Contract de timp și materiale (T&M): Când să utilizați unul și cele mai bune practici

Există două moduri în care proprietarii pot plăti pentru munca depusă la un proiect. Unul este un preț fix, unde un contract definește ceea ce se va face și stabilește un preț specific și final pentru lucrarea respectivă. Dacă echipa durează prea mult pentru a-și îndeplini sarcinile sau necesită mai multe materiale decât cele menționate în contract, ei mănâncă acele costuri.

Celălalt este un contract de timp și materiale. După cum sugerează și numele, acesta este un acord mai flexibil, care facturează clientul pentru cât timp durează lucrările până la finalizare și indiferent de materialele utilizate. Este un contract T&M potrivit pentru proiectul dvs.? Înainte de a vă decide cum să plătiți pentru serviciile legate de următorul dvs. proiect, acordați-vă un moment pentru a analiza ce este un contract de timp și materiale și când este recomandabil să utilizați unul.

Care sunt timpul și materialele pentru un proiect de construcție?

Termenul „timp și materiale” se referă la cantitatea de timp și materiale de construcție pe care un antreprenor sau subcontractant le are nevoie pentru a executa proiectul. Timpul și materialele sunt adesea menționate prin prescurtarea T&M.

Toate sarcinile dintr-un proiect de construcție folosesc ceva material și necesită timp pentru a fi executate. Când se folosește termenul, înseamnă că contractantul facturează pentru timpul necesar pentru realizarea sarcinii și orice materiale sunt folosite în proces.

Ce este un contract de timp și materiale?

Un contract de timp și materiale este utilizat în mod obișnuit în managementul proiectelor de construcții, deși este folosit și în dezvoltarea de produse și în alte tipuri sau proiecte. Practic, un contract de timp și materiale subliniază modul în care angajatorul va plăti un antreprenor pentru timpul petrecut pentru proiect și materialele pe care le utilizează în executarea lucrării.

Aceasta înseamnă că antreprenorul urmărește timpul și materialele folosite de echipajul său sau de subcontractanții. Ei folosesc aceste date pentru a factura angajatorului în mod corespunzător pe parcursul proiectului. Cu toate acestea, contractele T&M pot avea un preț maxim garantat care plasează un plafon pe costuri.

Un contract de timp și materiale este utilizat atunci când proiectul este nedeterminat sau nedefinit și nu poate fi calculată o estimare exactă a timpului și a materialelor necesare. În acest caz, un contract cu preț fix nu este recomandabil, deoarece costurile reale pot depăși cu mult contractul convenit.

Înrudit: șablon gratuit de estimare a construcției

Cum este un contract T&M diferit de alte contracte?

După cum sa menționat mai sus, există două tipuri principale de planuri de plată în administrarea contractelor. Contractele T&M sunt folosite atunci când planurile nu sunt suficient de precise pentru a utiliza un contract cu preț fix (deoarece nu există un preț definit pentru lucrare.) În schimb, contractanții sunt rambursați pentru orice materiale achiziționate și li se acordă o rată zilnică sau orară pentru munca lor.

Dincolo de contractele T&M și cu preț fix, există un al treilea tip de contract de construcție numit contract cu cost rambursabil. Acesta este momentul în care proprietarul plătește antreprenorului costul real al lucrării. Acestea includ costurile directe și indirecte, cum ar fi materialele, echipamentele și orice altceva, inclusiv salariul, care trebuie plătite pentru a face treaba. Contractorii vor adăuga o clauză, cum ar fi o taxă fixă ​​sau un stimulent, pentru a obține profit.

Când să folosiți un contract de timp și materiale

Din nou, un contract T&M este ideal pentru un proiect fără o estimare clară sau exactă a timpului și costurilor implicate. Nu are rost să folosiți un contract cu preț fix decât dacă există o modalitate de a determina costul. Iar un contract cu costuri rambursabile ar fi imposibil de determinat fără a cunoaște timpul exact și materialele necesare executării lucrării.

Cu toate acestea, un contract de timp și materiale este recomandabil atunci când durata proiectului este necunoscută, dar există o rată orară fixă ​​pentru forța de muncă implicată. Atunci când folosesc un T&M, contractorii vor adăuga de obicei un markup între 15 și 35 la sută.

Prin urmare, un contract de timp și materiale ar fi o opțiune pentru procesul de licitație pentru construcții atunci când se confruntă cu scenarii imprevizibile. Este posibil să se încheie un astfel de acord numai atunci când ambele părți sunt de acord asupra condițiilor, deși acest lucru este valabil pentru toate contractele. Mai important, un contract T&M este ideal atunci când este nevoie de flexibilitate sau când sunteți nou în industrie și nu puteți face estimări precise ale costurilor și duratei.

Cele mai bune practici pentru contractul T&M

La încheierea oricărui contract, este important că acordul este în scris. Ambele părți trebuie să cadă de acord asupra condițiilor și să le aprobe. Acest lucru este valabil mai ales pentru contractul de timp și materiale, deoarece se poate ajunge cu angajatorul să curgă bani fără rapoarte zilnice de construcție. După cum am menționat mai devreme, a avea un preț maxim este o siguranță recomandată.

Când lucrați cu orice antreprenor, asigurați-vă că sunt licențiați de către Consiliul de licență de stat al contractanților și că munca pe care o desfășoară se încadrează în domeniul de aplicare al licenței respective. Lucrul cu contractori fără licență deschide datorii care pot avea impact asupra proiectului și chiar asupra întregii organizații. Acest lucru este valabil și pentru licențele de afaceri sau înregistrarea impozitelor pe afaceri, dacă este necesar în jurisdicția în care are loc proiectul.

O problemă cu contractele T&M este că pot duce la mai multe procese decât un contract cu preț fix. Prin urmare, cunoașteți riscurile și consecințele implicate de contractarea cu lucrători terți. Pot exista probleme cu taxele înapoi și alte penalități IRS, plata înapoi și deteriorarea reputației organizației.

Avantaje și dezavantaje ale contractelor de timp și materiale

Să luăm un moment pentru a analiza beneficiile și problemele legate de contractele de timp și materiale. În funcție de situație, acestea ar putea fi doar genul de contract care funcționează în cadrul unui proiect de construcție. Ele pot fi la fel de ușor un detriment, iar dezavantajele ar putea depăși avantajele, ceea ce duce o organizație să caute una dintre celelalte opțiuni de contract.

Avantajele contractelor T&M

• Este ușor să răspundeți la schimbările din proiect.
• Întârzierile și blocajele pot fi rezolvate cu ușurință.
• Negocierile sunt stabilite la începutul jobului.

Dezavantajele contractelor T&M

• Urmărirea timpului și a materialelor poate fi dificilă.
• Contractorii au puține motivații să lucreze eficient.
• Contractorii trebuie să își suporte propriile costuri.

Cum ajută ProjectManager la urmărirea timpului și a materialelor

Contractele de timp și materiale pot fi potrivite pentru dvs. Dar dacă veți folosi unul, este esențial să urmăriți îndeaproape timpul și materialele folosite de contractor. În acest fel, plătiți doar pentru munca care a fost efectiv făcută. ProjectManager este un software de management al proiectelor de construcții premiat, care poate monitoriza timpul de lucru al antreprenorilor dumneavoastră și poate urmări materialele pe care le folosesc, totul în timp real.

Gestionare ușoară a timpului

Este ușor să integrezi contractorii la instrumentul nostru, iar setările de securitate asigură că aceștia pot accesa doar acele părți ale software-ului pe care le dai permisiunea de a le utiliza. O caracteristică care vă ajută să urmăriți munca lor este foile noastre de pontaj. Ora este înregistrată pe pagina de lucru sau timp a software-ului nostru. Când contractanții își trimit foile de pontaj, acestea sunt trimise unei persoane autorizate să le aprobe și blocate pentru a păstra datele în siguranță.

Planificați cu diagrame Gantt

Utilizați vizualizarea diagramă Gantt pentru a vă planifica și programa proiectul. Puteți să atribuiți și să urmăriți munca contractorilor, precum și să urmăriți cheltuielile Odată ce aveți un program și un buget, setați linia de bază și acum puteți compara progresul real și costurile cu planul dvs. Dacă observați că antreprenorii cheltuiesc prea mult timp sau bani, puteți aborda problema înainte ca aceasta să devină o problemă.

Urmăriți cu tablouri de bord

Există, de asemenea, un tablou de bord live care urmărește o vedere la nivel înalt a progresului și performanței proiectului. Acesta colectează automat date în timp real și le calculează în costurile proiectului, timp, variație și multe altele. Indiferent de tipul de contract pe care îl utilizați, instrumentul nostru se va asigura că antreprenorii dvs. lucrează eficient.

ProjectManager este un software bazat pe cloud care vă ajută să organizați sarcini, echipe și proiecte. Planificați, monitorizați și raportați despre proiectul dvs. Gestionați-vă proiectul în fiecare fază a ciclului său de viață, oferind echipelor instrumentele de care au nevoie pentru a colabora și a lucra mai productiv. Alăturați-vă celor zeci de mii de echipe care folosesc deja instrumentul nostru și luați astăzi această probă gratuită de 30 de zile.