10 sfaturi pentru gestionarea timpului și productivitate pentru proiectanții web

Designerii web lucrează adesea la mai multe proiecte simultan. Se confruntă cu multe provocări, cum ar fi gestionarea mai multor site-uri web, gestionarea clienților dificili, găsirea de noi clienți, stabilirea corectă a prețurilor pentru munca lor și menținerea pasului cu tendințele industriei. În plus, încearcă să mențină o viață personală fericită și sănătoasă.

Acest lucru pune o problemă atunci când vine vorba de prioritizarea sarcinilor și de a ține pasul cu termenele limită și, potrivit unui studiu, gestionarea timpului este o problemă obișnuită în rândul proiectanților de web.

Pentru a vă ajuta să găsiți echilibrul corect între muncă și viața personală și pentru a vă asigura că respectați termenele limită, vă vom arăta 10 sfaturi eficiente pentru gestionarea timpului.

Există o mare varietate de lucruri care vă pot afecta timpul, concentrarea și energia - iar strategia dvs. de gestionare a timpului trebuie să țină seama de fiecare dintre ele. Să începem.

Nu contează cât de clar precizați termenii locului de muncă, furnizați o cronologie, explicați ce sunt livrările site-ului web sau reamintiți clientului câte revizii primesc. Dacă nu aveți totul scris, ce credeți că va face clientul dvs. după ce va începe slujba?

Fie că veți avea de-a face cu o mulțime de apeluri și e-mailuri care vă vor verifica, fie că veți avea un client care dorește să depășească limitele acordului, deoarece nu există un acord oficial. Ambele rezultate necesită să vă redirecționați atenția către alte aspecte decât proiectele dvs.

Dar un contract și o declarație de muncă (SOW) pe care clientul le-a semnat și le are în posesia lor vă vor ajuta să gestionați așteptările și să vă reduceți anxietățile legate de proiect.

Dacă ați fost vreodată curios cu privire la cât timp vă durează de fapt să construiți un site web, un tracker de timp va scoate ghiciurile din el. Există o serie de motive pentru care ar trebui să vă pese de acest lucru.

În primul rând, puteți programa cu încredere proiectele și puteți oferi clienților date de livrare dacă știți cât durează fiecare sarcină și etapă.

În al doilea rând, prin rezervarea timpului pentru durata reală a unei sarcini, spre deosebire de o estimare, nu va trebui să preluați munca de la o zi la alta. Dacă puteți face totul atunci când l-ați programat, nu veți simți că trebuie să lucrați târziu sau în weekend pentru a încerca să vă recuperați tot timpul.

De asemenea, urmărirea timpului vă poate ajuta să vă stabiliți prețurile pentru designul web. În timp ce ar trebui să percepeți în funcție de valoare și nu de ore, totuși doriți să vă asigurați că aveți o marjă suficient de mare încorporată în prețurile dvs., astfel încât nu numai că veți obține echilibru sau, mai rău, veți pierde bani din locurile de muncă.

Ați văzut vreodată povești online despre cât de „de succes” oameni ca Richard Branson și Tim Cook se trezesc când este încă întuneric și s-au gândit: „Aș prefera să dorm în loc să am succes”?

Problema cu această logică care se ridică devreme echivalează cu succesul este că nu este chiar logică.

Fiecare persoană este diferită, ceea ce înseamnă că ar trebui să te ridici când te simți odihnit, să îți programezi orele de lucru când ești în modul de concentrare maximă și să lucrezi doar numărul de ore pe care le poți gestiona în mod rezonabil.

Atâta timp cât nu vă împiedică să discutați cu clienții sau cu potențialii în timp real, nu este nimic în neregulă cu lucrul în timpul programului ideal al corpului și al minții. Nu uitați să țineți cont de pauze.

Aceasta este o mare parte din Tehnica Pomodoro. Merge astfel:

• Setați un cronometru pentru 25 de minute.
• Porniți cronometrul și lucrați la o singură sarcină fără a vă rupe concentrarea.
• Când cronometrul sună, opriți-vă și faceți o scurtă pauză.

Acest ciclu se va repeta de patru ori. La sfârșitul acelui timp, veți putea face o pauză mai lungă. Apoi va începe din nou.

În timp ce 25 de minute sunt modul în care această tehnică specială împarte timpul, din nou, este important să vă găsiți ritmul ideal și numărul de pauze. S-ar putea să constatați că 25 de minute este un timp prea scurt pentru a vă finaliza sarcinile de pe site-ul dvs. și ar fi mai bine să setați cronometrul pentru 60 de minute. Atâta timp cât nu pierzi concentrarea, e în regulă.

A avea un plan stabilit în fiecare zi este un truc util pentru gestionarea timpului.

Cu toate acestea, mai degrabă decât să vă luați lista în creștere de proiecte și să alegeți ce veți lucra într-o zi la rând, programați-vă sarcinile în avans. Acest lucru este valabil atât pentru munca de proiect, cât și pentru orice altceva care are loc în timpul zilei de lucru.

Iată câteva sfaturi pentru stabilirea programului dvs.:

• Stabiliți reguli pe baza programului ideal - zilele săptămânii pe care le veți lucra, precum și cât timp în fiecare zi.
• Programează-ți cele mai grele sarcini primul lucru în zi, când te simți ascuțit și gata să faci față unei provocări. Aceasta se numește a mânca broasca.
• Introduceți sarcinile de administrare a afacerii în calendar și setați un program previzibil pentru acestea, astfel încât să devină un obicei să le abordați într-o zi și o oră stabilite.
• Lăsați deoparte anumite zile și intervale de timp când doriți să fiți la telefon efectuând apeluri de descoperire cu potențialii sau discutați reperele proiectului cu clienții existenți.
• Adăugați programări sau activități personale la programul dvs. care au loc în timpul zilei de lucru.

Dacă programați totul și alocați timpul potrivit pentru toate acestea, nu veți pierde timpul înapoi sau nu veți fi stresați în legătură cu ceva ce ați uitat să faceți.

Făcând acest lucru un pas mai departe, ar fi incredibil de benefic să salvați șabloanele de proces în software-ul dvs. de gestionare a sarcinilor.

În acest fel, în momentul în care începe un nou proiect, tot ce trebuie să faceți este să copiați șablonul de proces, să personalizați sarcinile în funcție de job și să începeți finalizarea sarcinilor.

Acest lucru este util pentru toate domeniile fluxului dvs. de lucru, de la găsirea de noi clienți de design web până la integrarea acestora, precum și sarcini de proiectare web până la activități post-lansare. De asemenea, puteți crea șabloane pentru lucrări care nu fac parte din proiect.

Unul dintre cele mai mari beneficii ale acestui lucru este piesa de familiaritate. Cu cât procesul dvs. devine mai structurat și previzibil, cu atât este mai ușor să vă concentrați asupra aspectului creativ al locului dvs. de muncă în loc de logistica gestionării sarcinilor.

Un alt avantaj al șablonizării fluxurilor de lucru este că vă permite să luați procese mai mari și mai lungi și să le împărțiți în sarcini mai mici și mai ușor de gestionat. Asta va elimina orice copleșire sau intimidare din munca ta.

Dacă programul dvs. de urmărire a timpului vă spune că mai mult de 50% din ziua dvs. de muncă este dedicată muncii administratorului, atunci este timpul să reevaluați ceea ce faceți.

Acum, aveți două opțiuni. Puteți externaliza aceste sarcini necesare de gestionare a afacerii către un asistent și alți furnizori de servicii profesioniști sau le puteți automatiza cu ajutorul software-ului. Dacă afacerea dvs. este relativ mică și încercați să economisiți bani, începeți cu automatizarea.

Există o mulțime de instrumente disponibile - multe dintre ele gratuit - care vă vor ajuta să automatizați sarcinile plictisitoare, enervante și care consumă adesea timp legate de:

• Gestionarea contabilității și a impozitelor
• Programarea întâlnirilor
• Perspectivele de verificare
• Crearea contractului
• Facturare
• Comunicarea și urmărirea clienților
• Marketing social media
• Și altele

Nu veți fi niciodată 100% liber de gestionarea afacerii dvs., dar puteți face mult mai puțin consumatoare de timp cu procesele automate.

Indiferent dacă sunteți designer web sau dezvoltator web, probabil că aveți un set de instrumente pe care le utilizați la fiecare job.

Dacă sunteți designer, această cutie de instrumente ar putea include:

• Un instrument de sârmă
• Sketch sau Photoshop
• Câteva teme WordPress flexibile și puternice care funcționează bine pentru baza dvs. de clienți
• O colecție de plugin-uri WordPress care sunt esențiale pentru site-ul web al fiecărui client
• Un instrument de testare cross-browser

Dacă sunteți dezvoltator, setul de instrumente ar putea include:

• Cadre și biblioteci
• Un IDE
• Un mediu de punere în scenă
• Github
• Instrumente de testare a browserului

Construind o cutie de instrumente pe care o puteți folosi pentru fiecare job, puteți lucra mai repede și puteți obține rezultate mai bune, deoarece nu petreceți timp încercând să vânați instrumentele pe care să le utilizați. În schimb, poți face ceea ce îți place și doar să creezi.

O persoană obișnuită petrece 7 ore online în fiecare zi. Din păcate, Internetul și multitudinea de dispozitive din care lucrezi așteaptă doar să îți arunce o distragere a atenției sau să îți pună un obstacol în acest timp.

În funcție de unde provin distracțiile dvs., există o serie de moduri de a face față acestui lucru.

Primul lucru este să utilizați setările de timp ale ecranului dispozitivelor dvs. pentru a seta limite specifice de aplicație și de comunicare. În acest fel, veți primi e-mailuri noi, veți primi mesaje text sau apeluri sau veți vedea notificări push la momentele pe care le-ați desemnat (adică atunci când nu sunteți ocupat să lucrați).

Puteți utiliza, de asemenea, mai multe instrumente de blocare a distragerilor pentru serviciile primite de e-mail, social media și aplicații.

Nu uitați de distracțiile din casă. Dacă ai alte persoane în jurul tău, anunță-le că o ușă închisă sau un alt semnal înseamnă că ești în canelură și nu poți fi întrerupt.

Deși puteți minimiza cât de des sau de urgent vă contactează clienții stabilind în mod clar totul într-un contract și SOW, vor exista momente când vor trebui să ia legătura pe parcursul unui proiect.

Știind că va fi cazul, configurați un singur canal de contact pe care îl pot folosi.

Ca și în cazul celorlalte sfaturi de gestionare a timpului din această listă, acordați timp pentru a vă înregistra pe canalul respectiv o dată pe zi. Dacă programați 30 de minute la sfârșitul zilei de lucru, ați putea rămâne cu ușurință la curent cu aceste mesaje și le puteți răspunde tuturor în timp util.

Nu uitați să fiți proactivi în legătură cu aceste comunicări. Programând check-in-uri cu clienții dvs. la diferite etape de-a lungul proiectului, probabil că nu vor exista atât de multe mesaje de gestionat zilnic.

Aceasta este întotdeauna o tehnică dificilă de gestionare a timpului. În calitate de creator, doriți să puteți spune „Da!” fiecărui prospect și client.

Realitatea, însă, este că nu le faci decât un serviciu spunând „da” dacă nu ai capacitatea de a prelua ceea ce îți cer.

Acesta ar putea fi cazul dacă este vorba despre un proiect sau o cerere:

• Pentru un client pe care îl știți, va fi unul care va consuma mult timp
• Asta depășește capacitățile dvs. actuale sau în afara timoneriei
• Acest lucru depășește domeniul de muncă și nu veți fi plătit suplimentar pentru
• Ar trebui să o faci pe lângă volumul de muncă obișnuit
• Nu vă interesează, dar vă simțiți rău că nu le puteți ajuta

Concluzie: dacă vi se prezintă o oportunitate de către un potențial client, client actual sau fost, aruncați o privire atentă la ceea ce presupune proiectul și fiți realist cu privire la capacitatea dvs. de a-l prelua.

Dacă există un fel de negociere implicată - adică pierzi bani, timpul tău liber sau sănătatea ta - spune-i „nu”. Și dacă nu sunt dispuși să accepte „nu” pentru un răspuns, atunci știi că ai făcut ceea ce trebuie.

Clienții care doresc să faceți o treabă bună pentru ei înțeleg importanța gestionării timpului și a productivității și nu ar dori să compromită acest lucru.

Nu ați început o afacere de design web, astfel încât să puteți fi împovărați de administrarea și gestionarea afacerii, proiectelor și clienților dvs. Ați făcut-o astfel încât să puteți crea site-uri web minunate pentru persoanele care au nevoie de ele.

Cu aceste sfaturi de gestionare a timpului și hacks de productivitate, vă veți elibera de o parte din această povară, optimizând în același timp cât mai mult din restul posibil. Dacă sunteți gata să puneți în aplicare aceste strategii, următoarea dvs. opțiune este lista noastră cu cele mai bune 9 sfaturi de gestionare a timpului pentru designerii de web.