9 sfaturi pentru întâlniri eficiente (cu listă de verificare gratuită)

Întâlnirile pot fi distractive și extrem de eficiente, dar una ineficientă poate fi o pierdere a timpului tău, mai ales dacă ești ocupat. În căutarea noastră continuă a modului de a fi productiv în lumea muncii hibride, este important ca fiecare întâlnire să merite și să aibă un impact pozitiv asupra rolului tău. Din păcate, adesea nu este cazul.

Fie că este o întâlnire rapidă de echipă sau una care necesită brainstorming sau discuții strategice, există câteva reguli pe care le puteți urma pentru a avea succes. Acesta este mai ales cazul acum, când atât de mulți dintre noi stau la birou doar pentru o parte a săptămânii sau lucrăm de la distanță.

Organizațiile își petrec aproximativ 15% din timp în întâlniri, o treime dintre aceste întâlniri fiind considerate neproductive, potrivit cercetării Zippia. Interesant este că un sondaj realizat de Dialpad a constatat că peste 75% dintre oameni preferă să programeze întâlniri într-o anumită zi sau oră, ziua de luni fiind cea mai populară pentru a programa întâlniri, iar miercurea fiind cea mai lungă.

Desfășurarea unei întâlniri de succes

Nu este suficient să aduni oameni într-o cameră (reală sau online) și să speri la ce este mai bun! Am făcut o mulțime de cercetări aici, la DMI, despre cum funcționează întâlnirile și despre cel mai bun mod de a le desfășura. Vă împărtășim aici 9 sfaturi simple care vă vor ajuta să conduceți o întâlnire eficientă (virtuală sau de altă natură).

1. Stabiliți o agendă clară

Când ești înfometat de timp și ai multe de făcut (ca majoritatea agenților de marketing), o întâlnire fără un scop este un obstacol. Trimiteți o agendă înainte de întâlnire, astfel încât oamenii să știe la ce să se aștepte și dacă trebuie să pregătească informații.

De asemenea, îl puteți avea afișat pe un ecran sau chiar imprimat (pentru o întâlnire față în față) pentru a face lucrurile să se miște fără probleme. Acest lucru este deosebit de important pentru întâlnirile online în care oamenii lucrează de la distanță și ar putea fi neconectați cu o campanie sau un proiect.

Ajută la reîntoarcerea întâlnirii pe drumul cel bun dacă se derulează pe o tangentă sau se întrerupe în discuții mai mici. De exemplu, puteți spune „Este o idee grozavă, dar nu una pentru moment. Să-l adăugăm la următoarea întâlnire X pentru discuție.”

„Prea des întâlnirile pot avea loc pe o tangentă și scopul se pierde, ceea ce poate fi frustrant pentru participanți. Facilitatorul ar trebui să împărtășească o agendă în avans, astfel încât participanții să vină pregătiți și să acopere ceea ce este necesar în timpul alocat și să evite depășirea întâlnirilor.” Orla Stack, Director Resurse Umane la Institutul de Marketing Digital

2. Cunoașteți rezultatele dorite

De la început, ar trebui să știi ce vrei să obții de la întâlnire. Cauți idei? Trebuie să obțineți un buget aprobat? Este pentru a oferi sprijin membrilor echipei într-un proiect provocator?

Fii clar ce vrei și lucrează la întâlnire pentru a te asigura că obții rezultate din aceasta. Ultimele minute ale întâlnirii ar trebui folosite pentru a parcurge pașii următori și pentru a desemna oameni care să le întreprindă. Vă ajută să stabiliți un plan de acțiune clar de care toată lumea este conștientă.

De asemenea, ar trebui să vă asigurați că toți cei invitați au un rol de jucat sau sunt implicați în echipă sau proiect. Nu pierde timpul nimănui dacă ar putea face alte lucruri.

3. Găsiți mediul potrivit

Astăzi, cu lucrul la distanță și hibrid, întâlnirile pot avea loc oriunde. Cheia este să decideți care este cel mai bun mediu pentru întâlnire dacă online este suficient sau dacă trebuie să o aveți în persoană.

Întâlnirile operaționale pot fi gestionate rapid online. De exemplu, un sprint zilnic sau săptămânal al unei echipe poate fi gestionat cu ușurință, făcând o masă rotundă și lăsând timp pentru orice întrebări la sfârșit.

Întâlnirile creatorilor de afaceri pot fi, de asemenea, gestionate de la distanță, atâta timp cât aveți o agendă clară. Utilizați partajarea ecranului pentru a partaja prezentări, diapozitive sau imagini pentru a vă asigura că toată lumea are acces la informații.

Întâlnirile de direcție strategică sunt axate pe reflecție, idei noi și brainstorming, așa că sunt probabil mai potrivite pentru o întâlnire în persoană. Gândiți-vă la colegii care trebuie implicați și vedeți ce poate funcționa pentru toată lumea. Ar trebui să existe loc pentru adaptarea situațiilor oamenilor (cum ar fi anunțarea suficientă pentru ca lucrătorii de la distanță să poată face naveta la birou), dar nu pierdeți din vedere scopul și rezultatele dorite.

Citiți : „Cum să gestionați o echipă de la distanță (și instrumentele care vă ajută să faceți acest lucru)”

4. Pregătiți puncte de discuție

Dacă conduceți o întâlnire care necesită idei sau brainstorming, ar trebui să aduceți la masă punctele cheie de discuție. Acestea vor fi direcționate de proiect și de rezultate, dar pot acționa ca o foaie de pătuț în timpul întâlnirii, dacă descoperiți că lucrurile nu sunt subiecte.

Ai putea pune întrebări pe o tablă și să le ceri oamenilor părerile lor. De exemplu, dacă este o întâlnire pentru a discuta despre o campanie de marketing care a avut rezultate slabe, adresați întrebări precum „Ce v-a plăcut la campanie?” Sau „Ce am fi putut face mai bine?”

Această tehnică vă poate oferi o mulțime de răspunsuri, dar vă oferă șansa de a vedea dacă există un consens în sală pe care îl puteți folosi pentru a alimenta alte campanii sau pentru a crește performanța.

5. Oferă tuturor șansa de a vorbi

În timp ce toată lumea are un rol și un titlu de post, acestea pot fi lăsate deoparte de dragul întâlnirii. Poate fi limitativ să încerci să inovezi sau să stabilești strategii dacă toată lumea își menține atribuțiile proprii, de exemplu, managerul de marketing poate vorbi doar despre marketing.

Fiți atenți la cine este la întâlnire și lăsați oamenii să vorbească. Amintiți-vă că fiecare este diferit. Unii oameni sunt mai vocali, în timp ce alții ar putea avea nevoie de îndemnuri pentru a-și da păreri. Preia conducerea și pune întrebări membrilor echipei dacă simți că nu au avut ocazia să contribuie.

De multe ori este vorba despre gestionarea personalităților, așa că dacă simți că una sau două persoane domină conversația, schimbă tactura punând întrebări sau deschizând cuvântul. Într-o întâlnire online, gândiți-vă să aveți camera pornită, deoarece este mai plăcută, folosind sunetul, astfel încât persoana care vorbește să poată vorbi neîntrerupt și să folosească funcția „mâna sus” sau echivalentul pentru a permite oamenilor să pună întrebări sau să intervină.

„Pregătirea contribuie la o mai bună colaborare în cadrul întâlnirilor și persistența în urmărire face rezultate mai bune după întâlniri” Ken Fitzpatrick, CEO al Institutului de Marketing Digital

6. Încurajați ideile și soluțiile

Dacă întâlnirea dvs. este despre găsirea de soluții sau generarea de idei, începeți așa. Înainte de întâlnire, cereți oamenilor să noteze 2 sau 3 idei.

Apoi mergeți în jurul mesei și cereți oamenilor să împărtășească acele idei. După fiecare, cereți păreri și feedback și apoi notați-le (sau cereți-i pe cel desemnat să le facă). Nu vă concentrați pe persoana care spune ideea, ci pe ideea în sine.

Ați putea face același lucru pentru soluții la provocări. De exemplu, „Ne luptăm să implicăm tinerii cu vârsta cuprinsă între 18 și 25 de ani, ce putem face pentru a-i ajunge?”

Cerându-le oamenilor să facă acest lucru în avans, le-ați dat timp să se pregătească și să nu fie surprinși. De asemenea, va permite oamenilor mai puțin înclinați să vorbească cu o oportunitate de a-și spune cuvântul.

7. Fii atent la timp

Este atât de ușor ca întâlnirile să se desfășoare în timp. Dacă ați introdus un interval orar în agenda oamenilor, amintiți-vă că aceștia au planificat alte lucruri în jurul lui, așa că este responsabilitatea dvs. să fiți atent la el.

Începeți la timp și terminați la timp, fiți consecvenți și ceilalți vor înțelege că trebuie să respecte intervalul orar al întâlnirii. Este vorba de a construi consecvență și de a ne asigura că oamenii știu la ce să se aștepte la fiecare întâlnire, adică nu va trece peste alte lucrări sau nu va face pe cineva să rateze începutul unei alte întâlniri!

Dacă aveți o întâlnire mai lungă, includeți câteva pauze, chiar și pentru o verificare rapidă a e-mailului sau o completare a cafelei, deoarece le oferă oamenilor șansa de a se reîmprospăta și de a se regrupa.

„Nu am fost niciodată un fan al întâlnirilor lungi înghesuite în birouri. (Statul în timpul întâlnirilor) este o modalitate mult mai rapidă de a trece la treabă, de a lua o decizie și de a încheia afacerea.” Richard Branson

8. Definiți clar următorii pași și acțiuni

Rezultatul final al unei întâlniri de succes sunt pași și acțiuni clare. Fă-ți timp la sfârșitul fiecărei întâlniri pentru a clarifica pașii următori. De asemenea, asigurați-vă că terminați cu o notă pozitivă, astfel încât toată lumea să plece simțindu-se plină de energie.

Aceasta ar trebui să implice o sarcină și apoi pe cineva repartizat acestei sarcini. Lăsați toți cei din întâlnire să contribuie sau, dacă este evident că o anumită sarcină face parte din rolul cuiva, spuneți „Este în regulă dacă ți-o atribui X?”

După întâlnire, este important să împărtășiți note sau rezultate, astfel încât să nu existe o comunicare greșită și toată lumea să fie conștientă de ce acțiuni sunt responsabile. Poate fi util să aveți notele într-un document sau un folder partajat, astfel încât toată lumea să poată urmări cele mai recente actualizări.

În cuvintele lui Dave Behan de la DMI, „unul dintre obiectivele mele cheie în întâlnirile de proiect este să înregistrez sarcinile/rezultatele direct înapoi în sistemul nostru de management al proiectelor, fie că este pentru mine sau pentru altcineva. Vom prelua acele acțiuni în proiect. ședințele de revizuire și acest lucru asigură că acestea sunt urmărite și articolele nu trec prin fisuri.”

De asemenea, ar trebui să includeți termene limită, astfel încât oamenii să aibă un calendar la care să lucreze. Dacă nu este atins, se poate discuta în următoarea întâlnire cu privire la care au fost barierele și se poate vedea dacă persoana respectivă are nevoie de sprijin sau îndrumare.

9. Cereți feedback

În timp ce ați putea crede că o întâlnire a mers bine sau că prinderile zilnice sunt foarte productive, alții pot să nu simtă la fel.

Alegeți o cronologie cu care vă simțiți confortabil și cereți-le oamenilor feedback. O lună este de obicei un interval de timp bun pentru a oferi oamenilor șansa de a evalua eficiența unei întâlniri.

Nu pune presiune pe nimeni să-și dea cu părerea, ci pur și simplu deschide-o tuturor și pune-i o întorsătură pozitivă. De exemplu, „Există ceva despre care crezi că ar face aceste întâlniri mai bune sau mai utile pentru tine?”

De asemenea, merită să vă uitați la câte întâlniri participă oamenii - cum ar fi un audit de întâlnire. Unii oameni preferă să nu aibă mai mult de trei întâlniri pe zi pentru a fi productivi. Așa că întreabă-te, oamenilor le este greu să lucreze și să participe la întâlniri?

Dacă da, ar putea fi contraproductiv și poate duce la un dezechilibru care provoacă stres sau epuizare. La DMI am instituit o politică de „miercuri fără întâlniri” pentru a ajuta echipa noastră să echilibreze munca în timpul întâlnirilor versus munca la birou.

Citiți : „10 strategii pentru a gestiona epuizarea” pentru câteva sfaturi în acest domeniu.

Desfășurarea unei întâlniri de succes - listă de verificare

Întâlnirile sunt o modalitate eficientă de a încuraja colaborarea, de a comunica cu membrii echipei și de a genera idei noi. Cu toate acestea, poate fi ușor să pleci de pe pistă și, în timp, înseamnă că o întâlnire nu este atât de eficientă pe cât ar putea fi.

Iată o listă de verificare la îndemână pe care o puteți folosi pentru a vă ajuta să desfășurați întâlniri de succes.

Conduceți-vă întâlnirile ca un lider

Comunicarea și colaborarea sunt abilități cheie pentru un lider de marketing, iar întâlnirile vă vor ajuta să ghidați și să sprijiniți membrii echipei. Noua diplomă postuniversitară în marketing digital a DMI vă va oferi abilitățile și instrumentele pentru a prospera într-un rol de conducere în orice industrie. Veți dobândi abilități profesionale și digitale avansate în timp ce învățați leadership, strategie de afaceri, analiză și planificare, generarea cererii, social media și multe altele. Înscrieți-vă astăzi pentru a vă îndrepta cariera pe drumul ascendent!