7 chei pentru a rămâne productiv atunci când rutina dvs. zilnică devine detonată

Am avut un ritm.

Am avut o rutină.

Majoritatea zilelor, chiar am avut suficient timp.

În câteva zile magnifice, am avut mai mult decât suficient timp. (Nu, într-adevăr. A fost glorios.)

Dar apoi s-a născut fiica mea. În cele din urmă, soția mea s-a întors la muncă. Și spre marea noastră mânie, nu s-au materializat opțiuni de îngrijire sau îngrijire medicală acceptabile.

Dintr-o dată, am devenit îngrijitoarea cu normă întreagă a fetiței mele pe parcursul zilei, în timp ce încă țineam în picioare un loc de muncă cu normă întreagă, de la domiciliu, VP de marketing.

Oh, și pentru a termina totul, odată ce Mama nu mai era în preajmă să-și lucreze vrăjitoria Mama Nap, fiica mea a decis că nu va mai face pui de somn în pătuțul ei. Nu, ar face numai cărucioare de o oră și plimbări afară în căldura de vară din Texas. Da ...

Deci, ce se întâmplă atunci când programul tău zilnic, elaborat cu meticulozitate, este afectat de o serie de circumstanțe (deși chiar drăguțe) pe care nu le-ai planificat pe deplin?

Ei bine, cel puțin din experiența mea, înveți câteva lecții importante foarte repede dacă vrei să ai vreo speranță de a supraviețui.

Dar o notă rapidă înainte de a ajunge la acele lecții ...

Iată micul secret murdar al acestei postări

Nu faceți greșeala de a crede că restul acestei postări se aplică numai dvs. dacă sunteți un nou părinte. Sau trecând printr-o altă tranziție nebună de viață. Sau, în general, ești o mizerie dezorganizată.

1. Nu poți planifica întotdeauna exact când viața îți va arunca o grămadă de mingi curbe la rând. Dar vă promit că dacă aveți cele șapte chei pe care le explic mai jos în spatele minții, vă va ajuta să fiți puțin mai bine pregătiți dacă (mai mult ca atunci când ) se întâmplă.
2. Chiar nu trebuie să aștepți ca viața să se înnebunească pentru a urma sfaturile de mai jos, deoarece majoritatea se aplică în general productivității. Adică, există vreodată un moment în viața ta când prioritizarea și concentrarea vor fi contraproductive? Nu.

Deci, continuă să citești.

Dacă situația ta actuală de viață te face să te simți ca un pui cu capul tăiat, am un plan care te va ajuta să recâștigi un pic de sănătate. (Cu siguranță m-a ajutat.)

Și dacă situația dvs. actuală de viață este moale, fiecare tastă pe care o citiți mai jos va servi în continuare ca un memento util pentru modul în care puteți deveni și mai productiv ... și cum să vă ajustați și să reacționați în viitor în cazul în care are loc o scuturare majoră.

Bine, acum trecem la lecțiile, pe care le-am organizat în șapte chei pentru a naviga cu succes în aceste ape potențial agitate care schimbă programul.

Trage! Tocmai am văzut-o pe fiica mea schimbând pozițiile în pătuțul ei. Nu avem mult timp ...

1. Comunică

Când mi-am dat seama că programul meu personal de lucru urma să se schimbe drastic, am știut că va modifica ceea ce voi fi disponibil să fac.

De exemplu, am făcut o mulțime de găzduire webinar în ultimele 18 luni, adesea două sesiuni pe săptămână. Dar cum aveam să găsesc blocuri de încredere de 90 de minute în timpul orelor normale de lucru pentru a mă concentra pe un webinar cu un bebeluș care se târa în jur?

Acest lucru a dus la mai multe conversații - cu superiorii mei și cu alte persoane ale căror roluri ar fi afectate din cauza incapacității mele de a găzdui seminarii web.

Conversațiile de acest gen se pot simți uneori incomode de inițiat, deoarece nu ne place niciodată să recunoaștem că mai putem face ceva pe care ne-am bazat. Dar este mult mai bine să le aveți imediat, astfel încât să poată fi elaborate noi planuri, mai degrabă decât să așteptați și apoi să forțați pe toți să se lupte.

Din fericire, orice temeri pe care le aveam au fost repede odihnite.

Superiorii mei au înțeles și au fost dispuși să lucreze cu noul program al bonkerilor mei, iar colegii remarcabili precum Chris Garrett și Will DeWitt au fost dispuși să intervină și să se ocupe de planificarea, organizarea și găzduirea webinarelor în absența mea.

Se aplică această lecție dacă sunteți Business of One, să zicem un antreprenor digital solo? Absolut.

Dar, în cazul dvs., s-ar putea să comunicați cu publicul în locul unei echipe de la locul de muncă. Dacă rutina dvs. zilnică se modifică până la punctul în care programul dvs. de conținut se va schimba, comunicați asta publicului.

Așteptările sunt totul. Setează-le pe cele potrivite, astfel încât oamenii să știe la ce să se aștepte și astfel încât să ai șansa să le depășești. Amintiți-vă: este întotdeauna mai bine să subapreciezi și să exagerezi, în loc de invers.

2. Prioritizează

După ce ați comunicat părților afectate, este timpul să vă așezați și să comunicați puțin cinstit cu voi înșivă.

Pentru că, dacă veți trece de la ceea ce s-a simțit ca un ocean de timp neîntrerupt la ceea ce se va simți acum ca niște bălți mici de timp împrăștiate, trebuie să vă asigurați al naibii că maximizați aceste bălți!

Asta înseamnă că prioritatea este cheia.

Ce este esențial să faci ... și ce nu?

O modalitate de a face acest lucru este să vă organizați responsabilitățile în patru cadrane:

• Urgent și important
• Non-urgent și important
• Urgent și fără importanță
• Non-urgent și fără importanță

Asigurați-vă că știți ce este urgent și important, pentru a nu aluneca prin crăpături.

De asemenea, asigurați-vă că găsiți timp pentru activitățile non-urgente, dar importante, care sunt ușor de îndepărtat în fața unei crize de timp.

Și apoi să puteți identifica lucrurile urgente, dar neimportante, precum și lucrurile neurgente și neimportante, astfel încât să puteți acorda prioritate corect ceea ce pur și simplu este respins și ignorat.

Nu poți face totul, dar te poți asigura că faci ceea ce este cel mai important.

Concluzia aici este că, dacă aveți mai puțin timp, aveți mai puțină marjă de eroare în ceea ce privește ceea ce se face și ce nu, deoarece, sunt șanse, nu veți putea obține același volum de lucruri.

Intrarea în modul de hiperpriorizare vă obligă să clarificați ce contează și ce nu. Și înțelepciunea pe care o veți obține din acest lucru poate fi aplicată odată ce programul dvs. revine la normal, ceea ce vă poate duce la planificare și productivitate la niveluri de super-eroi.

3. Decide

Următoarea cheie este să luați ceea ce ați învățat din stabilirea de priorități și să decideți ce veți face, delegați și respingeți.

Poate fi adesea cea mai mare cheie pentru a vă asigura că tot ce sunteți implicat continuă să fredoneze de parcă programul dvs. nu s-ar fi schimbat niciodată.

Să ne întoarcem la cele patru cadrane de urgență și importanță de mai sus și să le privim prin prisma a ceea ce ar trebui să faceți, să delegați sau să renunțați.

1. Urgent și important: delegați atunci când aveți pe cineva capabil să-l manipuleze, altfel faceți-vă singur.
2. Non-urgent și important: Faceți acest lucru singur. Șansele sunt, abilitatea ta de a excela la aceste activități este ceea ce te are în poziția în care te afli și ceea ce poate construi cea mai mare valoare pe termen lung pentru tine și compania ta.
3. Urgent și fără importanță: delegați la cineva capabil să se ocupe (mai ales dacă ar putea învăța ceva din experiență) sau luați în considerare respingerea totală.
4. Neurgent și fără importanță: Respingeți. Nu ai timp pentru aceste lucruri!

Acum permiteți-mi să vă ofer o avertisment important ...

Explozia dvs. personală de program nu este o licență pentru a delega (sau respinge) totul. Așadar, nu copleșiți membrii echipei dvs. trimițându-le o avalanșă de lucrări noi. Încearcă să fii strategic.

Delegarea este atât o oportunitate de a vă economisi timp, cât și o oportunitate de a oferi oamenilor mai ecologici sau mai noi decât dvs. o experiență valoroasă.

Unde este posibil, încercați să potriviți ceea ce delegați cu ceea ce va încuraja creșterea în persoana sau persoanele cărora le delegați. Și asigurați-vă că poziționați noile îndatoriri în acest fel atunci când le explicați.

Pe măsură ce am trecut eu prin acest proces, am fost extrem de norocos să am oameni precum Will DeWitt și Loryn Thompson gata, dispusă și entuziasmată de abordarea noilor responsabilități. Sunt dornici să învețe și să crească, precum și extrem de capabili.

A avea astfel de persoane în echipa dvs. face ca delegarea să fie mult mai ușor de realizat. Și când poți fi inteligent și strategic în ceea ce delegi și respingi, îți permite să fii mult mai concentrat pe ceea ce vei face.

4. Identifică

Acum, că știți ce veți face, delegați și demiteți, este timpul să începeți organizarea când veți efectua lucruri.

Înainte de a vă așeza și de a începe să trântiți frenetic la tastatură ca și cum ați fi Bruce Atotputernicul, cel mai bine este să vă organizați.

Da, organizarea va necesita ceva timp.

Și da, timpul este ceea ce îți este rar acum.

Deci, vă puteți gândi:

„Nu am timp să mă joc cu calendarul și cu lista de sarcini. Trebuie să mă apuc de treabă, omule! ”

Dar acesta este un pas înapoi care vă va ajuta să faceți doi, trei, patru pași înainte pe măsură ce progresați în zilele voastre. Este mai puțin o cheltuială de timp și mai mult o investiție - și va da roade.

Vom începe să planificăm ce veți face în fiecare dintre blocurile de timp următoare. Aceasta este cheia # 5. Dar există un pas care trebuie să vină înainte de acesta: identificați de fapt blocurile de timp pe care le aveți la dispoziție pentru muncă.

A face acest lucru ajută enorm.

Una dintre cele mai mari provocări pe care le-am găsit atunci când trec de la o zi de lucru în cea mai mare parte neîntreruptă în timpul orelor normale de lucru la sesiuni de lucru împrăștiate în orice moment al zilei în care le puteam încadra, a fost cât de dezorganizat se simțea totul.

Dar recunoașterea blocurilor de timp consistente pe care le aveam - pe care puteam conta - m-a ajutat să mă relaxez și să găsesc ordine în haos.

• Știam că pot să mă trezesc devreme și să lucrez în pace 90 de minute.
• Știam că pot obține două blocuri de timp de 60-90 de minute în timpul zilei, în timp ce fiica mea a făcut pui de somn, odată ce mi-am dat seama în cele din urmă cum să-i fac pui de somn în pătuț și nu în cărucior. (Și aș putea programa în mod provizoriu apeluri sau înregistrări de podcasturi în jurul acestor ferestre, deoarece acestea erau oarecum standard de zi cu zi.)
• Știam că pot verifica e-mail-urile și să scot câteva sarcini urgente / importante la prânz în timp ce soția mea era acasă, și apoi în jumătate de oră după ce s-a întors acasă după serviciu.
• Știam că pot obține atât de mult timp cât îmi trebuia după cină ... deși am încercat să nu abuzez de acest lucru și să stau treaz prea târziu, întrucât, revenind la primul glonț de mai sus, am vrut să mă trezesc devreme.
• Și, în cele din urmă, am știut că pot lucra în mod esențial cu normă întreagă plus extra în weekend.

Acestea au devenit blocuri de timp pe care le puteam pune în calendarul meu. Trebuia doar să completez lucrurile pe care să le îndeplinesc în timpul fiecăruia.

Acest proces mi-a ajutat cu adevărat să îmi ancorez ziua și să mă împiedice să mă simt copleșită.

5. Planificați

Acestea fiind spuse, încă mă simt inevitabil copleșit.

Dar odată ce am identificat ce cauzează acel sentiment, a devenit mai ușor de depășit.

Iată ce am ajuns să realizez ...

De fiecare dată când m-am simțit copleșit, a fost pentru că am lăsat să treacă un blocaj de timp fără să realizez ceva specific și important. Apoi aș trece munca suplimentară în următoarea perioadă de timp sau în weekend (ugh), ceea ce m-ar determina să simt că am prea multe de făcut și că nu aș putea face totul.

Remedierea este întotdeauna simplă: luați-vă ceva timp pentru a planifica ce voi face cu fiecare blocaj de timp, astfel încât imediat ce începe să pot începe să lucrez mai degrabă decât să încerc să-mi dau seama ce voi face.

Ar putea părea un pas în plus.

Nu poți să iei câteva minute la începutul fiecărui bloc, să-ți verifici lista de sarcini, să alegi cel mai important articol și să începi să lucrezi?

Poate. Poate că asta va funcționa pentru tine. Știu doar că nu pentru mine.

Tragerea pentru a verifica e-mailul, pentru a verifica Twitter sau pentru a deschide pop-ul Feedly este întotdeauna puternică chiar atunci când mă opresc în fața computerului. FoMO este un drac drac. Și întrucât înainte am avut un pic de timp liber în ziua mea pentru căderea în găurile de iepure, acum nu am.

Dacă știu exact la ce voi lucra când mă așez la computer, mă apuc de lucru. Acest lucru mă asigură că fac progrese semnificative în ceea ce contează.

Apoi și numai atunci, dacă termin și am timp suplimentar la sfârșitul blocului de timp, pot face o verificare rapidă prin e-mail / social media / știri. În acel moment, nu trebuie să-mi fac griji că pierd prea mult timp pentru potențialele găuri de iepure, pentru că am verificat deja un articol important ... și pentru că fiicele care se târăsc / plâng / sunt blânde sunt antidotul final al oricărei găuri de iepure prostești. .

6. Concentrați-vă

După cum puteți vedea, fiecare cheie se bazează pe cele precedente.

Primele cinci chei - comunică, acordă prioritate, decid, identifică și planifică - toate conduc într-o direcție foarte specifică, care îți permite să te concentrezi pe realizarea muncii importante chiar și atunci când programul tău este nepotrivit.

Și fiecare dintre aceste chei nu are sens dacă nu sunteți suficient de disciplinat pentru a vă concentra.

Deci, faceți tot ce trebuie să faceți pentru a vă asigura că atenția dvs. rămâne concentrată în direcția în care trebuie să fie în timpul blocajelor dvs. de timp.

După cum am menționat, identificarea mai întâi a activității specifice pe care o voi lucra în fiecare blocaj de timp mă ajută să mă concentrez.

Iată câteva alte tehnici mai subtile care au ajutat, de asemenea:

• Îndepărtarea pictogramei aplicației Twitter de pe stația de andocare pentru desktop Mac
• Îmi pun telefonul în altă cameră
• Dezactivarea Slack sau cel puțin amânarea notificărilor
• Purtarea căștilor și redarea muzicii dacă nu scriu (deoarece nu pot scrie cu muzică)
• Ieșirea din casă, dacă distracțiile nocturne sau de weekend sunt prea mari

Acestea sunt doar câteva tehnici care au funcționat pentru mine.

Este de ajutor că am încercat să fiu sincer sincer cu mine. Și, deși este o prostie să trebuiască să ascund pictograma Twitter față de mine, știu că o voi verifica mai puțin fără ca acea vizuală să-mi prindă colțul ochiului când mă uit la ecran. Deci merită.

Nu am minute, chiar secunde, de pierdut chiar acum. Trebuie să-mi protejez concentrarea.

Deci, dacă te afli vreodată într-o situație de distrugere a programului, așa cum sunt eu, fii brutal sincer cu tine însuți.

Ce schimbări puteți face, chiar și cu adevărat mici, care vor elimina potențialele distrageri și vă vor ajuta să vă concentrați?

Fără concentrare, nu veți face niciodată suficient.

7. Fii amabil

În cele din urmă, nu uitați să fiți amabili ... mai ales cu voi înșivă.

Înțelegeți că nu sunteți nici Superman, nici Wonder Woman. Nu poți face totul.

Stabiliți-vă așteptări realiste și apoi puteți lucra pentru a le depăși. Încrederea pe care o obțineți în acest sens vă va stimula productivitatea în continuare.

Înțelegeți, de asemenea, că tranzițiile pot dura puțin.

Când sunteți obișnuiți să aveți opt ore de timp de lucru neîntrerupt în zilele lucrătoare și acesta să fie tăiat și împrăștiat pe parcursul săptămânii, veți avea o perioadă de ajustare. Deci, atunci când inevitabil te împiedici un pic și te lupți inițial pentru a se potrivi cu nivelurile tale de producție anterioare, ai o mică compasiune pentru tine.

Și fiți amabili cu cei pe care îi afectează și ajustarea programului dvs. - ceea ce ne conduce înapoi la # 1 de mai sus. Comunicarea este atât de importantă și este o formă esențială de bunătate, mai ales într-o situație ca aceasta.

Este mult mai bine să fiți în față cu privire la o schimbare în ceea ce puteți gestiona sau chiar o scădere a productivității, astfel încât alții să poată planifica în jurul ei și să se pregătească și pentru ea. În acest fel, toți cei implicați și afectați pot face față acestuia în cel mai bun mod posibil, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.

V-ați confruntat vreodată cu o situație de modificare a programului similară cu cea pe care am descris-o aici? Cum te-ai descurcat? Ce alte chei pentru a naviga cu succes în schimbare ați descoperit?

Împărtășiți-vă experiențele în comentariile de mai jos.