea!

Do:

• Recunoașteți când nu aveți toate răspunsurile și angajați-vă să distribuiți actualizările cât de des puteți.
• Acordați prioritate transparenței și empatiei în comunicarea dvs. și informați publicul ce pași luați pentru a găsi soluții la provocările dvs. imediate.

Nu:

• Așteptați să aveți toate răspunsurile înainte de a spune ceva. Vă poate lăsa publicul să se simtă ignorat sau lăsat în întuneric.
• Taci la radio sau presupune că criza va trece neobservată. Este mai bine să recunoști că ai nevoie de mai mult timp pentru a formula un răspuns în profunzime decât să îi pui pe adepții tăi să facă presupuneri cu privire la următoarea ta mișcare.

Privind în perspectivă spre o lume post-pandemică

Într-o lume perfectă, echipele sociale și-ar putea planifica calendarele de conținut cu luni înainte. Dar dacă COVID-19 ne-a învățat ceva, este că chiar și cele mai bune planuri pot fi perturbate rapid peste noapte.

Pandemia i-a forțat pe marketerii să-și regândească strategiile inițiale și, de asemenea, îi provoacă să înceapă să se gândească la ceea ce urmează, pe măsură ce statele încep să se redeschidă. Nu se poate reveni la afaceri ca de obicei, iar marketerii au sarcina de a crea mesaje care reflectă o lume post-COVID. Și în timp ce cu toții ne aflăm pe un teritoriu neexplorat, comunicatorii interni pot oferi specialiștilor de marketing social îndrumări despre cum să dezvolte strategii de comunicare în circumstanțe volatile. Echipați cu aceste lecții de la echipa de comunicare internă, agenții de marketing social vor fi pregătiți să facă față următoarelor curbe de COVID-19.