21 abilități de gestionare a timpului pe care fiecare profesionist trebuie să le aibă

Abilitățile de gestionare a timpului sunt esențiale pentru succes.

A învăța cum să-ți gestionezi timpul în mod eficient te va ajuta să faci mai mult în fiecare zi de lucru, să crești eficiența și, în cele din urmă, să-ți crești valoarea pentru compania ta.

În acest ghid, vă voi arăta 21 de abilități de gestionare a timpului pe care ar trebui să le aveți.

Gata? Să ne scufundăm!

Cele mai importante abilități de gestionare a timpului

Deci, care abilități de gestionare a timpului sunt cele mai importante?

1. Spunând nu.

În primul rând, trebuie să fii capabil să respingi eforturile altora de a-ți folosi timpul. Unele sarcini și responsabilități din viața profesională nu vor face nimic (sau aproape nimic) pentru a vă ajuta să vă atingeți propriile obiective.

Vor fi clienți care nu vă vor promova afacerea și îndatoriri care nu vă vor ajuta să învățați sau să creșteți. Învățând să identifici aceste surse potențiale de pierdere de timp și să le spui „nu” te poate ajuta să le eviți, în schimb, îndreptându-ți atenția către oportunitățile care contează.

Acesta este unul dintre cele mai importante sfaturi de gestionare a timpului pentru muncă, în special.

2. Stabilirea obiectivelor.

De asemenea, trebuie să fiți capabil să vă stabiliți și să înțelegeți propriile obiective. Gestionarea timpului poate însemna lucruri diferite pentru diferiți oameni, iar dacă nu sunteți sigur ce doriți, nu veți putea dovedi într-o direcție definitivă.

De exemplu, să presupunem că obiectivul tău principal este să părăsești biroul la timp, în timp ce obții aceeași cantitate de muncă; dacă acesta este cazul, va trebui să vă concentrați pe îmbunătățirea eficienței.

Dar dacă obiectivul principal este îmbunătățirea profitabilității afacerii dvs., va trebui să vă optimizați abordarea diferit.

Stabilirea obiectivelor este, de asemenea, importantă la o scară mai mică; de exemplu, vă puteți angaja să petreceți cu trei ore mai puțin pe rețelele sociale în fiecare săptămână, astfel încât să vă puteți concentra pe sarcini mai importante.

3. Managementul stresului.

prin GIPHY

Toată lumea devine stresată la locul de muncă, dar dacă nivelurile tale de stres devin prea mari, acestea îți pot afecta grav performanța, făcându-te incapabil să te concentrezi și, în unele cazuri, determinând să pierzi zile întregi din cauza bolii.

În consecință, gestionarea stresului vă poate ajuta să vă gestionați timpul.

Există multe strategii care vă pot reduce nivelul de stres, inclusiv exerciții fizice, somn suplimentar, meditație și mai mult timp liber.

4. Delegarea.

A învăța când să delege și cum să delegi este una dintre cele mai importante abilități de gestionare a timpului pe care profesioniștii le pot stăpâni.

Sunt șanse ca există sarcini pe care le faceți în fiecare zi pe care cineva mai puțin calificat sau diferit calificat le-ar putea face la fel de bine - și pentru mai puțini bani decât meritați dvs. De asemenea, pot exista membri ai echipei dvs. care au mai puțin în farfurie și sunt capabili să își asume munca suplimentară. În aceste situații, delegarea sarcinii este superioară încercării de a o face singur.

Atribuirea sarcinii celei mai bune persoane posibile și a fi minuțios și clar în descrierea misiunii vă poate ajuta să vă îmbunătățiți și mai mult.

5. Prioritizare.

Managementul timpului te obligă să prioritizezi corect. În general, cel mai bun mod de a face acest lucru este să evaluezi atât urgența, cât și importanța fiecărei sarcini din lista ta de sarcini.

Urgența se referă la cât de presantă este o chestiune; este relevant doar în următoarele câteva ore sau este ceva care ar putea aștepta o lună. Importanța se referă la cât de vital este pentru rezultatul tău; vă va ajuta acest lucru să vă atingeți obiectivele pe termen lung sau, în cel mai bun caz, este banal?

Combinând acești factori, ar trebui să puteți veni cu un sistem de comandă care vă permite să vă ocupați mai întâi de cele mai importante sarcini.

6. Programare.

Programarea poate părea simplă, dar există două elemente în programare care pot îmbunătăți foarte mult modul în care îți petreci timpul.

În primul rând, este combaterea Legii Parkinson. Legea Parkinson este un adagiu informal care spune că „lucrarea se extinde astfel încât să umple timpul disponibil pentru finalizarea ei”. Cu alte cuvinte, cu cât alocați mai mult timp pentru o sarcină, cu atât îți va dura mai mult timp să o faci; puteți lupta împotriva acestui lucru programând agresiv, cu intervale de timp strânse.

În al doilea rând, este găsirea echilibrului între rigiditate și flexibilitate. Este important să programați cât mai multe sarcini posibil, astfel încât să știți să vă planificați și să vă executați ziua, dar este, de asemenea, important să lăsați puțin spațiu de lucru, în cazul în care apar noi priorități sau unele sarcini durează mai mult decât ați anticipat.

Acest echilibru va fi diferit pentru fiecare loc de muncă.

7. Concentrare.

Veți lucra mai eficient, îndeplinind sarcinile în mai puțin timp, dacă acele sarcini vă vor beneficia de toată atenția.

Dacă sunteți distras, chiar și ușor, vă poate dura până la 23 de minute pentru a vă recupera complet. În mod similar, dacă încercați să faceți mai multe sarcini, vă veți reduce instantaneu eficiența la fiecare sarcină cu care încercați să jonglați.

A învăța să te concentrezi poate fi dificil, dar devine mult mai ușor cu ajutorul meditației mindfulness – și atunci când elimini potențialele distrageri din mediul tău de lucru.

8. Organizare.

prin GIPHY

Nu ar trebui să fie un secret pentru nimeni că oamenii mai bine organizați ajung să petreacă mai puțin timp pe sarcini. Ei știu exact unde să găsească fiecare fișier de care au nevoie și nu pierd niciodată evidența lucrurilor precum notele de întâlnire.

Există metode de organizare care se aplică diferitelor domenii ale muncii tale; de exemplu, am scris acest ghid la îndemână despre cum să vă organizați mai bine în Gmail. Cu toate acestea, abilitățile organizaționale de nivel înalt vor fi mai utile în general. Vino cu un sistem care se potrivește cu stilul tău de lucru și fii consecvent cu acesta.

Un sistem adecvat de organizare este unul dintre cele mai importante sfaturi de gestionare a timpului pentru studenți, în special.

9. Hotărâre.

Eforturile de gestionare a timpului sunt adesea obstrucționate de nehotărâre. În unele situații, este important să îți iei timp, să iei în considerare toate variabilele și să-ți finalizezi decizia doar atunci când ești absolut sigur de asta.

În majoritatea situațiilor, este mai bine să faceți o evaluare la nivel înalt, apoi să mergeți înainte într-o direcție, ajustându-vă pe parcurs.

Decizia economisește timp nu numai pentru că te scutește de ezitarea excesivă, ci și pentru că îți oferă șansa de a aduna mai multe informații pe măsură ce începi execuția.

10. Răbdare (și oportunism).

prin GIPHY

Lucrul la sarcinile cele mai potrivite și/sau puternice vă poate ajuta să vă petreceți timpul mai înțelept; aceasta necesită adesea atât răbdare, cât și oportunism. De exemplu, dacă investiți în imobiliare, va trebui să știți ce oferte imobiliare să renunțați, permițând timp până să profitați de oportunitatea „perfectă”.

11. Motivația.

Productivitatea este foarte dependentă de motivația personală; oamenii care sunt intrinsec motivați își vor îndeplini întotdeauna munca mai rapid (și mai temeinic) decât omologii lor nemotivați. Dacă sunteți capabil să vă motivați suficient, chiar și atunci când vă aflați într-un punct scăzut, veți putea întotdeauna să vă petreceți timpul mai eficient.

Trucul este să știi să te motivezi. Amintiți-vă de obiectivele dvs. pe termen lung și încercați să trasați o linie care să conecteze această sarcină cu acele obiective. De asemenea, puteți lua în considerare să vă recompensați atunci când o sarcină este finalizată.

Experimentați pentru a vedea ce funcționează și asigurați-vă că consultați lista de citate motivaționale pentru a vă inspira!

12. Documentare.

Gestionarea timpului necesită, de asemenea, să vă documentați munca și ideile într-un mod eficient. De exemplu, să presupunem că ți-ai stabilit un obiectiv; ai notat acest obiectiv?

Îl urmărești? Sau este doar ceva care rezidă în imaginația ta? Este mult mai probabil ca obiectivele documentate să fie atinse. În mod similar, veți dori să vă documentați eficient munca în desfășurare pentru a vă menține la sarcină și a lucra productiv.

De exemplu, veți dori să luați note detaliate de întâlnire, astfel încât să vă puteți referi la ele în viitor.

13. Concizie.

Prima dintre cele trei caracteristici ale comunicării eficiente este concizia. Unii oameni încearcă să economisească timp grăbindu-și cuvintele. În loc să „pierde” timpul gândindu-se la mesajul lor și să-l editeze la perfecțiune, își revarsă curajul instinctiv și apăsează trimite.

Cu toate acestea, acest lucru este contraproductiv. A scrie și a vorbi concis va dura ceva mai mult timp, deoarece va trebui să vă editați formularea, dar merită investiția.

Nu numai că destinatarii mesajelor tale vor petrece mai puțin timp în dialog, dar vei preveni și greșelile de comunicare – care sunt o sursă majoră de pierdere de timp pentru toți cei implicați.

14. Claritate.

Al doilea dintre cele trei caracteristici ale comunicării eficiente este claritatea. Concizia vă va ajuta să vă exprimați mesajul în mai puține cuvinte, dar claritatea va elimina ambiguitățile.

De exemplu, să presupunem că există o problemă cu un client nemulțumit pe care încercați să o rezolvați cu un angajat. Expresia „ai grijă de asta te rog” este concisă, dar este și ambiguă; „ai grijă de asta” înseamnă să oferi clientului o reducere la următoarea lor achiziție? Rambursați comanda? Sau vin singur cu o soluție?

Chiar dacă simțiți că implicația este evidentă, luarea unui alt minut pentru a explica lucrurile vă poate scuti de multe probleme.

15. Rigurozitate.

prin GIPHY

Al treilea dintre cele trei semne distinctive ale comunicării eficiente este minuțiozitatea. Rigurozitatea înseamnă furnizarea de informații în avans, mai degrabă decât trimiterea fragmentară sau lăsarea lucrurilor nespuse.

Acest lucru este poate cel mai important atunci când faceți o solicitare sau când atribuiți o sarcină unuia dintre angajații dvs.; dacă angajatul tău nu are toate materialele de care au nevoie pentru a începe o sarcină, aceasta va fi amânată.

Rigomul, ca și concizia, necesită mai mult timp inițial, dar este o investiție; dacă este făcut corect, vă va economisi mult mai mult timp decât costă inițial.

16. Estimarea timpului.

Managementul timpului înseamnă, de asemenea, să înveți cum să estimăm cu exactitate timpul pe care îl va dura o sarcină. Acest lucru vă va ajuta în mai multe moduri.

În primul rând, veți putea să programați sarcinile și întâlnirile mai eficient, atribuindu-le un interval de timp care nu este prea scurt și nici prea lung; acest lucru vă poate ajuta să înghesuiți mai multe sarcini în ziua de lucru fără a vă copleși.

În al doilea rând, te va ajuta să înveți când lucrezi ineficient; dacă depășiți semnificativ timpul estimat, veți ști că ceva a mers prost. Estimarea timpului vă poate ajuta, de asemenea, să stabiliți priorități sau să învățați când să delegați; dacă o sarcină vă va lua mult timp, dar nu vă va ajuta să vă atingeți obiectivele, puteți găsi o modalitate de a ieși din ea.

Estimarea timpului este una dintre abilitățile de gestionare a timpului mai dificil de stăpânit din cauza înclinației noastre naturale de a subestima timpul necesar pentru a finaliza o sarcină.

Este de fapt o părtinire cognitivă cunoscută sub numele de eroarea de planificare și ne afectează pe toți.

17. Alocarea resurselor.

Alocarea resurselor vă poate ajuta, de asemenea, să finalizați sarcinile mai eficient și să pierdeți mai puțin timp. Tipurile de resurse pe care le alocați vor depinde de rolul dvs.

De exemplu, este posibil să atribuiți angajați diferite sarcini; dacă te folosești de punctele forte ale angajaților, vei putea face mai multe (în echipă) mai repede și vei petrece mai puțin timp făcând corecții.

De asemenea, este important să nu supraalocați resurse, altfel veți ajunge să pierdeți timpul sau să îngreunați alte sarcini.

18. Conturarea.

Există multe situații care vor face apel la abilitățile tale de conturare. În fiecare dintre ele, schițarea va servi ca un cadru scheletic care va ghida restul muncii tale. Dacă scrieți o carte electronică, începerea cu o schiță de nivel înalt a secțiunilor și subsecțiunilor vă va ajuta să o finalizați mai rapid.

Dacă găzduiți o întâlnire, prezentarea cursului întâlnirii vă va ajuta să rămâneți pe drumul cel bun și să pierdeți mai puțin timp. Ca și în cazul multor articole din această listă, poate părea o creștere a cheltuielilor de timp, dar este, în cele din urmă, o investiție care vă va economisi timp pe termen lung.

19. Deschidere spre schimbare.

Majoritatea oamenilor au lucruri pe care și-ar dori să le schimbe la locul de muncă, cum ar fi un număr copleșitor de e-mailuri sau se simt mereu în urmă, dar sunt reticente în a-și schimba obiceiurile pentru a face diferența.

Schimbarea naște schimbare, așa că dacă doriți să vă îmbunătățiți abilitățile de gestionare a timpului (și experiența de lucru în general), trebuie să fiți dispus să vă adaptați. Fiți deschis cu privire la noile tehnici și abordări noi și nu vă fie teamă să vă schimbați rutina de bază.

Doar prin aceste ajustări vei afla ce funcționează cu adevărat.

20. Colaborare.

prin GIPHY

Colaborarea este o abilitate vagă de învățat, deoarece puteți colabora în multe moduri diferite, la multe sarcini diferite. Dar dacă vrei să-ți petreci timpul cu înțelepciune, trebuie să înveți cum să lucrezi bine cu ceilalți.

O bună comunicare vă poate ajuta enorm aici, dar cel mai important element fundamental pentru o mai bună colaborare este adaptabilitatea; oameni diferiți vor avea preferințe, stiluri și obiceiuri diferite, iar tu va trebui să faci ajustări ale tale pentru a lucra eficient cu ceilalți. Aflați cum lucrează partenerii dvs. și răspundeți-le atunci când este posibil.

Pentru ajutor, consultați ghidul meu despre colaborarea între angajați.

21. Reflecție și analiză.

Cel mai bun instrument din arsenalul tău de gestionare a timpului este reflecția. Gândiți-vă la modul în care vă petreceți timpul și uitați-vă la date, pentru a analiza ce merge bine și ce nu merge bine. Majoritatea oamenilor sunt ignoranți cu privire la modurile în care își pierd timpul zilnic și nu înțeleg cum este posibil să lucrezi mai eficient.

Studiindu-ți îndeaproape propriile obiceiuri și căutând oportunități, vei fi mult mai capabil să găsești noi prize de creștere. Doar asigurați-vă că aveți un instrument bun care să vă ajute să vă urmăriți progresul.

Măsurarea progresului în gestionarea timpului

Perfecționarea acestor abilități de gestionare a timpului va îmbunătăți modul în care vă alocați și vă petreceți timpul, dar cum puteți fi sigur că faceți progrese? Chiar petreceți mai puține ore pe sarcinile solicitante care vă ocupă ziua?

Dacă nu, ce te reține cu adevărat?

Singura modalitate de a spune cu siguranță este prin măsurarea și analiza progresului dvs. Este important să urmăriți cum vă petreceți timpul, cum vă gestionați munca și cum vă îmbunătățiți în timp.

Există multe aplicații de gestionare a timpului care vă pot ajuta în acest demers, dar una dintre cele mai eficiente (și mai ușor de învățat) este EmailAnalytics.

EmailAnalytics vă va ajuta să urmăriți câte e-mailuri trimiteți și primiți, timpii medii de răspuns și zeci de alte variabile, toate cu elemente vizuale utile pentru date, astfel încât să puteți aduna intuitiv noi concluzii.

Dacă sunteți interesat să aflați mai multe despre propriul progres în gestionarea timpului, înscrieți-vă pentru o probă gratuită astăzi!