9 Cele mai bune instrumente de gestionare a timpului pentru web designeri

Timpul nostru este prețios. Este singura resursă din care nu putem obține mai mult. Am putea începe o dezbatere filosofică cu privire la această problemă, explorând intrările și ieșirile acestei afirmații, dar ne vom concentra asupra aspectului profesional al timpului. Mai precis, cât de prețios este timpul când îl petreceți la muncă.

Suntem plătiți pentru munca noastră - pentru orele pe care le punem în diferite proiecte. Fiecare minut pierdut ar fi putut fi cheltuit pentru a câștiga mai mulți bani. De aceea, gestionarea timpului este foarte importantă.

Cu toate acestea, atunci când se tratează subiectul instrumentelor de gestionare a timpului, există o tendință de a se concentra în principal pe urmărirea timpului și instrumentele de gestionare a sarcinilor. Acestea sunt cu siguranță o parte importantă a acestuia, dar există și alte instrumente care vă pot ajuta să vă folosiți mai eficient timpul. Instrumente care acoperă probleme precum comunicarea cu clienții, eliminarea de distrageri și altele.

Următoarele 9 recomandări vă vor ajuta să eliminați toate acele domenii în care profesioniștii și, în special, proiectanții web, pierd mult timp.

Cu o bună gestionare a timpului, veți obține o serie întreagă de beneficii:

• Petreceți mai mult timp în munca clientului în loc de sarcini de administrator ne facturabile.
• Încetează munca lungă sau în weekend pentru a te recupera.
• Faceți mai mult și faceți acest lucru într-un timp mult mai scurt decât puteați înainte.
• Nu mai lua lucrurile de zi cu zi și începeți să lucrați cu o mentalitate pe termen lung.
• Simplificați fluxul de lucru și gestionați mai ușor proiectele simultane.
• Fii mai încrezător în asumarea de noi clienți, programarea proiectelor și respectarea termenelor limită.
• Simte-te mai puțin stresat și, la rândul tău, stimulează concentrarea și creativitatea.

Acestea fiind spuse, o strategie bună de productivitate este utilă numai dacă aveți instrumentele potrivite pentru ao implementa și a o gestiona. Deci, să aruncăm o privire asupra aplicațiilor de care veți avea nevoie:

Nu contează dacă sunteți designer web sau dezvoltator web. Lucrând online toată ziua, ești expus distragerilor oriunde mergi - e-mail, rețele sociale, site-uri de știri, aplicații mobile și multe altele.

Libertatea vă oferă posibilitatea de a decide când sunteți liber să navigați pe web, ce site-uri web sau aplicații sunt interzise și ce dispozitive să vă restricționeze accesul. Spre deosebire de alte aplicații de blocare a distragerilor, aceasta funcționează pe toate dispozitivele majore.

Un potențial dezavantaj este că necesită un pic de configurare dacă doriți să obțineți rezultate bune din acesta. De exemplu, Freedom are patru extensii de browser diferite de instalat:

• Un ecran verde calmant
• Un buton de pauză
• Un buton de limită de timp
• Un buton de perspectivă

De asemenea, are câteva lucruri care trebuie instalate dacă îl utilizați pe smartphone. Deși vine cu o listă de site-uri Web distractive premade și cu limite zilnice de timp, va trebui să vă petreceți timpul creându-vă propria listă de distrageri de blocat.

Dar, odată ce ați configurat acest lucru, ar putea fi foarte util - și nu doar atunci când lucrați. De exemplu, dacă doriți să limitați cât de târziu sau mai devreme puteți să vă verificați e-mailul de la serviciu sau să vă conectați la rețelele de socializare, puteți seta orele restricționate și le puteți face recurente.

Desigur, un instrument atât de bun nu va fi gratuit. Libertatea costă 6,99 USD pe lună pentru planul lunar, 2,42 USD pe lună pentru planul anual sau o taxă fixă ​​de 129 USD pentru accesul permanent.

Când vine vorba de e-mail, este posibil să aveți nevoie de controale mai rafinate.

De exemplu, ce faceți pentru a trimite un e-mail dacă accesul dvs. la Gmail este complet restricționat? Cu Freedom, puteți „retrage” un site restricționat, dar nu doriți să vă obișnuiți să faceți acest lucru.

În schimb, puteți utiliza Boomerang pentru Gmail. Este o extensie de browser care adaugă câteva funcții unice de gestionare a e-mailului la Gmail.

Principala caracteristică a acestei extensii este pauză în căsuța de e-mail. Toate mesajele care intră sunt ținute deoparte într-o coadă. Abia atunci când vă întrerupeți căsuța de e-mail, vedeți tot ce a intrat.

În plus, Boomerang vă permite să vă programați e-mailurile pentru o dată ulterioară. De asemenea, puteți programa un e-mail pentru a reveni la căsuța de e-mail atunci când sunteți efectiv disponibil pentru a face față acestuia sau pentru a vă trimite un memento dacă nu l-ați rezolvat complet.

Cel mai mare dezavantaj al acestui instrument este că funcționează numai pentru Gmail.

Boomerang are un plan gratuit, dar este limitat în utilizare. Ar fi bine să treceți la planul personal pentru 4,99 USD pe lună dacă sunteți utilizator Gmail sau la planul Pro pentru 14,99 USD pe lună dacă utilizați G Suite.

Urmăritorii timpului sunt instrumente utile de gestionare a timpului, deși poate nu din motivele la care v-ați putea aștepta.

Da, un program de urmărire a timpului, precum Toggl, vă ajută să țineți cont de câte ore lucrați și unde vă duce timpul. Dar să presupunem că vă urmăriți timpul timp de o lună. Veți obține date mai mult decât suficiente pentru a vă ajuta să aflați cât durează cele mai frecvente sarcini.

Dacă știți exact cât durează fiecare sarcină de la job la job, puteți să vă programați mai precis proiectele și, mai important, să respectați termenele limită.

Mai mult, puteți face o treabă mai bună, asigurându-vă că percepeți suma corectă de bani pentru fiecare loc de muncă la care lucrați.

Singurul dezavantaj al utilizării Toggl Track este că analiza nu este disponibilă decât dacă faceți upgrade la unul dintre planurile premium, care începe de la 9 USD pe lună.

Harvest este o altă opțiune de urmărire a timpului, dar are mai multe caracteristici decât Toggl. De exemplu, puteți:

• Conectați-vă la software-ul de propunere / generare de contracte și creați automat facturi pentru etapele proiectului dvs.
• Integrați-vă cu software-ul de gestionare a sarcinilor și urmăriți-vă timpul fără a fi nevoie să părăsiți aplicația.
• Generați facturi din timpul urmărit și trimiteți-le automat prin intermediul software-ului dvs. de procesare a plăților.

În timp ce Harvest este un instrument excelent pentru urmărirea timpului și vă va simplifica o parte din activitatea de administrare, este un instrument mai bun de gestionare a timpului pentru agențiile de proiectare. Deci, dacă în prezent aveți o echipă care lucrează pentru dvs. sau intenționați să o angajați în viitor, acesta este instrumentul de urmărire a timpului de luat în considerare.

Prețurile sunt simple. Este de 12 USD pe lună per utilizator.

Pe măsură ce găsiți clienți potențiali cu care să lucrați și să petreceți timp vorbind cu ei despre serviciile dvs. de design web, veți ajunge în cele din urmă la un punct în care solicită o propunere.

Acesta este doar unul dintre multele instrumente de economisire a timpului pe care AND.CO vă poate oferi.

AND.CO are ca bază un software de propunere și generare de contracte. De asemenea, face o lucrare ușoară a întregului proces. Tot ce trebuie să faceți este să introduceți detalii despre cine este clientul, care sunt condițiile contractului și să îl semnați.

Software-ul se ocupă de pregătirea restului documentației legale pentru dvs. Deci, aceasta este doar o caracteristică de economisire a timpului.

AND.CO vine, de asemenea, cu un temporizator încorporat.

Dacă vă amintiți să asociați timpul urmărit unui contract deschis, puteți crea fără durere facturi pentru clienții dvs. Dacă facturați pe oră, asta este.

Chiar dacă nu puteți utiliza acea funcție de facturare, este în regulă. AND.CO poate genera facturi pe baza plăților de referință pe care le-ați stipulat în contractele dvs. - aceasta include depozitul în avans, precum și plata finală la finalizarea livrabilelor site-ului web.

Oricum ar fi, vă va ajuta să fiți plătit pentru munca pe care o faceți.

AND.CO are un plan gratuit. Cu toate acestea, dacă faceți upgrade și plătiți 18 USD / lună, puteți elimina marca AND.CO din contractele dvs. și, de asemenea, le puteți edita (în cazul în care doriți să adăugați clauze suplimentare).

Acesta este un alt tip de temporizator decât cele pe care le-am văzut pe această listă. Pomofocus este un cronometru construit special pentru a ajuta designerii web să utilizeze tehnica Pomodoro.

Temporizatorul rulează 25 de minute. La final, veți face o pauză de 5 minute. Vei face trei intervale din asta. În a patra, veți obține o pauză mai lungă de 15 minute.

Rețineți că programul dvs. este al tău de creat.

În mod tradițional, tehnica Pomodoro folosește 25 de minute pornite și 5 minute oprite. Cu toate acestea, dacă simțiți că 25 de minute nu sunt suficiente pentru a face o cantitate substanțială de lucrări de proiectare, puteți modifica setările.

Acest instrument este complet gratuit, așa că dați-i drumul și vedeți dacă vă ajută să vă îmbunătățiți concentrarea.

Float este un instrument de planificare a proiectelor, deci este puțin diferit de software-ul de gestionare a sarcinilor.

Un diferențiator major este acela că vă permite să introduceți sarcini în calendarul dvs. cu un anumit timp alocat acestora. Cu o mulțime de aplicații de gestionare a sarcinilor, tot ce puteți face este să setați o dată de începere și de sfârșit, ceea ce poate face dificilă programarea cantității corecte de muncă în fiecare zi.

Cu Float, sarcinile dvs. ocupă atât de mult spațiu în calendar pe cât le vor ocupa de fapt în timpul zilei de lucru, astfel încât să puteți stiva sarcini și să le distribuiți pe mai multe zile, dacă este necesar.

O altă caracteristică excelentă este setarea programului.

Vă puteți ascunde weekend-urile, astfel încât să nu fiți tentați să faceți lucruri de „debordare” atunci. De asemenea, puteți seta un plafon pentru câte ore lucrați în fiecare zi. Dacă încercați să fiți mai concentrat și mai productiv în timpul zilei, acordarea unei limite de acest fel vă va ajuta cu siguranță.

În ceea ce privește dezavantajele, Float nu va face multe lucruri în ceea ce privește gestionarea clienților, proceselor sau documentației. Aceasta este strict despre construirea programului ideal și respectarea acestuia.

Dacă este ceva cu care simți că ai nevoie de ajutor și îți place modul în care îți permite să planifici sarcini, costă 6 USD pe lună per utilizator sau 10 USD dacă vrei să adaugi un tracker de timp.

Este foarte important să utilizați un instrument de gestionare a proiectelor pentru a vă asigura că lucrurile nu alunecă prin crăpături și că lucrați mai eficient atunci când gestionați simultan numeroși clienți și locuri de muncă.

Există cu siguranță o mulțime de opțiuni excelente pentru a alege. Cu toate acestea, Trello se remarcă prin flexibilitate. Iată de ce este important:

Luați anul 2020, de exemplu, unde 82% dintre profesioniștii independenți au spus că pandemia i-a obligat să schimbe modul în care au funcționat. Dacă utilizați un instrument de gestionare a proiectelor care nu vă permite afacerea și procesele să pivoteze rapid, vă va încetini.

Trello vă permite să lucrați în orice mod vi se potrivește cel mai bine. Vă puteți organiza documentația și sarcinile cu carduri. Puteți crea, de asemenea, plăci de șabloane (din șabloane prefabricate sau proprii), care vă economisesc timp pentru a începe noi lucrări sau pentru a efectua procese în totalitate.

Cu un abonament premium, puteți debloca alimentările Trello și vă puteți gestiona sarcinile din diferite vizualizări, cum ar fi un calendar sau o cronologie.

Power-up-urile vă permit, de asemenea, să vă integrați cu celelalte programe de afaceri, cum ar fi Google Drive, Dropbox și Slack. În plus, Power-up-urile vă ajută să vă automatizați cele mai frecvente sarcini în Trello.

Deoarece Trello face parte din suita de produse Atlassian, inclusiv Jira și Confluence, veți avea acces la o întreagă suită de instrumente utile pentru web designer atunci când vă înscrieți.

Trello este gratuit de utilizat din cutie și puteți face multe lucruri în planul gratuit. Cu toate acestea, dacă doriți să utilizați acest lucru pentru a vă optimiza timpul, merită să faceți upgrade de 5 USD pe lună pentru Trello Gold sau 10 USD pe lună pentru Business Class.

Din momentul în care ați început afacerea dvs. de design web, probabil că v-ați gândit la toate software-urile de care aveați nevoie pentru a vă conduce afacerea.

Lista dvs. de instrumente a crescut probabil destul de puțin de atunci. De aceea, s-ar putea să nu vă gândiți nici măcar la software-ul dvs. de afaceri atunci când vine vorba de strategia dvs. de gestionare a timpului. Sunteți atât de obișnuiți să le folosiți ca soluții independente pentru contabilitate sau programare de întâlniri sau alte sarcini de administrare banale.

Cu toate acestea, pariez că majoritatea acestor instrumente au o listă de integrări și pariez că Zapier se află pe majoritatea acestor liste.

Acest lucru se datorează faptului că Zapier vă poate ajuta să conectați procesele între instrumentele dvs. cele mai frecvent utilizate. De exemplu, dacă te uiți la următorul tablou de bord Zapier, vei vedea că are „Zap-uri” (fluxuri de lucru conectate) prestabilite între aplicațiile mele cele mai utilizate:

Dacă nu găsiți un flux de lucru premade, creați-vă propriul. De exemplu, iată un mod în care vă puteți conecta temporizatorul Toggl la software-ul dvs. de contabilitate:

Există o mulțime de posibilități aici, așa că faceți un pas la rând. Faceți o listă cu sarcinile de administrare care consumă cel mai mult timp și cu instrumentele pe care le utilizați pentru a le realiza (dacă este cazul). Apoi, începeți să treceți prin Zapier pentru a vedea ce poate face pentru a automatiza acele fluxuri de lucru care necesită mult timp.

Zapier este liber să utilizeze până la 5 Zap și 50.000 de sarcini. Orice altceva mai mult decât atât va necesita o actualizare. Planurile lunare încep de la 19,99 USD.

După cum puteți vedea, există multe instrumente de gestionare a timpului pentru proiectanții web, chiar dacă acestea nu sunt construite în mod explicit pentru sarcina de urmărire a timpului.

Multe dintre acestea vă vor ajuta să vă concentrați asupra muncii dvs., să evitați acțiunile inutile de timp și distragerea atenției.

Acum, că ați început să vă gândiți mai creativ la cum să deveniți mai productivi, este timpul să o faceți realitate.