Ce este o declarație de muncă? Definiție și exemple

Indiferent de industria în care vă aflați, singura constantă de-a lungul ciclului de viață al unui proiect este documentele. Există întotdeauna o mulțime de documente de creat, aprobat, depus și, în sfârșit, arhivat. Toate aceste documente de management de proiect sunt importante, dar Declarația de lucru (SOW) este cu ușurință una dintre cele mai importante, deoarece este făcută la începutul unui proiect și prezintă tot ceea ce trebuie să intre în proiectul tău.

Folosind instrumente eficiente de planificare a proiectelor și o declarație de lucru amănunțită și bine scrisă (SOW) vă va permite să conduceți cu succes un proiect peste linia de sosire, în termen și în limita bugetului.

Ce este o declarație de muncă (SOW) în managementul proiectelor?

Declarația de lucru (SOW) este un document obligatoriu din punct de vedere juridic care surprinde și definește toate aspectele legate de managementul muncii ale proiectului dumneavoastră. Veți nota activitățile, livrabilele și calendarul proiectului. Este un contract de lucru extrem de detaliat care definește termenii și condițiile convenite între părți și pune bazele planului de proiect.

Declarația de lucru (SOW) este unul dintre primele documente pe care le veți crea pentru a prezenta întregul peisaj al proiectului înainte de a planifica și executa. Din cauza cantității mari de detalii necesare, perspectiva de a scrie unul poate fi descurajantă. Prin urmare, să-l împărțim în părți mai digerabile. Declarația dvs. de muncă va fi mult mai detaliată decât estimarea postului dvs., care este un document mai simplu, care prezintă lucrările care vor fi efectuate și costurile asociate cu aceasta.

Înrudit: șablon gratuit de declarație de lucru pentru Word

Care este scopul unei declarații de muncă (SOW)?

După cum sa menționat, declarația de lucru este o prezentare detaliată a domeniului de aplicare al proiectului. Este, de asemenea, o modalitate de a împărtăși cerințele proiectului, criteriile de acceptare și termenii de plată cu cei care lucrează la proiect, fie că colaborează sau sunt contractați să lucreze la proiect. Aceasta include părți interesate, cum ar fi vânzătorii și antreprenorii, care licitează pentru a lucra la proiect.

De asemenea, este util pentru managerii de proiect, deoarece oferă o structură pe care se poate construi planul de proiect. Declarația de lucru va ajuta, de asemenea, la evitarea conflictelor în proiect. Cu detalii și claritate, SOW ajută la menținerea tuturor celor implicați în proiect pe aceeași pagină și lucrează pentru a reduce confuzia la minimum.

Atunci când vă construiți programul, vă ajută să utilizați software de management de proiect. Poate fi extrem de util pentru organizarea sarcinilor și resurselor dvs., deoarece este esențial să faceți un program precis în această etapă a proiectului.

Software-ul de management al proiectelor vă poate ajuta, de asemenea, să creați o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) pentru a mări sfera proiectului și pentru a identifica activitățile, livrabilele și etapele proiectului.

Exemple de declarații de lucru

Un SOW poate fi împărțit în categorii. Există trei tipuri principale, care pot fi definite în principiu după cum urmează.

• Design/Detaliu : Când scrieți acest SOW, ceea ce faceți este să transmiteți furnizorului cum doriți ca munca să fie realizată. Care sunt cerințele cumpărătorului care vor controla procesul furnizorului? Puteți utiliza un șablon de colectare a cerințelor pentru a vă asigura că le adunați pe toate. Aceste cerințe de proiect pot acoperi o gamă variată de la criteriile de acceptare a calității și termenii de plată până la măsurarea materialelor. În acest SOW, cumpărătorul este responsabil pentru performanță, deoarece el este cel care conduce cursul proiectului.
• Nivel de efort/Timp și Materiale/Rată unitară: Aceasta este o versiune aproape universală și se poate aplica la majoritatea proiectelor. Ceea ce definește este nivelul de efort, precum și materialele și costul pe unitate. Tinde să-și găsească utilizare în contracte pe termen scurt.
• Bazat pe performanță: Acesta este SOW preferat de managerii de proiect, deoarece se concentrează pe scopul proiectului, resursele și nivelul de calitate așteptat pentru livrabile. Cu toate acestea, nu explică cum ar trebui să se realizeze munca. Acest lucru permite o mare autonomie cu privire la modul de a ajunge la un rezultat fără a necesita un proces specific.

Indiferent de tipul de document SOW pe care îl alegeți, veți dori să utilizați un software de management de proiect pentru a simplifica procesul. ProjectManager poate organiza toate informațiile pe care le adunați în vizualizarea noastră listă. Dar instrumentul nostru face mai mult decât să creeze o listă de lucruri de făcut, ca și alte aplicații. Software-ul nostru în timp real urmărește progresul dvs., iar lista arată procentul de finalizare pentru fiecare sarcină. Puteți atribui o muncă echipei dvs., puteți stabili prioritate, puteți adăuga etichete personalizate și multe altele. Vedeți singuri, luând astăzi versiunea de încercare gratuită de 30 de zile.

Cum se scrie o declarație de lucru a proiectului (SOW)

O declarație de lucru este un acord obligatoriu din punct de vedere juridic între un client și un furnizor care descrie termenii și condițiile pentru execuția domeniului de activitate al unui proiect. Există o mulțime de informații de descris în SOW. Puteți crea acest lucru pe cont propriu, dacă doriți, dar folosirea instrumentelor de management de proiect pentru a vă asigura că nimic nu este lăsat deoparte se va dovedi de ajutor. Aveți o singură șansă să vă creați documentul SOW și doriți să fie făcut corect.

Iată o prezentare generală a pașilor pe care va trebui să-i urmați pentru a vă scrie declarația de lucru:

1. Creați o scurtă introducere pentru proiectul dvs.
2. Definiți scopul proiectului dvs.
3. Definiți sfera proiectului dvs.
4. Creați o structură de defalcare a activității pentru a vă identifica sarcinile proiectului, etapele de referință și rezultatele livrabile.
5. Creați un program de proiect pentru sarcinile, etapele de referință și livrabilele dvs
6. Definiți cerințele proiectului și criteriile de acceptare
7. Definiți termenii și condițiile de plată.

Vom explora fiecare dintre componentele SOW implicate în acest proces în secțiunea de mai jos.

În ceea ce privește redactarea declarației de lucru, veți dori să fiți specific. Doriți să clarificați termenii folosiți pentru a le face înțeleși universal. De asemenea, definiți clar cine va face ce și până la ce oră trebuie îndeplinite acele sarcini. Procedând astfel, se evită confuzia ulterioară în proiect, când nu vă puteți permite comunicații greșite sau dispute.

În afară de a scrie clar, ar trebui să includeți imagini în SOW. Acest lucru va ajuta la concentrarea obiectivului asupra diferitelor aspecte ale proiectului. Includerea imaginilor, fie ele diagrame, grafice sau alte ilustrații pentru a vă ajuta să clarificați proiectul, va face SOW-ul mai digerabil.

După toată munca pe care ați făcut-o pentru a detalia specificul proiectului, nu doriți să neglijați pasul final, crucial - obținerea semnării lucrării. Nu puteți continua dacă nu aveți autoritatea pentru a face acest lucru. Sau, mai exact, poți, dar s-ar putea să te coste succesul proiectului. Prin urmare, asigurați-vă că cei care dețin autoritate au semnat declarația de lucru.

Ce ar trebui să fie inclus într-o Declarație de Muncă (SOW)?

Există tot atâtea părți într-o declarație de lucru câte într-un proiect, așa că este recomandabil să utilizați un sistem de informații de management al proiectului pentru a vă ajuta să gestionați toate componentele acestuia. Dacă începeți prin a vă concentra asupra părților, puteți lucra singur la întreg. Pentru o înțelegere completă a unui SOW, mai întâi, rețineți aspectele majore ale proiectului pe care îl abordează.

1. Introducere

Începeți prin a explica ce lucrări se desfășoară și informații generale despre proiect. De asemenea, cine este implicat în proiect? Menționați aceste părți. Acest lucru va duce la o ofertă permanentă, care cimentează prețurile pentru produsele sau serviciile achiziționate pentru proiect și la un contract mai formal, care intră în mai multe detalii.

2. Declarație de scop

Începeți cu marea întrebare: de ce inițiați acest proiect? Care este scopul proiectului? Creați o declarație de scop pentru a începe această secțiune și oferiți un răspuns detaliat la aceste întrebări, cum ar fi care sunt obiectivele proiectului, rezultatele și rentabilitatea investiției.

3. Domeniul de activitate

Ce lucru trebuie făcut în proiect? Notați-l în domeniul de aplicare, inclusiv ce hardware și software vor fi necesare. Care este procesul pe care îl veți folosi pentru a finaliza munca definită în domeniul de aplicare al proiectului dvs.? Aceasta include rezultatele, timpul implicat și chiar pașii generali pe care îi va lua pentru a realiza acest lucru. Va trebui să creați o declarație privind domeniul de aplicare al proiectului pentru a capta toate informațiile despre domeniul de aplicare al proiectului.

4. Unde se va face lucrarea?

Echipa pe care o angajați va trebui să lucreze undeva. Proiectul poate fi specific locației, la o unitate centrală sau la unii, dacă nu toți membrii echipei ar putea lucra de la distanță. Oricum ar fi, aici doriți să detaliați acest lucru și unde vor fi localizate echipamentele și software-ul folosit.

5. Sarcini

Luați acești pași generali subliniați în domeniul de activitate și împărțiți-i în sarcini mai detaliate. Fii specific și nu omite nicio acțiune necesară pentru a produce livrabile și a îndeplini obiectivele proiectului. Dacă doriți, împărțiți sarcinile în etape sau etape. Un șablon de structură de defalcare a muncii poate ajuta.

6. Repere

Definiți perioada de timp care este programată pentru finalizarea proiectului, de la data de început până la data de încheiere propusă. Detaliați orele facturabile pe săptămână și lună și orice altceva se referă la programarea proiectului. Din nou, specificitatea contează. De exemplu, dacă există un număr maxim de ore facturabile pentru furnizori și/sau contracte, notați-o aici.

Utilizați software-ul de management al proiectelor pentru a vă monitoriza progresul și pentru a vă asigura că vă îndepliniți etapele de referință. ProjectManager are un tablou de bord în timp real care este încorporat în instrument, spre deosebire de alte software-uri care vă fac să vă creați propriul dvs. Nu numai că avem un tablou de bord încorporat, dar facem toate calculele și afișăm valorile în diagrame și grafice ușor de citit. Țineți pasul cu mai mult decât reperele, dar și cu variațiile proiectelor, costurile și multe altele.

7. Produse livrate

Care sunt livrabilele proiectului? Enumerați-le și explicați ce se datorează și când se datorează. Descrieți-le în detaliu, cum ar fi cantitatea, dimensiunea, culoarea și orice ar putea fi relevant.

8. Program

Includeți o listă detaliată a momentului în care trebuie finalizate livrabilele proiectului, începând cu ce furnizor va fi selectat pentru a atinge acest obiectiv, începutul, care este perioada de performanță, etapa de revizuire, dezvoltare, implementare, testare, încheierea proiectului , etc.

9. Standarde și testare

Dacă există criterii de acceptare din industrie sau standarde de calitate care trebuie respectate, enumerați-le aici. De asemenea, dacă va exista testarea produsului, enumerați cine va fi implicat în acest proces de testare de acceptare, ce echipament este necesar și alte resurse.

10. Definiți succesul proiectului

Notați ce așteaptă sponsorul și/sau părțile interesate ale proiectului ca finalizare cu succes a proiectului.

11. Cerințe ale proiectului

Enumerați orice alt echipament care este necesar pentru a finaliza proiectul și dacă există o diplomă sau o certificare necesară membrilor echipei. De asemenea, rețineți dacă vor exista cerințe de călătorie sau alte cerințe ale proiectului care nu sunt deja acoperite.

12. Condiții de plată

Dacă bugetul proiectului a fost creat, atunci puteți enumera plățile aferente proiectului și modul în care acestea vor fi livrate, în avans, în timp sau după finalizare. De exemplu, puteți plăti după finalizarea unei etape sau după un program fix, oricare dintre acestea este mai fezabil din punct de vedere financiar.

13. Altele

Vor exista și alte părți ale proiectului care nu se potrivesc categoriilor de mai sus și acesta este locul unde le puteți adăuga, astfel încât totul să fie acoperit. De exemplu, există probleme de securitate, restricții legate de hardware sau software, plata de călătorie, asistență post-proiect etc.?

14. Închidere

Acest lucru va determina modul în care vor fi acceptate livrabilele și cine va livra, revizui și semna livrabilele. De asemenea, se ocupă de sarcinile administrative finale, asigurându-se că totul este semnat și închis și arhivat.

Șablon de declarație de lucru

Când scrieți o declarație de lucru, poate fi de ajutor să utilizați un șablon de declarație de lucru din cauza tuturor aspectelor diferite ale proiectului pe care trebuie să le surprindă. Cele mai multe șabloane vor include lucruri precum un glosar de termeni care definesc la ce faceți referire în SoW. Va exista un loc în care să scrieți declarația de scop, precum și informații administrative.

Dacă vă place șablonul nostru de declarație de lucru, puteți încerca șabloanele noastre gratuite de management de proiect pentru a vă gestiona proiectele.

Documente aferente SOW

Un SOW este unul dintre multele documente de management de proiect de care veți avea nevoie pentru a vă gestiona proiectele. Iată câteva care sunt strâns legate de o declarație de lucru.

Contract principal de servicii

Un contract principal de servicii este un contract care definește termenii care vor guverna tranzacțiile și acordurile viitoare dintre două părți. Contractul principal de servicii include termeni și condiții de bază la care pot fi renunțate în viitoarele acorduri legale.

Puteți utiliza un acord principal de servicii pentru a începe o relație cu un client sau un furnizor și apoi să utilizați un SOW pentru fiecare proiect.

Carta Proiectului

O carte de proiect oferă o imagine de ansamblu asupra proiectului dumneavoastră. Include lucruri precum obiectivele proiectului, părțile interesate, obiectivele, domeniul de aplicare al proiectului, printre altele. Este un document foarte util pentru a vă ajuta să vă scrieți SOW.

Structura de defalcare a muncii

O structură de defalcare a activității este un instrument de management al proiectelor care permite managerilor de proiect să defalcă domeniul de aplicare al proiectului în sarcini, livrabile, etape și faze ale proiectului. Este o reprezentare vizuală a întregii lucrări necesare unui proiect.

Cerere pentru Propunere

O cerere de propunere (RFP) este folosită pentru a căuta furnizori și antreprenori care pot furniza un proiect cu produse și servicii. Cererea de propuneri oferă o prezentare generală a proiectului pentru a oferi părților ofertante o descriere clară a ceea ce este necesar de la acestea. Odată ce clientul alege un furnizor, următorul pas este să îi oferiți o declarație de lucru cu informații mai detaliate despre domeniul de activitate.

ProjectManager vă poate îmbunătăți declarația de lucru

ProjectManager are o suită de instrumente de management de proiect care vă pot ajuta să creați o declarație de lucru care descrie cu exactitate proiectul viitor. Pentru început, puteți folosi Gantt pentru a începe să enumerați toate sarcinile la care vă puteți gândi pentru proiect.

Gantt online are elementele de bază ale unei cronologie vizuale, capacitatea de a lega dependențe pentru a evita blocajele și pentru a stabili etape. Alocați costuri sarcinilor și vedeți costurile planificate pentru proiect sau faze specifice. Dar puteți utiliza vizualizarea foaie pentru a vedea numai grila, puteți filtra calea critică pentru a ști ce sarcini pot fi sărite dacă este necesar și puteți stabili linia de bază odată ce programul și bugetul sunt finalizate. Aceasta înseamnă că veți putea urmări în timp real dacă sunteți pe drumul cel bun și sub buget. ProjectManager are instrumentele pe care le doriți și oferă mai multe funcționalități decât concurența. Încercați-l gratuit cu perioada de încercare de 30 de zile.

După cum puteți vedea, utilizarea software-ului nostru pentru diagrame Gantt poate contribui în mare măsură la realizarea unei declarații precise de lucru pentru proiectul dvs. Acuratețea înseamnă foarte mult pentru părțile interesate atunci când vine timpul să livrați munca pe care ați urmărit-o.

Declarația de lucru este un document de bază al oricărui proiect. Odată creat și aprobat, va trebui să creați un plan și să îl implementați. Aici intervine ProjectManager. Software-ul nostru de management al proiectelor bazat pe cloud oferă date în timp real pentru a vă ajuta să vă gestionați și să urmăriți declarația de lucru. Luați-l pentru o rotire de testare și vedeți cum vă poate ajuta cu această încercare gratuită de 30 de zile.