Ce este maparea dependenței de sarcini în managementul proiectelor?

Nu toate sarcinile sunt la fel. Unele se pot face unul după altul în secvență, în timp ce altele nu pot începe până când se termină sau începe altul. Aceasta se numește dependență de sarcini. Maparea dependenței de sarcini este o tehnică pentru a clarifica aceste dependențe de sarcini pentru a evita întârzierile costisitoare.

Înainte de a acoperi maparea dependenței de sarcini, să înțelegem mai întâi ce se înțelege prin dependență în managementul de proiect și să definim cele patru tipuri diferite de dependențe de sarcini. Odată ce acest lucru este clar, vom explica o hartă a dependenței și de ce este atât de importantă pentru proiecte.

Care sunt dependențele în managementul proiectelor?

O dependență este atunci când ceva necesită altceva pentru a fi făcut sau pentru a prospera. În sensul său cel mai general, noi, ca oameni, suntem dependenți de hrană, apă și aer pentru a supraviețui. În ceea ce privește managementul proiectelor, totuși, când vorbim despre dependențe, de obicei ne referim la dependențe de sarcini.

Sarcinile sunt mici parcele de lucru care împreună oferă produsul sau serviciul final al unui proiect. Sunt o modalitate de a descompune munca mai mare în bucăți mai mici și mai ușor de gestionat. Dar, după cum am observat, nu toate sarcinile sunt la fel. Așa cum este nevoie de multe piese de dimensiuni diferite pentru a realiza un puzzle, în managementul de proiect, există diverse sarcini care împreună oferă proiectul.

Unele proiecte urmează o cale simplă, o sarcină urmează alta. Dependențe de sarcini apar atunci când sarcinile nu sunt atât de ușor de executat. De exemplu, nu poți picta casa până nu ai săpat fundația, ai pus pereții etc. Este una dintre ultimele sarcini dintr-un proiect de construcție și depinde de finalizarea multor altele în prealabil.

În ceea ce privește maparea dependențelor, trebuie mai întâi să identificați toate dependențele sarcinilor. ProjectManager este un software de management al proiectelor premiat care vă permite să identificați și să legați toate cele patru dependențe de sarcini pe diagramele noastre puternice Gantt. Maparea dependenței este apoi vizibilă pe cronologia diagramei Gantt. Acest lucru vă împiedică să fiți surprins de dependențele sarcinilor, care pot întârzia proiectele. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Tipuri de dependențe de sarcini

Există patru tipuri de dependențe de sarcini: de la sfârșit la început, de la sfârșit la sfârșit, de la început la început și de la început până la sfârșit. Dar există și alte dependențe de explorat înainte de a explica aceste dependențe de sarcini.

Vom ajunge la dependențele sarcinilor, care sunt sarcini care depind de alte sarcini într-un moment. În primul rând, vom explora o altă modalitate de a defini dependențele sarcinilor. Celălalt mod de a privi dependențele este modul în care sarcinile depind una de cealaltă.

În acest caz, definim dependența de sarcină, indiferent dacă este o resursă, persoană, proiect sau echipă. De exemplu, o dependență bazată pe resurse este o sarcină care împarte aceleași resurse. Aceasta ar putea fi o sarcină care necesită același echipament, ceea ce înseamnă că o sarcină trebuie finalizată înainte ca alta să poată începe.

Ca și în cazul dependențelor bazate pe resurse, o dependență de o persoană este similară prin aceea că doar un membru al echipei poate face munca și o sarcină trebuie să aștepte din cauza lipsei de forță de muncă. Gestionarea volumului de muncă este esențială în astfel de cazuri pentru a vă asigura că aveți suficiente resurse care sunt alocate inteligent.

Apoi există dependențe de sarcini între proiecte. Acest lucru se întâmplă atunci când gestionați un portofoliu sau un program, care împarte resurse în mai multe proiecte. Utilizarea software-ului de gestionare a portofoliului care vă arată toate proiectele pe o singură cronologie permite managerilor să ia decizii mai perspicace atunci când alocă resurse.

Dependența de sarcini între echipe este atunci când echipele împart resursele, iar gestionarea volumului de lucru este cheia pentru a menține aceste echipe să lucreze la capacitate maximă. Aceste patru dependențe se referă la înțelegerea mai comună a dependențelor sarcinilor care au o relație predecesor-succesor. Să aruncăm o privire mai atentă la dependențele care sunt legate de datele de începere și de sfârșit.

1. Finish to Start

Aceasta este cea mai comună dintre dependențele sarcinilor, deoarece este cea mai utilizată în managementul sarcinilor. Înseamnă că o sarcină trebuie finalizată înainte ca următoarea să poată începe. De exemplu, în construcții, gips-cartonul nu poate fi montat până la realizarea cadrului.

2. Finish to Finish

Dependențe de la final la final sunt puțin mai complicate. Aceste sarcini nu pot fi finalizate până când nu este finalizată și o altă sarcină dependentă. Veți găsi această dependență de sarcină atunci când două sarcini sunt lucrate simultan, dar una nu poate fi terminată până când cealaltă nu este, de asemenea. De exemplu, gips-carton și instalarea sistemului electric într-o clădire sunt dependențe de la finalizare până la finalizare.

3. Start to Start

După cum sugerează și numele, aceste sarcini trebuie să înceapă împreună. Unul nu poate începe fără ca celălalt să fi început, dar asta nu înseamnă neapărat în același timp. Într-un proiect de construcție, va trebui să construiți schela pentru a picta exteriorul unei clădiri, dar apoi să utilizați acea schelă pentru a face treaba. Sunt două sarcini care lucrează împreună.

4. Începeți până la sfârșit

Finalul nostru dintre cele patru tipuri de dependențe de sarcini este probabil cel mai dificil. De la început până la sfârșit înseamnă că următoarea sarcină nu poate fi finalizată până când cea anterioară nu este finalizată. Nu este doar complicat de controverse, mulți cred că nu ar trebui folosit în maparea dependenței. Un exemplu în acest sens ar fi construirea unei noi conducte de gaz, care nu va fi implementată până la închiderea celei vechi.

Ce este o hartă a dependenței de sarcini?

Acum că înțelegem diferitele dependențe de sarcini, să ne uităm la modul în care sunt utilizate în managementul proiectelor. Maparea dependenței de sarcini este crearea unei hărți a dependenței de sarcini, care este o reprezentare vizuală a lanțului de dependențe de sarcini dintr-un proiect. Scopul identificării sarcinilor dependente și al mapării dependenței este de a preveni blocajele care pot încetini proiectele și pot amenința atât programul, cât și bugetul proiectului.

Utilizarea unei hărți de dependență a sarcinilor permite managerilor de proiect să discerne tiparele de dependență și să vadă cum poate fi distribuită munca în diferite echipe. Maparea dependenței este un instrument important pentru evitarea ineficiențelor operaționale și menținerea calității datelor și comunicațiilor dvs. pe tot parcursul proiectului. Managerii de proiect folosesc maparea dependențelor de sarcini pentru a urmări și gestiona dependențele

Maparea dependențelor îi ajută pe managerii de proiect să prezică mai precis prin identificarea, vizualizarea și gestionarea dependențelor. Acest lucru le permite să vadă blocajele înainte ca acestea să apară și să realoce resursele după cum este necesar pentru a le evita. Fără să știi cu ce dependențe ai de-a face, nu există nicio modalitate de a le răspunde până când nu se întâmplă. În acel moment, programul și bugetul dvs. sunt în pericol.

Alte beneficii ale cartografierii dependenței includ îmbunătățirea fluxului de lucru și contribuția la stabilirea de obiective mai realiste pentru echipe și așteptări pentru părțile interesate. Maparea dependenței îmbunătățește, de asemenea, termenele de livrare și ajută la crearea unei planificări mai eficiente a capacității și a prioritizării.

Cum se creează o hartă a dependențelor

Acum că înțelegeți ce este o dependență de sarcină, diferitele tipuri și cât de important este ca în proiectul dvs. să existe maparea dependenței, să aruncăm o privire la cum să faceți una. Este un instrument important în managementul schimbării. Urmați acești cinci pași.

1. Identificați sarcini

În primul rând, trebuie să cunoașteți toate sarcinile din proiectul dvs. Puteți utiliza o structură de defalcare a muncii pentru a enumera toate livrabilele și sarcinile dvs. Fiți minuțios și implicați întreaga echipă de proiect pentru a vă asigura că nu omiteți nimic.

2. Atribuiți sarcini membrilor echipei

Alegeți membrul sau echipa adecvată pentru a deține fiecare dintre sarcinile pe care le-ați identificat la pasul anterior.

3. Notă Dependențe

Acum că aveți toate sarcinile și membrii echipei care sunt responsabili pentru executarea lor, este timpul să determinați care sunt sarcinile dependente. Aceasta include toate dependențele sarcinilor pe care le-ați subliniat mai sus. Dar mai ales, datele de început și datele de încheiere, deoarece acest lucru este imperativ pentru a veni cu un program care să evite blocajele și să livreze în termen.

4. Adăugați constrângeri

Vor exista limitări și riscuri inerente proiectului. Acesta este momentul să le includeți în maparea dependenței. Gândiți-vă la cele șase tipuri principale de constrângeri: domeniul de aplicare, timp, calitate, cost, resurse și risc. Observați cum ar putea avea impact asupra proiectului și fiți pregătiți să răspundeți rapid la ele dacă apar.

5. Realizați harta

Cu toate informațiile pe care le-ați adunat, este timpul să le puneți sub forma vizuală a unei hărți a dependenței. Acest lucru vă permite să vedeți toate sarcinile și dependențele, precum și orice constrângeri. Acest lucru va fi împărtășit echipei pentru a-i face pe toți conștienți de dependențele sarcinilor care au impact asupra proiectului.

Cum să mapați dependențele sarcinilor cu ProjectManager

Utilizarea software-ului de management al proiectelor este o modalitate mai eficientă de cartografiere a dependenței. ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă ajută să identificați și să legați sarcinile dependente pentru a evita întârzierile costisitoare și pentru a vă livra proiectul la timp și în limita bugetului. V-am arătat că trebuie să vă identificați toate sarcinile și să faceți legătura între toate cele patru tipuri de dependențe cu diagramele noastre puternice Gantt. Acest plan poate fi apoi împărtășit echipei dvs. de proiect.

Atribuiți sarcini cu mai multe instrumente de planificare a proiectelor

Puteți face sarcini pe diagrama Gantt, dar acest instrument este mai mult pentru managerii de proiect care trebuie să gestioneze mai multe variabile pentru a planifica și planifica mai bine proiectul. Membrii echipei vor folosi diferite instrumente pentru a executa aceste sarcini, motiv pentru care software-ul nostru are mai multe vizualizări ale proiectului. Toate vizualizările proiectului partajează aceleași date și se actualizează împreună în timp real. Membrii echipei își pot face munca pe liste de sarcini robuste sau panouri kanban care vizualizează fluxul de lucru. Părțile interesate pot folosi vizualizarea calendarului pentru a se asigura că etapele de referință sunt îndeplinite. Oferim tuturor instrumentele de care au nevoie pentru a-și face treaba corect.

Verificați volumul de lucru al echipei dvs. cu tablouri de bord în timp real

Am menționat cât de important este gestionarea volumului de lucru și de aceea avem instrumente de gestionare a resurselor pentru a facilita integrarea și setarea disponibilității echipei dvs. Apoi, puteți obține o imagine de ansamblu la nivel înalt asupra progresului și performanței lor pe tablourile de bord în timp real. Nu este nevoie de o configurare care necesită timp, ca în cazul alternativelor ușoare. Este gata atunci când urmăriți costurile, volumul de muncă și multe altele. Vorbind despre sarcina de lucru, puteți echilibra volumul de muncă al echipei dvs. și le puteți menține să lucreze la capacitate maximă, vizualizând diagramele noastre de volum de lucru codate în culori. Este ușor să realoci resurse chiar din diagramă pentru a crește productivitatea.

Avem, de asemenea, funcții de gestionare a riscurilor și de gestionare a sarcinilor pentru a vă ajuta să evitați întârzierile costisitoare. Funcțiile noastre de raportare vă oferă o perspectivă mai bună asupra stării proiectului și a portofoliului, precum și a foilor de pontaj, a variațiilor și multe altele. În plus, dacă gestionați mai multe proiecte, utilizați funcțiile noastre de portofoliu, inclusiv un tablou de bord pentru portofoliu și o diagramă a volumului de lucru pentru a crea maparea dependențelor pentru a partaja eficient resursele pentru toate proiectele dvs.

ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care leagă toate cele patru tipuri de dependențe de sarcini pentru a vă ajuta să rămâneți pe drumul cel bun. Platforma noastră de colaborare vă conectează echipa, indiferent dacă se află în următorul birou sau într-un alt fus orar. Puteți partaja fișiere, puteți comenta și multe altele. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care folosesc instrumentul nostru pentru a avea succes. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.