Maparea părților interesate 101: Un ghid rapid pentru hărțile părților interesate

Părțile interesate sunt persoane sau organizații interne sau externe a proiectului care au un interes personal în succesul acestuia. Acest interes poate avea un impact pozitiv sau negativ asupra execuției proiectului. Prin urmare, este esențial să vă cunoașteți părțile interesate.

Mai mult decât să fii capabil să identifici cine sunt părțile interesate din proiect, trebuie să-i gestionezi. Este o sarcină mare. De unde știi cine are nevoie de ce atunci când comunici cu ei în timpul proiectului? Acesta este începutul managementului părților interesate și începe cu maparea părților interesate.

Ce este o hartă a părților interesate?

O hartă a părților interesate este o matrice vizuală, cu patru cadrane, influență-interes, utilizată pentru a identifica părțile interesate și pentru a le clasifica în funcție de influența și interesul lor față de proiect.

Înrudit: șablon gratuit de hartă a părților interesate pentru Excel

Axa y determină nivelul de interes, de la cel mai mare în partea de sus până la cel mai scăzut în jos, adică cât de mult sunt afectați părțile interesate de rezultatul proiectului. Axa x a grilei măsoară nivelul de influență al părților interesate sau cât de mult poate avea impactul părții interesate asupra proiectului, de la scăzut (partea stângă) la înaltă (partea dreaptă).

Părțile interesate sunt apoi reprezentate pe această hartă, în funcție de modul în care se încadrează în aceste două valori.

O hartă a părților interesate este primul pas către managementul părților interesate, deoarece definește relația părților interesate cu proiectul. Acesta va informa aproape fiecare decizie pe care o ia un manager de proiect cu privire la părțile interesate, inclusiv frecvența întâlnirilor lor și câte informații li se oferă despre proiect.

Importanța cartografierii părților interesate

Maparea părților interesate este importantă deoarece părțile interesate sunt importante pentru succesul unui proiect. De obicei, există mulți factori interesați, ceea ce înseamnă așteptări multe și variate. Fără să mapați părțile interesate în raport cu influența și interesul lor față de proiect, veți avea dificultăți să comunicați cu ei și să-i mențineți fericiți.

Dar este și o stradă cu două sensuri. Comunicarea bună cu părțile interesate oferă managerilor de proiect o perspectivă foarte necesară asupra proiectului, ceea ce îi ajută în nenumărate moduri. Ajută la atenuarea riscului și la descoperirea obiectivelor reale ale părților interesate pentru proiect.

Cu alte cuvinte, maparea părților interesate este începutul unui plan de comunicare eficient. Proiectele nu pot reuși dacă există puțină sau deloc comunicare. Cu cât comunicarea este mai bună, cu atât proiectul va derula mai bine și cu atât va fi mai ușor să înțelegeți dorințele părților interesate.

Maparea părților interesate este, de asemenea, o modalitate de a gestiona așteptările. Prin cartografierea părților interesate, știți cum stau aceștia în ceea ce privește proiectul. Prin urmare, pe măsură ce proiectul este executat, un manager de proiect poate face față treptat acestor așteptări, aducându-le în conformitate cu proiectul, astfel încât toată lumea să fie mulțumită de livrabile.

Exemplu de hartă a părților interesate

Pentru a vă oferi un exemplu și posibilitatea de a vă crea propria hartă a părților interesate, descărcați șablonul nostru de hartă a părților interesate. Oferă schița și tot ce trebuie să faci este să adaugi detalii. Șablonul nostru de hartă a părților interesate este prezentat mai jos:

Există patru moduri de a vă gestiona comunicarea cu părțile interesate: Gestionați-i îndeaproape, mențineți-i mulțumiți, mențineți-i informați sau pur și simplu monitorizați-i.

• Dacă părțile interesate au un nivel ridicat de influență în proiect, dar nu la fel de mult interes, aceștia ar trebui să fie mulțumiți, ceea ce înseamnă că au nevoie de actualizări regulate și feedback-ul lor este important.
• O parte interesată cu un nivel ridicat de influență și interes trebuie gestionată îndeaproape. Asta înseamnă să te întâlnești cu ei mai mult decât cu grupul care se află în categoria „Păstrează-te mulțumit”, iar feedback-ul lor este, de asemenea, esențial pentru orice luare a deciziilor.
• Cei care au o influență mai scăzută și un interes mai mare tind să fie baza ta de clienți. Au nevoie și de actualizări cu privire la progres, dar nu cu frecvența grupurilor „gestionați îndeaproape” și „păstrați-vă mulțumiți”. Cei care nu au atât influență, cât și interes au nevoie de monitorizare, desigur, dar probabil că trebuie doar informați cu privire la pașii mari în proiect.

Cum se creează o hartă a părților interesate

Când sunteți gata să vă faceți harta părților interesate și să începeți procesul de mapare a părților interesate, veți dori să urmați acești patru pași:

1. Identificați părțile interesate

Pot fi multe părți interesate într-un proiect. Lista pe care o vei veni va depinde de organizația ta, de impactul proiectului și de obiectivele acestuia. Aceasta înseamnă că ar putea fi necesar să revizuiți lista pe parcursul proiectului.

2. Analizați părțile interesate

Următorul pas necesită o analiză. Acest lucru vă ajută să vă dați seama cât de relevante sunt pentru proiect, precum și ce perspectivă aduc. Pentru a face acest lucru, definiți ce tip de părți interesate sunt, cât de mult ar putea contribui la proiect și legitimitatea lor în acest sens. Sunt ei dispuși să se implice? Cât de multă influență și implicare au în proiect?

Înrudit: Șablon de analiză a părților interesate

3. Harta părților interesate

Acesta este momentul în care vă creați cutia și o împărțiți în patru, axa y măsoară nivelul de influență de la scăzut (jos) la ridicat (sus). Pe axa x, mapați nivelul de interes, de la mic (stânga) la ridicat (dreapta). Folosind lista dumneavoastră de părți interesate și analiza pe care ați făcut-o, trasați-le în funcție de cele două axe.

4. Acordați prioritate părților interesate

Acum că v-ați enumerat, analizat și reprezentat pe hartă părțile interesate, puteți începe să concepeți un plan cu privire la modul în care vă veți implica cu părțile interesate pe parcursul proiectului. În funcție de locul în care aterizează pe hartă, fie le veți gestiona îndeaproape pentru a le monitoriza. Acesta este începutul planului dumneavoastră de comunicare cu părțile interesate și al managementului general al părților interesate.

Cele mai bune practici la cartografierea părților interesate

Este de ajutor dacă puteți obține cât mai multe informații despre toate părțile interesate posibil. Vrei să știi cine sunt și cum le place să comunice. Unii s-ar putea să vă ceară să le trimiteți un mesaj text cu actualizări, alții doresc prezentări în persoană și unii ar putea prefera un apel telefonic. Cunoaște metoda de comunicare pe care o doresc și stabilește o frecvență potrivită pentru ei.

Fii incluziv

Un alt aspect al cartografierii părților interesate este înțelegerea diversității culturale sau lingvistice dintre acestea. Dacă nu vorbesc limba dvs. maternă, va fi necesar să vă ajustați mesajele. Este important să fii incluziv și să știi ce este corect pentru o parte interesată ar putea fi greșit pentru altul.

Comunicați clar

Conținutul comunicărilor dvs. trebuie să fie clar. Vrei să evitați jargonul și să prezentați pur și simplu faptele. Fii transparent atunci când comunici și notează întotdeauna ce este sigur și ce nu. Fiți deschis la feedback-ul părților interesate și știți cum acestea vă pot influența deciziile.

Fii deschis și sincer

Nu reține niciodată informațiile, în special veștile proaste. Cu cât îl puteți scoate mai repede în aer liber, cu atât mai repede veți putea să vă adresați așteptărilor părților interesate și să gestionați orice preocupări pe care le-ar putea avea.

Rămâneți Disponibil

În cele din urmă, păstrați liniile de comunicare deschise. Păstrați legătura cu părțile interesate, dar oferiți-le și un canal prin care să vă poată contacta dacă este necesar. Când o fac, ascultă ce au de spus, interacționează cu ei, pune-ți propriile întrebări. Comunicarea este un schimb de informații.

Cum vă ajută ProjectManager să gestionați părțile interesate

ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care încurajează comunicațiile în timp real cu rapoarte care surprind progresul pe măsură ce se întâmplă, pentru a ajuta la informarea tuturor celor implicați în proiect. Funcțiile noastre vă ajută să vă actualizați cu ușurință părțile interesate.

Părțile interesate doresc să știe cum vei realiza proiectul. Managerii de proiect lucrează din greu pentru a construi un program viabil pe diagrama Gantt online, care organizează sarcini, gestionează dependențele și stabilește reperele. Programul poate fi partajat cu părțile interesate pentru a le ține la curent.

Oferiți părților interesate date în timp real

Odată ce vă cunosc planul, vor dori să vadă cum progresează acesta în timpul execuției. Puteți partaja tabloul de bord în timp real, care arată o vedere la nivel înalt a valorilor proiectului, cum ar fi progresul în sarcini, timpul rămas la muncă, costuri și multe altele.

Oferiți părților interesate detalii despre proiect atunci când este necesar

Pentru o privire mai aprofundată asupra progresului și performanței, avem raportare cu un singur clic. Generați rapoarte de stare, costuri de proiect și multe altele doar cu o apăsare a tastei. Apoi, imprimați sau partajați raportul părților interesate, iar toate rapoartele pot fi filtrate pentru a afișa doar datele de care sunt interesați.

ProjectManager este un instrument premiat care organizează sarcini, echipe și părți interesate. Obțineți funcții pentru a menține echipele în colaborare și volumul lor de lucru echilibrat pentru o productivitate mai mare. Părțile interesate pot vedea instantaneu progresul lor și pot rămâne informați la nivel înalt sau cu mai multe detalii. Satisfaceți-vă părțile interesate prin planificarea, monitorizarea și raportarea mai bine astăzi, luând această probă gratuită de 30 de zile.