Șabloane, instrumente și tehnici de prioritizare a sarcinilor

Prioritizarea sarcinilor este un instrument puternic atunci când executați un proiect. Există atât de multe sarcini diferite pe care le puteți analiza dacă echilibrul dvs. de muncă și viață este înclinată spre a nu avea niciodată timp liber. Dar managerii de proiect înțeleg că aplicarea metodelor de gestionare a sarcinilor și a timpului va spori moralul echipei și productivitatea.

De aceea, este esențial să înțelegem ce este prioritizarea sarcinilor, de ce este importantă și cum software-ul de management de proiect poate ajuta echipele să lucreze mai eficient, oferind în același timp managerilor de proiect funcții de urmărire a timpului care le permit să respecte programul. Să vedem cum să stabilim prioritățile listei de sarcini a unei echipe pentru a ne asigura că nimic crucial pentru proiect nu este neglijat.

Ce este prioritizarea sarcinilor?

Prioritizarea sarcinilor este atunci când un manager de proiect analizează munca atribuită echipei sale și o defalcă în funcție de urgență. În acest fel, cele mai importante sarcini sunt prioritizate și membrii echipei se pot concentra mai întâi pe sarcinile cele mai critice. Managerul de proiect trebuie să determine care dintre aceste sarcini ar trebui făcută mai întâi.

La defalcarea sarcinilor, managerii de proiect au patru opțiuni. Ei pot fie să marcheze sarcina ca o prioritate ridicată, ceea ce înseamnă că trebuie să fie realizată imediat, deoarece sunt legate de obiectivele de afaceri sau ale clienților. Urmează prioritatea medie, care sunt sarcini importante, dar cu termene limită care nu sunt la fel de fixe ca cele cu prioritate mare. Apoi, există o prioritate scăzută. Acestea au termene limită flexibile sau sunt sarcini mereu verzi. În cele din urmă, există sarcini pe termen lung care pot aștepta până când totul a fost finalizat.

Software-ul de management al proiectelor este extrem de util atunci când vine vorba de prioritizarea sarcinilor. ProjectManager este un software de management al proiectelor premiat, care vă ajută să vă împărțiți proiectul în sarcini gestionabile care îndeplinesc obiectivele proiectului. Instrumentul nostru robust pentru lista de sarcini este una dintre multiplele vizualizări ale proiectului. Puteți seta prioritatea, data scadentă și puteți adăuga etichete pentru a facilita găsirea sarcinii. Dar fiecare sarcină poate fi, de asemenea, comentată și fișiere atașate la ea. Există chiar și o stare pentru a vedea cât de completă este sarcina la care lucrați. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

De ce este important să prioritizați sarcinile în managementul proiectelor?

Prioritizarea sarcinilor este importantă în afaceri sau în orice activitate pe care o face, dar mai ales în managementul proiectelor. În managementul proiectelor, aveți de-a face cu termene limită, bugete și așteptări ale părților interesate. Prioritizarea sarcinilor ia ceea ce ar putea fi un proiect indisciplinat și creează o cale pentru a livra proiectul la timp și în limita bugetului.

Dar face acest lucru în timp ce scade stresul echipei tale și le crește productivitatea. A avea sarcini specifice la care să lucrezi, mai degrabă decât toate acestea să cântărească foarte mult pe umerii tăi, face minuni pentru starea psihologică a unei echipe. Au flexibilitatea de a face lucrurile importante mai întâi și apoi de a trece la sarcinile următoare.

Desigur, nu este util doar pentru starea de spirit a membrilor echipei. Prioritizarea sarcinilor înseamnă că managerii de proiect pot, de asemenea, să aloce timp în care munca poate fi testată și orice erori poate fi detectată din timp. Există timp să faceți modificările necesare și să respectați programul, în loc să trebuiască să reveniți și să remediați problemele.

Managementul sarcinilor oferă, de asemenea, echipelor timpul de care au nevoie pentru a-și recupera munca și pentru a face față noilor sarcini cu un accent reînnoit. Când nu urmăriți în mod constant termenele limită și epuizați pe voi și echipa, aveți timp să vă reîncărcați bateriile. O echipă bine odihnită este mai productivă și poate rezolva probleme complexe.

Prioritizarea sarcinilor este, de asemenea, un antidot pentru amânare. Pierderea timpului vă va distruge productivitatea. Având sarcini programate, prioritizate și gestionate în continuare înseamnă că nimeni nu este suprasolicitat, dar munca poate fi în continuare efectuată la timp. Aceasta înseamnă că nu există timp pentru amânare sau chiar nevoia de a te răsfăța. Asta pentru că prioritizarea sarcinilor menține echipele motivate, văzând cât de mult au realizat.

Tehnici de prioritizare a sarcinilor

Este clar că prioritizarea sarcinilor este importantă, dar cum se poate implementa? Nu este întotdeauna evident să fii capabil să discerne sarcinile cu prioritate înaltă de cele care pot fi puse pe plan secundar. Pentru a găsi acea cale prin succesiunea aparent nesfârșită de sarcini, există tehnici de prioritizare a sarcinilor. Iată câteva dintre cele mai populare.

1. Matricea Eisenhower

Matricea Eisenhower poartă numele lui Dwight D. Eisenhower, al 34-lea președinte al Statelor Unite și un general de cinci stele în timpul celui de-al Doilea Război Mondial. A fi în două poziții de conducere cu presiune ridicată l-a învățat multe despre luarea deciziilor și despre cum să prioritizeze sarcinile. A învățat că există probleme urgente și importante; cele urgente nu sunt importante și cele importante nu sunt urgente.

Din această idee a venit Matricea Eisenhower, care prioritizează sarcinile după urgență și importanță. Se creează o cutie împărțită în patru cadrane. Vertical în stânga este „nu este important” în partea de jos și „important” în partea de sus. În partea de sus a casetei este „urgent” în stânga și „nu este urgent” în dreapta. Un manager de proiect va plasa sarcini într-unul dintre aceste patru cadrane.

Sarcinile care au termene limită sau consecințe stricte și care trebuie făcute acum vor merge în stânga sus. Sarcinile, în care termenul limită este neclar, dar încă important și trebuie programat, vor merge în dreapta sus. În stânga jos vor fi plasate sarcini care pot fi delegate. Trebuie să se termine, dar sunt pentru un set de abilități diferit. În cele din urmă, în dreapta jos sunt sarcini pe care le puteți elimina. Nu sunt necesare pentru proiectul în cauză și nu vor face decât să distragă atenția echipei.

2. Metoda „Mâncați broasca”.

„Broasca” este o sarcină provocatoare, iar a mânca broasca înseamnă să faci acea sarcină provocatoare primul lucru din ziua ta. Metoda eat-the-frog este o strategie pentru prioritizarea sarcinilor și creșterea productivității. Îi ajută pe managerii de proiect să identifice sarcinile grele și să le scoată din drum la prima oră dimineață. Apoi puteți trece la următoarea sarcină.

Filosofia din spatele acestei tehnici de prioritizare este că îndepliniți sarcinile mari și dificile devreme. Acest lucru vă oferă impuls și vă asigură că nu lăsați lucrurile grele să rămână în minte toată ziua. Acest lucru este util în special pentru acei oameni care au tone de energie atunci când își încep ziua și apoi scad.

Începutul zilei este de obicei petrecut trecând prin e-mailuri sau Slack și, poate, într-o întâlnire zilnică standup. Toate aceste sarcini sunt utile, dar nu sunt urgente. Până când ai trecut prin aceste sarcini administrative, vei fi folosit adesea multă energie. Loviți mai întâi lucrurile grele înseamnă că puteți face munca aglomerată după prânz, când sunteți obosit de mâncat. Mănâncă mai întâi broasca.

3. Metoda MoscoW

Metoda MoSCoW este un acronim pentru trebuie să aibă, ar trebui să aibă, ar putea avea și nu va avea. A fost dezvoltat la Oracle de expertul în dezvoltare software Dai Clegg pentru a-și ajuta echipa să prioritizeze sarcinile atunci când lucrează la lansările de produse.

Înainte de a utiliza metoda MoSCoW, echipa ar trebui să se întâlnească cu părțile interesate pentru a defini obiectivele proiectului și a conveni asupra inițiativei care trebuie să fie prioritizată. Odată ce toată lumea se află pe aceeași pagină, vă puteți împărți munca în părți mai mici și mai ușor de gestionat, împărțind-o în cele patru categorii ale metodei MoSCoW.

Sarcinile obligatorii sunt nenegociabile și au cea mai mare prioritate. Sarcinile „ar trebui să aibă” sunt, de asemenea, importante, dar nu vitale, cu toate acestea, adaugă valoare proiectului. „Ar fi putut” ar fi bine de inclus, dar va avea un impact minor asupra proiectului dacă sunt excluse. Sarcinile „nu va avea” nu sunt importante în intervalul de timp specific în care lucrați.

4. Metoda ABCDE

ABCDE este o metodă de prioritizare care vă ajută să determinați care sarcini sunt cele mai importante până la cele mai puțin importante și chiar cele care pot fi șterse deoarece nu sunt necesare. Este ca o listă de lucruri de făcut, care este mai bine organizată și constructivă.

Un manager de proiect și echipa lor atribuie o scrisoare diferită fiecărei sarcini, în funcție de prioritatea lor. Sarcinile „A” sunt cele cu cea mai mare prioritate. Sarcinile „B” sunt cele pe care ar trebui să le faceți, dar dacă nu ajungeți la ele, proiectul nu va fi afectat grav. Puteți trece la ele după ce sarcinile A sunt terminate.

Sarcinile „C” sunt cele care nu sunt direct legate de proiect, dar, din nou, pot fi abordate după ce sarcinile A și B sunt finalizate. Sarcinile „D” pot fi delegate. În acest fel, vă puteți concentra asupra sarcinilor A, iar sarcinile D pot merge la membrii echipei corespunzători. În cele din urmă, există sarcinile „E”. E înseamnă eliminare. Aceste sarcini nu contează, așa că poți înceta să le faci.

Șabloane de gestionare a sarcinilor

Există și alte instrumente care vă pot ajuta cu prioritizarea sarcinilor. De exemplu, ProjectManager are zeci de șabloane gratuite de management de proiect pentru Word și Excel pe care le puteți descărca de pe site-ul nostru. Aceste șabloane acoperă fiecare aspect al managementului de proiect, de la inițiere până la închidere, și care include instrumente pentru a vă ajuta cu gestionarea sarcinilor. Iată câteva.

Șablon de urmărire a sarcinilor

Folosiți șablonul nostru de sarcini gratuit pentru Excel pentru a crea liste de activități, a începe să gestionați un proiect și a vă urmări munca. Veți avea câmpuri pentru a denumi sarcina, orice dependențe și cui este atribuită. Apoi adăugați prioritatea și datele scadente. În plus, îi puteți urmări progresul notând starea, termenele planificate și efective.

Șablon de listă de activități

O listă de activități este un instrument esențial de gestionare a sarcinilor. Șablonul nostru gratuit de listă de activități pentru Excel are tot ce aveți nevoie pentru a vă prioritiza munca. Listează sarcinile, datele de începere și scadență, progresul și chiar are o coloană cu coduri de culori pentru a afișa procentul de finalizare a lucrării dvs.

Șablon de prioritizare a sarcinilor

Am vorbit despre matricea Eisenhower și matricea noastră gratuită de prioritizare a proiectelor pentru Excel este una. Poate fi folosit pentru a prioritiza proiectele dacă gestionați un portofoliu, dar este la fel de util dacă trebuie să prioritizați sarcinile dintr-un proiect.

ProjectManager are instrumente robuste de prioritizare a sarcinilor

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să prioritizați sarcinile mai bine decât poate un șablon static. În primul rând, nu trebuie să actualizați manual software-ul nostru. Are date în timp real care îi mențin pe toți pe aceeași pagină și conectează echipe interfuncționale, indiferent dacă se află în același birou sau în fusuri orare diferite. Deoarece software-ul nostru are mai multe vizualizări de proiect, managerii pot planifica și programa sarcini pe diagrame Gantt, iar echipele le pot executa pe liste de sarcini, panouri kanban, vizualizări de foi sau calendar. Toate vizualizările proiectului se actualizează automat în timp real, astfel încât toată lumea lucrează mereu cu cele mai recente date.

Urmăriți sarcinile din calea critică cu diagrame Gantt online

Înainte de a putea prioritiza sarcinile, trebuie să le organizați. Diagramele noastre puternice Gantt vă permit să programați sarcini pe o cronologie, astfel încât să puteți vedea întregul proiect pe un singur ecran. Puteți, de asemenea, să legați toate cele patru tipuri de dependențe de sarcini pentru a evita întârzierile costisitoare și chiar să filtrați calea critică pentru a vedea ce sarcini trebuie prioritizate. Apoi salvați-vă planul setând o linie de bază. Acum puteți urmări calea critică, progresul și performanța în timp real, vizualizând efortul real în raport cu efortul planificat. Dacă nu atingeți reperele, puteți realoca resurse pentru a reveni la program.

Măsurați costurile cu foi de pontaj și diagrame de volum de muncă

Desigur, puteți prioritiza toate sarcinile pe care le doriți. Dar dacă nu acordați atenție problemelor de gestionare a resurselor, atunci echipa dvs. nu va lucra la capacitate și productivitatea va avea de suferit. Caracteristicile noastre de gestionare a resurselor vă ajută să urmăriți costurile cu forța de muncă și volumul de lucru al echipei. Odată ce vă încărcați echipa, puteți adăuga tariful orar și disponibilitatea acestora, ceea ce face mai ușor să le atribuiți sarcini. Pe măsură ce funcționează, comutați la tabelul de volum de lucru cu coduri de culori pentru a vedea sarcinile tuturor într-un singur loc. Dacă cineva este supraalocat, îi puteți realoca munca direct din diagramă. Odată ce volumul lor de muncă este echilibrat, veți avea o echipă mai productivă.

Există și alte modalități de a vă monitoriza echipa pentru a vă asigura că execută sarcini aliniate cu programul. Pentru o vizualizare la nivel înalt, utilizați tabloul de bord în timp real, care afișează valori precum volumul de muncă, sarcini și multe altele în grafice și diagrame ușor de citit. Nu există o configurație care consumă timp, ca și în cazul altor instrumente ușoare. Este gata când ești. De asemenea, puteți genera rapoarte personalizabile privind foile de pontaj, variația și multe altele pentru a obține mai multe detalii. Apoi împărtășiți-le cu părțile interesate pentru a le ține la curent.

ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care vă ajută să prioritizați sarcinile și să le urmăriți în timp real. Împuterniciți echipele și obțineți managerii de transparență de care au nevoie pentru a elimina blocajele și pentru a menține toată lumea să lucreze la capacitate maximă. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care folosesc software-ul nostru pentru a-și gestiona cu succes proiectele. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.