Puterea unui răspuns rapid: cum promptitudinea e-mailului salvează ziua

Ce se întâmplă dacă ai putea avea o încredere și o loialitate mai bună a clienților direct la îndemâna ta?

Afacerile petrec adesea mulți ani încercând să cultive această încredere și loialitate. Din păcate, multe companii trec cu vederea cea mai bună modalitate de a atinge acest obiectiv: crearea unui răspuns rapid la fiecare e-mail al clientului.

Promptitudinea prin e-mail poate salva ziua și poate pune cu adevărat afacerea dvs. (în special o afacere locală) pe hartă. Inca nu esti convins? Continuați să citiți pentru a descoperi ghidul nostru complet despre motivul pentru care un răspuns rapid la e-mail este atât de important.

Simplă curtoazie

Uneori, cel mai bun motiv pentru a face ceva este și cel mai simplu motiv. Și când vine vorba de motivul pentru care fiecare e-mail de client are nevoie de un răspuns rapid, o mare parte se reduce la o simplă curtoazie.

Cu toții știm cât de frustrant poate fi când cineva nu răspunde la un e-mail. Și destul de curând, veți citi o mulțime de intenții în această lipsă de răspuns. Ai putea crede că cealaltă parte este nepoliticos, lipsit de respect și disprețuitor.

Acest lucru este destul de rău când vine vorba de e-mailuri personale sau e-mailuri intracompanii. Dar când vine vorba de clienți, probabil că aceștia nu vor aștepta pentru totdeauna un răspuns. În schimb, este posibil să-și ducă afacerea în fața concurenței tale!

Chiar dacă e-mailul tău este scurt și la obiect (mai multe despre asta mai târziu), recunoașterea rapidă a clienților este o modalitate de a le arăta curtoazie și respect.

Curățați Inbox

Să recunoaștem: uneori, nu este nimic mai stresant decât să descoperi câte e-mailuri necitite sunt în căsuța ta de e-mail.

Dacă nu ești atent, aceste e-mail-uri se vor acumula în continuare. Nu numai că acest lucru vă va afecta productivitatea, dar vederea simplă a creșterii numerelor dvs. de inbox va cauza mai mult stres pe zi ce trece.

Pe scurt? Trebuie să vă obișnuiți să răspundeți la e-mail-uri (în special de la clienți) imediat ce intră. Clienții se așteaptă, în general, răspunsuri mai scurte, așa că un răspuns instantaneu nu va dura mult timp pentru a scrie. Și vă veți menține clienții fericiți în timp ce împliniți visul fiecărui lucrător: o căsuță de e-mail cu zero mesaje noi!

Aspectul de fiabilitate

Când vine vorba de afacerea ta și de brandul tău, nu este exagerat să spui că reputația ta este totul. Acesta este motivul pentru care companiile investesc milioane de dolari în campanii complexe de marketing: pentru a-și construi marca și a-și spori reputația. Dar una dintre cele mai bune modalități de a-ți construi reputația nu costă nimic și este oferirea unui răspuns rapid la fiecare e-mail al clientului.

Indiferent cum răspunzi și cât de mult (sau cât de puțin) scrii, un răspuns rapid le spune clienților multe despre tine și despre afacerea ta. Ea arată că sunteți prompt și de încredere. În cele din urmă, clienții care observă un serviciu prompt pentru clienți vor vedea afacerea dvs. ca fiind foarte de încredere.

Și această încredere nu a venit dintr-o campanie de marketing costisitoare. În schimb, totul se rezumă la a apăsa butonul „trimite” în timp util.

Responsabilitate sporită

Ne-am concentrat mult asupra modului în care un răspuns rapid la e-mail este benefic pentru clienții dvs. Dar este și benefic pentru tine, deoarece ajută la ceea ce ai fi crezut imposibil: elimină amânarea.

The esența amânării se reduce în principal la acele patru cuvinte mici: „O voi face mai târziu”. Dar când vine vorba de e-mailurile clienților, a face asta „mai târziu” este foarte periculos. Până atunci, reputația ta a suferit deja daune și este posibil ca clientul să-și fi dus afacerea în altă parte.

Cu toate acestea, imaginați-vă ce se întâmplă după ce trimiteți un răspuns rapid, cum ar fi „Vă mulțumim pentru timpul acordat pentru a ne scrie. Mă voi uita la întrebarea ta și voi răspunde cât mai curând posibil.”

Clientul va fi fericit că ați răspuns atât de repede. Dar, la fel de important, acum ați promis că veți analiza problema lor. În loc să uiți de e-mail sau de preocuparea lor, te-ai asigurat că rezolvarea problemei lor este acum una dintre prioritățile tale imediate ale zilei.

Și chiar așa, ai învins procrastinarea. Un răspuns rapid vă ajută să vă creșteți responsabilitatea și să vă reorientați prioritățile în jurul unui serviciu îmbunătățit pentru clienți.

Cumpărați-vă puțin timp

Care este principalul obstacol în a scrie un răspuns rapid fiecărui client? În unele cazuri, s-ar putea să vă îngrijoreze să răspundeți clienților care au întrebări complexe sau probleme grave. Și motivul este că va dura ceva timp pentru a crea răspunsul pe care îl merită.

Dar, după cum am observat, unul dintre cele mai bune lucruri despre un răspuns instantaneu la e-mailurile consumatorilor este că poate fi scurt. Iar „scurt” nu înseamnă „definitiv”. După cum a arătat exemplul nostru de mai sus, puteți pur și simplu să mulțumiți clientului pentru că a scris și să vă angajați să reveniți la el cât mai curând posibil.

Aceste tipuri de e-mailuri scurte de confirmare ajută clientul să se simtă văzut și auzit. În același timp, răspunsul rapid vă oferă timp pentru a căuta răspunsuri mai complete la orice întrebări și preocupări ale clienților.

Dezamorsarea situațiilor volatile

Apropo de întrebările și preocupările clienților, iată un adevăr simplu: clienții tăi cei mai fericiți și mulțumiți sunt cei mai puțin probabil să-ți trimită un e-mail. În schimb, este mult mai probabil să auziți de la clienți care au avut o experiență negativă.

Din acest motiv, unul dintre motivele principale pentru a trimite un răspuns rapid clienților este acela de a ajuta la dezamorsarea unei situații volatile. La un nivel foarte elementar, această strategie funcționează, deoarece atunci când un client este deja supărat, făcându-l să aștepte mult timp pentru un răspuns nu va face decât să-l enerveze mai mult.

Dacă doriți să vă asigurați că răspunsul dvs. inițial sună neutru și respectuos, poate doriți să utilizați un șablon de e-mail și modificați răspunsul după cum este necesar. Și șablon sau fără șablon, e-mailul dvs. ar trebui să sublinieze respectul dumneavoastră pentru client și dorința dumneavoastră de a le rezolva problema.

În cele din urmă, este posibil să nu reușești să-i faci pe toți fericiți. Dar răspunsul rapid la preocupările clienților cu politețe și respect este piatra de temelie a serviciului clienți de înaltă calitate.

Răspuns rapid la e-mailuri: ce urmează?

Acum știți de ce este atât de important un răspuns rapid la e-mailurile clienților. Dar știți cine vă poate duce marketingul prin e-mail la următorul nivel?

Suntem specializați în marketing prin e-mail, analiză, testare A/B și multe altele. Pentru a vedea ce putem face pentru compania ta, vino să afli mai multe despre planurile noastre de prețuri astăzi!