Strângere de fonduri nonprofit: Cum să obțineți sponsori pentru un eveniment

Înainte de a-ți da seama cum să obții sponsori pentru un eveniment, prima întrebare pe care trebuie să ți-o pui este: „Ce fel de eveniment organizez?”

Există două tipuri principale de evenimente nonprofit. Primul este ceea ce este cunoscut sub numele de „friendmaker”, în sensul că scopul nu este atât de mult despre strângerea de bani – s-ar putea să descoperi chiar și după faptul că ai pierdut bani pe termen scurt. Un eveniment friendmaker este conceput pentru a crea relații în cadrul comunității cu un obiectiv pe termen lung de a găsi donatori pentru organizația dvs. nonprofit sau de a construi relații.

Al doilea tip de eveniment (și cel mai multe echipe de dezvoltare sunt interesate de organizat) este o strângere de fonduri. Scopul acestor evenimente este de a strânge capital pentru a sprijini programele și costurile administrative care sunt implicate în îndeplinirea misiunii organizației dumneavoastră.

Pentru ca strângerile de fonduri să aibă succes, este esențial să obțineți finanțare de la companii și persoane fizice din zonă. De asemenea, veți avea nevoie de un plan înainte de a putea determina cum să obțineți sponsori pentru un eveniment. Cererea de sponsorizare pentru evenimente caritabile poate fi o provocare, dar vă puteți îmbunătăți șansele respectând următorii pași:

• Stabilește-ți planul de eveniment
• Creați opțiuni de propunere
• Identificați potențialii sponsori ai evenimentului
• Onorează sponsorii la eveniment
• Urmăriți după aceea

După ce vom acoperi acești pași, vom trece peste cinci sfaturi rapide pe care să le folosim atunci când cereți sponsorizări pentru evenimente, inclusiv cum să determinați companiile locale să vă sponsorizeze evenimentul.

Dar mai întâi, să ne uităm la câteva întrebări frecvente pentru a vă oferi o descriere de bază despre sponsorii evenimentului.

Întrebări frecvente despre obținerea de sponsori pentru un eveniment

Înainte de a descoperi cum să obținem sponsori pentru un eveniment, să ne asigurăm că suntem pe aceeași pagină despre rolul sponsorizării unui eveniment. Iată câteva întrebări frecvente despre sponsorii de evenimente nonprofit.

Ce este un sponsor de eveniment?

Un sponsor este orice persoană sau companie care oferă ceva gratuit (bani, servicii, produse) pentru a crește valoarea evenimentului tău.

Sponsorii sunt cheia evenimentului tău, deoarece adaugă stimulente care vor atrage oamenii la evenimentul tău.

De ce sunt sponsorii importanți pentru succesul strângerii dvs. de fonduri?

Pe lângă valoarea pe care o adaugă evenimentului tău, sponsorii oferă și un beneficiu de marketing și promovare. De exemplu, dacă un restaurant local oferă mâncare pentru evenimentul dvs., ar trebui să facă publicitate evenimentului dvs. la locul său de afaceri.

Strângerile de fonduri și oportunitățile de sponsorizare sunt parteneriate excelente de afaceri. Majoritatea companiilor, în special întreprinderile locale mai mari, au un buget pentru a face acest lucru în fiecare an. Deci, cu cât începi mai devreme să exploatezi lucruri gratuite, cum ar fi pungi de bunătăți și donații de alimente, cu atât mai bine.

Fiți creativ cu privire la cine vă adresați și amintiți-vă că orice adaugă valoare evenimentului dvs. merită.

Când ar trebui să contactați potențialii sponsori?

De obicei, aproximativ patru luni afară. Planificați din timp, astfel încât sponsorii să aibă suficient timp pentru a trece prin orice aprobări necesare.

De asemenea, doriți să evitați concurența cu alte organizații locale pentru sponsori. Cu cât poți începe mai devreme să lucrezi pentru sponsori, cu atât ești mai bine. Vom aprofunda momentul în care solicităm sponsorizarea pentru evenimente caritabile mai târziu în acest articol.

Pe cine poți obține să-ți sponsorizeze evenimentul?

Răspunsul scurt este oricine și oricine. Începeți cu afacerile locale și întrebați-i pe solicitanții înregistrați dacă companiile lor doresc să se implice. Contactați restaurantele locale pentru carduri cadou sau donații de alimente.

Asigurați-vă că întrebați prietenii, colegii și apoi puneți-i să întrebe rețelele lor și așa mai departe.

Cum poți determina sponsorii să spună da?

Obținerea de sponsori poate fi stresantă, mai ales când lucrurile nu se întâmplă atât de repede pe cât vrei. Amintiți-vă să vă distrați, să fiți creativ și să vizați locurile din care vă place personal să faceți parte. Dacă sunteți un client fidel al unei afaceri locale, este mai probabil ca acesta să vă sprijine.

O cheie pentru a obține un „da” este să ne gândim la modalități creative de a ajunge la potențiali donatori. Acest lucru vă ajută să vă evidențiați de celelalte organizații care solicită sponsorizări.

Primul contact este întotdeauna important, așa că nu trimiteți doar un e-mail generic la toate adresele de e-mail „info@” pe care le găsiți pe site-uri web. Scufundați-vă mai adânc și luați o abordare personală pentru a lua contact.

Vizitați un magazin local preferat pe care îl susțineți și întrebați dacă donează sau sponsorizează evenimente locale. Încercați să vizitați o companie în timpul orelor libere, astfel încât să vă poată acorda toată atenția.

Asigurați-vă că contactați devreme și des. Și nu fi dezamăgit dacă lucrurile nu se întâmplă atât de repede pe cât ți-ai dori. Doar acordă-ți suficient timp pentru a-ți îndeplini obiectivele de sponsorizare.

Și a face sponsorii să spună „da” este despre ce este vorba în acest articol. Așa că, citiți mai departe pentru mai multe sfaturi pentru a crea o strategie de succes de sponsorizare a evenimentelor.

Înainte de a cere sponsori, stabilește-ți planul evenimentului

Echipele de dezvoltare nonprofit pot opera pe pilot automat organizând anual aceleași evenimente fără ajustare. Cu toate acestea, această abordare nu vă va ajuta să vă creșteți baza de asistență sau să convingă companiile locale să vă sponsorizeze evenimentul. Cel mai bine este să priviți fiecare eveniment cu o perspectivă nouă și un plan nou.

Ar trebui să poți conecta direct activitatea și tema evenimentului tău cu misiunea organizației tale. De exemplu, ați putea crede că veți câștiga mulți bani ținând o oră de cocktail, dar asta nu va funcționa dacă organizația dvs. ajută oamenii cu probleme de dependență.

Începeți prin a crea un mesaj și a crea un logo și un nume în jurul acestuia. Planul dvs. de eveniment ar trebui să includă, de asemenea, termene pentru anumite obiective, astfel încât să cunoașteți termenele limită pentru tipărirea invitațiilor, adăugarea numelor sponsorilor la postere sau efectuarea depunerilor pentru locații.

Delegați sarcini echipei dvs. de personal și voluntari, astfel încât să fie clar cine este responsabil pentru ce. Luați în considerare crearea unei foi de calcul online care să poată fi actualizată cu ușurință, astfel încât nimeni să nu se apropie accidental de o afacere pe care ați cerut-o deja o donație.

Dacă un voluntar este un cumpărător frecvent la un magazin, rugați-l să se adreseze direct proprietarului sau managerului. Acest lucru vă va asigura că mesajul dvs. nu se va pierde cu un angajat care ar putea să-l înțeleagă greșit sau să-l uite.

Deși toată lumea este responsabilă pentru răspândirea cuvântului și pentru a obține sprijin, vor avea nevoie de un plan de joc pentru a înțelege cum să obțină sponsori pentru un eveniment. De aceea, fiecare plan de eveniment necesită și un meniu de niveluri de donații.

Niveluri de donații pentru sponsorii evenimentului

Vă întrebați cum să determinați companiile locale să vă sponsorizeze evenimentul? Gândiți-vă la crearea de niveluri, astfel încât și întreprinderile mai mici să poată participa.

Când le ceri proprietarilor de afaceri din comunitatea ta să-ți susțină misiunea, este posibil ca toți să aibă aceeași întrebare: ce este pentru mine? Asigurați-vă că echipa dvs. este pregătită să dea un răspuns convingător.

O modalitate de a face acest lucru este prin crearea a ceea ce este cunoscut sub numele de niveluri de donație. Acestea sunt niveluri diferite de acordare care corespund cu anumite avantaje sau recompense. Să presupunem că organizezi o gală cu cravată neagră. Nivelurile dvs. de donație ar putea fi:

• Donația de 500 USD primește două bilete gratuite la eveniment și o listă în program
• Donația de 1.000 USD primește cele de mai sus, plus un anunț de mulțumire în timpul evenimentului
• Donația de 5.000 USD primește șase bilete, un anunț, o listă și o postare pe rețelele sociale
• O donație de 10.000 USD primește tot ce primește o donație de 5.000 USD, plus un premiu în timpul evenimentului
• O donație de 50.000 USD primește tot ceea ce primește o donație de 10.000 USD, plus drepturile de denumire pentru eveniment

Asigurați-vă că vă personalizați nivelurile în funcție de istoricul donatorilor, de oportunitățile pe care le puteți oferi și de tipul de eveniment. De exemplu, dacă organizați o cursă obișnuită în parcul local, nivelurile de donație ar trebui să fie mai accesibile.

Încercați să limitați nivelurile la cel mult patru sau cinci opțiuni. Este ușor pentru un potențial susținător să se simtă copleșit de prea multe niveluri – și apoi să decidă să nu te susțină deloc. Pentru cele mai mari niveluri de dăruire, puteți limita numărul de sponsori pentru a crea un sentiment de exclusivitate.

Multe întreprinderi locale vor folosi donațiile caritabile ca instrument de informare. Asigurați-vă că cunoașteți acoperirea platformelor dvs. de social media, astfel încât să puteți demonstra acoperirea parteneriatului de marketing în comunitatea locală.

Identificați potențialii sponsori ai evenimentului

Un sponsor de eveniment este orice persoană, fie o persoană sau o companie, care este dispusă să ofere bunuri, servicii sau o donație bănească pentru a vă susține evenimentul. Când decideți pe cine să abordați pentru sponsorizare, începeți prin a analiza elementele rând din bugetul evenimentului, pe care ar trebui să le includeți și în planul evenimentului. Doriți să umpleți o pungă cu bunătăți pentru fiecare participant?

Sau ați fi mai bine să economisiți resurse prin asigurarea unei companii de catering pentru a asigura costurile cu alimentele? Ai nevoie de ajutor cu costurile de marketing? Poate că o firmă locală de avocatură va dori să doneze utilizarea unui panou publicitar pentru câteva luni.

De asemenea, este important să ne gândim la ce companii au un istoric de susținere a unor cauze precum a ta. Este mai ușor să abordezi un potențial sponsor de eveniment dacă știi că îi pasă de munca pe care o faci, deși probabil că va trebui totuși să-l convingi spunând povestea organizației tale.

Onorează sponsorii la eveniment

În timp ce nivelurile dvs. de donație vă vor ajuta să explicați ce va primi sponsorul evenimentului în schimbul donației sale, veți avea un succes mai mare în a determina cum să obțineți sponsori pentru un eveniment dacă sunteți creativ. Doar pentru că scopul tău este să strângi bani nu înseamnă că nu poți cultiva și relații care pot duce la cereri și mai mari pe drum.

De exemplu, dacă intenționați să fotografiați persoanele care intră în evenimentul dvs., puteți construi un fundal cu numele și siglele sponsorilor dvs. de top eveniment. Dacă intenționați să oferiți o pungă reutilizabilă plină cu bunătăți, puteți tipări pe geantă numele sponsorilor evenimentului.

Rețelele sociale sunt o modalitate excelentă de a-ți onora sponsorii evenimentului. Postează scurte videoclipuri de la CEO-ul tău prin care mulțumesc noilor sponsori, împreună cu scurte interviuri cu sponsorii tăi pentru a explica de ce cauza ta este importantă pentru ei. Exprimarea publică a recunoștinței față de fiecare sponsor îi va face mai probabil să continue să susțină organizația dvs. nonprofit în viitor.

Urmăriți după aceea

Dacă nu te conectezi cu sponsorii tăi după eveniment, va fi mai dificil să-i abordezi data viitoare. Planificați din timp, segmentând lista de e-mailuri, astfel încât să puteți crea mesaje personalizate pentru proprietarii de afaceri și persoanele care v-au susținut evenimentul.

Imediat după eveniment, spuneți donatorilor dumneavoastră cât de mult ați strâns ce înseamnă asta pentru comunitate. Etichetează-i în fotografii de pe rețelele sociale, astfel încât prietenii lor să poată vedea parteneriatul pe care l-ai creat.

De asemenea, vă puteți angaja noii susținători pe tot parcursul anului, cerându-le să vă urmărească pe rețelele sociale și invitându-i la evenimente virtuale. De-a lungul timpului, acest lucru va crește implicarea cu fondul dvs. de donatori și va atrage noi sponsori pentru evenimentele viitoare.

Cum să obțineți sponsori pentru un eveniment în 5 pași

Căutați un ghid rapid pentru a obține sponsori pentru evenimente? Când cereți sponsorizare pentru evenimente caritabile sau nonprofit, există cinci sfaturi rapide de care veți dori să țineți cont. Urmați acestea pentru a vă crește șansele de a obține un sponsor pentru un eveniment nonprofit.

1. Solicitați devreme sponsorizări pentru evenimente

Ar trebui să începeți să vă executați planul evenimentului cu cel puțin patru luni înainte de eveniment. Acest lucru ajută la atenuarea stresului și le oferă sponsorilor timp să-și planifice bugetele în mod corespunzător.

2. Personalizează-ți cererea pentru fiecare potențial sponsor al evenimentului

În timp ce anunțurile și invitațiile inițiale „salvați data” ar trebui trimise printr-o campanie de e-mail dedicată, o notă personală este esențială atunci când contactați companiile locale. Întrebați personal sau trimiteți un e-mail personalizat care explică modul în care afacerea destinatarului ar beneficia de susținerea evenimentului dvs.

3. Urmărire

Oamenii sunt ocupați. Până când îți dau un „nu” clar, continuă să întrebi. Uneori procesul durează mai mult decât ți-ai dori, așa că ai răbdare!

4. Sărbătorește-ți sponsorii

Rămâneți organizat astfel încât să vă puteți îndeplini promisiunile în cadrul nivelurilor de donație și asigurați-vă că anunțați sprijinul donatorilor pe rețelele sociale în timp util.

5. Fii creativ când ceri sponsorizări pentru evenimente

Gândiți-vă în afara cutiei pentru potențiali noi sponsori ai evenimentelor. Doar pentru că o persoană sau o afacere nu v-a susținut organizația în trecut nu înseamnă că nu ar trebui să le abordați. Faceți brainstorming și delegați persoana din echipa dvs. care credeți că ar fi cel mai bun punct de contact.

Lustruiește-ți prezența online a organizației tale nonprofit

Orice persoană fizică sau proprietar de afaceri care ia în considerare sponsorizările de evenimente va intra probabil online pentru a-și face diligența. Asigurați-vă că organizația dvs. are o prezență online puternică, inclusiv un site web adaptat pentru dispozitive mobile și listări actualizate.

Pentru a vă asigura că v-ați acoperit bazele, consultați ghidul gratuit de marketing nonprofit de la Constant Contact, care vă poate ajuta să vă poziționați pentru cea mai de succes strângere de fonduri de până acum.