Îmbunătățiți-vă procesul de e-mail și îmbunătățiți colaborarea cu șablonul Trello pentru fluxul de lucru pentru e-mail gratuit de la Litmus

Dacă lucrați în marketing prin e-mail, știți că nu este ușor să obțineți un e-mail grozav. De la copywriting la proiectare, codificare, obținerea de feedback de la echipa ta și analiza rezultatelor după trimitere, procesul implică o multitudine de pași și părți interesate. Menținerea în frunte cu toate acestea poate fi o sarcină imposibilă.

Așadar, cum vă puteți menține minte în procesul de producție a e-mail-ului - totul în timp ce vă asigurați că fiecare e-mail pe care îl trimiteți este configurat pentru a obține cele mai bune rezultate posibile?

Există un secret pentru a menține piesele în mișcare împreună pentru a modela o mașină de marketing prin e-mail bine unsă: este construirea unui flux de lucru fără gloanțe, cu o colaborare fără întreruperi între echipe. Ne-am făcut echipă cu prietenii noștri de la Trello pentru a aduce tot ceea ce am învățat despre procesul perfect de e-mail într-un șablon Trello pe care îl puteți copia și crea propriul dvs. și, în cele din urmă, să vă faceți fluxul de lucru prin e-mail mai fluid.

Obțineți șablonul →

Veți vedea că șablonul fluxului de lucru prin e-mail este organizat pe coloane care reprezintă diferiți pași ai fluxului de lucru prin e-mail. Pe măsură ce lucrați la o campanie, proiectul dvs. se va muta de la stânga ( Solicitări noi ) până la dreapta la etapele Trimis și Raportare . Să ne uităm la fiecare pas al procesului mai detaliat.

Cereri noi

Această coloană este locul dvs. pentru a colecta solicitările de campanie de la echipa dvs., precum și locul dvs. pentru a urmări toate proiectele pe care doriți să le abordați. Gândiți-vă la asta ca la acumularea de idei și de sarcini ale echipei de e-mail.

Gestionați solicitările campaniei + îmbunătățiți colaborarea cu formularele

Dacă echipa ta trimite campanii pentru o mulțime de echipe și părți interesate diferite, poate fi dificil să rămâi la curent cu solicitările. Folosirea unui formular ca ghișeu unic pentru a gestiona cererile vă ajută să simplificați procesul și ușurează colectarea informațiilor cheie despre obiectivul, calendarul și publicul fiecărei campanii.

În acest șablon, folosim pornirea Typeform pentru a colecta solicitări de e-mail și a trimite informații despre cheie direct în coloana Cereri noi a panoului nostru Trello. Acesta generează automat un tabel cu informații cheie despre campanie:

Am ales Typeform pentru acest exemplu, dar nu ezitați să folosiți instrumentul de sondaj preferat pentru a gestiona solicitările.

După ce ați examinat o nouă solicitare (și ați primit răspunsuri la orice întrebări pe care le aveți), puteți muta campania la următorul pas al fluxului de lucru.

Acceptat/În coadă

După ce ați adunat toate informațiile esențiale despre obiectivele și detaliile unei campanii, o puteți muta în coloana Acceptate . Odată ce o campanie ajunge la această etapă a fluxului de lucru, îi acordăm o dată limită. Vă recomandăm să setați data de trimitere (sau data de lansare live pentru e-mailurile declanșate sau tranzacționale) ca dată limită. De ce? Dacă utilizați pornirea Calendarului , puteți vedea toate campaniile viitoare (și anterioare) într-o singură vizualizare a calendarului. Crearea unui calendar de e-mail nu a fost niciodată mai ușoară!

Utilizați etichete pentru a urmări diferitele tipuri de campanii pe care le trimiteți

Dacă trimiteți o mulțime de tipuri diferite de e-mailuri – s-ar putea să deserviți diferite grupuri de clienți, departamente sau produse – etichetele pot fi o modalitate puternică de a rămâne la curent cu campaniile care servesc anumitor scop comercial. Personalizați etichetele pentru a se potrivi nevoilor echipei tale.

Aici, la Litmus, căutăm să găsim un echilibru între promoțiile de conținut și actualizările de produse, iar etichetele Trello ne ajută să identificăm cu ușurință dacă o săptămână este prea grea pentru una sau alta.

În curs

Odată ce echipa dvs. începe să lucreze la campanie, aceasta trece la coloana În curs .

Aici țineți evidența tuturor sarcinilor care trebuie îndeplinite pentru a crea o campanie. În acest exemplu, împărțim sarcinile în copywriting, design, dezvoltare și testare/QA. Alegeți o logică care funcționează pentru echipa dvs.

De asemenea, puteți utiliza Trello pentru a urmări toate documentele, linkurile și fișierele care aparțin fiecărei campanii. De exemplu, puteți atașa un document Google cu rezumatul dvs. de e-mail sau cu copia de e-mail ( există o pornire care vă ajută cu asta ), să includeți un link către o previzualizare live a e-mailului sau să atașați codul HTML al e-mailului.

Creați o listă de verificare pentru a vă asigura că e-mailul este optimizat și că detectați erori înainte de a trimite

De la e-mailuri care nu sunt redate corect până la link-uri întrerupte și imagini care pur și simplu nu se vor încărca, există multe care pot merge prost cu un e-mail și fiecare greșeală va afecta performanța campaniei dvs. De aceea, este esențial un QA complet al e-mailurilor dvs., iar o listă de verificare vă poate ajuta în acest sens.

Parcurgerea unei liste de verificare cuprinzătoare necesită timp, dar este esențial să vă asigurați că fiecare e-mail pe care îl trimiteți nu conține erori. Așa că nu săriți niciodată acest pas al procesului. Șablonul nostru include cele mai importante verificări de verificare a calității e-mailurilor, dar nu ezitați să adăugați altele care sunt specifice echipei și e-mailurilor dvs.

Doriți să accelerați acest pas al fluxului de lucru prin e-mail? Instrumente precum Litmus Checklist vă pot ajuta să automatizați sarcinile cele mai consumatoare de timp și să vă îmbunătățiți livrarea și eficacitatea mesajelor de e-mail.

Detectați problemele înainte de a trimite cu Litmus Lista de verificare Litmus vă oferă o verificare ghidată a elementelor critice care influențează performanța e-mailului. Previzualizați-vă e-mailul în aplicații și dispozitive populare, validați că linkurile, imaginile și urmărirea funcționează și creați o experiență de e-mail incredibilă de fiecare dată. Aflați mai multe →

În așteptarea aprobărilor finale

Acum este timpul să obținem feedback final și aprobarea tuturor părților interesate. Puterea de aprobare de la Trello vă permite să setați recenzori pentru fiecare proiect, făcându-le mai ușor pentru marketeri să urmărească cine a semnat deja o campanie și cine nu.

Au recenzentii dvs. feedback de ultimă oră despre campania dvs.? Puteți ține evidența feedback-ului în Trello — doar cereți recenzenților să comenteze cardul. Sau, utilizați Litmus Proof pentru a permite tuturor părților interesate să lase comentarii și sugestii direct pe un e-mail. Cu Litmus Proof, nu a fost niciodată mai ușor să vă accelerați procesul de aprobare și să creșteți colaborarea.

Simplifică-ți procesul de examinare a e-mailurilor cu Litmus Proof Cu Proof ca instrument centralizat pentru colectarea feedback-ului, puteți îmbunătăți colaborarea, puteți obține o vizibilitate mai bună și puteți reduce ciclurile de revizuire. Aflați mai multe →

Odată ce e-mailul dvs. este revizuit și aprobat, îl puteți muta în coloana Gata de trimitere . Și odată ce ați apăsat butonul de trimitere, puteți muta campania în Sent — o modalitate excelentă de a urmări toate e-mailurile pe care echipa dvs. a reușit să le finalizeze.

Munca ta nu se termină odată ce ai apăsat trimite: Raportare

Când echipa ta este ocupată, întârzierea este plină și te străduiești să respecti următorul termen limită, este ușor să uiți de analizele tale de e-mail. Dar singura modalitate prin care poți îmbunătăți campaniile viitoare este să te uiți atent la ce funcționează și ce nu. De aceea, trebuie să faceți din raportarea prin e-mail o parte crucială a fluxului de lucru prin e-mail, iar mementourile din Trello vă pot ajuta să rămâneți la curent cu sarcinile de raportare.

Aveți nevoie de un memento pentru a finaliza raportarea lunară prin e-mail? Puteți utiliza pornirea Butler pentru a seta automat o sarcină recurentă. De exemplu, setați-l pe Butler să vă reamintească de această sarcină în prima zi de luni a fiecărei luni.

Ai nevoie de un loc pentru a colecta inspirație pentru e-mail sau pentru a ține evidența documentelor importante? Poți face asta și în Trello.

Pe lângă faptul că acoperiți pașii cheie ai fluxului de lucru prin e-mail, puteți, de asemenea, să utilizați placa Trello ca un ghișeu unic pentru a colecta idei (veți vedea o coloană de inspirație în șablonul nostru) sau pentru a ține evidența oricăror documente cheie, cum ar fi strategia dvs. de e-mail, ghidul de stil, cele mai bune practici interne de marketing prin e-mail și multe altele. Ai nevoie de un loc pentru a ține evidența notelor tale întâlniri săptămânale? Un loc pentru a documenta cele mai utile resurse din industrie pentru echipa ta? Datorită flexibilității Trello, puteți face toate acestea. Doar adăugați coloane suplimentare după cum credeți de cuviință.

Faceți propriul șablon

Fiecare echipă de e-mail este diferită și fiecare echipă de e-mail are propriile sale procese unice. Acest șablon este un punct de plecare excelent pentru a stabili și a documenta un flux de lucru pentru echipa ta. Personalizați-l pentru a reflecta nevoile unice ale echipei dvs. și începeți să trimiteți e-mailuri mai eficiente.

Creați-vă propriul flux de lucru prin e-mail în Trello →

Aveți sfaturi pentru utilizatorii trecuți care vă ajută să vă simplificați fluxul de lucru prin e-mail? Ne-ar plăcea să-i auzim! Anunțați-ne în comentariile de mai jos.