Comitetul de conducere: definiție, roluri și sfaturi pentru întâlniri

Ai fost însărcinat să conduci un proiect și să creezi un plan de proiect doar pentru a afla că acesta va fi revizuit de un comitet de conducere. Sau poate că în prezent nu aveți un comitet de conducere pentru afacerea dvs., dar sunteți interesat să creați unul. Dacă nu sunteți sigur ce este un comitet de conducere sau ce face acesta, nu vă panicați.

Să explorăm ce este un comitet de conducere, cum se leagă cu managementul de proiect și ce fac comitetele de conducere. Veți afla, de asemenea, despre rolurile dintr-un comitet de conducere, despre cum să desfășurați o reuniune a comitetului de conducere și despre cum vă poate ajuta software-ul de management de proiect.

Ce este un comitet de conducere?

Un comitet de conducere este un consiliu consultativ care are guvernare asupra unei companii, campanii sau orice altceva. Oricare ar fi comitetul responsabil de conducere, determină cine sunt membrii săi. Cu alte cuvinte, comitetele de conducere sunt compuse din experți, figuri de autoritate și părți interesate seniori.

Preocuparea cheie a unui comitet de conducere se concentrează pe direcția, domeniul de aplicare, bugetul, calendarul și metodele utilizate de o organizație. Comitetele de conducere se vor întâlni din când în când și vor discuta acele subiecte pentru a vedea unde sunt și unde vor să fie în viitor. De asemenea, resetează orice subiecte dacă este necesar pentru a rămâne pe drumul cel bun.

Software-ul de management al proiectelor conectează proiectele și comitetele de conducere pentru o analiză mai bună și rezultate mai bune. ProjectManager este un software de gestionare a proiectelor bazat pe cloud, care are tablouri de bord în timp real care furnizează date live despre valorile proiectului. Nu necesită configurare și urmărește totul, de la cost la sarcina de lucru și starea de sănătate la sarcini, oferind o vedere la nivel înalt a progresului și performanței proiectului. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Definiția Comitetului de coordonare a proiectului

Definiția unui comitet de coordonare a proiectului nu este semnificativ diferită de cea a unui comitet de coordonare, dar este alcătuită din manageri care au sarcina de a supraveghea și susține un proiect. Acest lucru se face de la un nivel mai înalt decât activitățile de zi cu zi ale acelui proiect, dar în schimb dintr-o perspectivă managerială.

În ceea ce privește cine este selectat pentru comitet, de obicei se bazează pe miza lor în proiect. Aceste părți interesate pot include clienți, contractori sau chiar alte departamente din organizație care vor fi cel mai afectate de proiect.

Oamenii din comitetul de conducere nu lucrează întotdeauna la proiect; acel rol aparține managerului de proiect și echipei lor. Comitetul de conducere este format din mai mulți directori de nivel C, dar pentru că nu sunt intimi cu detaliile unui proiect, trebuie să aibă comunicări clare care să le permită să-și facă treaba.

Ce face un comitet de conducere?

După cum sugerează și numele, comitetul de conducere are o singură sarcină: să conducă un proiect. Așa cum vă direcționați mașina, un comitet de conducere este un instrument care vă ține pe drum și să vă mișcați în direcția corectă. Ei sunt acolo pentru deciziile mari, cum ar fi modul în care o companie își va conduce procesele sau modul în care echipele lucrează împreună.

Să facem un pas înapoi și să ne gândim la funcțiile unui comitet de conducere. Ce are autoritatea de a face și cum își exercită guvernarea asupra unui proiect? Asta ne face să definim scopul unui comitet de conducere.

1. Sprijiniți proiectul

Este greu să gestionezi o echipă și chiar mai greu atunci când gestionezi echipe de proiecte interfuncționale. Desigur, managerul de proiect este persoana responsabilă de managementul zilnic al echipei, dar atunci când au nevoie de ajutor, comitetul de conducere este acolo. Adesea, membrii comitetului de conducere provin din șefii diferitelor departamente care au echipe care sunt implicate în proiect și ar putea avea mai multă atracție sau un raport mai bun cu ei.

2. Luați decizii

Am vorbit pe scurt despre modul în care un comitet de conducere poate ajuta la conducerea proiectului și la luarea deciziilor importante. Uneori, acele decizii implică rezolvarea conflictelor sau rezolvarea problemelor, dar adesea, există decizii mai mari decât proiectul individual. Există momente când trebuie făcută o alegere cu privire la noile modele de afaceri sau la modul în care sunt gestionate procesele de afaceri. Acestea nu fac parte din responsabilitățile unui manager de proiect, iar comitetul de conducere este conceput pentru a răspunde mai adecvat acestor decizii.

3. Rezolvați problemele

Managerii de proiect sunt de obicei cei care intervin dacă există un conflict sau un blocaj. Ele pot atenua diferențele dintre părți sau pot realoca resursele în consecință. Dar pot apărea probleme pe care managerul de proiect și echipa lor nu le pot rezolva singuri. Comitetul de coordonare este acolo pentru a sprijini proiectul și poate fi apelat atunci când este necesar pentru a rezolva aceste probleme.

Înrudit: șablon gratuit de urmărire a problemelor pentru Excel

4. Aprobați Bugetul Proiectului

Managerul de proiect creează bugetul și vorbește cu experții și echipele acestora pentru a determina numărul de fonduri necesare pentru a finaliza toate sarcinile în intervalul de timp necesar. Managerul de proiect prezintă apoi bugetul proiectului comitetului de conducere care are aprobarea finală. În plus, dacă un manager de proiect dorește să adauge la buget în timpul execuției proiectului, comitetul de conducere este responsabil pentru aprobarea acestuia.

5. Obțineți actualizări de stare

Pentru a-și îndeplini scopul, comitetul de conducere trebuie să știe ce se întâmplă într-un proiect. Asta nu înseamnă că trebuie să cunoască detaliile proiectului, dar trebuie să fie actualizați în mod regulat cu starea acestuia. Managerul de proiect este de obicei cel din echipa de proiect care va prezenta actualizarea de stare părților interesate.

6. Încurajați Managerul de Proiect

Managerul de proiect este cel mai probabil membru al echipei să se angajeze cu comitetul de conducere, deoarece trebuie să aibă o relație bună pentru a asigura succesul proiectului. Aceasta înseamnă că, uneori, comitetul de conducere îl sprijină pe managerul de proiect dacă are nevoie de încurajare sau dacă managerul de proiect are nevoie de o ureche înțelegătoare pentru a se evacua.

Roluri într-un comitet director

Un comitet de conducere trăiește sau moare din cauza implicării productive a membrilor săi — oricine este important și trebuie să participe. Rolurile pot varia în funcție de comitetul director, organizație și proiect, dar, în general, există câteva roluri comune între toate comitetele de conducere.

• Manager de afaceri: această persoană este responsabilă pentru managerul de proiect și proprietarul cazului de afaceri. Ei privesc proiectul prin prisma afacerii și determină dacă îndeplinește obiectivele și interesele de afaceri, precum și dacă costurile sunt justificate în raport cu beneficiile proiectului.
• Utilizatori seniori: Această parte a comitetului de conducere reprezintă grupul pentru care se realizează proiectul. Gândiți-vă la ei ca la utilizatori finali ai unui produs sau serviciu. Acest lucru asigură că livrabilele proiectului se aliniază cu cerințele utilizatorului.
• Furnizor senior: Acest rol asigură forța de muncă, bugetul și serviciile pentru proiect. Ei se asigură că designul, produsul și alte standarde sunt îndeplinite. Fezabilitatea produsului sau serviciului sub constrângerile bugetului și planului de proiect este responsabilitatea acestora. Acest rol poate fi cineva din IT sau chiar o parte interesată externă.

Cum să conduceți o ședință a comitetului de conducere

O reuniune a comitetului de conducere acoperă diferite specificități față de alte tipuri de întâlniri, dar în ceea ce privește modul în care sunt conduse, regulile sunt similare. Cu orice întâlnire, nu vrei să intri fără agendă, deoarece agenda înseamnă că nu pierzi timpul nimănui.

În acest sens, nu doriți să vă blocați în detalii. Comitetul de conducere are o viziune diferită asupra proiectului față de echipa de proiect și nu trebuie să știe despre fiecare sarcină și dacă este în termen. Din nou, această responsabilitate revine managerului de proiect. În schimb, comitetul de conducere este acolo pentru o imagine de ansamblu și ajută managerul de proiect cu decizii dincolo de fișa postului.

Cineva ar trebui să ia notițe în timpul întâlnirii care să acopere liniile mari ale celor discutate și orice decizii care au fost luate în timpul întâlnirii. Înainte de amânare, examinați acele note și asigurați-vă că toți cei prezenți le semnează pentru a evita problemele pe drum.

Dacă conduceți întâlnirea, un ultim gând: cunoașteți oamenii cu care lucrați. Înțelegerea personalității fiecărui membru al comitetului vă va ajuta să comunicați mai bine cu ei și să-i gestionați în timpul întâlnirii. A ști cu cine lucrezi este întotdeauna modalitatea de a lucra mai productiv.

Cum ajută managerul de proiect comitetele de conducere

Indiferent dacă sunteți în direcția angajării sau raportați către unul, aveți nevoie de instrumente care pot furniza date în timp real pentru a ști ce se întâmplă în proiect și pentru a lua decizii mai perspicace pentru a asigura succesul acestuia. ProjectManager este un software de management al lucrărilor și al proiectelor care are caracteristici care vă permit să gestionați proiecte și să mențineți actualizat comitetul de conducere.

Obțineți rapoarte detaliate cu un singur clic

Când vă prezentați comitetului de conducere, trebuie să veniți cu valorile proiectului fără a vă pierde în buruieni. Funcțiile noastre de raportare cu un singur clic vă permit să generați rapoarte privind starea proiectului și starea portofoliului sau rapoarte mai detaliate privind timp, costuri și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a arăta doar ceea ce dorește să vadă comitetul de conducere. În plus, sunt ușor de partajat ca fișiere PDF sau de imprimat, dacă se preferă.

Partajați planuri pe diagrame Gantt interactive

Deși comitetul de conducere nu vrea să se blocheze în detalii, ei chiar vor să vadă planul proiectului. Puteți organiza sarcini, lega dependențe și crea repere pe diagrama Gantt în timp ce filtrați calea critică și setați o linie de bază pentru a urmări variația proiectului. Distribuiți diagrame Gantt cu echipa de proiect și cu comitetul de conducere pentru a-i ține pe toți la curent cu progresul. Dacă comitetul de conducere este responsabil pentru mai multe proiecte, există o foaie de parcurs care le poate oferi o imagine de ansamblu asupra întregului portofoliu.

Desigur, comitetul de conducere dorește ca proiectul să reușească, la fel și ProjectManager. De aceea, există funcții de gestionare a sarcinilor și de gestionare a resurselor pentru a menține echipele să lucreze la capacitate maximă. Colaborativ la bază, software-ul nostru conectează echipe hibride și le permite să partajeze fișiere și să colaboreze, totul pentru a promova un mediu de lucru mai productiv. Comitetul de conducere o să-i placă asta.

ProjectManager este un software premiat de management al lucrărilor și al proiectelor care conectează echipe hibride, indiferent unde, cum sau când lucrează. Datele în timp real asigură o singură sursă de adevăr, astfel încât toată lumea lucrează mereu la cele mai actuale informații. Construit pe o platformă de colaborare până la bază, software-ul nostru vă ajută să planificați, să monitorizați și să urmăriți progresul și performanța în timp real. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.